Que faire en matiere de planification de projet

En tant que chef d'equipe, il y a de nombreux obstacles que vous devrez surmonter et, peut-etre, l'un des plus grands defis est de planifier un projet.

La planification du projet peut souvent etre une tache longue et stressante, et essayer de se precipiter dans le processus peut vous atterrir dans l'eau chaude.

Tous les projets sont differents et la meme approche ne peut etre appliquee a tous les projets, en particulier dans l'industrie alimentaire.

Si un client embauche votre restaurant pour un evenement traiteur, par exemple, la cuisine souhaitee pour un client peut etre entierement differente pour l'autre. Un evenement peut etre aussi simple de fournir des desserts et des patisseries pour un the l'apres-midi, tandis que le prochain peut etre un menu copieux de filet mignon et de delicieux cotes pour accompagner le plat.

Dans tous les cas, les raisons d'un plan echoue peuvent etre similaires. Si elle est faite correctement, la planification du projet peut en fait etre tres enrichissante, surtout lorsque vous donnez les resultats souhaites.

Examinons les facteurs cles a prendre en compte et les domaines de preoccupation a prendre en compte lors de la planification d'un projet reussi.

Unsplash License

L'un des plus grands problemes auxquels les planificateurs de projets sont confrontes est qu'ils perdent rapidement la portee et l'orientation de leurs projets, en raison d'autres distractions au travail, comme la gestion des employes, les problemes de service a la clientele, etc.

Ces distractions sont quelques-unes des raisons les plus courantes pour lesquelles les projets echouent finalement. Ensuite, pour ajouter a l'inquietude existante, identifier les autres facteurs determinants peut etre assez difficile.

Vous pourriez penser que vous etes sur la bonne voie et que l'objectif du projet est clair, mais vous ne saurez jamais quand vous commencerez a devier, car des ecarts mineurs sur une certaine periode peuvent conduire a un desastre.

Il y a beaucoup de variables que vous devez garder a l'esprit au debut de la phase de planification, mais cela devient un defi majeur lorsque l'accent actuel est mis uniquement sur le resultat final.

Vous devrez determiner le nombre d'employes dont vous aurez besoin pour aider a commander la nourriture et a faire l'inventaire avant l'evenement, le nombre de cuisiniers dont vous aurez besoin sur le pont pour preparer la nourriture le jour de, et le nombre de corps capables qui serviront la nourriture sur le site.

Beaucoup de gens conviennent qu'une telle lacune se produit souvent en raison d'un manque de clarte et de communication. Pour resoudre ce probleme, vous devez vous assurer que les membres de l'equipe sont sur la meme page et sont pleinement conscients de ce qui est attendu d'eux.

Garder la portee a l'esprit peut rendre la vie beaucoup plus facile et il est imperatif de le faire parce que, sinon, vous serez assez facilement hors de la voie.

Un autre obstacle qui entrave la bonne planification du projet est le manque de communication.

Tout ce que vous devez faire devrait etre decide tot et clairement indique a tous les membres de votre equipe. Vous devez clarifier les objectifs et assigner les taches au debut du projet afin que vous n'ayez pas a faire face a un hoquet plus tard en bas de la ligne.

Le probleme de la mauvaise communication, c'est que personne ne veut prendre ses responsabilites, et c'est la que le succes du projet est compromis.

La meilleure facon de resoudre ce probleme est de tenir des reunions hebdomadaires sur l'avancement du projet. Au cours de cette session, vous devriez poser les questions necessaires a chacun des membres de l'equipe et vous assurer que chaque etape se deroule bien.

Avec cette approche, meme s'il y a une erreur de communication, il sera attrape tot, et vous pouvez corriger l'erreur sans perdre de temps precieux. Pour vous assurer que la communication n'est pas un probleme, vous devez envisager des solutions de programme, comme des applications de messagerie texte de planification.

Ces types d'applications permettent aux discussions de groupe internes pour discuter du travail, ainsi que d'envoyer des notifications lorsque de nouveaux horaires ou reunions d'equipe sont affiches, garantissant que tout le monde est sur la meme page.

Un autre element important de la planification du projet est la selection de l'equipe parfaite pour la tache a accomplir.

Lorsque vous choisissez votre equipe, vous devez vous assurer que vous ne choisissez que les bonnes personnes pour le travail. En dehors de cela, vous devez egalement vous assurer que vous disposez des ressources necessaires pour terminer le projet.

Si vous avez les ressources mais que vous n'avez pas de personnel qualifie pour utiliser les ressources, votre projet ne repondra pas aux attentes ou pourrait meme echouer. Vous devez egalement vous assurer que la charge de travail est repartie uniformement entre tous vos employes concernes.

Vous devez egalement suivre la charge de travail afin que vous sachiez quels membres de votre equipe sont sur le point de terminer leur tache actuelle afin que vous puissiez affecter d'autres taches a l'avance. Lagestion des flux de travail joue un role enorme lorsque vous etes preoccupe par le resultat final de votre projet.

Annuler les estimations de temps et de budget

Lorsque vous obtenez un nouveau projet, un autre defi que vous pourriez rencontrer est d'essayer de calculer avec precision combien de temps le projet prendra reellement pour terminer. Vous devriez toujours definir des delais realistes car si vous vous faites emporter, les choses deviendront plus difficiles a gerer.

Ne faites jamais l'erreur de devenir trop optimiste quand il s'agit de fixer le calendrier de votre projet. Cependant, cela ne signifie pas que vous devenez trop detendu et fixez une longue date d'echeance pour le projet.

Le meme conseil peut etre applique lors de la definition du budget d'un projet. Comme cela va avec les budgets habituellement, ils sont toujours limites et vous devez les utiliser a bon escient.

Vous devrez determiner le nombre de mains dont vous aurez besoin sur le pont pour vous preparer a un evenement ou a un projet, puis prendre en consideration le montant de chaque employe paye sur une base horaire. Soyez realiste et planifiez intelligemment.