7 steps to creating a great employee schedule template

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

7 etapes vers la creation d'un modele d'horaire d'employe excellent

La creation d'un modele d'horaire d'employe peut sembler facile. En theorie, vous devriez affecter un nombre approprie de personnes a chaque quart de travail pour vous assurer que vous n'etes pas en sous-effectif ou en surpersonnel. Mais en pratique, c'est un peu plus complique.

La creation d'un modele de calendrier d'employe peut sembler une tache facile. En theorie, vous devriez affecter un nombre approprie de personnes a chaque quart de travail pour vous assurer que vous n'etes pas en sous-effectif ou en surpersonnel. Mais en pratique, c'est un peu plus complique.

Il existe plusieurs facons de creer un calendrier. En commencant par les types de quarts de travail comme la rotation, la fixation ou la garde, et en considerant qu'il existe d'innombrables facons de planifier vos employes, la creation d'un horaire peut devenir un travail difficile.

Mais un calendrier n'est pas fixe, alors utilisez ce modele pour vous aider a creer un calendrier plus precis.

Declencher la licence

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Un excellent modele d'horaire des employes signifie que vous devrez vous concentrer sur ce qui est le mieux pour le restaurant et le personnel. Si vous vous concentrez principalement sur le restaurant, le personnel sera malheureux et performera selon les attentes. D'autre part, si vous vous concentrez uniquement sur votre personnel, votre entreprise pourrait en souffrir. Voici les priorites a prendre en compte lorsque vous tenez compte de l'importance de votre entreprise et de vos employes

Besoins
operationnels Les exigences de planification des activites varient selon votre type de restaurant. Mais ils varient egalement en fonction du service dans votre restaurant que vous planifiez.

  • Vous devez etre en mesure de mieux gerer les taux de roulement des employes, car ceux-ci sont extremement eleves dans le secteur de la restauration.
  • Vous devez toujours avoir une quantite appropriee de personnel qui travaille. Si vous manquez de personnel, certains clients recevront un service lent et si vous etes en surpersonnel, il n'y aura pas assez de travail pour tout le monde.
  • Considerez les changements appropries pour votre entreprise. Certaines entreprises travaillent mieux avec des quarts fixes, d'autres travaillent mieux avec des quarts rotatifs. Par exemple, la rotation des quarts de travail pourrait etre meilleure pour un restaurant, car elle aidera a repartir la charge de travail et les conseils.
  • Travailler avec un logiciel de planification en ligne pour alleger la charge sur les gestionnaires. Cela permettra de reduire considerablement le temps necessaire a l'etablissement et a la gestion des horaires de travail.

Besoins des employesLes
besoins de votre personnel varieront en fonction de son role, mais aussi de la dynamique de sa vie. En general, ces quelques regles devraient s'appliquer a tout le monde.
  • Les employes veulent des quarts qui correspondent a leur style de vie. Un employe avec une famille ne peut pas maintenir des quarts de nuit constants, mais ce serait parfait pour quelqu'un qui vient de terminer ses etudes secondaires ou ses etudes collegiales.
  • Avis anticipe pour les changements de quart de travail et le temps supplementaire. Tout le monde veut avoir le controle de sa vie. Les avis de quart repetes de derniere minute les rendront malheureux et plus performants.
  • Savoir ce qu'on attend d'eux. Un role professionnel peut ne pas suffire s'ils doivent parfois aider leurs collegues a assumer d'autres roles. Vous voudrez peut-etre leur donner plus de details.
  • Les employes veulent gerer leurs demandes de conges. Cela peut etre facilement accompli avec le logiciel de planification des employes.
  • Etre capable de changer ou d'obtenir un travail supplementaire a court terme.

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Maintenant que nous avons couvert les besoins generaux de l'entreprise et des employes, il devrait etre beaucoup plus facile de creer un modele de calendrier des employes. Voici 7 etapes simples pour creer un excellent modele d'horaire d'employe.

Ce processus aidera a clarifier la quantite de travail que chacun des membres de votre personnel doit accomplir.

  • Indiquez la quantite de travail qu'un employe doit accomplir pendant son temps de travail ou un certain nombre d'heures. Par exemple, dans un restaurant, vous pouvez mesurer le nombre de tables servies au cours d'un quart de travail ou d'un certain laps de temps.
  • Determiner clairement les taches de chaque travail. Cela rendra beaucoup plus facile pour l'employe d'accomplir ses taches. Les taches varient en fonction de votre entreprise et du role de l'employe.

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Une fois que vous avez determine vos normes de travail, il est temps d'analyser vos niveaux d'activite actuels. Ceux-ci seront differents pour differents jours et differents moments de la journee. Cela peut sembler difficile, mais cela est extremement important pour creer un modele de calendrier d'employes.

Cela vous aidera a determiner la bonne quantite de personnes que vous devriez planifier a differents jours et a differents moments de la journee.

