5 Regles a suivre pour perfectionner l'horaire de vos employes

Demandez a n'importe quel gestionnaire quelle est l'une des parties les plus difficiles du travail et la reponse sera probablement la planification.

Cela est souvent du au fait que certains etablissements plus anciens utilisent encore des systemes d'ordonnancement obsoletes qui ne sont pas aussi efficaces que les technologie de pointe qui existe aujourd'hui. Apres s'etre habitues et a l'aise avec l'ancienne facon de faire les choses, certaines entreprises preferent s'en tenir a leurs methodes de travail actuelles.

Ensuite, il y a les restaurants qui font a un moment donne mettre a niveau leurs pratiques vers un systeme de planification moderne, mais rencontrent toujours des problemes de planification. Ces problemes ne sont pas lies a la rapidite ou a l'efficacite; ils resultent du fait que la direction ne respecte pas les regles cles de base.

Voici les 5 regles que vous devez suivre pour creer l'horaire de travail parfait des employes.

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Si vous commencez a programmer sans connaitre au prealable les lois du travail dans votre region, vous pouvez facilement et sans le savoir rompre.

C' est pourquoi vous devez vous familiariser pleinement avec toutes les regles et reglementations avant de commencer a programmer. Il est egalement essentiel d'aller plus loin et de rester au courant des lois parce qu'elles changent occasionnellement et sont mises a jour a temps.

Par exemple, lorsqu'il s'agit de violations de la pause-repas, un employe qui travaille plus de 5 heures sans avoir a bouger pour prendre au moins une pause de 30 minutes contrevient. L'employe ne sera pas penalise, cependant, l'employeur sera, ainsi qu'une amende. Ces amendes s'accumulent et coutent en fin de compte beaucoup a une entreprise en termes de couts et de penalites, ce qui peut entrainer la fermeture d'une entreprise.

Chaque entreprise connait des hauts et des bas en matiere de trafic pedestre. De facon realiste, une entreprise ne verra pas un volume eleve de clients chaque heure, chaque jour.

Il y aura des jours ou vous obtenez plus de clients le matin et des jours ou vous obtenez plus de clients la nuit ou des jours ou vous pourriez ne pas voir du tout. Ensuite, il y a les week-ends, qui seront probablement les heures les plus achalandees de la semaine.

Le fait est que vous ne pouvez pas toujours predire avec precision quand vous aurez besoin de plus ou moins d'employes travaillant pendant un temps donne. Cependant, il peut etre estime a partir d'experiences passees.

Pour un calcul plus precis, vous pouvez utiliser les fonctionnalites d'un planificateur de calendrier modernise a prevoir quand vous devrez planifier plus ou moins d'employes pour travailler.

Grace a l'utilisation d'algorithmes predictifs combines a des mesures anterieures, votre emploi du temps des employes sera grandement ameliore.

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Votre personnel est votre atout le plus precieux, c'est pourquoi vous devez toujours les traiter avec le respect qu'ils meritent.

Pour y parvenir, il vous appartient de considerer la vie personnelle de chacun, en dehors du travail. Certains de vos employes peuvent avoir un deuxieme emploi, une famille a laquelle s'occuper, une ecole a frequenter, etc.

Demandez a votre personnel quels quarts de travail ils preferent travailler et quelles heures ils se sentent le plus confiant de travailler. Pour en savoir plus sur la disponibilite, demandez a vos employes de fournir les informations suivantes

• Quels quarts de travail ils preferent
• Quels quarts de travail ils sont prets a travailler si necessaire
• Quels quarts de travail ils ne peuvent pas travailler

Quatre - Rendre les horaires facilement accessibles

La meilleure facon de le faire est de publier et de promouvoir l'horaire en ligne. Les calendriers en ligne sont un bon outil pour cela car ils envoient des notifications a tous les employes en poste une fois qu'un horaire est affiche et qu'il y a eu des revisions appliquees.

Une autre fonctionnalite interessante consiste a alerter automatiquement les employes lorsqu'un quart de travail approche. Par exemple, si un membre de votre equipe a un quart de travail prevu a 16h, cet employe recevra une notification 30 minutes avant, selon la configuration.

Grace a cette fonctionnalite, vous augmentez la responsabilisation de votre personnel, tout en veillant a ce que tout le monde soit au courant de l'horaire actuel.

Ces outils sont dedies a la creation de calendriers, et ils ont quelques-unes des meilleures fonctionnalites que vous pourriez demander tels que

• la creation automatisee du calendrier
• Changement de quart automatise
• Communication instantanee
• Enregistrement du temps
• Acces 24/7
• Application mobile et accessibilite

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Quelle que soit la force de votre horaire, la possibilite d'un appel de derniere minute est toujours inevitable. Quelle que soit la raison, vous devez etre pret a faire face a la possibilite qu'un employe manque un quart de travail assigne.

C' est pourquoi vous avez besoin d'un plan de sauvegarde. Un appel de derniere minute au reste de votre equipe pour couvrir un quart de travail va creer de la frustration et du malheur. La meilleure solution de secours pour ces situations est celle des employes de garde.

Les employes de garde devoues sont des employes qui sont prets a entrer au travail pendant des periodes d'heures precises et qui appeleront a l'avance ou qui seront appeles dans ma direction pour indiquer qu'ils sont ou ne sont pas necessaires pour cette journee.

Les outils Scheudling peuvent automatiquement vous montrer qui est disponible pour effectuer un quart de travail lorsqu'un employe ne se presente pas, ce qui vous facilite la vie et resout le probleme a un rythme accelere.