7 tips for developing a strong employee scheduling system

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

7 Consejos para desarrollar un sistema solido de programacion de empleados

Como gerente, es probable que una parte importante de la jornada laboral este dedicada a crear el horario de trabajo de los empleados para la proxima semana o mes, alejandolo del piso de ventas y evitando interacciones de primera mano con los clientes.

Las tensiones de la programacion de empleados

La programacion de empleados es el proceso de monitorear la disponibilidad del personal para empleados a tiempo parcial, a tiempo completo y autonomos y programar esos empleados en consecuencia.

Como gerente, es probable que una parte importante de la jornada laboral este dedicada a la programacion de los empleados, mientras que simultaneamente invierte grandes cantidades de tiempo realizando actualizaciones o ajustes regulares para satisfacer las necesidades siempre cambiantes del negocio.

Para superar los desafios que su empresa puede enfrentar al usar plantillas de hojas de calculo con fecha y practicas tradicionales de programacion, puede utilizar en su lugar un programa de programacion de empleados para garantizar la cooperacion productiva de los empleados y las operaciones sin contratiempos.

El Desafio

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Un factor que puede hacer dificil la programacion de los empleados se debe a los obstaculos imprevistos que pueden surgir de vez en cuando. Ocasionalmente, algunos empleados tendran que tomar un dia personal o licencia por enfermedad. Esto podria deberse a enfermedades, asuntos familiares o razones personales. Los empleados tambien pueden requerir programacion flexible y solicitar trabajar solo horas especificadas. Debido a estas circunstancias, sin duda puede dificultar la programacion de tareas.

Un solo error puede conducir a un exceso de personal o a una falta de personal. El exceso de personal puede desperdiciar innecesariamente dinero al programar un exceso de empleados durante las ventanas de trabajo mas lentas y la falta de personal puede conducir a una perdida en las ventas debido a que no hay suficientes empleados trabajando para atender las necesidades del cliente, lo que resulta en un servicio deficiente al cliente. Los errores en la programacion pueden ser cada vez mas problematicos a medida que su fuerza de trabajo sigue creciendo. Si hay conflictos en la creacion de un horario, puede afectar gravemente la calidad del trabajo, debido a la insatisfaccion de los empleados. Ademas, se desperdician numerosas horas tratando de corregir este conflicto.

En un intento por superar estos desafios, las empresas contrataran personal de recursos humanos y personal directivo, pero al hacerlo, el problema no se ha modificado completamente. Se pueden dedicar mas de ocho horas cada semana a crear la lista de trabajo de la semana siguiente; en las organizaciones de personal mas grandes, se registra aun mas tiempo creando el horario de la semana.

La programacion adecuada es ciertamente importante, por lo que implementar un programa de programacion de empleados en su proceso puede ayudar a superar tales obstaculos.

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Como optimizar el proceso de programacion

Puede parecer bastante simple, pero mantener un horario de personal no es una tarea facil. Los gerentes a menudo tienen dificultades para planificar y prepararse para la proxima semana, lo que resulta en contratiempos de programacion.

Mantener un horario de empleados consistente y mantener un registro preciso de la disponibilidad de los empleados es imprescindible para el bienestar de su negocio. La solucion para racionalizar el proceso debe consistir en encontrar ineficiencias cuando se produce una programacion por encima o por debajo de ella, reducir el tiempo inutilizado y mejorar la productividad, especialmente durante las horas punta.

Con software avanzado, los gerentes pueden mejorar facilmente la programacion de los empleados. Las aplicaciones faciles de usar permiten a los gerentes y al personal de RRHH realizar un seguimiento de todas y cada una de las solicitudes de disponibilidad y tiempo libre de los empleados, como los dias de licencia prolongada, licencia por enfermedad y tiempo libre pagado (PTO). La utilizacion de esta funcion niega cualquier error al programar a un empleado que no esta disponible para trabajar. Los gerentes tambien pueden usar esta informacion para programar mejor los descansos, deberes y tareas de los empleados actuales dentro de cada turno de manera mas eficaz.

Aqui hay 7 consejos para desarrollar un fuerte sistema de programacion de empleados.

