the complete guide to choosing the perfect work schedule app

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

Le Guide complet pour choisir l'horaire de travail parfait App Planification des

quarts de travail est un defi pour de nombreux gestionnaires de restaurants. C'est le plus important, mais l'un des aspects les plus stressants du travail en raison de facteurs imprevisibles. Heureusement, les applications d'horaire de travail peuvent alleger le stress lie a la planification des employes.

Votre journee ne se passe pas si bien. C'est presque le week-end, et votre serveur principal l'a laisse jusqu'a la derniere minute pour demander un conge d'urgence. Tout le monde sait que les week-ends sont les jours les plus rentables dans le secteur de la restauration, de sorte que vous ne pouvez pas vous permettre d'etre a court de couverture. La question est- comment allez-vous resoudre ce probleme?

La planification des quarts est probablement le fleau de l'existence de tous les gerants de restaurant. C'est l'aspect le plus important, mais l'un des plus stressants du travail en raison de facteurs imprevisibles qui peuvent survenir.

Si la description d'emploi peut indiquer qu'il faut gerer delicatement les fonctionnaires d'une maniere qui ameliore l'efficacite et reduit les frais generaux tout en stimulant le moral du personnel, la realite est beaucoup plus compliquee, car le travail comporte aussi divers facteurs tels que- le suivi de la frequentation, l'approbation/le rejet du temps., la gestion des heures supplementaires, l'affectation des bonnes personnes pour des taches specifiees, la formation des employes, le remplacement des equipes, les urgences de derniere minute et la communication de l'equipe. Ces taches essentielles exigent beaucoup de temps et d'energie investis, avec une marge minimale pour les erreurs de la part du proprietaire de l'entreprise, avec des objectifs allant de l'amelioration de l'efficacite a la reduction des couts de l'entreprise en passant par l'amelioration du moral et de la retention du personnel, etc.

Il est bien etabli que la planification est l'un des aspects fondamentaux de la gestion de la main-d'oeuvre. Cependant, la creation d'un calendrier de travail efficace peut s'averer difficile, en particulier en ce qui concerne la creation, le deploiement et la verification que chaque membre de l'equipe a consulte le calendrier le plus recent. Une erreur dans ce processus peut entrainer des

  • horaires inferieurs a optimaux
  • sous-effectifs ou une surdotation
  • reduisant les marges
  • insuffisantes du service a la clientele dans
  • la gestion et le suivi des horaires des
  • employes
  • de communication de l'equipe
  • qui se plaignent de leurs quarts de travail et la confusion au sujet de leur horaire


Cela peut aussi conduire a un equilibre irregulier des quarts de travail, a des retards dans l'approbation et le refus des demandes et a la double planification, a des heures supplementaires hors de portee, a l'augmentation de l'absenteisme, a l'embauche frequente de travailleurs de derniere minute, a la difficulte a combler des postes ouverts, l'agilite et la flexibilite operationnelles reduites en raison des ajustements manuels du calendrier, la difficulte de suivre et de gerer les changements de calendrier et rend les decisions commerciales rapides basees sur les donnees, telles que les rapports de travail tres difficiles a accomplir.

La solution

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La planification du travail peut-elle devenir facile, simple, flexible et efficace? Oui. Une application de calendrier de travail peut rationaliser les procedures de planification, et il est simple a utiliser plutot qu'un stylo et du papier, un tableau de vitesses ou des feuilles de calendrier complexes qui rayonnent le cerveau.

Les applications de planification sont un outil en ligne qui permet aux entreprises de planifier sans effort leurs employes et de les presenter a leurs employes. Une application de calendrier de travail facilite la planification et prend moins de temps, de sorte que les energies peuvent etre affectees a d'autres taches sur le lieu de travail.

Une application de calendrier de travail des employes permet d'eviter la double planification des employes pour le meme quart de travail ou de planifier par erreur des employes pour des taches qui ne figurent pas dans leur description de travail ou pour un travail pour lequel ils ne sont pas qualifies. L'application veille egalement a ce qu'un nombre approprie d'employes soit prevu pour chaque poste et a ce que les horaires ne soient pas en conflit avec la disponibilite ou les absences des employes.

L' application augmente egalement l'engagement du personnel, ameliore la responsabilisation, evite les quarts manques en raison d'une mauvaise communication, reduit les couts de main-d'oeuvre en raison de l'augmentation des horaires des employes et reduit le temps que peut prendre la planification, tout en stimulant le moral des employes et en ameliorant la productivite. Une application d'horaire de travail est flexible, facile a apporter des modifications et informe les employes des mises a jour apportees a l'horaire.

Il existe une plethore d'applications pour les employes avec une liste de livrables sur la fonctionnalite et l'efficacite. Ce guide vous aidera a decider quel est le mieux adapte aux objectifs commerciaux de votre restaurant en fonction de toutes les fonctionnalites a considerer. Une application ideale doit inclure la


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L'exploration de l'application devrait etre facile sans avoir besoin d'une formation physique pour les proprietaires d'entreprise et leurs employes. L'application d'horaire de travail ideale devrait etre facile a installer et a utiliser, explicative, posseder des moyens creatifs pour garder les gens engages et offrir des outils d'amelioration de la productivite. Le programme devrait etre pratique et facile a utiliser pour les employes.

