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Conseils pour creer l'horaire de travail parfait des employes

tips for creating the perfect employee work schedule
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Chaque manager s'efforce de mettre en oeuvre un horaire de travail parfait qui profite a la fois a l'entreprise et favorise les employes disponibilite. Cependant, seuls certains sont en mesure de reussir a creer un tel calendrier ideal.

Le fait est que l'horaire des employes est une tache importante mais tres difficile. Si ce n'est pas fait correctement, l'entreprise peut en souffrir grandement. Ensuite, la question se pose- A quoi devrait ressembler l'horaire de travail parfait?

Si cela est fait correctement, votre planning ameliore devrait entrainer une

  • reduction des conflits de planification
  • accrue de la gestion du temps et de la productivite
  • du personnel plus heureux et plus efficace
En tant que gestionnaire, vous souhaitez augmenter les profits et ameliorer la productivite de votre personnel. Cela peut etre accompli en creant un calendrier de travail perfectionne. Voici les conseils qui vous aideront a atteindre cet exploit.

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get to know your employees better 1567708429 4853

La premiere etape consiste a vous assurer de connaitre votre equipe et de prendre note des elements importants (responsabilites, obligations prealables, deuxieme emploi, etc.) qui pourraient affecter la disponibilite de vos employes. Cela vous aidera lors de la mise au point du calendrier.

D' autres faits a prendre en consideration peuvent inclure le nom de l'employe, ses competences, ses certifications, son type de personnalite, etc.

Chaque fois que vous voulez combler un trou dans n'importe quel quart de travail, vous pouvez simplement vous referer a ces notes pour prendre une decision eclairee. Connaitre ces choses vous aidera a voir l'image d'ensemble et facilitera egalement la prochaine etape pour vous.

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Si vous ne savez pas encore qui sont vos meilleurs employes, il est temps de determiner qui ils sont.

Vous serez en mesure d'identifier vos meilleurs employes a l'aide d'une liste faite a l'etape precedente. Apres avoir etabli qui il s'agit ou qui il s'agit, creez le calendrier de travail autour d'eux. Cela garantira que vos meilleurs employes travaillent au quart de travail le plus adapte, ce qui augmentera la productivite en milieu de travail.

Par exemple, la planification de vos employes plus forts pendant les heures de pointe contribuera en fin de compte a accroitre les profits et l'efficacite. De plus, il veillera a ce que les employes moins formes ou plus recents aient quelqu'un a surveiller et a suivre pour accomplir le travail.

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establish an effective communication system 1567708429 1820

Dans toute entreprise, la communication est essentielle.

En tant que gestionnaire, vous devez vous assurer que les employes obtiennent l'information dont ils ont besoin pour bien faire leur travail. Cela ne peut se faire que par une methode de communication efficace dans laquelle l'information peut circuler dans les deux sens. Vous pouvez utiliser une application de planification, dont certaines comprennent des systemes de messagerie instantanee internes.

Cela vous aidera egalement lors de la definition de votre calendrier de travail, car il identifiera qui est disponible pour les quarts de travail et qui ne l'est pas a son tour, reduira les conflits de planification.

Finaliser et distribuer le nouveau calendrier de travail au moins deux semaines avant la fin du calendrier actuel. Cela donnera a vos employes beaucoup de temps pour elaborer leur calendrier personnel et leurs engagements, communiquer avec vous sur l'heure a laquelle ils ne sont pas disponibles, les quarts de travail ou trouver un remplacant, etc.

Cela peut etre fait a l'aide d'une application basee sur le cloud qui distribuez l'horaire le plus a jour virtuellement et en temps reel a tous vos employes.

En tant que gestionnaire, il est egalement de votre devoir d'honorer autant que possible les preferences de travail et les demandes de conge de vos employes. Cela permettra de maintenir le moral et d'accroitre la satisfaction des employes a l'egard de leur emploi et de leur milieu de travail.

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C'est un excellent moyen d'enlever un peu de fardeau sur vos epaules.

Commencez par etablir des horaires pour vos meilleurs employes, puis donnez a chacun l'acces a ce calendrier de travail incomplet pour leur permettre de remplir des quarts de travail ouverts en fonction de leur disponibilite pour travailler. Ensuite, apres un certain nombre de jours, limitez l'acces et travaillez personnellement les equipes restantes en fonction des besoins de l'entreprise et des preferences de votre personnel. Tout le monde aura des opportunites equitables, ce qui conduira a une equipe plus heureuse et plus efficace sur le lieu de travail.

De plus, laissez les employes trouver leurs propres substituts quand ils veulent un peu de temps libre, mais assurez-vous que les choses ne vont pas hors de portee. Faites savoir a tout le monde que vous etes toujours le patron et que tout doit etre approuve par vous d'abord. Veillez egalement a ce que le remplacant soit le bon choix pour ce poste.

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Lorsqu'un employe ne trouve pas de remplacant pour les couvrir, c'est la que le tableau des disponibilites est utile.

Il agit comme un plan B en cas de circonstances imprevues. Un tableau de disponibilite n'est qu'une liste ou la disponibilite de chaque employe pour travailler est documentee, comme les jours et les heures. En cas d'urgence de derniere minute, vous pouvez simplement appeler la personne appropriee disponible a ce moment-la pour prendre un quart de travail supplementaire.

En tant que gestionnaire, vous devez regarder le tableau d'ensemble et vous preparer a toutes les situations d'urgence a l'avance.

C' est pourquoi il est une bonne pratique d'avoir toujours un plan C au cas ou plan B ne peut pas fonctionner. Il s'agit generalement d'avoir une liste fiable d'anciens employes (qui ont quitte en bon termes) et d'employes potentiels (qui n'ont pas encore ete embauches par votre entreprise).

Si un employe n'est pas disponible pour le quart et que vous ne trouvez pas de remplacant sur le tableau des disponibilites, vous pouvez appeler quelqu'un de la liste pour voir s'il souhaite profiter de cette opportunite. Tu ne sais jamais, hein?

Enfin, vous devriez toujours etre a l'affut des dernieres technologies pour ameliorer vos pratiques de travail.

Zip Schedules est une application de planification fiable qui vous aidera a faire toutes les taches de cette liste et plus encore. Avec cette application, vous n'avez plus besoin de vous soucier de la disponibilite de vos employes et des barrieres de communication. Il peut egalement envoyer des notifications a vos employes au sujet de leurs horaires afin qu'ils puissent traiter les conflits de calendrier d'horaire de travail avec leur calendrier personnel s'il y en a.

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