scheduling | 13 mins read

La guia completa para elegir el horario de la aplicacion

the complete guide to choosing the perfect work schedule app
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

El problema

Tu dia no va tan bien. Es casi el fin de semana, y su servidor principal lo ha dejado hasta el ultimo minuto para solicitar permiso de emergencia. Todo el mundo sabe que los fines de semana son los dias mas rentables en el negocio de los restaurantes, por lo que no puede permitirse el lujo de ser corto en la cobertura. La pregunta es- como va a resolver este problema?

La programacion de turnos es probablemente la pesadilla de la existencia de cada gerente de restaurante. Es el mas importante, sin embargo, uno de los aspectos mas estresantes del trabajo debido a factores impredecibles que pueden surgir.

Si bien en la descripcion del puesto se puede indicar que se debe administrar delicadamente a los funcionarios de una manera que mejore la eficiencia y reduzca los gastos generales al mismo tiempo que aumenta la moral del personal, la realidad es mucho mas complicada, ya que el trabajo implica tambien diversos factores, como el seguimiento de la asistencia, la aprobacion/rechazo del tiempo-la gestion de horas extras, la asignacion de las personas adecuadas para tareas especificas, la capacitacion de los empleados, los reemplazos de turnos, las emergencias de ultima hora y la comunicacion del equipo. Estas tareas esenciales requieren una gran cantidad de tiempo y energia invertido, con un margen minimo de errores por parte del propietario de la empresa, con objetivos que van desde mejorar la eficiencia hasta reducir los costos de negocio, aumentar la moral y la retencion del personal, etc.

Esta bien establecido que la programacion es uno de los aspectos centrales de la gestion de la fuerza de trabajo. Sin embargo, crear un calendario de trabajo eficaz puede ser dificil, especialmente en la creacion, implementacion y verificacion de que cada miembro del equipo ha visto la programacion mas reciente. Un error en este proceso puede resultar en

  • menos de los horarios optimos
  • falta de personal o exceso de personal
  • reduciendo los margenes
  • de
  • deficiencia en la dificultad de servicio al cliente
  • en la gestion y seguimiento de los horarios
  • abismales empleados de comunicacion del equipo
  • quejandose de


Tambien puede conducir a un equilibrio irregular de turnos, retrasos en la aprobacion y rechazo de solicitudes y doble programacion, horas extras fuera de control, aumento del ausentismo, contratacion frecuente de trabajadores de ultima hora, dificultad para llenar puestos abiertos, la agilidad operativa y la flexibilidad debido a los ajustes manuales de programacion, la dificultad para rastrear y administrar los cambios de programacion y hace que las decisiones empresariales rapidas basadas en datos, como los informes laborales sean muy dificiles de lograr.

The Solution

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Puede la programacion del trabajo ser facil, simple, flexible y eficiente? Si. Una aplicacion de programacion de trabajo puede optimizar los procedimientos de programacion, y es facil de usar en lugar de usar un lapiz y papel, una tabla de cambios o hojas de programacion complejas que hacen que el cerebro sea mas facil.

Las aplicaciones de programacion son una herramienta en linea que permite a las empresas programar empleados sin esfuerzo y presentar esa programacion a sus empleados. Una aplicacion de programacion de trabajo hace que la programacion sea mas facil y consume menos tiempo, por lo que las energias se pueden comprometer en otras tareas del lugar de trabajo.

Una aplicacion de programacion de trabajo de los empleados ayuda a evitar la doble programacion de los empleados para el mismo turno o la programacion erronea de los empleados para tareas que no estan en la descripcion del trabajo o para el trabajo para el que no estan cualificados. La aplicacion tambien garantiza que se programe un numero adecuado de empleados para cada puesto y que los horarios no entren en conflicto con la disponibilidad o las ausencias de los empleados.

La aplicacion tambien aumenta la participacion del personal, mejora la rendicion de cuentas, evita los turnos perdidos debido a la falta de comunicacion, disminuye los costos laborales debido al aumento de los horarios de los empleados y reduce la cantidad de tiempo que la programacion puede tardar, al tiempo que aumenta la moral del equipo de los empleados y mejora la productividad. Una aplicacion de horario de trabajo es flexible, facil de hacer cambios e informa a los empleados sobre las actualizaciones realizadas en el horario.

Hay una pletora de aplicaciones de empleados alrededor con una lista de entregables sobre funcionalidad y eficiencia. Esta guia le ayudara a decidir cual es el mas adecuado para los objetivos de negocio de su restaurante en funcion de todas las caracteristicas a considerar. Una aplicacion ideal debe incluir la siguiente


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1. Facil incorporacion sin sesiones de entrenamiento fisico

Explorar la aplicacion deberia ser facil sin la necesidad de formacion fisica para los propietarios de empresas y sus empleados para participar. La aplicacion ideal de horario de trabajo debe ser facil de configurar y usar, explicar, poseer formas creativas de mantener a las personas comprometidas y ofrecer herramientas para mejorar la productividad. El programa debe ser conveniente y facil de usar para los empleados.

