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Por que deberia dejar de usar una plantilla de programacion semanal de Excel

why you should stop using an excel weekly schedule template
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Por que deberia dejar de usar una plantilla de programacion semanal Ofertas Excel

Microsoft Excel es quizas el software mas utilizado en todos los negocios alrededor del mundo, y tiene sentido por que los gerentes prefieren la plantilla de programacion semanal que Excel proporciona sobre el otro software de hoja de calculo. Puede hacer toneladas de cosas interesantes como calcular el sueldo, sumar el numero de dias laborables en un periodo de tiempo especifico, clasificar y filtrar datos, etc. Estas funciones son solo la punta del iceberg. Excel puede realizar miles de funciones logicas, financieras, estadisticas y de ingenieria.

La mayoria de las empresas instruyen a su equipo de administracion para que utilice plantillas especializadas de Excel con fines de programacion y seguimiento del tiempo. Lo hacen porque casi todo el mundo conoce su camino en la interfaz de usuario del programa. Los gerentes utilizan la plantilla de programacion semanal que Excel proporciona para programar citas y turnos, registrar horas facturables y realizar un seguimiento de su lista de empleados. El software es, sin duda, facil de usar, pero hay un problema fundamental con el uso de esta plataforma de software como fuente principal en la programacion de los empleados. En pocas palabras, es un programa de hoja de calculo, y sus capacidades son limitadas. No fue disenado originalmente para la programacion automatizada, registro automatico de los tiempos de turnos trabajados, o incluso compatible en un dispositivo movil.

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1. No hay entradas automatizadas
Supongamos que tiene alrededor de 100 empleados a tiempo completo. Si esta utilizando Excel, tendra que introducir y clasificar manualmente el nombre, la posicion/rol, el turno, etc. de cada empleado para informar y para satisfacer la disponibilidad de cada empleado. Esta es una tarea que consume mucho tiempo que le llevara al menos una hora de su precioso tiempo todos los dias. Como Excel no es una aplicacion de programacion, no se puede automatizar el proceso de categorizacion. Una aplicacion de programacion le permitiria automatizar todo el proceso para facilitar los informes.

2. Falta de comunicacion
Para que cualquier negocio funcione, la comunicacion efectiva entre los empleados de nivel superior y de nivel inferior es una clave. Cientos de estudios han demostrado cuan importantes son los sistemas de comunicacion en cada negocio exitoso. Cuando utilice la plantilla de programacion semanal que Excel ofrece como programador, tendra que actualizar las programaciones diariamente, luego guardarlo en su equipo, cargar el archivo en un correo electronico y luego reenviar el correo electronico a cada empleado. Una vez completada esa tarea, entonces finalmente podra seguir adelante con el resto de sus tareas diarias de gestion. En una aplicacion de programacion adecuada, todo lo que tendra que hacer es programar las tareas en consecuencia y la aplicacion informara automaticamente a cada empleado de sus tareas para el dia. Este sistema de comunicacion funciona en ambos sentidos. Los empleados tambien pueden enviar solicitudes de turnos de trabajo, y la aplicacion notificara automaticamente al administrador de la solicitud. Excel carece de este sistema de comunicacion.

3. Contribuye a la programacion de conflictos
En Excel, no se puede ver la disponibilidad en tiempo real y las solicitudes realizadas por los empleados. No puede actualizar los cambios a sus empleados en tiempo real. En su lugar, tomara horas procesar la informacion. Todo esto contribuye a los conflictos de programacion, lo que a su vez reduce la productividad de su personal. Tambien causa grietas y puede danar la moral general del lugar de trabajo.

4. No proporciona seguimiento de mano de obra o prevision
Como gerente, es importante ver el panorama general. Usted necesita ser capaz de anticipar futuros escenarios y aprender de los errores hechos en el pasado. Al programar, debe asegurarse de que dispone de suficiente soporte de personal durante las horas punta, al tiempo que evita el exceso de personal durante las horas de trabajo mas lentas. Esto es especialmente cierto para los gerentes de restaurantes. Esta tecnica ahorra mucho dinero, pero la plantilla dehorario semanal que Excel ofrece no tiene la capacidad tecnica en el seguimiento de mano de obra o entidades de prevision.

5. No Protege contra Violaciones de la Ley Laboral
Siempre debe estar al tanto de las leyes laborales mas actuales de acuerdo a su estado o ubicacion geografica, tanto para menores como para adultos. Las leyes laborales protegen a los empleados de trabajar un exceso de horas que no se les permite legalmente trabajar. La plantilla de programacion semanal que Excel ofrece no tiene la capacidad de realizar un seguimiento de cuantas horas ha trabajado un empleado. Si usted no esta de acuerdo con sus leyes laborales, entonces su negocio estara en violacion de no cumplir con la ley, por lo tanto sometiendo su negocio a costosas multas.

6. Complica los registros de horas de trabajoLa
entrada de datos en Excel suele dar lugar a discrepancias entre las horas reales y las registradas. Esto, a su vez, da lugar a disputas en la oficina sobre las horas reales trabajadas. El resultado? La nomina y la productividad tienen un gran exito.

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La Solucion

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Es hora de reemplazar la plantilla de programacion semanal que Excel proporciona como su metodo principal de creacion de programacion con una aplicacion de programacion que simplifique las tareas diarias de programacion para usted. Ahora la pregunta es- Que aplicacion debo elegir?

La respuesta es bastante simple Zip Schedules. Con este software, puede decir adios a todo el estres y dolores de cabeza causados por los conflictos de programacion, la entrada de datos que consume mucho tiempo y las muchas otras tediosas tareas que se acumulan, debido a la entrada de datos de Excel obsoleta. Esta aplicacion es una solucion integral para todas sus necesidades de programacion. Con Zip Schedules, usted tiene acceso a pronosticos, comunicacion en tiempo real, seguimiento de mano de obra, mantenimiento de registros de tiempo y mucho mas

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