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7 強力な従業員スケジューリングシステムを開発するためのヒントマネージャー

7 tips for developing a strong employee scheduling system
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

従業員のスケジューリングは、パートタイム、フルタイム、およびフリーランスの従業員のためのスタッフの可用性を監視し、それに応じてそれらの従業員をスケジューリングするプロセスです。

マネージャーとして、仕事の主要な部分は従業員のスケジューリングに専念していると同時に、絶えず変化するビジネスニーズを満たすために定期的な更新や調整を行う膨大な時間を費やしている可能性があります。

日付付きのスプレッドシート・テンプレートや従来のスケジューリング・プラクティスの使用からビジネスが直面する課題を克服するために、従業員のスケジュール・プログラムを利用して、従業員の生産的な協力とシームレスな運用を確保できます。

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従業員のスケジューリング挑戦を作ることができる寄与要因は、随時発生する可能性予想外の障害によるものです。時折、一部の従業員は個人的な日や病気休暇を取る必要があります。これは、病気、家族の問題、または個人的な理由による可能性があります。従業員はまた、柔軟なスケジューリングを必要とし、指定された時間のみ作業するように要求することができます。このような状況のために、それは確かにタスクのスケジューリングを困難にする可能性があります。

1つの間違いは、人員超過または人員不足につながる可能性があります。人員超過は、遅い作業ウィンドウの間に従業員の過剰をスケジュールすることによって、不必要にお金を無駄にすることができ、人員不足は、顧客サービスが悪くなり、その結果、顧客のニーズに傾向があるために十分な従業員が働いていないために売上高の損失につながることができます。スケジュールのエラーは、あなたの労働力が成長し続けるにつれて、ますます厄介な成長することができます。スケジュールの作成に競合がある場合、それは深刻な従業員の不満のために、仕事の質に影響を与える可能性があります。さらに、この競合を修正しようとすると多くの時間が無駄になります。

これらの課題を克服するために、企業は人材と管理スタッフを雇用しますが、そうすることで、問題は完全に修正されていません。翌週の勤務名簿の作成には、毎週 8 時間以上を費やすことができます。大規模な労働力組織では、その週のスケジュールを作成するためにさらに多くの時間が記録されます。

適切なスケジューリングは、あなたのプロセスに従業員のスケジューリングプログラムを実装することは、そのような障害を克服するのに役立つことができる理由である、確かに重要です。

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それは十分に簡単に聞こえるかもしれませんが、スタッフのスケジュールを維持することは簡単な作業ではありません。管理者は、多くの場合、スケジュールミシャップの結果、先週の計画と準備が困難な時間を持っています。

従業員のスケジュールの一貫性を維持し、従業員の可用性の正確なログを維持することは、ビジネスの幸福のために不可欠です。プロセスを合理化するためのソリューションは、スケジュールオーバーまたはアンダースケジューリングが発生した場合に非効率性を検出し、無駄な時間を減らし、特にピーク時の生産性を向上させることで構成する必要があります。

高度なソフトウェアを使用すると、マネージャは従業員のスケジュールを簡単に改善できます。使いやすいアプリケーションにより、マネージャと人事担当者は、長期休暇、病気休暇、有給休暇(PTO)日など、各従業員の可用性と休暇のリクエストを追跡できます。この機能を使用すると、作業できない従業員をスケジュールするエラーは否定されます。マネージャは、この情報を使用して、各シフト内の現在の勤務従業員の休憩、職務、およびタスクをより効果的にスケジュールすることもできます。

ここでは、強力な従業員のスケジューリングシステムを開発するための7つのヒントを紹介します。

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それでもスプレッドシートを使用する場合は、スケジュールを少し変更すると、従業員の作業日全体に大きな波及する可能性があることに注意することが重要です。たとえば、デスクトップに常駐し、そのドキュメントにログインし直して編集を行い、ドキュメントを保存して再印刷し、更新されたスケジュールをすべての従業員に再配布する必要があります。このような直前の変更を修正することは絶対的な悪夢であり、すべての従業員が変更が行われたことを認識しているわけではありません。

使いやすいモバイルアプリケーションにより、従業員のスケジュール要求を短時間で承認または拒否できます。更新のたびに、スケジュールが公開または更新されるとすぐに、テキスト、電子メール、またはモバイルアプリを介して各従業員に通知されます。

さらに、お気に入りのスケジュールを作業テンプレートとして保存し、そのスケジュールを翌週に適用することもできます。また、テンプレートを再利用して、新しいスケジュールに転用することもできます。

それは、従業員のスケジューリングに来るとき、ビジネスオーナーのための目標は、スケジュールの生成に費やす時間を削減することに焦点を当てる必要があります。そうすることで、時間、お金、リソースを節約できます。効果的かつ技術的に高度なスケジューリングプログラムを利用することは、確かにそれを行います。

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2 improve communication with your team 1566326443 3359

今後のシフトや一般的な更新のスケジュール変更について従業員に通知することは、本当に面倒です。内部メッセージングシステムを使用すると、すべての人をループに保つことができます。新しいスケジュールが公開されるたびに、従業員に自動的に通知されます。マネージャは、チーム全体または従業員の別々のグループに新しいメッセージを送信して、スケジュールの変更、最新のニュース、および会社内のイベントを即座に通知することができます。

従業員は、同僚とコミュニケーションを取ることによって、これらのメッセージングプラットフォームを活用することもできます。効果的なコミュニケーションは、従業員が自分の役割を理解し、何をする必要があるかを理解するのに役立ちます。さらに、チームメンバー同士がポジティブな雰囲気の中でコミュニケーションを取れると、お互いを信頼でき、最終的には仕事の生産性が向上します。