1. Actualizar programaciones regularmente

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Si sigue utilizando hojas de calculo, es importante tener en cuenta que un pequeno cambio en la programacion puede tener un efecto de ondulacion importante en toda la jornada laboral del empleado. Por ejemplo, tiene que estar estacionado en un escritorio, volver a iniciar sesion en ese documento, realizar las modificaciones, guardar el documento, volver a imprimir y, a continuacion, redistribuir la programacion actualizada a todos los empleados. Arreglar estos cambios de ultima hora puede ser una pesadilla absoluta, y no todos los empleados pueden siquiera ser conscientes de que se realizaron cambios.

Con aplicaciones moviles faciles de usar, puede aprobar o denegar las solicitudes de horarios de los empleados en cuestion de momentos. Con cada actualizacion, cada empleado sera notificado instantaneamente a traves de texto, correo electronico o a traves de la aplicacion movil tan pronto como se publique o actualice el horario.

Ademas, puede guardar sus programaciones favoritas como plantilla de trabajo y aplicarlas a la semana siguiente. Tambien puede reutilizar las plantillas y reconvertirlas en una nueva programacion.

Cuando se trata de la programacion de los empleados, el objetivo para los propietarios de negocios debe centrarse en reducir el tiempo dedicado a generar horarios. Al hacerlo, ahorra tiempo, dinero y recursos. La utilizacion de un programa de programacion eficaz y tecnologicamente avanzado sin duda hara precisamente eso.

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2. Mejore la comunicacion con su equipo

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Notificar a los empleados acerca de los cambios de horario para los proximos turnos o actualizaciones generales puede ser una verdadera molestia. Con el sistema de mensajeria interna, puede mantener a todos en el bucle. Los empleados seran notificados automaticamente cada vez que se publique un nuevo horario. Los gerentes tambien pueden enviar nuevos mensajes a todo el equipo o grupos separados de empleados para informar instantaneamente de los cambios de horario, las ultimas noticias y eventos dentro de la empresa.

Los empleados tambien pueden utilizar estas plataformas de mensajeria para su beneficio comunicandose con sus companeros de trabajo. La comunicacion efectiva ayuda a los empleados a comprender sus funciones y ayuda a comprender lo que hay que hacer. Ademas, cuando los miembros del equipo puedan comunicarse entre si en un ambiente positivo, podran confiar unos en otros, aumentando en ultima instancia la productividad del trabajo.

La aplicacion posee caracteristicas que permiten a los empleados responder a una solicitud de intercambio de turnos o cubrir el turno de otro empleado, asegurando que todos esten en la misma pagina. Los gerentes tambien pueden enviar alertas e instrucciones importantes, en lo que respecta a la empresa. La aplicacion permite la comunicacion movil entre los empleados sin compartir informacion confidencial, como numeros de telefono. Debido a que la informacion se mantiene confidencial, no hay posibilidad de una fuga en la informacion personal o los datos.

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3. Supervisar la disponibilidad de los empleados

El programa permite a los gerentes realizar un seguimiento y supervisar las acciones de los empleados en tiempo real, como cuando un empleado ofrece un turno, cuando un empleado acepta el turno de un companero de trabajo o cuando cambia la disponibilidad.

Cuando utiliza un sistema de programacion de empleados, sus empleados no necesitaran iniciar sesion en el sistema cada vez para acceder a su horario, ya que los horarios se pueden recibir a traves de notificaciones push a traves de dispositivos moviles inteligentes. Esto significa que los empleados pueden acceder y responder a los cambios en sus horarios mas rapidamente, librandose de cualquier retraso en el proceso de programacion.

Otra ventaja de una aplicacion que ayuda con la programacion es que los empleados pueden enviar solicitudes de tiempo libre. Los gerentes seran notificados instantaneamente y podran aprobar o rechazar la solicitud. Ayuda a informar a los gerentes de quien esta disponible y quien no. Con un programa de programacion de empleados tan efectivo, todas las tareas se realizan a tiempo. Esto asegura que su personal este feliz y menos estresado. Personal feliz significa mas productividad.

4. Programar un baston fuerte

Los motores de prevision proporcionan la capacidad de analizar el negocio en base a las ventas y transacciones anteriores, lo que permite una estimacion precisa del plan de negocios del dia y las predicciones. Para fortalecer la estructura de gestion y operativa de su empresa, debe tener un plan establecido para programar la cantidad adecuada de personal.

Debido a la falta de asistencia cuando sea necesario, los clientes normalmente abandonaran un establecimiento y se perdera el negocio. Las investigaciones muestran que el 6% de las ventas se pierden debido a la falta de servicio.

