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6 Etapes simples pour creer un horaire de travail des employes

6 simple steps to creating an employee work schedule
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Chaque proprietaire d'entreprise intelligent comprend l'importance d'un horaire efficace des employes.

Il existe plusieurs facons de creer un horaire d'employe, mais le defi entre en jeu lorsque vous decouvrirez si votre horaire sera efficace ou non. Tout cela depend des etapes que vous choisissez de suivre pendant le processus de creation.

Un horaire efficace des employes doit repondre aux besoins et aux exigences des employes et de l'organisation. Donc, avant de commencer a faire le votre, vous devez considerer et equilibrer les deux aspects en consequence.

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Ce qui est requis de vos employes pour

  • la bonne creation de l'horaire Obtenir a l'avance les horaires les plus a jour afin d'apporter les ajustements necessaires en cas d'urgence ou de maladie
  • Minimum appels de derniere minute
  • Fenetres de quart privilegiees. Par exemple, certaines personnes preferent travailler le soir, tandis que d'autres veulent travailler le matin.
  • Une comprehension claire de leurs descriptions de travail et ce que l'on attend d'elles

Quelles sont les exigences operationnelles pour un horaire efficace des employes?
  • Dotation du bon nombre d'employes pour mener a bien l'entreprise
  • Avoir la bonne combinaison de personnes pour chaque
  • situation
  • Une variete de quarts de travail et de temps variables, qui s'adapteront aux differents temps de disponibilite

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    6 etapes Calendrier Creation

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    1. Comprendre vos normes de service et definir vos besoins
    Pour commencer, vous devez d'abord comprendre quels sont les besoins de votre entreprise, puis determiner ce que vous avez besoin et que vous attendez d'un employe ou d'un groupe d'employes.

    La regle d'or de la reussite commerciale est de toujours maintenir une norme de service. Afin de devenir un puissant proprietaire d'entreprise, vous devez mettre en place des normes pour chaque poste.

    Voici 3 etapes pour determiner vos normes de production sont

    • Specifiez la quantite de travail que chaque employe doit effectuer. Par exemple, vous pouvez specifier le nombre de clients qu'un serveur servira dans un certain nombre d'heures.
    • Definissez les roles pour chaque poste. Par exemple, les serveurs doivent mettre en place des tables, prendre des commandes, servir de la nourriture et fournir un rapport de retroaction des clients a la fin du quart de travail.
    • Determiner les besoins en qualification de chaque quart de travail. Dans le cas d'un restaurant, vous devez combiner au moins un ou plusieurs serveurs experimentes avec des nouveaux arrivants. De cette facon, les serveurs stagiaires seront en mesure de mieux performer.

    2. Concentrez-vous sur votre niveau d'activite actuel
    Chaque entreprise connait une heure de pointe et des saisons plus lentes. Analysez les donnees metier pour comprendre vos besoins actuels. Planifiez et esquissez votre niveau d'activite actuel jumele aux statistiques precedentes pour prevoir vos programmes futurs.

    Cela vous aidera a determiner quelles heures de la journee et les mois a venir sont plus occupes que les autres, ce qui vous permettra de planifier les horaires en consequence.

    Pour obtenir les previsions les plus precises, l'utilisation d'un logiciel de planification des taches produira une estimation plus fiable de la date a laquelle vous avez besoin de plus employes qui travaillent contre quand vous ne le faites pas. Le

    fait de ne pas tenir compte de vos propres calculs et opinions peut entrainer des problemes de surdotation ou de sous-effectif. Les decisions fondees sur l'intuition peuvent parfois fonctionner, mais la meilleure facon de produire un calendrier solide est d'utiliser des outils de prevision du calendrier.

    3. Tenir compte des preferences
    des employes Incorporer les besoins et les preferences des employes pour assurer leur satisfaction. La satisfaction des employes se traduira par une diminution du roulement des employes et une meilleure performance. Pour repondre aux besoins des employes, vous devriez
    • liberer l'horaire a l'avance afin que les employes puissent planifier leurs problemes personnels
    • Essayez d'eviter les quarts de derniere minute ou une sortie tardive des horaires
    • Donner un preavis avant tout changement d'horaire
    • Permettre un acces facile pour les quarts de travail
    • echange
    • Attribuer un nombre equitable de quarts de travail pour chaque employe
    • Fournir une description de travail appropriee pour chaque poste afin qu'il n'y ait pas de confusion quant a ce qui est attendu de chaque employe
    • Respecter toutes les lois du travail

    Licence Unsplash

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    4. Choisir la methode de planification des employes
    Un bon calendrier contribue a la croissance de l'entreprise, tandis qu'un mauvais horaire entraine des conflits et pourrait s'averer tres dommageable.

    Travailler avec une methode de planification avancee qui est compatible avec votre organisation produira un calendrier de travail solide. Voici vos options

    • La methode traditionnelle de stylo papier est utilisee pour economiser de l'argent, mais elle a certaines limites. Comme vous le savez, l'option la moins chere peut ne pas toujours etre la plus efficace. Les ecarts de quart, le surpersonnel, l'absence de demonstration en raison d'un manque de communication sont des erreurs courantes de cette methode. Faire l'ajustement et obtenir tout le monde sur la meme page est egalement difficile avec cette methode.
    • Une forme amelioree de planification a partir de la methode stylo et papier consiste a travailler sur une feuille de calcul Google ou Excel. Bien qu'une mise a niveau, cette methode consomme egalement beaucoup de temps et d'energie. Il est egalement difficile de communiquer les changements de derniere minute ou d'autres ajustements. Cela peut entrainer des conflits et des erreurs.
    • Le
    • logiciel de planification des taches est la methode la plus efficace, la plus productive et la plus simple de creation des horaires des employes. Les revisions et les modifications mises a jour sont sans effort avec de tels programmes. L'utilisation de ce logiciel vous aide egalement a economiser de l'argent a long terme, car vous pouvez eviter de payer pour les heures de travail supplementaires et le surpersonnel, etc.

    5. Etablir des regles et des reglements
    Etablir des regles normalisees d'etablissement des horaires. Ces regles peuvent varier selon les situations. Vous pouvez avoir vos propres regles uniques ou exceptionnelles qui ne fonctionnent que pour votre organisation. Un bon logiciel de planification permettra toujours des ajustements. Alors, n'ayez pas peur d'etre innovant.

    Dans certains cas, l'approbation de la direction peut intervenir. Des ajustements sur les calendriers peuvent etre effectues avec les approbations de la direction. Il n'est pas toujours necessaire d'obtenir des approbations de la direction, mais n'oubliez pas d'examiner les calendriers bases sur les couts de main-d'oeuvre, les besoins de l'entreprise et les demandes des employes, etc.

    6. Mettre a jour les methodes de distribution et de communication
    Vous pouvez distribuer votre planning sous forme de copies papier ou l'envoyer par courriel. L'itineraire papier depense les ressources a un rythme accelere et ne garantit pas que l'horaire soit vu par tout votre personnel. L'envoi de courriels de masse est une excellente alternative, cependant, il ne garantit toujours pas que tout le monde voit le calendrier le plus a jour.

    Avec le logiciel de planification des taches, vous pouvez publier des calendriers sur la plateforme, et tous vos employes recevront des notifications immediates et automatiques pour informer de l'affichage du nouvel horaire.

    Le calendrier est egalement accessible depuis n'importe ou via un appareil mobile, ce qui facilite la communication et reduit l'espace pour les conflits ou les mauvaises communications.

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