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Consejos para crear el horario de trabajo perfecto de los empleados

tips for creating the perfect employee work schedule
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Que es un programa de trabajo perfeccionado?

Cada gerente se esfuerza por implementar el horario de trabajo perfecto que beneficia tanto al negocio, asi como favorece a los empleados disponibilidad. Sin embargo, solo algunos pueden realmente tener exito en crear un horario tan ideal.

El hecho es que programar a los empleados es una tarea importante pero muy dificil. Si no se hace correctamente, el negocio puede sufrir mucho. Entonces, surge la pregunta- Como deberia ser el horario de trabajo perfecto?

Si se hace correctamente, su programacion mejorada deberia resultar en

  • conflictos de programacion minimizados
  • Aumento de la administracion del tiempo y la productividad
  • Personal mas feliz y eficiente
Como gerente, desea aumentar las ganancias y mejorar la productividad dentro de su personal. Esto se puede lograr mediante la creacion de un programa de trabajo perfeccionado. Los siguientes son los consejos que le ayudaran a lograr esa hazana.

Conozca mejor a sus empleados

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El primer paso es asegurarse de que conoce a su equipo y tomar nota de los elementos importantes (responsabilidades, obligaciones previas, segundo trabajo, etc.) que podrian afectar a la disponibilidad de sus empleados. Esto le ayudara a la hora de armar el horario.

Otros datos a tener en cuenta pueden incluir el nombre del empleado, las habilidades, las certificaciones, el tipo de personalidad, etc.

Siempre que desee llenar un agujero en cualquier turno, puede simplemente consultar estas notas para tomar una decision informada. Saber estas cosas te ayudara a ver la imagen mas grande y tambien te facilitara el siguiente paso.

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Priorice a sus mejores empleados

Si aun no sabe quienes son sus mejores empleados, es hora de determinar quienes son.

Usted sera capaz de identificar a sus mejores empleados con la ayuda de una lista hecha en el paso anterior. Despues de establecer quien es o quienes son, cree el calendario de programacion de trabajo alrededor de ellos. Esto asegurara que sus mejores empleados esten trabajando en el turno mas adecuado, lo que aumentara la productividad en el lugar de trabajo.

Por ejemplo, programar a sus empleados mas fuertes durante las horas punta ayudara en ultima instancia a aumentar las ganancias y la eficiencia. Ademas, se asegurara de que los empleados menos capacitados o nuevos tengan a alguien a quien mirar y seguir su ejemplo para hacer el trabajo.

Establecer un Sistema de Comunicacion Eficaz

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En cualquier negocio, la comunicacion es clave.

Como gerente, es su trabajo asegurarse de que los empleados estan recibiendo la informacion que necesitan para hacer su trabajo bien. Esto solo puede ocurrir a traves de un metodo de comunicacion eficaz en el que la informacion pueda fluir en ambos sentidos. Puede utilizar una aplicacion de programacion, algunas de las cuales incluyen sistemas internos de mensajeria instantanea.

Esto tambien le ayudara a configurar su calendario de horario de trabajo, ya que identificara quien esta disponible para los turnos y quien no lo es, a su vez, reducira los conflictos de programacion.

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Registrar el Programa de Trabajo lo antes posible

Finalice y distribuya el nuevo calendario de trabajo al menos dos semanas antes del final del actual. Esto le dara a sus empleados un monton de tiempo para elaborar su calendario personal y compromisos, comunicarse con usted en que hora no estan disponibles, cambiar turnos o encontrar un sustituto, etc

Esto se puede hacer con la ayuda de una aplicacion basada en la nube que se distribuya la programacion mas actualizada de forma virtual y en tiempo real a todos sus empleados.

Como gerente, tambien es su deber honrar las preferencias de trabajo y las solicitudes de tiempo libre de sus empleados tanto como sea posible. Mantendra la moral y aumentara la satisfaccion de los empleados con su trabajo y entorno laboral.

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Permita que sus empleados sean proactivos

Esta es una gran manera de quitarte algo de carga de los hombros.

Comience haciendo horarios para sus mejores empleados y luego de a todos acceso a este calendario de horarios de trabajo incompletos para que puedan completar turnos abiertos de acuerdo a su disponibilidad para el trabajo. Luego, despues de una cierta cantidad de dias, restrinja el acceso y trabaje personalmente los turnos abiertos restantes de acuerdo con los requisitos del negocio y las preferencias de su personal. Todo el mundo tendra oportunidades justas, lo que conducira a un equipo mas feliz y mas eficiente en el lugar de trabajo.

Ademas, deje que los empleados encuentren sus propios sustitutos cuando quieran un tiempo libre, pero asegurese de que las cosas no se vayan de las manos. Que todo el mundo sepa que usted sigue siendo el jefe y que todo necesita ser aprobado por usted primero. Ademas, asegurese de que el sustituto es el ajuste adecuado para esa posicion habilidades en cuanto a.

Crear un grafico de disponibilidad

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Cuando un empleado no puede encontrar un sustituto para cubrirlo, ahi es donde la tabla de disponibilidad es util.

Actua como plan B en caso de que se produzcan circunstancias imprevistas. Un grafico de disponibilidad es solo una lista donde la disponibilidad de cada empleado para el trabajo se documenta como dias y horas. En caso de alguna emergencia de ultima hora, puede llamar a la persona adecuada disponible en ese momento para recoger un turno extra.

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siempre un plan de copia de seguridad

Al ser gerente, debe mirar el panorama mas amplio y prepararse para cualquier emergencia de antemano.

Es por eso que es una buena practica tener siempre un plan C en caso de que el plan B no pueda funcionar. Por lo general, incluye tener una lista confiable de antiguos empleados (que se fueron en buenas condiciones) y futuros empleados (que aun no han sido contratados por su empresa).

Si un empleado determinado no esta disponible para el turno y no puede encontrar un sustituto en la tabla de disponibilidad, puede llamar a alguien de la lista para ver si quiere aprovechar esta oportunidad. Nunca se sabe, verdad?

Tener

al maximo las mejores herramientas de programacion

Por ultimo, pero no menos importante, siempre debe estar en la busqueda de la ultima tecnologia para mejorar sus practicas de trabajo.

Zip Schedules es una aplicacion de programacion confiable que le ayudara a hacer todas las tareas de esta lista y mas. Con esta aplicacion, ya no tendra que preocuparse por la disponibilidad de sus empleados y las barreras de comunicacion. Tambien puede enviar notificaciones a sus empleados sobre sus horarios para que puedan abordar los conflictos de calendario de trabajo con su calendario personal si los hay.

Aproveche

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