Una buena aplicacion debe integrarse con una innovadora herramienta de prevision, prediciendo con precision sus necesidades de programacion y si mas o menos empleados deben programarse en determinados dias en determinados momentos, en funcion de las demandas del cliente. Programar el personal adecuado en el momento adecuado mejorara el servicio al cliente y aumentara la lealtad del cliente, y cuanto mas satisfecho sea el cliente, mas prosperara su negocio.

Esta funcion tambien ofrece estimaciones diarias, lo que ayuda a obtener el control del presupuesto laboral por dia. Esto resulta especialmente util al crear programas de empleados, ya que puede configurar un porcentaje de mano de obra preferido de ventas como guia.

5. Aumentar la satisfaccion de los empleados

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Un software de programacion excelente debe garantizar que los empleados solo esten programados para trabajar cuando esten disponibles. Esto le ayuda a evitar el exceso de programacion de los empleados, lo que puede resultar en gastos mas altos que los ingresos que traera para el dia. Esta caracteristica tambien evita la conversacion incomoda con sus empleados, informando que usted tiene que acortar su turno. Cuando evite la programacion excesiva, sus empleados estaran mas felices y el tiempo de todos se esta utilizando adecuadamente y al maximo.

Los empleados que pueden sentirse infravalorados o descomprometidos en el trabajo, que actualmente representa el 53% de la fuerza de trabajo, por lo general se presentan al trabajo, mientras realizan el minimo requerido. Tambien es mas probable que abandonen su empresa solo por una oferta ligeramente mejor.

Por el lado positivo, el porcentaje de trabajadores comprometidos, aquellos que estan entusiasmados y comprometidos con su trabajo, representa ahora el 34% de la fuerza de trabajo, que es un desde que el estudio se realizo por primera vez en 2000.

Tambien se espera que los empleados satisfechos permanezcan en organizaciones a largo plazo, lo que significa que usted no tiene que preocuparse por el volumen de negocios y el tedioso ciclo de innumerables entrevistas para reemplazar un puesto. Recuerde, la mejora de la tasa de retencion de empleados contribuye al exito y el crecimiento de su negocio, ya que los empleados mas felices trabajan mas duro, obtienen mejores resultados en equipos y, por lo general, son mas productivos.

6. Mejore el proceso de nomina

El uso de hojas de calculo para realizar un seguimiento de las horas trabajadas a menudo puede provocar una discrepancia entre las horas trabajadas reales y las horas registradas. Con un solido sistema de programacion de empleados, los gerentes pueden rastrear facilmente los golpes de los empleados, es decir, el tiempo de entrada y salida de un empleado. Esto ayuda a evitar disputas sobre salarios y horas de trabajo. Al rastrear cada turno hasta el minuto, usted sera capaz de calcular los gastos salariales totales, y esta informacion en tiempo real se atribuira a reducir los gastos innecesarios.

7. Facilidad de acceso a los horarios

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Debe ser sencillo para los empleados acceder a sus horarios en cualquier momento y desde practicamente cualquier lugar a traves de un ordenador portatil, telefono inteligente o tableta. La

accesibilidad conveniente a la aplicacion tambien permite un acceso facil a la comunicacion. La mensajeria se puede hacer de empleado a empleado, asi como entre empleados y gerentes. Esta caracteristica es especialmente beneficiosa si un empleado descubre que no puede hacer un turno de ultima hora y necesita informar a la administracion de inmediato.

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El resultado

Un gran beneficio para integrar las soluciones de software de programacion de empleados en sus operaciones diarias es la cantidad de tiempo que se ahorrara y utilizara en otras areas para promover el mejoramiento del negocio.

Con Zip Schedules, puede optimizar todas las operaciones y el personal en consecuencia para mantener su negocio funcionando sin problemas. Las operaciones sin interrupciones conducen a un mejor rendimiento, lo que le permite centrar su esfuerzo y su tiempo en sus resultados.

Para poseer procesos eficaces de programacion de empleados, debe dejar de lado las practicas anticuadas a las que hemos estado acostumbrados y actualizar a un sistema avanzado de soluciones de software. Le ayudara a producir programas sin errores, le dara la flexibilidad que su negocio necesita y dara lugar a un aumento de los ingresos.



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