Como crear una plantilla de programacion diaria en Excel

Introduccion

Si usted es una de esas empresas que todavia crea horarios de empleados con lapiz y papel y se ha cansado del proceso, ha llegado al lugar correcto.

Crear una plantilla de calendario diario Excel no es ciencia de cohetes, pero puede ser un poco dificil aclimatarse al programa si nunca lo ha usado antes. Sin embargo, lo cierto es que la actualizacion de sus procesos de programacion impulsara su negocio y lo hara mucho mas escalable que una programacion manuscrita.

Lapiz y papel es probablemente la herramienta mas utilizada para crear planificaciones, y es por eso que puede que todavia lo este utilizando. Pero no deberia ser asi.

Vamos a repasar los conceptos basicos para crear una programacion sencilla en Excel, y lo que puede hacer para mejorar su proceso de programacion en el futuro.

Por que necesitas dejar de usar un lapiz y papel para la creacion de horarios?

La creacion de horarios con un lapiz y papel es una herramienta fechada que se utilizo antes de la aplicacion de computadoras, pero la utilizacion de este metodo en estos tiempos ha demostrado ser una gran desventaja.

Es ineficiente y en muchos sentidos contraproducente, ya que no hace nada para hacer su vida laboral mas facil. Por el contrario, en realidad ayuda a hacer su vida mucho mas dificil.

Por ejemplo, si comete un error al crear su plantilla de programacion diaria, es mucho mas dificil corregir y actualizar a todos sus empleados cualquier cambio realizado en la programacion. Ademas de eso, no hay una manera facil de distribuir el horario a todos los miembros de tu equipo.

Ademas, hay tres maneras de hacer distribuir su horario a todos sus empleados.

1. El primer metodo de distribucion es llamar individualmente a los empleados y actualizarlos sobre cuales son sus proximas horas de turno, luego confiar en que han tomado nota con precision de esto y esperar que aparezcan para el turno adecuado en el momento correcto.
2. El segundo metodo consiste en publicar el horario en un area comun y pedir verbalmente que cada miembro del equipo eche un vistazo a la ultima programacion.
3. El tercer metodo es imprimir varias copias del horario y dar una a cada empleado. Gran opcion para el medio ambiente y la conservacion...

Como utilizar Excel facilitara sus procesos de programacion

Bueno, como primera ventaja, es mucho mas facil crear una plantilla de programacion diaria en Excel. Hay cuadriculas predefinidas, formuladas en tablas que consisten en columnas y filas lineales. No hay necesidad de dibujar nada usted mismo, y usted no tendra que preocuparse por las manchas de tinta.

Editar tambien es muy facil en Excel. No es necesario usar un borrador, dejando rastros de errores iniciales cometidos. En su lugar, simplemente presione un boton y su revision se aplica. A continuacion, introduce la nueva informacion y listo.

La distribucion de una hoja de calculo tambien es mucho mas facil. Hoy en dia, todo el mundo utiliza algun tipo de aplicacion de chat y revisa sus correos electronicos con frecuencia. Para distribuir un documento de Excel, basta con crear un grupo y enviar el archivo a traves de la web.

A continuacion se explica como crear una plantilla de planificacion diaria en Excel.

Paso 1 - Crear una nueva hoja de calculo de Excel

Abre Excel y seras recibido con una nueva hoja de calculo. Debe darle un nombre que haga que sea facil de identificar.

Si esta creando una programacion para el periodo del 2 de septiembre al 15 de septiembre, seria una buena idea nombrar a su archivo 2-15 de septiembre.

Paso 2 - Crear encabezados de columna

La forma mas sencilla de asignar nombres a los encabezados es hacer que la primera columna sea sobre los nombres de los empleados y todas las columnas siguientes sobre los dias de la semana, o las fechas si esta haciendo un periodo mas largo.

Sugerencia util - se recomienda crear una programacion con al menos dos semanas de antelacion para que haya mas espacio para resolver conflictos, pero tambien para que sea mas facil para sus empleados.

Para agregar estilos adicionales para organizar aun mas la programacion, puede negrita todos los encabezados y codificar por colores las filas.

Para negrita una columna, haga clic en ella y, a continuacion, presione CTRL + B.

Para asignar un color a una columna, seleccionela y busque el icono de relleno.

Paso 3 - Lista de todos sus empleados

Todos sus empleados deben ir debajo de la primera columna. Puede usar sus nombres o sus identificaciones si tiene un sistema diferente en su lugar.

Es importante enumerar todos los empleados al crear una plantilla de planificacion diaria de Excel porque el numero de empleados cambiara la forma en que administra los turnos.

Paso 4 - Tiempos de cambio diarios de entrada

Usaremos las otras columnas para especificar la hora de turno de cada dia para los trabajadores. Esto hara que sea facil para cada empleado organizar su vida de la manera que quiera.

Tenga en cuenta que debe tener en cuenta los dias libres. Si es posible, debe dar a sus empleados dos dias libres cada semana.

Tambien puede utilizar esta plantilla y copiarla en una nueva hoja de calculo durante las proximas dos semanas. Es posible que necesite hacer algunos cambios, pero deberia encajar muy bien.

Una vez completados todos estos pasos, puede distribuir su programacion.

Los empleadores suelen tener la costumbre de imprimir el archivo y colgarlo en la sala de descanso o en la sala de reuniones.

Eso esta bien en la mayoria de los casos, pero tambien debe guardarlo y enviarlo a todos sus empleados electronicamente. No es dificil de hacer estos dias y da a sus empleados mas responsabilidad.

El Santo Grial

Pasar de la pluma y el papel es algo que todos los restaurantes deberian tratar de hacer. Es tan ahorrador de tiempo que nunca pensaras en volver a la pluma y el papel.

Excel es sin duda una actualizacion de la ruta de lapiz y papel, pero si realmente desea modernizar sus practicas de programacion, demosle un paso mas alla.

Para obtener lo mejor en la creacion de horarios, debe utilizar software dedicado a la programacion de los empleados. Estas aplicaciones no solo crean todo lo que acabamos de cubrir en el tutorial, sino que tambien hay una serie de caracteristicas adicionales que ayudaran en ayudando a su negocio a prosperar.