what to look out for when it comes to project planning

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

Cosa cercare quando si tratta di pianificazione del progetto

Se fatto correttamente, la pianificazione del progetto puo effettivamente essere molto gratificante, soprattutto quando si producono i risultati desiderati. Esaminiamo i fattori chiave da considerare e le aree di preoccupazione da affrontare quando si pianifica un progetto di successo.

Come team leader, ci sono molti ostacoli che dovrai superare e, forse, una delle sfide piu grandi e pianificare un progetto. La

pianificazione del progetto puo spesso essere un compito lungo e stressante, e cercare di correre attraverso il processo puo atterrare in acqua calda.

Tutti i progetti sono diversi e lo stesso approccio non puo essere applicato a tutti i progetti, soprattutto nell'industria alimentare.

Se un cliente assume il tuo ristorante per un evento di catering, ad esempio, la cucina desiderata per un cliente potrebbe essere completamente diversa per il prossimo. Un evento puo essere semplice fornire dolci e pasticcini per un te pomeridiano, mentre il prossimo puo essere un menu pesante che offre filet mignon e deliziosi lati per accompagnare il piatto.

In ogni caso, le ragioni di un piano fallito possono essere simili. Se fatto correttamente, la pianificazione del progetto puo effettivamente essere molto gratificante, soprattutto quando si producono i risultati desiderati.

Esaminiamo i fattori chiave da considerare e le aree di preoccupazione da affrontare quando si pianifica un progetto di successo.

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Uno dei piu grandi problemi che i progettisti devono affrontare e che perdono rapidamente la portata e l'attenzione dei loro progetti, a causa di altre distrazioni sul lavoro, come la gestione dei dipendenti, problemi di servizio clienti, ecc

Tali distrazioni sono alcuni dei motivi piu comuni per cui i progetti alla fine non riescono. Quindi, per aggiungere alla preoccupazione esistente, individuare gli altri fattori determinanti puo essere piuttosto impegnativo.

Si potrebbe pensare di essere sulla buona strada e che l'obiettivo del progetto e chiaro, ma non si sa mai quando si inizia a allontanarsi da esso, perche piccole deviazioni in un periodo di tempo possono portare a un disastro.

Ci sono molte variabili che e necessario tenere a mente durante la fase di pianificazione iniziale, ma questo diventa una sfida importante quando l'attuale focus e diretto solo sul risultato finale.

Dovrai considerare quanti dipendenti avrai bisogno di aiutare a ordinare il cibo e fare l'inventario prima dell'evento, il numero di cuochi di cui avrai bisogno sul ponte per preparare il cibo il giorno di, e quanti corpi capaci serviranno il cibo presso il sito.

Molte persone concordano sul fatto che un tale lasso si verifica spesso a causa della mancanza di chiarezza e comunicazione. Per risolvere questo problema, e necessario assicurarsi che i membri del team siano sulla stessa pagina e pienamente consapevoli di cio che ci si aspetta da loro.

Mantenere lo scopo in mente puo rendere la vita molto piu facile ed e imperativo che lo si faccia perche, altrimenti, si scendera abbastanza facilmente.

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Un'altra barriera che ostacola una corretta pianificazione del progetto e la mancanza di comunicazione.

Tutto quello che devi fare dovrebbe essere deciso presto e reso chiaro a tutti i membri del tuo team. E necessario chiarire gli obiettivi e assegnare le attivita all'inizio del progetto in modo da non dover affrontare alcun singhiozzo in seguito lungo la linea.

Il problema della cattiva comunicazione e che nessuno vuole assumersi la responsabilita, e questo e quando il successo del progetto e compromesso.

Il modo migliore per risolvere questo problema e quello di avere incontri settimanali riguardanti i progressi del progetto. Durante questa sessione, dovresti porre le domande necessarie a ciascuno dei membri del team e assicurarti che ogni fase funzioni senza intoppi.

Con questo approccio, anche se c'e un evento di comunicazione errata, verra catturato presto e puoi correggere l'errore senza perdere tempo prezioso. Per assicurarti che la comunicazione non sia un problema, dovresti prendere in considerazione le soluzioni del programma, ad esempio programmare le app dei messaggi di testo.

Questi tipi di applicazioni consentono la chat interna di gruppo per discutere il lavoro, nonche inviare notifiche quando vengono pubblicati nuovi programmi o riunioni del team, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina.

Un altro componente importante della pianificazione del progetto e la selezione del team perfetto per il compito a portata di mano.

Quando scegli la tua squadra, devi assicurarti di scegliere solo le persone giuste per il lavoro. A parte questo, e anche necessario assicurarsi di avere le risorse per completare il progetto.

Se hai le risorse ma non hai persone qualificate per utilizzare le risorse, allora il tuo progetto non soddisfera le aspettative o potrebbe addirittura fallire. E inoltre necessario assicurarsi che il carico di lavoro sia distribuito uniformemente tra tutti i dipendenti coinvolti.

E inoltre consigliabile tenere traccia del carico di lavoro in modo da sapere quali membri del team stanno per completare l'attivita corrente in modo da poter assegnare in anticipo alle persone con ulteriori attivita. Lagestione del flusso di lavoro svolge un ruolo importante quando si e preoccupati per il risultato finale del progetto.

Stima di tempo e budget

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Quando si ottiene un nuovo progetto, un'altra sfida che si puo affrontare e cercare di calcolare con precisione quanto tempo il progetto richiedera effettivamente per completare. Si dovrebbe sempre impostare tempi realistici perche se si ottiene portato via allora le cose diventeranno piu difficili da gestire. Non

commettere mai l'errore di diventare troppo ottimista quando si tratta di impostare il lasso di tempo del vostro progetto. Tuttavia, questo non significa che si diventa troppo rilassati e impostare una lunga scadenza per il progetto.

Lo stesso consiglio puo essere applicato quando si imposta il budget per un progetto. Come va con i budget di solito, sono sempre limitati e devi usarli con saggezza.

Dovrai determinare quante mani avrai bisogno sul ponte per prepararti per un evento o un progetto, e poi prendere in considerazione quanto ogni dipendente viene pagato su base oraria. Sii realistico e pianifica in modo intelligente.

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