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Excel で毎日のスケジュールテンプレートを作成する方法ペンと紙を使用して従業員のスケジュールを作成しても、プロセスに飽きている

how to create a daily schedule template in excel
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

あなたがまだペンと紙を使って従業員のスケジュールを作成し、プロセスに疲れて成長しているそれらのビジネスの一つなら、あなたは正しい場所に来ています。

毎日のスケジュールテンプレートExcelを作成することはロケット科学ではありませんが、以前にそれを使用したことがない場合、プログラムに順応するのは少し難しいことがあります。ただし、スケジューリングプロセスをアップグレードすると、ビジネスが推進され、手書きのスケジュールよりもはるかにスケーラブルになります。

ペンと紙は、おそらく集計表を作成するのに最も使用されるツールであり、それがまだそれを使用しているかもしれない理由です。しかし、それはそのようなべきではありません。

Excel で簡単なスケジュールを作成するときの基本と、今後のスケジュールプロセスを改善するために何ができるかについて見ていきましょう。

理由

ペンと紙によるスケジュール作成は、コンピュータの適用以前に使用されていた日付付きのツールですが、この日や時代でこの方法を利用することが大きな欠点であることが証明されています。

それはあなたの仕事生活を楽にするために何もしないので、非効率で、多くの点で逆効果的です。全く逆に、それは実際にあなたの人生をはるかに困難にするのに役立ちます。

たとえば、日次スケジュールテンプレートを作成中に間違えた場合、スケジュールに加えられた変更について、すべての従業員を修正して更新することははるかに困難です。それに加えて、チームの全員にスケジュールを配布する簡単な方法はありません。

さらに、すべての従業員にスケジュールを配布する方法は3つあります。

  1. 配布の最初の方法は、従業員に個別に電話し、彼らの今後のシフト時間が何であるかについてそれらを更新し、彼らは正確にこれをメモし、彼らは正しい時間に適切なシフトのために現れることを期待していることを信頼することです。
  2. 2番目の方法は、共通の領域にスケジュールを投稿し、チームの各メンバーが最新のスケジュールを見ることを口頭で要求することです。
  3. 3 番目の方法は、スケジュールの複数のコピーを印刷し、各従業員に 1 つを与えることです。環境と保全のための素晴らしいオプション...

スケジュール作成にペンと紙の使用をやめる必要がある

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Unsplash License Excel を活用してスケジューリングプロセスを容易にする

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最初の利点として、Excelで 毎日のスケジュールテンプレート を作成する方がはるかに簡単です。線形の列と行で構成されるテーブルに定式化されたプリセットグリッドがあります。自分で描く必要はなく、インク汚れの心配もありません。

編集もExcelでとても簡単です。消しゴムを使用する必要はなく、最初のミスの痕跡が残っています。代わりに、ボタンをクリックするだけで、リビジョンが適用されます。その後、新しい情報を入力すれば完了です。

スプレッドシートの配布もはるかに簡単です。今日では、誰もがチャットアプリケーションのいくつかの種類を使用して、頻繁に自分の電子メールをチェックします。Excelドキュメントを配布するには、グループを作成し、Web経由でファイルを送信するだけです。

Excelで毎日のスケジュールテンプレートを作成する方法は次のとおりです。

Excel を開くと、新しいスプレッドシートが表示されます。識別しやすくなるような名前を付けた方がいい

9 月 2 日から 9 月 15 日のスケジュールを作成する場合は、ファイルを「9 月 2 日-15 日」にすることをお勧めします。

見出しに名前を付ける最も簡単な方法は、従業員名に関する最初の列を作成し、曜日に関する次の列をすべて作成することです。期間を長くする場合は、日付に関する列を作成します。

役立つヒント 少なくとも 2 週間前にスケジュールを作成 することをお勧めします。これにより、競合を解決するためのスペースが増えるだけでなく、従業員にとっても容易になります。

スタイルを追加して集計表をさらに整理するには、すべての見出しを太字にし、行を色分けします。列を@@

太字にするには、列をクリックし、Ctrl キーを押しながら B キーを押します。列に

色を割り当てるには、列を選択し、塗りつぶしアイコンを探します。

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すべての従業員は、最初の列の下に行く必要があります。別のシステムがある場合は、名前またはIDを使用できます。

毎日のスケジュールテンプレート Excel を作成するときは、従業員数によってシフトの管理方法が変わるので、すべての従業員を一覧表示することが重要です。

他の列を使用して、作業者の各日のシフト時間を指定します。これにより、各従業員が自分の望むように自分の人生を整理することが容易になります。

休日は考慮する必要があることに注意してください。可能であれば、従業員は毎週2日間の休暇を与えるべきです。

このテンプレートを使用して、今後2週間間、新しいスプレッドシートにコピーすることもできます。いくつかの変更を加える必要があるかもしれませんが、うまく収まるはずです。

これらの手順がすべて完了したら、スケジュールを配布できます。

雇用者は、通常、ファイルを印刷し、休憩室や会議室に吊るす習慣があります。

ほとんどの場合、それは問題ありませんが、それを保存し、すべての従業員に電子的に送信する必要があります。最近行うことは難しくありません。従業員はより多くの説明責任を与えます。

ペンと紙から移動することは、すべてのレストランがやろうとするべきことです。ペンや紙に戻ることすら考えられないほど時間を節約できます。

Excelは確かにペンと紙のルートからのアップグレードですが、本当にスケジューリングプラクティスを近代化したい場合は、さらに一歩を踏み出しましょう。

スケジュールの作成で最善を尽くすためには、 従業員のスケジューリング専用のソフトウェア を利用する必要があります。これらのアプリは、チュートリアルで取り上げたすべてのものを作成するだけでなく、ビジネスの成功を支援 します。

あなたが期待できることのアイデアを与えるために、ここでは仕事スケジュールアプリから提供される利点があります

  • すぐに毎日、毎週、毎月のスケジュールを作成します
  • 従業員の可用性の変化に簡単に適応
  • チーム間の社内コミュニケーションを向上させます
  • オーバースケジューリングやアンダースケジューリングを防止してシフトスケジューリングを最適化し
  • 人件費を削減
  • スケジューリングエラーやノーショーを防止し
  • ペーパーレススケジューリングで環境にやさしい

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