7 steps to creating a great employee schedule template

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

優れた従業員スケジュールテンプレート

を作成するための7つのステップ従業員スケジュールテンプレートを作成することは、簡単な仕事のように思えるかもしれません。理論的には、各シフトに適切な人数を割り当てて、人員不足や人員超過がないことを確認する必要があります。しかし、実際には、それはもう少し複雑です。

従業員スケジュールテンプレートを作成することは、簡単な作業のように思えるかもしれません。理論的には、各シフトに適切な人数を割り当てて、人員不足や人員超過がないことを確認する必要があります。しかし、実際には、それはもう少し複雑です。

スケジュールを作成する方法は多数あります。回転、固定またはオンコールなどのシフトタイプから始めて、従業員をスケジュールする無数の方法があることを考慮すると、スケジュールを作成することは困難な仕事になることができます。

ただし、スケジュールは固定されていないため、このテンプレートを使用すると、より正確なスケジュールを作成できます。

開始

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優れた従業員のスケジュールテンプレート は、レストランとスタッフの両方に最適なものに集中する必要があることを意味します。レストランを中心に集中すると、スタッフは不幸になり、期待どおりにパフォーマンスをします。一方、スタッフだけに集中すると、ビジネスが損なわれる可能性があります。あなたのビジネスと従業員の両方の重要性を考慮する際に考慮すべき優先事項は次のとおりです

ビジネスニーズ
ビジネスのスケジュール要件は、レストランの種類によって異なります。しかし、彼らはまた、あなたがスケジュールしているレストラン内のどの部門によって異なります。

  • フードサービス業界では従業員の離職率が非常に高いので、従業員の離職率をより適切に管理できる必要があります。
  • あなたは常に適切な量のスタッフが働いている必要があります。あなたがスタッフ不足の場合、一部の顧客は遅いサービスを受けるだろうし、あなたが過剰スタッフであれば、すべての人のために十分な仕事はありません。
  • お客様のビジネスに適した適切なシフトを検討してください。固定シフトでうまく働く企業もあれば、回転シフトでうまく働く企業もあります。たとえば、回転シフトは、作業負荷とヒントを分散するのに役立ちます。
  • オンラインスケジューリングソフトウェアを使用して、マネージャーの負荷を軽減します。これにより、シフトスケジュールの作成と管理に必要な時間が大幅に短縮されます。

従業員のニーズ
あなたのスタッフのニーズは、彼らの役割だけでなく、彼らの生活がいかにダイナミックであるかによって異なります。一般的に、これらのいくつかのルールは誰にでも適用されるべきです。
  • 従業員は、自分のライフスタイルに合ったシフトを望んでいます。家族を持つ従業員は夜間シフトを一定に維持できないが、高校や大学を終えたばかりの人にとっては完璧だろう。
  • シフトの変更と余分な時間のための早期通知.誰もが自分の人生をコントロールしたいと思っています。直前のシフト通知を繰り返すと、不幸になり、パフォーマンスが悪化します。
  • それらに期待されているものを知る。彼らは時々他の役割で同僚を助ける必要がある場合、ジョブロールは十分ではないかもしれません。あなたは彼らにもっと詳細を与えることができます。
  • 従業員は休暇のリクエストを管理したいと考えています。これは、従業員のスケジューリングソフトウェアで簡単に達成することができます。
  • 短期間に切り替えたり、余分な作業を得ることができること。


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一般的なビジネスと従業員のニーズについて説明したので、従業員のスケジュールテンプレートを作成する方がはるかに簡単です。ここでは、優れた従業員スケジュールテンプレートを作成するための7つの簡単な手順を示します。


このプロセスは、各スタッフメンバーがどの程度完了すると予想されるかを明確にするのに役立ちます。

  • 従業員が勤務時間または時間内に完了する必要がある作業量を指定します。たとえば、あるレストランで、シフトまたは特定の時間枠内に提供されるテーブルの数を測定できます。
  • 各ジョブのタスクを明確に決定する。これにより、従業員がタスクを遂行 しやす くなります。タスクは、ビジネスと従業員の職務に応じて異なります。

アンスプラッシュライセンス

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作業基準を決定したら、現在の活動レベルを分析します。これらは、曜日や時間帯によって異なります。難しいように見えるかもしれませんが、これは従業員のスケジュールテンプレートを作成するために非常に重要です。

これは、あなたが一日の異なる日や異なる時間にスケジュールする必要がある人の適切な量を決定するのに役立ちます。

また、売上と労務に関連するさまざまなレポートのデータを分析することもできます。売上レポートでは、どの日にいたテーブルの数を正確に把握できます。さらに分析すれば、その日のどの時刻が忙しいかを特定できます。

