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Pourquoi vous devriez cesser d'utiliser un modele de calendrier hebdomadaire Excel

why you should stop using an excel weekly schedule template
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Microsoft Excel est peut-etre le logiciel le plus utilise dans toutes les entreprises a travers le monde, et il est logique que les gestionnaires preferent le modele de calendrier hebdomadaire qu'Excel fournit par rapport aux autres logiciels de feuille de calcul. Il peut faire des tonnes de choses cool comme calculer le salaire, totaliser le nombre de jours de travail dans un delai specifique, trier et filtrer les donnees, etc. Ces fonctions ne sont que la pointe de l'iceberg. Excel peut executer des milliers de fonctions logiques, financieres, statistiques et d'ingenierie.

La plupart des entreprises donnent instruction a leur equipe de gestion d'utiliser des modeles Excel specialises a des fins de planification et de suivi du temps. Ils le font parce que presque tout le monde connait leur chemin dans l'interface utilisateur du programme. Les gestionnaires utilisent le modele d'horaire hebdomadaire fourni par Excel pour planifier des rendez-vous et des quarts de travail, enregistrer les heures facturables et suivre leur liste d'employes. Le logiciel est sans aucun doute facile a utiliser, mais l'utilisation de cette plate-forme logicielle comme source principale dans la planification des employes pose un probleme fondamental. Autrement dit, il s'agit d'un tableur, et ses capacites sont limitees. Il n'a pas ete concu a l'origine pour la planification automatisee, la consignation automatique des heures de travail, ou meme compatible sur un appareil mobile.

Annuler les

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1. Aucune saisie automatisee
Supposons que vous avez environ 100 employes a temps plein. Si vous utilisez Excel, vous devrez saisir et categoriser manuellement le nom, le poste, le role, le quart de travail, etc. de chaque employe a des fins de rapport et pour repondre a la disponibilite de chaque employe. C'est une tache fastidieuse qui prendra au moins une heure de votre temps precieux chaque jour. Comme Excel n'est pas une application de planification, vous ne pouvez pas automatiser le processus de categorisation. Une application de planification vous permettrait d'automatiser l'ensemble du processus pour faciliter la creation de rapports.

2. Manque de communication
Pour que toute entreprise fonctionne, une communication efficace entre les employes de haut niveau et les employes de niveau inferieur est essentielle. Des centaines d'etudes ont montre a quel point les systemes de communication sont importants dans chaque entreprise prospere. Lorsque vous utilisez le modele de calendrier hebdomadaire qu'Excel offre en tant que planificateur, vous devrez mettre a jour les horaires quotidiennement, puis l'enregistrer sur votre ordinateur, telecharger le fichier dans un e-mail, puis le transferer a chaque employe. Une fois cette tache terminee, vous pouvez enfin passer au reste de vos taches quotidiennes de gestion. Dans une application de planification appropriee, tout ce que vous aurez a faire est de planifier les taches en consequence et l'application informera automatiquement chaque employe de ses taches pour la journee. Ce systeme de communication fonctionne dans les deux sens. Les employes peuvent egalement soumettre des demandes de quarts de travail, et l'application en informera automatiquement le gestionnaire. Excel ne dispose pas de ce systeme de communication.

3. Contribue aux conflits de planification
Dans Excel, vous ne pouvez pas voir la disponibilite et les demandes en temps reel des employes. Vous ne pouvez pas mettre a jour vos employes des changements en temps reel. Au lieu de cela, il faudra des heures pour traiter les informations. Tout cela contribue aux conflits de planification, ce qui reduit la productivite de votre personnel. Elle provoque egalement des failles et peut nuire au moral general du milieu de travail.

4. Ne fournit pas de suivi ou de prevision de la main-d'oeuvre
En tant que gestionnaire, il est important de voir une vue d'ensemble. Vous devez etre en mesure d'anticiper les scenarios futurs et d'apprendre des erreurs faites dans le passe. Lors de la planification, vous devez vous assurer d'avoir suffisamment de personnel pendant les heures de pointe, tout en evitant la surdotation en personnel pendant les heures de bureau plus lentes. Cela est particulierement vrai pour les gestionnaires de restaurants. Cette technique permet d'economiser beaucoup d'argent, mais le modele de calendrier hebdomadaire Excel offre n'a pas la capacite technique dans le suivi de la main-d'oeuvre ou des fonctions de prevision.

5. Ne protege pas contre les violations du droit du travail
Vous devez toujours etre au courant des lois du travail les plus actuelles en fonction de votre etat ou de votre situation geographique, a la fois pour les mineurs et les adultes. Les lois du travail protegent les employes contre les heures de travail excedentaires qu'ils ne sont pas legalement autorises a travailler. Le modele d'horaire hebdomadaire offre Excel n'a pas la possibilite de suivre le nombre d'heures de travail d'un employe. Si vous n'etes pas en conformite avec vos lois du travail, alors votre entreprise sera en violation de ne pas respecter la loi, soumettant donc votre entreprise a des amendes couteuses.

6. Complique les enregistrements d'heures de travailLa
saisie de donnees dans Excel entraine souvent des ecarts entre les heures reelles et les heures enregistrees. Cela donne lieu a des differends de bureau au sujet des heures effectivement travaillees. Le resultat? La paie et la productivite ont tous deux un enorme succes.

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Il est temps de remplacer le modele de planification hebdomadaire qu'Excel fournit comme methode principale de creation de planification avec une application de planification qui simplifier les taches de planification quotidiennes pour vous. Maintenant, la question est Quelle application dois-je choisir?

La reponse est assez simple Zip Schedules. Avec ce logiciel, vous pouvez dire adieu a tous les stress et maux de tete causes par les conflits de planification, la saisie de donnees fastidieuse et les nombreuses autres taches fastidieuses qui s'accumulent, en raison de l'entree de donnees Excel obsolete. Cette application est une solution unique pour tous vos besoins de planification. Avec Zip Schedules, vous avez acces aux previsions, a la communication en temps reel, au suivi de la main-d'oeuvre, a la tenue d'enregistrements de temps et bien plus encore.

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