Excel

scheduling October 12, 2020

Michelle Jaco

ライター

技術の進歩に伴い、多くの組織は、現在利用可能な最新のスケジューリングソフトウェアの使用を開始することを決定しました。

一部の組織では、Excel などのマイクロソフトのプログラムのみを使用して従業員のスケジュールを作成する場合など、古い方法で作業を行う方法が設定されていますが、古い方法が、長期的にビジネスに実際に費用を払うか、実際にコストを引き出すかを検討することが重要です。

それでは、従業員のスケジュール作成プロセスでMicrosoftスケジューリングソフトウェアを使用することの長所と短所を見てみましょう。

アンスプラッシュライセンスの

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1.従来の使用
多くの組織は、従来のスケジューリング方式に固執しています。これは、以前のやり方に慣れているからです。「壊れていない場合は修正しないでください」ということが分かっています。

彼らはそれに慣れて成長しているので、多くは、従来の彼らの標準によってそれを作って、ソフトウェアを使用し続けます。

2.
Excelのような適応性のMicrosoftソフトウェアは、それが多くのマネージャーのためのお気に入り作り、高度かつ簡単に適応可能です。

さらに、簡単にカスタマイズできます。フォント、色、全体的な外観を選択できます。使いやすい機能とカスタマイズ性により、マイクロソフトのスケジューリングソフトウェアはファンのお気に入りです。

3.
簡単にアクセスできる簡単にアクセスできるこのマイクロソフト製品を選択するためのもう一つの重要な要素です。

自動スケジューリング方法は長期的には有益ですが、一部の組織では短期的な修正が好まれます。

多くの組織は、従業員の中には、過度に洗練されたソフトウェアであると信じているものの新しい技術に適応できない可能性があることを懸念しています。そのため、代わりに、同じスケジュール方法を使用し続けています。

にExcelを使用する短所

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マイクロソフトのスケジューリングソフトウェアを使用する利点は既にあります。それでは、従業員のスケジューリングのためにExcelを使用するときに経験することができる短所を見てみましょう。

1.管理の難し

あなたのサービスの品質を保証するためには、利用可能なリソースをすべてそれに応じて配布する必要があります。たとえば、2人の経験豊富なウェイターと4人の研修生が常駐している場合は、少なくとも1人の経験豊富なウェイターが新しい従業員と自分の知識を共有する義務に常にあることを確認する必要があります。自動スケジューリングソフトウェアなしでは、フォールトプルーフでカスタマイズ可能なスケジュールを毎回開発することはほとんど不可能であり、エラーと競合します。
Excelのスケジューリング方法は、自動的にすべての従業員を追跡することが困難になり、現在の従業員と元従業員を追跡することはありません。したがって、スタッフの人数が変更されるたびに、手動でこれらの変更を行う必要があります。
既存のスケジュールに直前の調整を行うと、従業員の「無ショー」と「スケジュールのギャップ」が原因で、混乱を招く可能性があります。これらはいくつかの一般的な結果であり、自動化されたソフトウェアを使用することで回避できます。

2.将来の問題

ビジネスの成長に伴い、自動スケジューリングソフトウェアの助けを借りずに、新しい支店、従業員、場所などを管理することは困難になります。
あなたの従業員のスケジュールのためにExcelを使用すると、現在の状況では大丈夫と思われるかもしれませんが、緊急時には、管理の困難がより頻繁に発生します。たとえば、次のピークシーズンのためにパートタイムのウェイターを雇うことに決めた場合、自動スケジューリングなしで非常に多くの従業員を管理することはより困難に思えるかもしれません。

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Excel スプレッドシートを使用したエラーと競合のスケジューリングは、エラーのない方法ではありません。このスケジューリングプロセスでは、スケジューリングの競合を回避するためのさまざまなツールがありません。
Excel では、エラーやスケジュールの競合を追跡することは容易ではありません。すべての新規参入者が夕方のシフトで混雑している間、すべての経験豊富なウェイターが朝のシフトに整列している場合たとえば、それは顧客への品質の悪いサービスにつながる可能性があります。ただし、Excel のスケジューリング方法を使用してこの種類の問題を簡単に特定または解決することはできません。

4.従業員の不満

従業員の個人的なスケジュール設定や可用性を無視すると、高い売上高につながる可能性のある、従業員の不満、。研究によると、従業員は仕事を離れるための他の理由と比較して、不都合なスケジューリングのために、より頻繁にジョブを切り替える傾向があります。

5.配布とコミュニケーションの問題

あなたは従業員のスケジューリングのためにExcelを使用している場合は、印刷されたコピーを配布するか、電子メールで送信する必要があります。あなたは流通プロセスに多くの時間、エネルギー、お金を費やす必要があります。

6.時間の浪費

週単位の従業員スケジュールを作成するプロセスは、非常に負担がかかり、貴重な作業時間を消費する可能性があります。残念ながら、手作業によるステップバイステップのプロセスであるため、プロセスを迅速化する方法はありません。自動スケジューリングソフトウェアを使用すると、カスタマイズ可能な組み込みテンプレートを週単位で使用できるため、時間と労力を大幅に節約できます。

マイクロソフトのスケジューリングソフトウェアは、Excelのように、短期的なソリューションに使用できます。しかし、自動スケジューリングソフトウェアを使用すると、長期的にはより多くのメリットを得ることができます。