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7 Pasos para crear una gran plantilla de planificacion de empleados

7 steps to creating a great employee schedule template
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

La importancia de crear una plantilla

Crear una plantilla de planificacion de empleados puede parecer un trabajo facil. En teoria, debe asignar una cantidad adecuada de personas a cada turno para asegurarse de que no tiene suficiente personal o exceso de personal. Pero en la practica, es un poco mas complicado.

Hay muchas maneras de crear una planificacion. Comenzando con tipos de turnos como rotativos, fijos o de guardia, y teniendo en cuenta que hay innumerables maneras de programar a sus empleados, crear un horario puede convertirse en un trabajo dificil.

Pero una programacion no es fija, asi que usa esta plantilla para ayudarte a crear una programacion mas precisa.

antes de comenzar

before getting started 1566853638 8374

Una excelente plantilla de horario de empleados significa que tendra que centrarse en lo que es mejor tanto para el restaurante como para el personal. Si se centra principalmente en el restaurante, el personal sera infeliz y desempenara bajo las expectativas. Por otro lado, si se centra unicamente en su personal, su negocio podria sufrir potencialmente. Estas son las prioridades a tener en cuenta a la hora de considerar la importancia tanto de su negocio como de sus empleados

Necesidadesde
negocio Los requisitos de programacion de negocios variaran dependiendo de su tipo de restaurante. Pero tambien variaran en funcion del departamento de tu restaurante que estes programando.

  • Debe ser capaz de gestionar mejor las tasas de rotacion de los empleados, ya que estas son extremadamente altas dentro de la industria de los servicios de alimentacion.
  • Debe tener siempre una cantidad adecuada de personal trabajando. Si no tiene personal suficiente, algunos clientes recibiran un servicio lento y si tiene exceso de personal, no habra suficiente trabajo para todos.
  • Considere los turnos adecuados para su negocio. Algunas empresas trabajan mejor con turnos fijos, otras trabajan mejor con turnos rotatorios. Por ejemplo, la rotacion de turnos podria ser mejor para un restaurante, ya que ayudara a distribuir la carga de trabajo y las propinas.
  • Trabajar con software de programacion en linea para facilitar la carga en los gerentes. Esto reducira en gran medida el tiempo necesario para crear y administrar los horarios de turnos.

Necesidades del empleadoLas
necesidades de su personal variaran dependiendo de su funcion, pero tambien de la dinamica de su vida. En general, estas pocas reglas deberian aplicarse a todos.
  • Los empleados quieren turnos que coincidan con su estilo de vida. Un empleado con una familia no puede mantener turnos nocturnos constantes, pero seria perfecto para alguien que acaba de terminar la secundaria o la universidad.
  • Avisos anticipados para cambios de turno y tiempo extra. Todo el mundo quiere tener control sobre su vida. Los avisos repetidos de turno de ultimo minuto haran que sean infelices y tengan un rendimiento peor.
  • Sabiendo lo que se espera de ellos. Un puesto de trabajo puede no ser suficiente si a veces tienen que ayudar a sus companeros de trabajo con otros roles. Es posible que quieras darles mas detalles.
  • Los empleados quieren administrar sus solicitudes de tiempo libre. Esto se puede lograr facilmente con el software de programacion de empleados.
  • Ser capaz de cambiar u obtener trabajo extra en poco tiempo.

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Como crear una gran plantilla de planificacion de empleados

Ahora que hemos cubierto las necesidades generales del negocio y de los empleados, deberia ser mucho mas facil crear una plantilla de horario de empleados. Aqui hay 7 pasos simples para crear una plantilla de horario de empleados genial.

1. Determinar las normas de trabajo

Este proceso ayudara a aclarar la cantidad de trabajo que se espera que realice cada uno de los miembros del personal.

  • Especifique cuanto trabajo debe completar un empleado dentro de su tiempo de trabajo o de un numero de horas. Por ejemplo, en un restaurante puede medir cuantas mesas se sirven dentro de un turno o un periodo de tiempo determinado.
  • Determine claramente las tareas de cada trabajo. Esto hara que sea mucho mas facil para el empleado cumplir sus tareas. Las tareas variaran en funcion de su negocio y del puesto de trabajo de un empleado.

2. Medir y predecir niveles de actividad

2 measure and predict activity levels 1566853638 2536

Una vez que haya determinado sus estandares de trabajo, es hora de analizar sus niveles de actividad actuales. Estos seran diferentes para diferentes dias y diferentes horas del dia. Puede parecer dificil, pero esto es extremadamente importante para crear una plantilla de horario de empleados.

Esto le ayudara a determinar la cantidad correcta de personas que debe programar en diferentes dias y diferentes horas del dia.

Tambien puede analizar datos de diferentes informes relacionados con ventas y mano de obra. Los informes de ventas pueden indicarle exactamente cuantas tablas ha tenido en que dias y, si analiza mas a fondo, puede determinar que hora del dia es un periodo mas ocupado.