活動レベルの予測では、現在の分析を使用して、将来の活動レベルをほぼ予測します。現在のデータで、夕方の時間帯に作業が増えると表示されている場合、それはおそらくそうであり続けることを意味します。

毎日、毎月、さらには四半期ごとや年次などのより長い期間を考慮します。

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ここで本能で行くのを避けるようにしてください。あなたはおそらくこのステップをスキップして本能で行くことで仕事をカットしたいと思うでしょうが、それはあなたのビジネスに有害である可能性があります。

これの一般的な式は、作業基準を従業員数で除算することです。150 台のテーブルをサーバする必要があり、ウェイターが 50 台のテーブルしかサービスを提供できないことがわかっている場合、そのシフトで 3 台のウェイターが必要です。

他の人より生産性が高い従業員もいるのに、もっと多くの仕事を与えることで罰せたくない。

アンスプラッシュライセンス

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このステップは、より従業員とそのニーズに焦点を当てています。従業員のニーズに合わせて最適化された従業員スケジュールテンプレートを作成する必要があります。

ここでは、考慮する必要があるいくつかの事項があります

  • シフト変更の早期通知
  • を適切な
  • スタッフに適切なシフトを割り当てます各従業員に
  • 仕事とヒントの機会の同量を割り当てる従業員
  • 簡単にシフトを切り替える従業員が自分の時間を管理できるように
  • -オフ要求
  • 明確な役割を決定

するまた、最後の分シフトスワップ、従業員がランダムに仕事に来ていないなどの悪い状況に備える必要があります。

従業員スケジュールテンプレートを作成するときは、利用できるさまざまな作成方法の利点と欠点を考慮することが重要です。

ペンと紙

  • この方法で行う利点は、学習曲線がないことです。あなたはすでにペンと紙で作業する方法を知っています。しかし、それは利点が終わるところです。これは3つすべての中で最も時間のかかる方法です。

スプレッドシートの
  • ExcelやGoogleのシートは、ペンや紙よりもはるかに優れた仕事をしますが、学習曲線があります。それはまだ大きな時間の投資を必要としますが、それは道路の下を簡単になります。


  • あなたが選択した ソフトウェアに応じて、従業員のスケジューリング ソフトウェア , 金銭的な投資があります, しかし、そのために、あなたはあなたの時間の投資を削減することができます巨大な要因。ソフトウェアの最大の利点は、24時間365日利用可能であり、従業員がモバイルアプリを通じて日数やシフトカバレッジを要求できることです。また、スケジュール変更に関する自動通知も送信されます。

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作業基準 を決定し、活動レベルを測定および予測し、必要な従業員数を決定し、スタッフのニーズを考慮し、スケジューリング方法を選択しました。

今度は、従業員のスケジュールテンプレートを作成し、トップマネジメントによって承認を得る時間です。場合によっては、あなたより上位の誰からの承認を必要とせず、場合によっては、あなたが最上位のマネージャーです。

しかし、労働規制やビジネス要件を必ず考慮してください。必要に応じて、オーナーまたは上位のマネージャーに相談してください。

これで、従業員スケジュールテンプレートが作成されます。最初は、テンプレートを正確なスケジュールとして使用できますが、時間が経過してスタッフのニーズが発生すると、正確なスケジュールを作成するために修正を加える必要があります。

予約方法としてペンと用紙を選んだ場合、スタッフに通知するのは難しいでしょう。あなたの最善の選択肢は、会議に電話し、掲示板などにスケジュールを設定することです。それ以外に、各従業員にシフト時間を手動でメッセージすることもできます。

スケジュール設定方法として Excel または Google シートを選択した場合、スタッフに通知する方が少し簡単です。メッセージングアプリケーションでグループチャットを作成し、ファイルを送信できます。しかし、この方法でも、スケジュールを更新した場合は、再度送信する必要があります。

従業員スケジューリングソフトウェアは、従業員への変更を手動で通知する必要がないため、ここでは 最善の策 です。スケジュール。ソフトウェアは、モバイルアプリを介して自動的に従業員に通知します。これを使用することによって、彼らはまた、休日を要求したり、彼らのシフトを解放し、他の誰かに引き継ぐことができます。


優れた従業員のスケジューリングテンプレートを作成することは、最も簡単な仕事ではなく、常にそれを適応しなければならない可能性が最も高いですが、長期的には報われます。直感で行くと、あなたの従業員やビジネスのいずれかが苦しむでしょう、時にはそれは両方になることができます。

スケジュール作成のすべての方法のうち、ソフトウェアを使用するのが最善です。主な利点は、スケジュール変更を従業員に手動で通知する必要がないことです。従業員は自動的に通知されます。




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