7 tips for developing a strong employee scheduling system

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

7 Conseils pour developper un systeme de planification des employes solide

En tant que gestionnaire, il est probable qu'une grande partie de la journee de travail est consacree a la creation de votre horaire de travail pour la semaine ou le mois a venir, vous eloignant du plancher de vente et empechant les interactions directes avec les clients.

La planification des employes est le processus de surveillance de la disponibilite du personnel pour les employes a temps partiel, a temps plein et a temps libre et de planification de ces employes en consequence.

En tant que gestionnaire, il est probable qu'une grande partie de la journee de travail est consacree a la planification des employes, tout en investissant simultanement beaucoup de temps pour effectuer des mises a jour ou des ajustements reguliers afin de repondre aux besoins en constante evolution de l'entreprise.

Pour surmonter les defis auxquels votre entreprise peut faire face en utilisant des modeles de feuilles de calcul datees et des pratiques traditionnelles d'ordonnancement, vous pouvez plutot utiliser un programme de planification des employes pour assurer une cooperation productive des employes et des operations harmonieuses.

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Un facteur contributif qui peut rendre difficile l'horaire des employes est du aux obstacles imprevus qui peuvent survenir de temps a autre. A l'occasion, certains employes devront prendre un jour personnel ou un conge de maladie. Cela peut etre du a une maladie, a des questions familiales ou a des raisons personnelles. Les employes peuvent egalement avoir besoin d'un horaire souple et demander de travailler uniquement a des heures specifiees. En raison de ces circonstances, il peut certainement rendre les taches de planification sans relache.

Une seule erreur peut entrainer un sureffectif ou un sous-effectif. Le surpersonnel peut gaspiller inutilement de l'argent en planifiant un exces d'employes pendant les periodes de travail plus lentes et le manque de personnel peut entrainer une perte de ventes en raison du manque d'employes qui travaillent pour repondre aux besoins des clients, ce qui entraine un mauvais service a la clientele. Les erreurs dans la planification peuvent devenir de plus en plus genantes a mesure que votre effectif continue de croitre. En cas de conflit dans la creation d'un horaire, cela peut affecter gravement la qualite du travail, en raison de l'insatisfaction des employes. De plus, de nombreuses heures sont gaspillees a essayer de corriger ce conflit.

Pour tenter de surmonter ces difficultes, les entreprises embaucheront du personnel des ressources humaines et un personnel de direction, mais ce faisant, le probleme n'est pas completement modifie. Plus de huit heures peuvent etre consacrees chaque semaine a la creation de la liste de travail de la semaine suivante; dans les grandes organisations de main-d'oeuvre, plus de temps est enregistre pour creer l'horaire de la semaine.

Une bonne planification est certainement importante, c'est pourquoi la mise en oeuvre d'un programme de planification des employes dans votre processus peut aider a surmonter ces obstacles.

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Cela peut sembler assez simple, mais maintenir un horaire de personnel n'est pas une tache facile. Les gestionnaires ont souvent du mal a planifier et a se preparer pour la semaine a venir, ce qui entraine des incidents de planification.

Le maintien d'un horaire uniforme des employes et la tenue d'un registre precis de la disponibilite des employes est imperatif pour le bien-etre de votre entreprise. La solution de rationalisation du processus devrait consister a trouver des inefficacites en cas de depassement ou de sous-planification, a reduire le temps mal passe et a ameliorer la productivite, en particulier pendant les heures de pointe.

Grace aux logiciels avances, les gestionnaires peuvent facilement ameliorer la planification des employes. Les applications faciles a utiliser permettent aux gestionnaires et au personnel des RH de suivre les demandes de disponibilite et de conge de chaque employe, comme les conges de longue duree, les conges de maladie et les conges payes (PTO). L'utilisation de cette fonctionnalite annule toute erreur lors de la planification d'un employe qui n'est pas disponible pour travailler. Les gestionnaires peuvent egalement utiliser cette information pour mieux planifier les pauses, les taches et les taches des employes actuels au sein de chaque quart de travail plus efficacement.

Voici 7 conseils pour developper un systeme solide de planification des employes.

