1日をより生産的にする10の時間管理スキル

主な時間管理スキルは何ですか？

時間管理は、生産性の優先順位付けと管理に役立つので、日常生活のあらゆる側面にとって有益です。優れた管理スキルは、時間をよりよく投資し、望ましい結果を達成するのにも役立ちます。時間管理スキルは、より多くの時間を割く必要があるタスクと、特定のタスクを最も効率的に完了する方法を決定するのに役立ちます。作業日とタスクを効率的に計画するのに役立つ基本的な時間管理スキルは次のとおりです。
組織-タスクリストを準備すると、アクティビティの日次マップを作成し、時間を効果的に管理できます。このリストは、毎日のタスクと各タスクに割り当てられる優先度を管理するためのガイドとして機能します。リストを整理すると、重要なタスクを管理しやすいコンポーネントに分割するのにも役立ちます。
目標の設定-目標を設定すると、目的と目的を定義し、必要な期間内に目標を達成するための計画に集中できます。目標は短期的にも長期的にも可能で、キャリアの成功につながる可能性があります。
コミュニケーション-効果的にコミュニケーションをとることができると、信頼を築き、計画を明確に述べることができます。コミュニケーションは、紛争の防止と解決に不可欠です。コミュニケーションは、効果的な時間管理のための重要なタスクに集中するのに役立ちます。
柔軟性：直前の変更に対応できるように、スケジュールを柔軟に保つ必要があります。あなたは毎日の仕事の前に完了しなければならない緊急のタスクを得るかもしれません。毎日のスケジュールは、土壇場での緊急事態に備えるためのスペースを確保できるように準備する必要があります。

時間管理スキルの重要性は何ですか？

雇用主または従業員として適切な時間管理スキルを持つことが重要です。これにより、より困難ではなく、よりスマートに作業できるようになり、より少ない労力で最小限の時間でより良い結果が得られます。ここでは、就業中の効果的な時間配分の重要性について説明します。
パフォーマンスの向上-毎日の目標計画中に、タスクを達成するために何が必要か、どのくらいの時間がかかり、そのタスクがどれほど重要であるかをよりよく理解できます。これにより、先延ばしにすることなく、先のタスクに集中でき、パフォーマンスが向上します。
より良い機会：効果的な時間管理手法を実装できれば、日々のタスクを効率的に完了することができ、貴重な従業員となり、キャリア成長の機会を増やすことができます。
自信をつける：適切な時間管理スキルがあれば、毎日のタスクを期限付きで完了することができ、達成感と自信が高まります。日々のタスクを効率的に終えることができることは、より良い見込み客のために管理スキルを向上させる動機となります。
効率的になる-時間を効率的に管理できれば、仕事に集中できます。これにより、時間を無駄にすることなく、1日とタスクをより適切に計画できます。

時間管理スキルを向上させる方法は？

すでに説明したように、時間管理スキルを向上させることで、より効率的になり、より短時間でより多くのことを達成できます。ここで、時間管理スキルの向上に役立つ時間管理のヒントを見てみましょう。
良い習慣を強化する：毎日のスケジュールに時間管理のテクニックを実装すると、特定のスケジュールと作業モードがあり、期限内に毎日のタスクを完了するのに役立ちます。マナー。あなたのスケジュールに固執するモチベーションになる報酬を探してください。
中断する時間がある：作業中に気を散らしたり中断したりしないことは不可能です。重要なプロジェクトについて予想以上に長く話し合うことになり、他のタスクに費やす時間が短縮されることもあります。予定外の中断に対処できるように、スケジュールに時間を空けておきます。
言ってはいけない：あなたが持っている時間はあなたにとって最も貴重な資源であるべきです。したがって、完了する必要のあるタスクに効果的な時間を割り当てるには、非常に明確な境界を設定し、日常業務に関係のないタスクにノーと言うことを学ぶ必要があります。
テクノロジーの活用-今こそ、時間を効率的に管理するのに役立つソフトウェアに投資する絶好の機会です。タイムトラッキングアプリに投資したり、HubworksのZipSchedulesなどのソフトウェアを使用することで、タスクに費やした時間を追跡し、毎日のスケジュールをより適切に管理するための最適な方法を見つけ出すことができます。
これまで、自分で使える時間管理スキルについて議論してきました。しかし、ビジネスオーナーとしても、従業員のタイムスケジュールを管理できる必要があります。ここでは、日々のビジネスを効果的に運営するのに役立つ管理のヒントについて説明します。

1。委任

ビジネスオーナーまたはマネージャーは、すべてのタスクが適切なタイミングで完了するように、従業員にタスクを委任できる必要があります。委任とは、管理スキルを使用して、最も適した人にタスクを割り当てることです。オーナーまたはマネージャーは、複雑さ、タスクを実行できるユーザー、タスクをどれだけ早く完了する必要があるかに基づいて、すべてのタスクを評価し、最も簡単なタスクから始めることができます。これにより、時間と毎日のタスクフローを効率的に管理できます。
特定のタスクに最も適した従業員を見つけると、最初はパフォーマンスやコミュニケーションに問題がありますが、間もなく従業員と実行するタスクのバランスが取れます。また、バックアップを保持し、1 種類のタスクに 1 人だけを割り当てないようにします。その人が不在または辞めた場合、タスクが予定どおりに完了することを確認するために引き継ぐことができる別の人がいるはずです。

