週間勤務スケジュールテンプレートが今日時代遅れになっている5つの理由

従業員スケジューリングとは

レストランを経営しているなら、スタッフ全員が時間通りに作業し、順番どおりにタスクを実行するように報告する、組織的で効率的なシステムが必要だと感じたに違いありません。これは、適切な従業員スケジューリングツールで行うことができます。これにより、個々のチームメンバーにタスクを割り当てたり、プロジェクトを追跡したり、勤怠管理シートを管理したり、従業員の労働時間を給与管理システムに統合したりすることができます。

従業員スケジューリングとは、従業員のシフトを組織および管理して、ビジネスに常に十分なスタッフが対応できるようにするプロセスです。従業員のスケジュールを作成する際には、スキルセット、アベイラビリティ、作業負荷など、さまざまな要素を考慮する必要があります。最も効果的なスケジュールは、マネージャーと従業員の両方からのインプットに基づいて作成されたスケジュールです。スケジュールテンプレートを作成する従来の方法もありますが、作業を楽にする自動ウィークリープランナーや従業員スケジューリングソフトウェアソリューションもあります。

効率的な従業員スケジューリングの利点

効率的な従業員スケジューリングは、顧客サービスの向上、チーム間のコミュニケーションの改善、収益性の向上、離職率の低下など、レストランビジネスに多くのメリットをもたらします。その詳細を以下に示します。

• コミュニケーションの改善は、効率的な従業員スケジューリングがもたらす最も重要な利点の1つです。明確で簡潔なスケジュールがあれば、従業員は自分がいつ働くべきか、いつ個人的な時間を楽しむことができるかがわかります。これにより、従業員間の混乱や誤解を減らし、全体的な士気を高めることができます。


• 収益性の向上は、効率的な従業員スケジューリングのもう1つの大きな利点です。従業員に事前に勤務スケジュールを渡しておくと、突然の人員不足のリスクなしに、事業はよりスムーズに運営できます。これにより、売上の増加、利益率の向上、事業管理の最適化が保証されます。


• 適切な従業員のスケジューリングと時間管理は、無駄と人件費を削減するのにも役立ち、ビジネスの収益性をさらに高めることができます。また、効率的な従業員スケジューリングにより、リソースを浪費することなく、すべての従業員が自分のスキルセットに従って活用されるようになります。


• 従業員が有意義な仕事をしていて、自分のスキルが効果的に活用されていると感じると、他の雇用機会を探す可能性が低くなります。したがって、スケジューリングアプリのような効率的な従業員スケジューリングシステムに投資することで、企業は最高の従業員の満足度とモチベーションを維持すると同時に、全体的な離職率を下げることができます。

従業員スケジューリングの従来の方法

従業員の時間スケジューリングの従来の方法では、Microsoft Word、Microsoft Excel、またはGoogleスプレッドシートで毎日のスケジュールまたは毎週のスケジュールを手動で計画していました。その後、この作業スケジュールがダウンロードされ、印刷物またはデジタルコピーとして全従業員に配布されます。ただし、これらは編集できないため、マネージャーはタイムトラッキング、プロジェクト管理、その他の従業員管理業務に使用することはできません。従来の方法でも、マネージャーは各従業員の勤務時間、空き時間、勤務パターン、および詳細を手動で追跡して勤務スケジュールを準備する必要があるため、多くの時間がかかります。

従業員のスケジューリングのもう1つの方法は、インターネットからダウンロードできるスケジュールテンプレートを使用することです。これらの（多くの場合無料の）シフトスケジュールテンプレートにはさまざまな形式とパターンがあり、ビジネスニーズに応じて自由に選択できます。スケジュールテンプレートは従来の方法ではありますが、毎週編集して新しい名簿を作成できるレストランマネージャーの繰り返し作業を減らすことができます。

週単位の勤務スケジュールテンプレートとは

作業スケジュールテンプレートは、従業員全体の作業スケジュールを作成するために事前に設計された表または形式を含む文書です。また、週間スケジュールテンプレートは、いくつかのセクションを微調整するだけで毎週使用および再利用して新しいシフトスケジュールを作成できるテンプレートです。このようなスケジュールテンプレートを使用する主な目的は、個人、企業、または組織が正確で一貫した従業員スケジュールを作成できるようにすることです。作業スケジュールテンプレートは、オンラインや多くのソフトウェアアプリケーションにあります。

作業スケジュールテンプレートが今日時代遅れになっているのはなぜですか？

作業スケジュールテンプレートが廃止された理由はいくつかあります。おそらく最も重要な理由は、作業スケジュールを作成する際に考慮すべき変数が多すぎるためです。たとえば、従業員の空き状況、好み、スキルセットが異なる場合がある一方で、顧客の需要も日ごと、または週ごとに変動する可能性があります。一日中すべてのビジネスのニーズを満たす、万能の作業スケジュールテンプレートを作成することはほぼ不可能です。

今日の企業は、勤務スケジュールテンプレートを使用する代わりに、従業員スケジューリングソフトウェアを使用する可能性がはるかに高くなっています。このタイプのソフトウェアは、必要なすべての変数を考慮に入れ、企業と従業員の両方のニーズを満たす最適な勤務スケジュールを作成します。

従業員スケジューリングソフトウェアの利点

レストラン企業は、複雑さを軽減し、人件費の節約にも役立つ、詳細でコンフリクトのない勤務スケジュールを作成するプロセスを自動化するために、従業員スケジューリングソフトウェアにますます目を向けています。いくつかのベストプラクティスを導入し、従業員のスケジューリングソフトウェアを自由に使用できれば、従業員と一緒に多くのことを達成できます。その利点のいくつかを見てみましょう-

1.従業員のスキル、資格、空き状況に基づいて自動的に勤務スケジュールを生成し、勤務スケジュール、休暇、スキルセット間の競合を回避します。
2。これらのニーズを満たすために頭を悩ませることなく、すべての従業員が毎週希望する労働時間を与えられるようにしてください。
3。追加の労力をかけることなく、労働法や会社の方針の遵守状況を監視します。
4。スケジューリングソフトウェアソリューションにはメッセージングと通話ツールが組み込まれているため、マネージャーと従業員間のコミュニケーションが向上します。さらに、従業員は休暇申請をしたり、アプリで休暇申請をしたり、マネージャーがプラットフォーム自体から直接承認または拒否したりできます。
5。従業員を混乱させない正確なシフトスケジュールにより、欠勤や遅刻の発生率を減らします。
6。従業員の休憩時間、食事時間、残業をより適切に管理することで生産性を向上させます。
7。従業員スケジューリングアプリを、使用しているサードパーティの給与管理システムと直接統合して、チームメンバーが期日を確実に受け取れるようにします。

ファイナル・ワード

完璧な従業員の勤務スケジュールはありません。できる最善の方法は、さまざまなアプローチを試して、チームにとって何が最も効果的かを確認することです。最終的には、従業員が自分の時間を自由に管理できるようにすることと、レストランのマネージャーが仕事をこなし、ビジネスが期待どおりの結果を生み出せるようにすることのバランスを取る必要があります。