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Si vous utilisez toujours des feuilles de calcul, il est important de savoir qu'une petite modification de l'horaire peut avoir un effet d'ondulation majeur sur l'ensemble de la journee de travail de l'employe. Par exemple, vous devez etre stationne sur un bureau, vous reconnecter a ce document, apporter vos modifications, enregistrer le document, reimprimer, puis redistribuer la planification mise a jour a tous vos employes. Corriger de tels changements de derniere minute peut etre un cauchemar absolu, et tous les employes ne savent meme pas que des changements ont ete apportes.

Grace aux applications mobiles faciles a utiliser, vous pouvez facilement approuver ou refuser les demandes de planification des employes en quelques instants. A chaque mise a jour, chaque employe sera informe instantanement par SMS, e-mail ou via l'application mobile des que le calendrier est publie ou mis a jour.

De plus, vous pouvez enregistrer vos horaires favoris en tant que modele de travail et appliquer ce calendrier a la semaine suivante. Vous pouvez egalement reutiliser les modeles et les reutiliser dans une nouvelle planification.

En ce qui concerne la planification des employes, l'objectif pour les proprietaires d'entreprise devrait se concentrer sur la reduction du temps consacre a la generation de calendriers. Ce faisant, vous economisez du temps, de l'argent et des ressources. L'utilisation d'un programme de planification efficace et technologiquement avance fera certainement cela.

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Aviser les employes des changements d'horaire pour les quarts de travail a venir ou les mises a jour generales peut etre un veritable probleme. Avec le systeme de messagerie interne, vous pouvez garder tout le monde dans la boucle. Les employes seront automatiquement informes chaque fois qu'un nouvel horaire est publie. Les gestionnaires peuvent egalement envoyer de nouveaux messages a l'ensemble de l'equipe ou a des groupes distincts d'employes pour informer instantanement des changements d'horaire, des dernieres nouvelles et des evenements au sein de l'entreprise.

Les employes peuvent egalement utiliser ces plateformes de messagerie a leur avantage en communiquant avec leurs collegues. Une communication efficace aide les employes a comprendre leur role et a comprendre ce qui doit etre fait. De plus, lorsque les membres de l'equipe sont en mesure de communiquer les uns avec les autres dans une atmosphere positive, ils pourront se faire confiance, augmentant ainsi la productivite du travail.

L' application possede des fonctionnalites qui permettent aux employes de repondre a une demande d'echange de postes ou de couvrir le quart de travail d'un autre employe, garantissant que tout le monde est sur la meme page. Les gestionnaires peuvent egalement envoyer des alertes et des instructions importantes, en ce qui concerne l'entreprise. L'application permet la communication mobile entre les employes sans partager des informations confidentielles, comme les numeros de telephone. Etant donne que les informations sont gardees confidentielles, il n'y a aucun risque de fuite dans les informations personnelles ou les donnees.

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Le programme permet aux gestionnaires de suivre et de surveiller les actions des employes en temps reel, par exemple lorsqu'un employe offre un quart de travail, lorsqu'un employe accepte un quart de travail ou lorsque la disponibilite change.

Lorsque vous utilisez un systeme de planification des employes, vos employes n'auront pas besoin de se connecter au systeme a chaque fois pour acceder a leur horaire, car ils peuvent etre recus via des notifications push via des appareils mobiles intelligents. Cela signifie que les employes peuvent acceder aux changements apportes a leurs horaires et y reagir plus rapidement, ce qui evitera tout retard dans le processus d'etablissement des horaires.

Un autre avantage d'une application qui aide a la planification est que les employes peuvent soumettre des demandes de temps libre. Les gestionnaires seront informes instantanement et ils peuvent approuver ou rejeter la demande. Il aide a informer les gestionnaires de qui est disponible et qui ne l'est pas. Avec un programme de planification des employes aussi efficace, toutes les taches sont effectuees a temps. Cela garantit que votre personnel est heureux et moins stresse. Un personnel heureux signifie plus de productivite.

Les moteurs de prevision offrent la possibilite d'analyser les activites en fonction des ventes et des transactions precedentes, ce qui permet une estimation precise du plan d'affaires et des previsions de la journee. Pour renforcer la structure de gestion et d'exploitation de votre entreprise, vous devez disposer d'un plan pour planifier le bon nombre de personnel.

En raison d'un manque d'assistance en cas de besoin, les clients quittent generalement un etablissement et vous manquez vos affaires. Les recherches montrent que 6% des ventes sont perdues en raison du manque de service.

