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従業員作業スケジュールを作成するための6つの簡単なステップ

6 simple steps to creating an employee work schedule
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

すべてのスマートなビジネスオーナーは、効果的な従業員のスケジュールの重要性を理解しています。

従業員のスケジュールを作成する方法はいくつかありますが、スケジュールが有効かどうかを調べるときに課題が解決されます。このすべては、作成プロセスでどのステップを実行するかによって異なります。

効果的な従業員のスケジュールは、従業員と組織の両方のニーズと要求を満たす必要があります。だから、あなたがあなたを作り始める前に、あなたはそれに応じて両方の側面を考慮し、バランスを取る必要があります。

をアンスプラッシュライセンス

required expectations from both parties 1569621643 4309

適切なスケジュール作成のためにあなたの従業員から必要なもの

  • 緊急時や病気の場合に必要な調整を行うために、事前に最新のスケジュールを取得します
  • 最小最後の分コールアウト
  • 優先シフトウィンドウ。たとえば、夕方に働くことを好む人もいれば、朝のシフトを望む人もいます。
  • 自分の仕事の説明を明確に理解し、そこから何が期待されている

効果的な従業員スケジュールのためのビジネス要件は何ですか?
  • ビジネスを成功に導 くために適切な数の従業員
  • を配置
  • 状況
  • シフトと時間の様々な, これは、各従業員の好みのさまざまな可用性時間にフィットします

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6ステップスケジュール作成

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1.サービス標準を理解し、ニーズを定義
するには、まずビジネスニーズを理解してから、従業員や従業員のグループに対して何が必要か、期待するかを判断する必要があります。

ビジネスの成功のゴールデン・ルールは、常にサービスの標準を維持することです。強力なビジネスオーナーに成長するには、すべての職場の基準を設定する必要があります。

ここでは、生産基準を決定するための3つのステップがあります。

  • 各従業員が実行する必要がある作業量を指定します。たとえば、ウェイターが特定の時間数内にサービスを提供する顧客数を指定できます。
  • 各職階の役割を定義します。例えば、ウェイターはテーブルを設定し、注文を取り、食品を提供し、シフトの終わりに顧客フィードバックレポートを与える必要があります。
  • 各シフトの資格要件を決定します。レストランの場合、少なくとも1人以上の経験豊富なウェイターを新規参入者と組み合わせる必要があります。このようにして、研修生のウェイターはより良いパフォーマンスを発揮することができます。

2.現在のビジネス活動レベルに焦点を当て
すべてのビジネスはラッシュアワーと遅い季節を経験します。ビジネスデータを分析して、現在のニーズを把握します。あなたの将来のスケジュールを予測するために、以前の統計と組み合わせたアクティビティの現在のレベルを計画し、スケッチします。

これは、あなたがそれに応じてスケジュールを計画することができ、他のものよりも忙しい一日と今後数ヶ月の時間を決定するのに役立ちます。

最も 正確な予測 のために、ジョブスケジューリングソフトウェアを利用することで、より信頼性の高い予測が得られます。あなたがしないとき対働いている従業員.

自分の計算や意見から厳密に外れると、人員超過や人員不足の問題が発生する可能性があります。直感に基づいた意思決定がうまくいく場合がありますが、スケジュール予測ツールを使用するのが効果的なスケジュールを作成する方法です。

3.従業員の嗜好を考慮
従業員のニーズと嗜好を取り入れ、従業員の満足度を確保します。従業員の満足度は、従業員の離職率が低下し、パフォーマンスが向上します。従業員のニーズを満たすには、
  • 従業員が個人の問題をスケジュールできるようにスケジュールを事前にリリース
  • する必要があります。直前のコールインシフトやスケジュールの遅延を回避
  • する
  • スケジュール変更の前に事前通知するシフトへの
  • 容易なアクセスを許可するスワッピング
  • すべての従業員にかなりの量のシフトを割り当てる各職階ごとに
  • 適切な職務説明を提供し、各従業員から期待される内容に混乱が生じないように
  • すべての労働法に準拠
する

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4.
悪いスケジュールが競合につながり、非常に損傷することが証明できる一方で、良いスケジュールは、ビジネスを成長させるのに役立ちますあなたの従業員のスケジューリング方法を選択します。

組織と互換性のある高度なスケジューリング方法を使用すると、強力な作業スケジュールが生成されます。ここにあなたのオプションがあります

  • 伝統的なペンペーパーの方法はお金を節約するために使用されますが、それは一定の制限があります。ご存知のように、最も安いオプションは必ずしも最も効果的なものとは限りません。シフトギャップ、人員の過剰、コミュニケーション不足によるショーオフは、この方法の一般的なエラーです。この方法では、調整を行い、全員を同じページに移動することも困難です。
  • ペンと紙の方法からアップグレードされたスケジュールは、Google または Excel のスプレッドシートで作業することです。アップグレードですが、この方法も多くの時間とエネルギーを消費します。直前の変更やその他の調整を伝えることも困難です。競合やエラーにつながる可能性があります。
  • ジョブスケジューリングソフトウェアは 、従業員のスケジュール作成の最も効果的で、生産的で、簡単な方法です。このようなプログラムでは、リビジョンや更新された変更を簡単に実行できます。また、このソフトウェアを利用することで、余分な労働時間や人員の超過などの支払いを避けることができるので、長期的にはお金を節約することができます

5.ルールと規則の
確立標準スケジューリングルールを確立します。これらのルールは、状況によって異なる場合があります。組織でのみ機能する独自のルールまたは例外ルールがある場合があります。良いスケジューリングソフトウェアは常に調整を可能にします。だから、革新的であることを恐れないでください。

場合によっては、管理承認が関与することがあります。スケジュールの調整は、管理承認で行うことができます。必ずしも経営者の承認が必要ではないかもしれませんが、人件費、ビジネスニーズ、従業員の要求などに基づいてスケジュールを調べることを忘れないでください

6.更新配布および通信方法
スケジュールをハードコピーとして配布するか、電子メールで送信することができます。ハードコピールートでは、リソースが高速に消費され、スケジュールがすべてのスタッフに表示されるとは限りません。大量の電子メールを送信することは素晴らしい選択肢ですが、それでも誰もが最新のスケジュールを見ていることを保証するものではありません。

ジョブスケジューリングソフトウェアを使用すると、プラットフォーム上でスケジュールを公開することができ、すべての従業員は、新しいスケジュールの転記を通知する即時および自動通知を受け取ります。

スケジュールは、モバイルデバイスを介してどこからでもアクセスすることができ、通信が容易になり、競合や誤通信のためのスペースが少なくなります。

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