Une application d'horaire de travail ne devrait pas etre trop complexe et devrait fournir un acces rapide et facile aux fonctions ou commandes courantes. Il devrait egalement etre bien organise et permettre un acces transparent pour localiser les outils, les configurations et l'acces souhaitespour obtenir de l'aide sans avoir a se perdre, a se confondre ou a ne pas savoir comment le est censee s'executer.

L' application doit etre fiable et avoir un sens pour l'utilisateur moyen avec une explication minimale. Il devrait egalement y avoir un peu d'intelligence artificielle (IA) pour fournir des conseils, des suggestions et des notifications en cas de nouvelles modifications ou mises a jour du logiciel.

Une interface conviviale signifie egalement que la configuration des horaires des employes ne prendra que quelques minutes avec l'aide guidee si quelqu'un en a besoin pour ajouter de nouveaux employes, emplacements et/ou postes a la base de donnees, par exemple. L'interface devrait egalement prendre en charge plusieurs facons d'afficher un horaire, que ce soit tous les jours, chaque semaine et chaque mois ou individuellement et au niveau ministeriel.

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L'application ideale pour les employes devrait vous permettre d'acceder a votre horaire de travail n'importe ou. Vous devriez etre en mesure de voir quand les employes sont disponibles, leurs demandes de conges, les echanges de postes et quand un poste devient disponible.

Cela permettra de reduire les problemes lies au retard de l'approbation ou du refus des demandes, aux modifications apportees aux quarts de travail et a d'autres formes de changement d'horaire, qui auraient pu auparavant necessiter une presence physique pour resoudre en personne. Si votre restaurant possede plusieurs emplacements, l'application employe doit egalement pouvoir vous permettre de creer des horaires a partir d'un emplacement distant en toute transparence.

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Une application de planification des employes devrait offrir la possibilite d'enregistrer un horaire de travail favorise en tant que modele, afin que vous puissiez reutiliser cet horaire existant pour creer rapidement un nouvel horaire adapte aux besoins de votre restaurant.

De plus, pour reduire l'engagement de temps lors de la configuration initiale, l'application de calendrier de travail ideale devrait avoir un modele integre personnalisable pour fonctionner comme un point de depart facile.

L'application ideale de l'horaire de travail des employes devrait vous permettre de deplacer facilement les quarts de travail autour de l'horaire jusqu'a ce que le resultat souhaite soit atteint. Cette fonctionnalite devrait vous permettre de deplacer le contenu de la base de donnees de l'application pour creer un nouveau projet a partir d'un modele dans lequel toutes les activites ou commandes precedentes seront automatiquement copiees vers le projet nouvellement cree. Il devrait egalement permettre un rearrangement facile afin de produire un calendrier pour une semaine ou une tache specifique.

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the problem 17316

Une application de calendrier de travail ideal devrait etre en mesure d'adapter facilement, ainsi que capable de s'adapter a differentes plates-formes d'exploitation telles que les ordinateurs de bureau, les smartphones et les tablettes. La diffusion de contenu devrait presenter un affichage clair avec peu ou pas de difference par rapport aux autres plateformes et devrait offrir une excellente experience utilisateur a la fois au directeur d'entreprise et a l'employe.

Considerez le type d'appareil utilise par les employes et selectionnez l'application qui serait facile a naviguer sur leurs plateformes mobiles ou de bureau.

La communication au sein de l'equipe doit etre transparente et sans tracas. Dans le cadre traditionnel, communiquer avec le personnel peut prendre du temps et etre peu fiable. Trouver des remplacants, remplir un quart de travail ouvert, communiquer des avis de reunions du personnel et informer chaque membre des evenements a venir ou des changements apportes aux protocoles et aux politiques sont tres inquiets. Cela entraine un gaspillage de temps pour les gestionnaires.

L' application d'horaire ideale pour les employes devrait renforcer la communication au sein de l'equipe. Par exemple, les fonctions de messagerie permettent les notifications push et diverses categories de messagerie basees sur un systeme de messagerie interne, ce qui annonce une communication d'equipe appreciee sans etre collee a un bureau.

Avec la bonne application, les fichiers, photos, liens, demandes, approbations et memos internes peuvent etre facilement crees, deployes et recus par les employes. Certaines options offrent meme la configuration de groupes, des services de messagerie de groupe, des textos personnalises et des textos en masse flexibles pour une meilleure communication entre les responsables et les employes.

Plus vous pouvez prevoir votre horaire de vos employes, plus votre restaurant sera rentable. Une application d'horaire de travail devrait vous aider a determiner le nombre d'employes dont vous avez besoin pour toutes les fenetres de quarts de travail. Cela aidera a eradiquer les accidents, comme le surpersonnel ou le sous-effectif. En outre, les fonctionnalites de prevision determinent egalement le rythme des activites plus lentes et plus animees, en fonction des jours et de l'heure des jours, qui sont toutes alimentees par des analyses predictives.