2. Interfaz intuitiva y facil de usar

Una aplicacion de programacion de trabajo no debe ser demasiado compleja y debe proporcionar un acceso rapido y facil a funciones o comandos comunes. Tambien debe estar bien organizado y permitir un acceso sin problemas para localizar las herramientas, configuraciones y acceso deseadospara ayudar a obtener asistencia, sin tener que perderse, confundirse o no estar seguro de como el se supone que se ejecute.

La aplicacion debe ser confiable y tener sentido para el usuario promedio con una explicacion minima. Tambien deberia haber un poco de Inteligencia Artificial (IA) para proporcionar orientacion, sugerencias y notificaciones en caso de nuevos cambios o actualizaciones en el software.

Una interfaz facil de usar tambien significa que configurar los horarios de los empleados solo tomara minutos con ayuda guiada si alguien lo necesita para agregar nuevos empleados, ubicaciones y/o puestos a la base de datos, por ejemplo. La interfaz tambien debe admitir multiples formas de mostrar un horario, ya sea diario, semanal y mensual o individual y departamental.

3. Flexibilidad en todas las ubicaciones empresariales

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La aplicacion ideal de horario de empleados deberia permitirle acceder a su horario de trabajo en cualquier lugar. Deberia poder ver cuando los empleados estan disponibles, sus solicitudes de tiempo libre, swaps de turnos y cuando un turno esta disponible recientemente.

Esto reducira los problemas relacionados con el retraso en la aprobacion o denegacion de solicitudes, modificaciones de turnos y otras formas de cambios de horario, que anteriormente podrian haber requerido una presencia fisica para resolver en persona. Si su restaurante tiene varias ubicaciones, la aplicacion para empleados tambien deberia poder permitirle crear horarios desde una ubicacion remota sin problemas.
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4. Programar Capacidades de Replicacion de Plantillas

Una aplicacion de horario de empleados debe ofrecer la opcion de guardar un horario de trabajo favorito como una plantilla, de modo que pueda reutilizar ese horario existente para crear rapidamente un nuevo horario adecuado a las necesidades de su restaurante.

Ademas, para reducir el tiempo de compromiso durante la configuracion inicial, la aplicacion de horario de trabajo ideal debe tener una plantilla personalizable incorporada para funcionar como un punto de partida facil.

5. Funcionalidades de replicacion (funcionalidad Arrastrar y soltar)

La aplicacion ideal del horario de trabajo de los empleados deberia permitirle mover facilmente los turnos alrededor del horario hasta que se obtenga el resultado deseado. La funcionalidad deberia permitirle mover contenido en la base de datos de la aplicacion para crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla en la que todas las actividades o comandos anteriores se copiaran automaticamente en el proyecto recien creado. Tambien deberia permitir una facil reorganizacion para producir un calendario para una semana o tarea especifica.

6. Versatilidad en dispositivos electronicos

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Una aplicacion ideal de programacion de trabajo debe ser facilmente adaptable, asi como capaz de adaptarse a diferentes plataformas operativas como escritorios, smartphones y tablets. La entrega de contenido debe mostrar una pantalla clara con poca o ninguna diferencia respecto a otras plataformas y debe ofrecer una gran experiencia de usuario tanto al gerente de negocio como al empleado.

Considere que tipo de dispositivo utilizan los empleados y seleccione la aplicacion que seria facil de navegar en sus plataformas moviles o de escritorio.


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7. Mensajeria interna

La comunicacion dentro del equipo debe ser sin problemas. En el entorno tradicional, la comunicacion con el personal puede ser lenta y poco fiable. Encontrar reemplazos, llenar un turno abierto, comunicar avisos de reuniones del personal y notificar a cada miembro acerca de los proximos eventos o cambios en los protocolos y politicas viene con cierto grado de inquietud. Esto conduce a una perdida de tiempo para los gerentes.

La aplicacion ideal de horario de empleados deberia reforzar la comunicacion dentro del equipo. Por ejemplo, las funciones de mensajeria permiten notificaciones push y varias categorias de mensajeria basadas en un sistema de mensajeria interno, que anuncia una valiosa comunicacion de equipo sin estar pegada a un escritorio de oficina.

Con la aplicacion adecuada, los empleados pueden crear, implementar y recibir facilmente archivos, fotos, enlaces, solicitudes, aprobaciones y notas internas. Algunas opciones incluso ofrecen la configuracion de grupos, servicios de correo electronico de grupo, mensajes de texto personalizados y mensajes de texto masivos flexibles para una mejor comunicacion entre gerentes y empleados.

8. Capacidad de prevision

Cuanto mejor pueda pronosticar su horario de empleados, mas rentable sera su restaurante. Una aplicacion de horario de trabajo deberia ayudarte a determinar cuantos empleados necesitarias para todas las ventanas de turnos. Esto ayudara a erradicar los contratiempos, como el exceso de personal o la falta de personal. Ademas, las funciones de prevision tambien determinan el patron de negocios mas lentos y ocupados, en funcion de los dias y la hora de los dias, todo lo cual se alimenta de analisis predictivo.