Al predecir los niveles de actividad, utilice el analisis actual para predecir aproximadamente los niveles de actividad futuros. Si sus datos actuales dicen que tiene mas trabajo durante las horas de la noche, eso significa que probablemente seguira siendo asi.

Cuenta para periodos diarios, mensuales e incluso mas largos, como trimestrales o anuales.

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3. Determinar el numero exacto de empleados que necesita

Trate de evitar ir por instinto aqui. Probablemente querras cortar el trabajo saltando este paso e yendo por instinto, pero eso podria ser perjudicial para tu negocio.

La formula general para esto es dividir el estandar de trabajo por el numero de empleados. Si necesita servir 150 mesas y sabe que un camarero puede servir solo 50 mesas, esto significa que necesita 3 camareros en ese turno.

Aunque algunos empleados son mas productivos que otros, no quieres castigarlos dandoles mucho mas trabajo.

4. Considerar las necesidades de los empleados

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Este paso se centra mas en los empleados y sus necesidades. Debe crear una plantilla de planificacion de empleados optimizada que responda a las necesidades de su personal.

Aqui hay algunas cosas que debe considerar

  • Dar aviso anticipado de los cambios de turno
  • Asignar los turnos correctos al personal
  • adecuado
  • Asignar una cantidad igual de trabajo y oportunidades de propina a cada empleado
  • Deje que los empleados cambien de turnos facilmente
  • Deje que los empleados administren su tiempo-off requests
  • Determine roles claros

Tambien debe prepararse para los cambios de turno de ultima hora, los empleados no vienen al trabajo aleatoriamente y otras situaciones malas.

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5. Elija su metodo de programacion

Al crear su plantilla de horario de empleados, es importante tener en cuenta las ventajas e inconvenientes de los diferentes metodos de creacion disponibles para usted.

Boligrafo y papel

  • La ventaja de hacerlo de esta manera es que no hay curva de aprendizaje. Ya sabes como trabajar con lapiz y papel. Pero ahi es donde terminan las ventajas. Es el metodo que consume mas tiempo de los tres.

Hojas de calculo Las
  • hojas de Excel o Google haran un trabajo mucho mejor que el lapiz y el papel, pero hay una curva de aprendizaje. Todavia requiere una inversion de tiempo importante, pero lo hara mas facil en el futuro.

Software de programacion de empleados
  • Dependiendo del software que elija, hay una inversion monetaria, pero debido a eso puede reducir su inversion de tiempo por un factor enorme. La mayor ventaja del software es que esta disponible 24/7 y los empleados pueden solicitar dias libres o cobertura por turnos a traves de una aplicacion movil. Tambien recibiran notificaciones automaticas de cualquier cambio de horario.

6. Crear la plantilla de planificacion de empleados y obtener aprobacion

6 create the employee schedule template and obtain approval 1566853639 5219

Usted ha determinado sus estandares de trabajo, medido y pronosticado los niveles de actividad, determinado el numero de empleados que necesita, tuvo en cuenta las necesidades del personal y eligio el metodo de programacion.

Ahora es el momento de crear su plantilla de horario de empleados y obtener la aprobacion de la alta direccion. En algunos casos, usted no necesitara la aprobacion de nadie mas alto que usted y en algunos casos, usted es el mas alto gerente.

Pero asegurese de tener en cuenta las regulaciones laborales y los requisitos empresariales. Consulte con el propietario o los gerentes superiores si es necesario.

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7. Distribuir la programacion

Ahora se crea la plantilla de planificacion de empleados. Al principio, puede utilizar la plantilla como una programacion precisa, pero a medida que pasa el tiempo y surgen las necesidades de personal, debera realizar modificaciones para crear una programacion precisa.

Si ha elegido un lapiz y un papel como metodo de programacion, notificar a su personal sera dificil. Su mejor opcion es convocar una reunion y tener el horario en un tablon de anuncios o similar. Aparte de eso, puede enviar manualmente a cada empleado sus horas de turno.

Si ha elegido hojas de Excel o Google como metodo de programacion, notificar a su personal es un poco mas facil. Puede crear un chat de grupo en una aplicacion de mensajeria y, a continuacion, enviar el archivo. Pero incluso con este metodo, si se realiza una actualizacion a la programacion, debe enviarla nuevamente.

El software de programacion de empleados es su mejor apuesta aqui, ya que no tendra que notificar manualmente a ningun empleado los cambios en el horario. El software notificara automaticamente a sus empleados a traves de una aplicacion movil. Al usar esto, tambien pueden solicitar dias libres o liberar su turno y hacer que otra persona se haga cargo.

La comida para llevar

Crear una gran plantilla de programacion de empleados no es el trabajo mas facil y lo mas probable es que tenga que adaptarla constantemente, pero vale la pena a largo plazo. Yendo por intuicion, ya sea sus empleados o negocios sufriran, a veces puede ser ambos.

De todos los metodos para la creacion de horarios, lo mejor es usar software. La principal ventaja es que no tiene que notificar manualmente a los empleados los cambios de horario, se les notificara automaticamente.

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