Une bonne application devrait etre integree a un outil de prevision innovant, qui predit avec precision vos besoins de planification et si plus ou moins d'employes devraient etre programmes certains jours a certains moments, en fonction des demandes des clients. Planifier le bon personnel au bon moment ameliorera le service a la clientele et accroitra la fidelisation de la clientele. Plus le client est satisfait, plus votre entreprise prosperera.

Cette fonctionnalite offre egalement des estimations quotidiennes, aidant a prendre le controle du budget de travail par jour. Ceci est particulierement utile lors de la creation de calendriers d'employes, car vous pouvez definir un pourcentage de main-d'oeuvre prefere des ventes comme guide.

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Un excellent logiciel de planification des horaires devrait veiller a ce que les employes ne travaillent que lorsqu'ils sont disponibles. Cela vous aide a eviter la surplanification des employes, ce qui peut entrainer des depenses plus elevees que les recettes que vous apporterez pour la journee. Cette fonctionnalite evite egalement la conversation maladroite avec vos employes, vous informant que vous devez raccourcir leur quart de travail. Lorsque vous evitez de trop programmer, vos employes seront plus heureux et tout le temps de chacun est utilise de facon appropriee et au maximum.

Les employes qui peuvent se sentir sous-apprecies ou desengages au travail, qui representent actuellement 53% de l'effectif, se presentent habituellement au travail, tout en faisant le minimum requis. Ils sont egalement plus susceptibles de quitter leur entreprise pour une offre legerement meilleure.

Sur le bon cote, le pourcentage de travailleurs engages, ceux qui sont enthousiastes et engages dans leur travail, represente maintenant 34% de la main-d'oeuvre, ce qui est un a augmente depuis le moment ou l'etude a ete menee pour la premiere fois en 2000.

On s'attend egalement a ce que les employes satisfaits restent dans les organisations a long terme, ce qui signifie que vous n'avez pas a vous soucier du roulement et du cycle fastidieux d'innombrables entrevues pour remplacer un poste. N'oubliez pas que l'amelioration du taux de retention des employes contribue au succes et a la croissance de votre entreprise, car les employes plus heureux travaillent plus fort, obtiennent de meilleurs resultats en equipe et sont generalement plus productifs.

L'utilisation de feuilles de calcul pour suivre les heures travaillees peut souvent entrainer un ecart entre les heures effectivement travaillees et les heures enregistrees. Grace a un systeme de planification des employes solide, les gestionnaires peuvent facilement suivre les coups de poing des employes, c'est-a-dire les heures d'horloge et d'horloge d'un employe. Cela permet d'eviter les litiges concernant la remuneration et les heures de travail. En suivant chaque quart de travail jusqu'a la minute, vous serez en mesure de calculer les depenses salariales totales, et cette information en temps reel attribuera a reduire les depenses inutiles.

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Il devrait etre simple pour les employes d'acceder a leurs horaires a tout moment et a partir de pratiquement n'importe ou par le biais d'un ordinateur portable, d'un smartphone ou d'une tablette.

L' accessibilite pratique a l'application permet egalement un acces facile a la communication. La messagerie peut etre faite d'un employe a l'autre, ainsi qu'entre les employes et les gestionnaires. Cette fonctionnalite est particulierement benefique si un employe decouvre qu'il ne peut pas faire un quart de travail de derniere minute et qu'il doit en informer immediatement la direction.

Le temps qui sera economise et utilise dans d'autres domaines pour promouvoir l'amelioration de l'entreprise constitue une grande partie de l'integration des solutions logicielles de planification des employes dans vos operations quotidiennes.

Avec Zip Schedules, vous pouvez optimiser toutes les operations et le personnel en consequence pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Des operations transparentes permettent de meilleures performances, ce qui vous permet de concentrer vos efforts et votre temps sur vos resultats nets.

Pour disposer de processus efficaces de planification des employes, vous devez lacher les pratiques obsoletes auxquelles nous avons ete habitues et mettre a niveau vers un systeme de solutions logicielles avancees. Il vous aidera a produire des calendriers sans erreur, vous donnera la flexibilite dont votre entreprise a besoin et vous conduira a une augmentation des revenus.



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