9. Control de Presupuesto Laboral

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El costo laboral es el mayor del presupuesto de gastos, y ganar control sobre esto puede ser una tarea bastante dificil. Con expertos que sugieren el 45% de los ingresos brutos como objetivo ideal, la mejor aplicacion deberia ayudarle a programar a las personas adecuadas en el momento adecuado, mientras que tambien reduce la mano de obra costos.

Con informacion adicional sobre las ventas historicas y las necesidades predecibles de personal, tendra mas control sobre el presupuesto laboral al crear calendarios. Los datos permitiran que la plataforma prevea cuando necesitara mas empleados trabajando y durante los turnos especificados. Tambien podra indicar donde desea que trabajen los empleados, como en diferentes departamentos o ubicaciones.

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10. Gestion de modificaciones de turnos

La aplicacion debe permitir a los gerentes de restaurantes tomar medidas instantaneas cuando un empleado acepta turnos futuros ofrecidos por sus companeros de trabajo o cuando se toman tiempo libre o cuando cambia su disponibilidad.

Una solicitud de turno que normalmente tarda horas en tratar deberia ser mas facil de sancionar o rechazar. Ademas, en el caso de modificacion de turnos, la aplicacion ideal de horario de trabajo deberia facilitar la asignacion de turnos a los trabajadores.

11. Intercambio simplificado de turnos

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El intercambio de turnos es una ocurrencia regular entre los empleados de la industria de la restauracion. Cuando los empleados no pueden trabajar un turno, esta funcion le permite obtener un control total y ofrecer el turno disponible a otros miembros del personal para asegurarse de que el turno de hecho este cubierto.

Tambien deberia permitir a la administracion confirmar si los empleados especificos seleccionados como reemplazo pueden o no tomar un turno abierto. Tambien se debe notificar a los empleados cuando un companero de trabajo ofrezca un turno a tomar.

Ademas, si los empleados no pueden trabajar uno de sus turnos, pueden darselo a uno de sus companeros de trabajo o negociar por un turno alternativo con uno de sus companeros de trabajo. Esto libera aun mas el tiempo de la administracion.


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12. Seguimiento de asistencia

Una aplicacion de horario de trabajo debe ofrecer relojes de hora virtuales, de modo que la administracion y los empleados puedan realizar un seguimiento facil de sus horarios de entrada y salida, asi como un seguimiento de cuantas horas se trabajan por semana. Esta informacion tambien ayuda a la administracion a completar las actividades de nomina de manera mas eficiente.

13. Actualizaciones automaticas de notificaciones

Esta funcion facilita la comunicacion en tiempo real entre los empleados a traves de la entrega de mensajes internos. Ademas, esta herramienta genera automaticamente alertas del sistema que se envian facilmente a los empleados. Esta herramienta tambien permite la personalizacion para adaptarse mejor a cada empleado.

En un ambito mas amplio, la aplicacion ideal de programacion de trabajo garantiza que los mensajes internos se envien directamente al sistema de bandeja de entrada del empleado asignado correspondiente y confirma la recepcion una vez recibidos. En lugar de recibir notificaciones generalizadas, los empleados pueden optar por recibir notificaciones personalizadas para reflejar las preferencias personales de cada empleado.

14. Basado en la nube

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Esta es una caracteristica vital para una aplicacion de horario de trabajo. Una aplicacion basada en la nube es muy facil de configurar e implementar en sus practicas. Los sistemas basados en la nube tambien tienen la capacidad de acceder a un horario de trabajo desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde casi cualquier dispositivo (en ausencia del dispositivo principal).

Como sistema de programacion basado en la nube, los empleados pueden acceder a la programacion en cualquier dispositivo habilitado para Internet, asegurandose de que siempre saben para que turnos han sido programados. Ademas, esta caracteristica permite un proceso de creacion de horarios mucho mas colaborativo con su equipo incluso cuando no estan dentro de las instalaciones.

Estos tipos de sistemas tambien resultan ser una inversion empresarial valiosa, ya que estan alojados en el servidor del proveedor, donde se actualizan regularmente y se evita la infiltracion de bases de datos. Otra ventaja significativa de esta caracteristica es la automatizacion. Esta subfuncion puede mostrar una lista de empleados disponibles para un turno determinado y puede asignarlos automaticamente en la programacion.

Los beneficios de una aplicacion de horario de empleados no se pueden exagerar y la adopcion de la aplicacion adecuada ayudara a administrar a su equipo. El uso de esta guia le ayudara a seleccionar la mejor aplicacion de horario de empleados que le asegurara pasar menos tiempo programando a traves de la automatizacion, mejorar la comunicacion del equipo, aumentar la moral del personal, administrar el tiempo libre, mejorar la disponibilidad y la gestion de recursos de manera efectiva, evitar errores y la inversion excesiva en energia, ahorrar en costes y mejorar los margenes de beneficio, todo lo cual hara que el restaurante funcione de manera mas eficiente.


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