Vous pouvez egalement analyser des donnees provenant de differents rapports lies aux ventes et a la main-d'oeuvre. Les rapports de ventes peuvent vous indiquer exactement combien de tables vous avez eu sur quels jours et si vous analysez plus en detail, vous pouvez determiner quelle heure de la journee est une periode plus occupee. Pour

predire les niveaux d'activite, utilisez les analyses actuelles pour predire approximativement les niveaux d'activite futurs. Si vos donnees actuelles indiquent que vous avez plus de travail pendant les heures du soir, cela signifie que cela continuera probablement d'etre comme ca.

Compter pour des periodes quotidiennes, mensuelles et meme plus longues, comme trimestrielles ou annuelles.

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Essayez d'eviter de passer par instinct ici. Vous voudrez probablement couper le travail en sautant cette etape et en allant par instinct, mais cela pourrait etre prejudiciable a votre entreprise.

La formule generale a cet effet consiste a diviser la norme de travail par le nombre d'employes. Si vous avez besoin de serveur 150 tables et que vous savez qu'un serveur ne peut servir que 50 tables, cela signifie que vous avez besoin de 3 serveurs sur ce quart de travail.

Meme si certains employes sont plus productifs que d'autres, vous ne voulez pas les punir en leur donnant beaucoup plus de travail.

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Cette etape est davantage axee sur les employes et leurs besoins. Vous devez creer un modele optimise de planification des employes qui tient compte des besoins de votre personnel.

Voici quelques elements que vous devez considerer

  • Donner un preavis rapide des changements de quart
  • Affecter les bons quarts au bon personnel
  • Attribuer une quantite egale de travail et de pourboire a chaque employe
  • Laisser les employes changer de quart facilement
  • Laisser les employes gerer leur temps -
  • Determiner les roles clairs

Vous devez egalement vous preparer aux swaps de derniere minute, aux employes qui ne viennent pas au travail au hasard et a d'autres situations mauvaises.

Lors de la creation de votre modele d'horaire d'employe, il est important de tenir compte des avantages et des inconvenients des differentes methodes de creation disponibles.

Stylo et papier

  • L'avantage de le faire de cette facon est qu'il n'y a pas de courbe d'apprentissage. Vous savez deja comment travailler avec le stylo et le papier. Mais c'est la que se terminent les avantages. C'est la methode la plus longue des trois.

Feuilles de calcul
  • Excel ou Google Sheets fera beaucoup mieux que le stylo et le papier, mais il y a une courbe d'apprentissage. Cela necessite encore un investissement de temps important, mais cela facilitera la tache.

Logiciel de planification des employes
  • Selon le logiciel que vous choisissez, il y a un investissement monetaire, mais a cause de cela, vous pouvez reduire votre investissement de temps par un facteur enorme. Le plus grand avantage du logiciel est qu'il est disponible 24h/24 et 7j/7 et que les employes peuvent demander une couverture de jour de conge ou de quart par le biais d'une application mobile. Ils recevront egalement des notifications automatiques de tout changement de calendrier.

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Vous avez determine vos normes de travail, vos niveaux d'activite mesures et prevus, determine le nombre d'employes dont vous avez besoin, a pris en compte les besoins du personnel et a choisi la methode d'etablissement du calendrier.

Il est maintenant temps de creer votre modele de calendrier d'employes et de le faire approuver par la haute direction. Dans certains cas, vous n'aurez pas besoin de l'approbation de quelqu'un de plus eleve que vous et, dans certains cas, vous etes le gestionnaire le plus eleve.

Mais assurez-vous de tenir compte de la reglementation du travail et des exigences de l'entreprise. Consultez le proprietaire ou les gestionnaires superieurs si necessaire.

Votre modele de calendrier d'employe est maintenant cree. Au debut, vous pouvez utiliser le modele comme un calendrier precis, mais au fur et a mesure que le temps passe et que les besoins du personnel surviennent, vous devrez apporter des modifications afin de creer un calendrier precis.

Si vous avez choisi un stylo et un papier comme methode de planification, il sera difficile d'informer votre personnel. Votre meilleur choix est d'appeler une reunion et d'avoir l'horaire sur un tableau d'affichage ou similaire. En dehors de cela, vous pouvez envoyer manuellement un message a chaque employe ses heures de travail.

Si vous avez choisi Excel ou Google sheets comme methode de planification, avertir votre personnel est un peu plus facile. Vous pouvez creer un chat de groupe sur une application de messagerie, puis envoyer le fichier. Mais meme avec cette methode, si une mise a jour est faite a la planification, vous devez l'envoyer a nouveau.

Le logiciel de planification des employes est votre meilleur pari ici, car vous n'aurez pas besoin d'informer manuellement les employes des modifications apportees a la calendrier. Le logiciel informera automatiquement vos employes via une application mobile. En utilisant cela, ils peuvent egalement demander des jours de conge ou liberer leur quart de travail et demander a quelqu'un d'autre de prendre la releve.

Creer un excellent modele de planification des employes n'est pas le travail le plus facile et vous devrez probablement l'adapter constamment, mais cela paie a long terme. En allant par intuition, soit vos employes ou votre entreprise souffriront, parfois il peut etre les deux.

Parmi toutes les methodes de creation de calendrier, il est preferable d'utiliser un logiciel. Le principal avantage est que vous n'avez pas a avertir manuellement les employes des changements d'horaire, ils seront automatiquement informes.



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