why you should stop using an excel weekly schedule template

Last Updated On July 08, 2020 / Written By Michelle Jaco

なぜあなたはExcelの週間スケジュールテンプレートの使用を停止する必要があります

Microsoft Excelは、おそらく世界中のすべてのビジネスで最も広く使用されているソフトウェアであり、マネージャは、Excelが他のスプレッドシートソフトウェアよりも提供する毎週スケジュールテンプレートを好む理由理にかなっています。

Microsoft Excelは、おそらく世界中のあらゆるビジネスで最も広く使用されているソフトウェアであり、管理者がExcelが他のスプレッドシートソフトウェアよりも提供する毎週のスケジュールテンプレートを好む理由理にかなっています。これは、これらの機能は、氷山の一角であるなど、特定の時間枠内の稼働日数を合計し、ソートやデータのフィルタリングなどのクールなもののトンを行うことができます。Excelは、論理、財務、統計およびエンジニアリング機能の何千ものを実行することができます。

ほとんどの企業では、スケジュール設定や時間追跡の目的で特殊な Excel テンプレートを使用するように管理チームに指示しています。ほとんどの人がプログラムのユーザーインターフェイスで自分の方法を知っているので、これを行います。マネージャは、Excel が提供する週単位のスケジュールテンプレートを使用して、予定とシフトのスケジュール設定、請求可能な時間の記録、従業員名簿の追跡を行います。ソフトウェアは間違いなく使いやすいですが、従業員のスケジューリングの主なソースとして、このソフトウェアプラットフォームを使用することには根本的な問題があります。簡単に言えば、それはスプレッドシートプログラムであり、その機能は限られています。もともと、自動スケジューリング、作業シフト時間の自動ログ記録、またはモバイルデバイスとの互換性のために設計されていませんでした。


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1.自動入力なし
約100人の正社員がいると仮定します。Excelを使用している場合は、レポート作成の目的と各従業員の可用性を満たすために、各従業員の名前、職階/ロール、シフトなどを手動で入力して分類する必要があります。これは時間のかかる作業で、毎日あなたの貴重な時間のうち少なくとも1時間かかります。Excel はスケジューリングアプリケーションではないので、分類プロセスを自動化することはできません。スケジューリングアプリを使用すると、レポートを簡単にするためにプロセス全体を自動化できます。

2.コミュニケーションの欠如
あらゆるビジネスを機能させるためには、トップ・ブラスと下位レベルの従業員間の効果的なコミュニケーションが鍵となります。何百もの研究では、 成功するすべてのビジネス において通信システムがいかに重要であるかを示しています。Excelが提供する週単位のスケジュールテンプレートをスケジューラとして使用する場合は、スケジュールを毎日更新し、コンピュータに保存し、電子メールにファイルをアップロードし、すべての従業員に電子メールを転送する必要があります。そのタスクが完了すると、最終的に毎日の管理業務の残りの部分に進むことができます。適切なスケジューリングアプリケーションでは、あなたがする必要があるすべては、それに応じてタスクをスケジュールし、アプリは自動的にその日の彼らのタスクのすべての従業員に通知します。この通信システムは両方の方法で動作します。従業員はまた、作業シフト要求を送信することができ、アプリは自動的にその要求を管理者に通知します。Excelにはこの通信システムが欠けています。

3.
Excel では、スケジュール競合に貢献します。リアルタイムの可用性と従業員によって行われた要求を表示することはできません。従業員の変更をリアルタイムで更新することはできません。その代わり、情報の処理には数時間かかります。これはすべて、スケジュール競合に寄与し、スタッフ間の生産性を低下させます。また、亀裂を引き起こし、職場の全体的な士気を傷つける可能性があります。

4.労務追跡または予測を提供しない
マネージャーとして、全体像を見ることが重要です。あなたは、将来のシナリオを予測し、過去に行われたミスステップから学ぶことができる必要があります。スケジュール設定では、ピーク時に十分なスタッフのサポートを確保し、営業時間の遅い時間帯に人員超過を回避する必要があります。これは特にレストランのマネージャーに当てはまります。この技術は 、多くのお金を節約しますが、Excelが提供する毎週の スケジュールテンプレートは、労働追跡に技術的な能力を持っていませんツールまたは予測機能を使用できます。

5.労働法違反から保護しない
未成年者と成人の両方について、あなたの州または地理的場所に応じて、常に最新の労働法を認識する必要があります。労働法は、従業員が法的に労働が許可されていない時間を超える労働から守ります。Excel が提供する週単位のスケジュールテンプレートには、従業員が勤務した時間数を追跡する機能はありません。あなたの労働法に従っていない場合、あなたのビジネスは法律に従わないことに違反し、あなたのビジネスを高価な罰金に課します。

6.作業時間レコードを複雑にする
Excel のデータ入力は、多くの場合、実際の時間と登録時間の間に不一致につながります。これは、実際に働いた時間についてのオフィスの紛争を引き起こします。結果?給与計算と生産性はどちらも大きな打撃を受けます。


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スケジュール作成の主な方法としてExcelが提供する毎週のスケジュールテンプレートを、スケジュール作成の スケジュールアプリ に置き換える時間です。日常的なスケジューリングタスクを簡素化します。今、質問は-私はどのアプリを選ぶべきですか?

答えは非常に簡単です-Zipスケジュール.このソフトウェアを使用すると、スケジュールの競合、時間のかかるデータ入力、および古いExcelデータ入力のために、蓄積他の多くの退屈なタスクによって引き起こされるすべてのストレスや頭痛にさよならを言うことができます。このアプリケーションは、すべてのスケジューリングニーズのためのワンストップソリューションです。Zip Schedules を使用すると、予測、リアルタイムのコミュニケーション、労務追跡、時間記録保持などにアクセスでき、

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