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Que debe tener en cuenta cuando se trata de planificacion de proyectos

what to look out for when it comes to project planning
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Introduccion

Como lider de equipo, hay muchos obstaculos que tendra que superar y, tal vez, uno de los mayores desafios es planificar un proyecto. La

planificacion de proyectos a menudo puede ser una tarea larga y estresante, y tratar de apresurarse a traves del proceso puede aterrizar en agua caliente.

Todos los proyectos son diferentes y no se puede aplicar el mismo enfoque a todos los proyectos, especialmente en la industria alimentaria.

Si un cliente contrata su restaurante para un evento de catering, por ejemplo, la cocina deseada para un cliente puede ser completamente diferente para el siguiente. Un evento puede ser tan simple proporcionar postres y pasteles para una hora del te de la tarde, mientras que el siguiente puede ser un menu fuerte con filet mignon y guarniciones deliciosas para acompanar el plato.

En cualquier caso, las razones de un plan fallido pueden ser similares. Si se hace correctamente, la planificacion del proyecto puede ser realmente muy gratificante, especialmente cuando se obtienen los resultados deseados.

Vamos a explorar los factores clave a tener en cuenta y las areas de preocupacion a abordar al planificar un proyecto exitoso.

El Ambito

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Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los planificadores de proyectos es que pierden rapidamente el alcance y el enfoque de sus proyectos, debido a otras distracciones en el trabajo, como la gestion de empleados, problemas de atencion al cliente, etc.

Tales distracciones son algunas de las razones mas comunes por las que los proyectos finalmente fracasan. Luego, para agregar a la preocupacion existente, identificar los otros factores determinantes puede ser bastante dificil.

Es posible que pienses que estas en el camino correcto y que el objetivo del proyecto es claro, pero nunca sabras cuando comienzas a alejarte de el, porque pequenas desviaciones a lo largo de un periodo de tiempo pueden conducir a un desastre.

Hay muchas variables que debe tener en cuenta durante la fase inicial de planificacion, pero esto se convierte en un desafio importante cuando el enfoque actual solo se dirige al resultado final.

Tendra que considerar cuantos empleados necesitara para ayudar a ordenar la comida y llevar el inventario antes del evento, el numero de cocineros que necesitara en cubierta para preparar la comida el dia y cuantos cuerpos capaces serviran la comida en el sitio.

Muchas personas estan de acuerdo en que tal lapso a menudo ocurre debido a la falta de claridad y comunicacion. Para solucionar este problema, debe asegurarse de que los miembros del equipo estan en la misma pagina y son plenamente conscientes de lo que se espera de ellos.

Mantener el alcance en mente puede hacer la vida mucho mas facil y es imperativo que lo haga porque, de lo contrario, se descarrilara con bastante facilidad.

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Falta de comunicacion

Otra barrera que obstaculiza la correcta planificacion del proyecto es la falta de comunicacion.

Todo lo que necesitas hacer debe decidirse desde el principio y aclararse a todos los miembros de tu equipo. Debe aclarar los objetivos y asignar las tareas al comienzo del proyecto para que no tenga que enfrentar ningun contratiempos mas adelante.

El problema con la falta de comunicacion es que nadie quiere asumir la responsabilidad, y es entonces cuando el exito del proyecto se ve comprometido.

La mejor manera de resolver este problema es tener reuniones semanales sobre el progreso del proyecto. Durante esta sesion, debe hacer las preguntas necesarias a cada uno de los miembros del equipo y asegurarse de que cada etapa este funcionando sin problemas.

Con este enfoque, incluso si hay una ocurrencia de mala comunicacion, se detectara al principio, y puede rectificar el error sin perder tiempo valioso. Para asegurarse de que la comunicacion no es un problema, debe considerar soluciones de programa, como programar aplicaciones de mensajes de texto.

Este tipo de aplicaciones permiten chatear en grupo interno para discutir el trabajo, asi como enviar notificaciones cuando se publiquen nuevos horarios o reuniones de equipo, asegurando que todos esten en la misma pagina.

Falta de habilidades y recursos

Otro componente importante de la planificacion de proyectos es seleccionar el equipo perfecto para la tarea en cuestion.

Cuando elijas a tu equipo, debes asegurarte de que elijas solo a las personas adecuadas para el trabajo. Aparte de eso, tambien debe asegurarse de que tiene los recursos para completar el proyecto.

Si tiene los recursos pero no tiene personal capacitado para utilizar los recursos, entonces su proyecto no cumplira las expectativas o incluso puede fallar. Tambien debe asegurarse de que la carga de trabajo se distribuye uniformemente entre todos los empleados involucrados.

Tambien debe realizar un seguimiento de la carga de trabajo para saber cual de los miembros del equipo esta a punto de completar su tarea actual, de modo que pueda asignar a personas con mas tareas por adelantado. Lagestion del flujo de trabajo desempena un papel importante cuando le preocupa el resultado final de su proyecto.

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Cuando obtienes un nuevo proyecto, otro desafio que puedes enfrentar es intentar calcular con precision cuanto tiempo tardara realmente en completarse el proyecto. Siempre debe establecer plazos realistas porque si se deja llevar entonces las cosas seran mas dificiles de manejar.

Nunca cometas el error de ser demasiado optimista cuando se trata de establecer el marco temporal de tu proyecto. Sin embargo, esto no significa que se sienta demasiado relajado y establezca una fecha de vencimiento larga para el proyecto.

El mismo consejo se puede aplicar al establecer el presupuesto para un proyecto. Como suele ir con los presupuestos, siempre son limitados y hay que usarlos sabiamente.

Tendra que determinar cuantas manos necesitara en cubierta para ayudar a prepararse para un evento o proyecto, y luego tener en cuenta cuanto se paga cada empleado por hora. Sea realista y planifique de forma inteligente.

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