アプリケーションには、従業員がシフトスワップ要求に応答したり、別の従業員のシフトをカバーしたりできる機能があり、全員が同じページにいるようにします。マネージャは、ビジネスに関連する重要なアラートや指示を送信することもできます。このアプリケーションは、電話番号などの機密情報を共有することなく、従業員間の移動通信を可能にします。情報の機密保持のため、個人情報やデータが漏洩する可能性はありません。

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このプログラムを使用すると、マネージャは、従業員がシフトを提供したとき、従業員が同僚のシフトを受け入れるとき、または可用性が変更されたときなど、従業員のアクションをリアルタイムで追跡および監視できます。

従業員スケジューリングシステムを利用する場合、従業員はスケジュールにアクセスするために毎回システムにログインする必要はありません。スケジュールはスマートモバイルデバイスを介してプッシュ通知で受信できるからです。つまり、従業員はスケジュール変更に迅速にアクセスして対応でき、スケジュール作成プロセスの遅延を回避できます。

スケジューリングを支援するアプリのもう 1 つの利点は、従業員が「休む」リクエストを送信できることです。マネージャーは即座に通知され、リクエストを承認または拒否できます。これは、誰が利用可能であり、誰がそうでないかをマネージャーに知らせるのに役立ちます。このような効果的な従業員スケジューリングプログラムでは、すべてのタスクが時間通りに行われます。これにより、スタッフが満足し、ストレスが少なくなることが保証されます。幸せなスタッフは、より多くの生産性を意味します。

予測エンジンは、以前の売上と取引に基づいてビジネスを分析する機能を提供し、その日の事業計画と予測を正確に推定できます。会社の経営と運営体制を強化するには、適切な人員をスケジュールするための計画を立てる必要があります。

必要なときに支援が不足しているため、顧客は通常、施設を離れ、ビジネスに欠場します。調査によると、売上の 6%が サービス不足のために失われています。

優れたアプリケーションは、革新的な予測ツールと統合する必要があります。これにより、スケジュールに関するニーズを正確に予測し、顧客の要求に基づいて、特定の時間に特定の日にスケジュールする従業員が増えるか減らすかを予測できます。適切なスタッフを適切なタイミングでスケジュールすることで、顧客サービスが向上し、顧客ロイヤルティが向上し、顧客満足度が上がるほど、ビジネスは成功します。

この機能はまた、毎日の見積もりを提供し、1日の労働予算の制御に役立ちます。これは、従業員スケジュールを作成する場合に特に役立ちます。これは、販売の優先労働率をガイドとして設定できるためです。

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5 increase employee satisfaction 1566326443 6344

優れたスケジューリングソフトウェアは、従業員が利用可能なときにのみ作業するようにスケジュールされていることを確認する必要があります。これにより、従業員のスケジュール超過を回避できます。これにより、その日の収益よりも高い支出が発生する可能性があります。この機能はまた、あなたが彼らのシフトを短くする必要があることを通知し、あなたの従業員との厄介な会話を回避します。過度なスケジューリングを避けると、従業員は幸せになり、皆の時間は適切かつ最大限に活用されます。

現在、労働力の 53% である職場での評価が少なくなります。従業員は、最低限必要な作業を行いながら、通常、仕事に姿を見せます。彼らはまた、わずかに良いオファーのために会社を離れる可能性が高くなります。

明るい面では、「従事した」労働者、彼らの仕事に熱中し、コミットしている人々の割合は、現在、労働者の 34% を占めています。研究が最初に2000年に実施されたとき以来増加する。

満足した従業員はまた、長期的に組織にとどまることが期待されています。つまり、離職率と無数のインタビューの面倒なサイクルを心配する必要はありません。従業員維持率の向上は、より幸せな従業員がより懸命に働き、チームでの業績を向上させ、一般的に生産性を向上させるため、ビジネスの成功と成長に寄与することを覚えておいてください。

スプレッドシートを使用して作業時間を追跡すると、実際の作業時間と登録時間の間に不一致が生じることがあります。強力な従業員のスケジューリングシステムを使用すると、管理者は簡単に従業員のパンチ、すなわち、従業員の出勤と退勤時間を追跡することができます。これは、賃金と労働時間に関する紛争を回避するのに役立ちます。各シフトを分まで追跡することで、総賃金支出を計算することができ、このリアルタイム情報は、不要な支出を削減する属性になります。

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7 make schedules easily accessible 1566326444 9031

従業員は、ノートパソコン、スマートフォン、タブレットを通じて、いつでも、事実上どこからでも、自分のスケジュールに簡単にアクセスできる必要があります。

アプリケーションへの便利なアクセスにより、通信アクセスが簡単になります。メッセージングは、従業員から従業員へ、だけでなく、従業員とマネージャの間で行うことができます。この機能は、従業員が最後の分シフトを行うことができず、すぐに経営陣に通知する必要があることを発見した場合に特に有益です。

従業員のスケジューリングソフトウェアソリューションを日常業務に統合することから大きな手掛かりは、ビジネスの改善を促進するために他の分野で節約され、利用される時間の量です。

Zip Schedules を使用すると、ビジネスの円滑な運営を維持するために、それに応じてすべての業務とスタッフを最適化することができます。シームレスな運用によりパフォーマンスが向上し、労力と時間を収益に集中できます。

効果的な従業員のスケジューリングプロセスを保有するには、私たちが慣れてきた古いプラクティスを手放し、高度なソフトウェアソリューションシステムにアップグレードする必要があります。エラーのないスケジュールを作成し、ビジネスに必要な柔軟性を与え、収益の増加につながります。

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