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the problem 17319

Le cout de la main-d'oeuvre est le plus important du budget de depenses, et prendre le controle sur cela peut etre une tache assez difficile. Avec des experts suggerant 45% du revenu brut comme cible ideale, la meilleure application devrait vous aider a planifier les bonnes personnes au bon moment, tout en reduisant la main-d'oeuvre couts.

Avec des informations supplementaires sur les ventes historiques et les besoins previsibles en personnel, vous aurez plus de controle sur le budget de main-d'oeuvre lors de la creation de calendriers. Les donnees permettent a la plateforme de prevoir quand vous aurez besoin d'un plus grand nombre d'employes travaillant et pendant les heures de travail specifiees. Vous serez egalement en mesure d'indiquer ou vous souhaitez que les employes travaillent, par exemple dans differents departements ou lieux.

L'application devrait permettre aux gestionnaires de restaurant de prendre des mesures instantanees lorsqu'un employe accepte des quarts de travail futurs offerts par ses collegues ou lorsqu'il prend conge ou lorsque sa disponibilite change.

Une demande de quart de travail qui prend normalement des heures a traiter devrait etre plus facile a sanctionner ou a rejeter. En outre, dans le cas d'une modification de quarts de travail, l'application ideale du calendrier de travail devrait faciliter l'affectation des quarts de travail aux travailleurs.

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Les echanges de postes sont frequents entre les employes de l'industrie de la restauration. Lorsque les employes ne sont pas en mesure de travailler un quart de travail, cette fonctionnalite vous permet de prendre le controle total et d'offrir le quart de travail disponible aux autres membres du personnel pour s'assurer que le quart de travail est effectivement couvert.

Elle devrait egalement permettre a la direction de confirmer si certains employes choisis comme remplacant peuvent prendre un quart de travail ouvert. Les employes devraient egalement etre avises lorsqu'un collegue propose un quart de travail a prendre.

De plus, si les employes ne sont pas en mesure de travailler l'un de leurs quarts de travail, ils peuvent le donner a l'un de leurs collegues ou echanger pour un autre temps de travail avec l'un de leurs collegues. Cela libere encore davantage le temps de la direction.

Une application d'horaire de travail devrait offrir des horloges virtuelles, afin que la direction et les employes puissent facilement suivre leurs heures d'ouverture et de sortie, ainsi que le nombre d'heures travaillees par semaine. Cette information permet egalement de gerer plus efficacement les activites de paie.

Cette fonctionnalite facilite la communication en temps reel entre les employes grace a la diffusion de messages internes. En outre, cet outil genere automatiquement des alertes systeme qui sont envoyees facilement aux employes. Cet outil permet egalement la personnalisation pour mieux convenir a chaque employe.

Dans un cadre plus large, l'application d'horaire de travail ideal garantit que les messages internes sont envoyes directement au systeme de boite de reception de l'employe concerne et confirme la reception une fois recus. Plutot que de recevoir des notifications generalisees, les employes peuvent choisir de recevoir des notifications personnalisees pour refleter les preferences personnelles de chaque employe.

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Il s'agit d'une fonctionnalite essentielle pour une application de calendrier de travail. Une application basee sur le cloud est tres facile a configurer et a mettre en oeuvre dans vos pratiques. Les systemes bases sur le cloud ont egalement la possibilite d'acceder a un horaire de travail de n'importe ou, a tout moment et a partir de presque n'importe quel appareil (en l'absence de votre appareil principal).

En tant que systeme de planification base sur le nuage, les employes peuvent acceder a l'horaire sur n'importe quel appareil connecte a Internet en s'assurant qu'ils savent toujours quels quarts de travail ils ont ete programmes. En outre, cette fonctionnalite permet un processus de planification beaucoup plus collaboratif avec votre equipe, meme lorsqu'ils ne sont pas dans les locaux.

Ces types de systemes s'averent egalement etre un investissement commercial precieux puisqu'ils sont heberges dans le serveur du fournisseur ou ils sont regulierement mis a jour et evites d'infiltration de bases de donnees. Un autre avantage important de cette fonctionnalite est l'automatisation. Cette sous-fonctionnalite peut vous afficher une liste des employes disponibles pour un quart de travail particulier et peut les affecter automatiquement dans le calendrier.

Les avantages d'une application de planification des employes ne peuvent pas etre exagerement estimes et l'adoption de la bonne application aidera a gerer votre equipe. L'utilisation de ce guide vous aidera a choisir la meilleure application de calendrier des employes qui vous permettra de passer moins de temps a planifier grace a l'automatisation, d'ameliorer la communication de l'equipe, de stimuler le moral du personnel, de gerer le temps libre, de mieux suivre la disponibilite et la gestion des ressources efficacement, d'eviter les erreurs et les investissements excessifs en energie. d'economiser sur les couts et d'ameliorer les marges beneficiaires, ce qui rendra le restaurant plus efficace.



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