2。優先順位付け

作業期間の開始時に、やるべきタスクのリストを作成し、すぐに完了しなければならない重要なタスクをマークします。次に、時間がかかりますが、優先度リストの上位にはないタスクをマークします。リストを並べ替えたら、それに応じて時間管理を計画します。ワークフローに集中すると、毎日のスケジュールを効率的に完了し、その日の重要なタスクを完了することができます。
ここでは、効果的な時間管理のためにタスクを分割し、緊急で重要なタスクを自分で実行し、緊急ではないが重要なタスクを迅速に完了できる従業員に委任し、緊急ではないが重要なタスクを将来実行するようにマークし、緊急でないタスクと重要でないタスクを削除する方法を示します。

3。スケジューリング

あなたと従業員の時間のスケジュールを事前に整理することは必須です。実行する必要のあるすべてのタスクをリストし、管理可能なコンポーネントにタスクを分類します。完了したタスクをチェックすると、モチベーションが保たれます。より良い時間管理のために、タスクを仕事、自宅、個人のカテゴリに分け、タスクを完了できる時間を割り当てます。
従業員の時間を管理するには、まず時間と出勤データを確認してスタッフの空き状況を確認し、従業員の好みを確認する必要があります。アベイラビリティが得られたら、需要に従って従業員をスケジュールし、日々のワークフローの効果的な時間管理を確保できます。

4. 期限の設定

すべての必要な、または重要なタスクには、効果的な時間管理を確保し、効率的に完了するための期限が必要です。達成可能な期限を設定するタスクの性質を念頭に置いてください。タスクの期限を設定するときは、タスクを完了するために必要な是正措置を確認して実施する時間を確保してください。作業の進捗状況を監視し、フィードバックを提供してください。効果的な時間管理は、自分が処理できる以上のことを終わらせようとしないことも意味します。
完璧になろうとしないでください。これは、タスクが完璧に行われるようにするためにより多くの時間を費やすことを意味します。時間をうまく管理するには、完璧さとタスク完了のバランスを取る必要があります。

5。先延ばしをなくす

明確な目標が設定されていないと、先延ばしにしがちです。時間管理スキルが低いと、気が散りやすくなります。効果的な時間管理とは、時間とワークロードを効率的に管理することです。先延ばしにする原因を特定し、それぞれの原因を取り除くことができる行動計画を見つけます。
各タスクを管理しやすいコンポーネントに分割し、期限を割り当てて、より優れた時間管理に集中できるようにします。先延ばしをやめる説明責任構造を構築する。

6。ストレスを避ける

時間内に作業を完了できないとストレスがたまり、生産性にも影響します。ストレスを感じたら、少し離れて呼吸をしてリラックスすることをお勧めします。優れた時間管理は、リストを管理し、重要なタスクに優先順位を付け、期限を設定してストレスレベルを下げるのに役立ちます。また、集中力を維持し、注意散漫にならないように、対処スキルを身に付ける必要があります。ワークフローに優先順位を付けるための管理スキルの向上は、ストレスへの対処にも役立ちます。

7。マルチタスクを削減

私たちの多くは一度に複数のタスクを引き受けますが、時間とワークフローを効率的に管理するには、一度に1つのタスクに集中することをお勧めします。マルチタスクは優れた時間管理の敵です。To-Do リストと締め切りは、先に進む前に 1 つのタスクに集中するのに役立ちます。
一度に多くのタスクに集中しすぎると、マルチタスクによって生産性が低下します。時間を管理する最善の方法は、ミスを避けるために、設定された時間内に1つのタスクを実行することです。

8。一日を早く始める

その日の早いスタートを切ることで、日々のワークフローについて考え、計画する時間が得られます。あなたはしばしば落ち着いていて一日の早い段階で頭がはっきりしていて、日が経つにつれてエネルギーレベルが低下します。
予定を立てる前にタスクを開始すると、事前にタスクの準備を終えることができるため、時間管理に役立ちます。また、タスクを処理するための戦略を立てることができ、先延ばしや注意散漫を回避するのにも役立ちます。
必要以上に早く開始すると、時間を管理しやすくなり、タスクを完了する前に是正措置やクロスチェックの余地を残すことができます。

9。休憩時間をスケジュールする

効果的な時間管理とは、ストレスや生産性の低下を避けるために休憩時間を与えることです。休憩をスケジュールすると、リラックスしてより多くのエネルギーで仕事に戻ることができます。また、退屈やモチベーションの欠如を避けるのにも役立ちます。休憩が予定されていることがわかっている場合は、休憩前にできるだけ多くのタスクを完了することに集中します。
ストレスを感じているときはいつでも、ストレスが多すぎると生産性に影響し、体に負担がかかるため、しばらく休憩してください。休憩時間を確保することで、仕事に圧倒されたり、生産性が低下したり、疲れてやる気のない労働者を避けることができます。時間を管理して、仕事と休息のバランスをとってください。いつ休憩を取るかを学ぶことは、ストレスにうまく対処するのにも役立ちます。

10。To-Doリストにこだわる

その日のスケジュールを設定したら、すべての重要なタスクと休憩の効果的な時間配分を念頭に置いて、計画どおりにスケジュールを守ってください。新しいタスクが追加される場合は、緊急事態に備えて確保した時間内にタスクを効果的に完了できる時間があるかどうかを確認してください。そうでない場合は、委任します。To-Doリストは時間管理スキルのマップであり、集中力を維持する必要があります。割り当てられた時間内には非常に多くのタスクしか実行できないことを上司またはマネージャーに伝え、それ以上引き受けることができないことを伝えます。邪魔されることはないことを伝え、目の前のタスクだけに集中してください。