Come creare un modello di pianificazione giornaliera in Excel

Se sei una di quelle aziende che creano ancora orari dei dipendenti utilizzando carta e penna e carta e si sono stancati del processo, sei arrivato nel posto giusto.

Creare un modello di pianificazione giornaliera excel non e scienza razzo, ma puo essere un po 'difficile acclimatarsi al programma se non l'hai mai usato prima. Cio che e certo, tuttavia, e che l'aggiornamento dei processi di pianificazione produrra la vostra attivita e la rendera molto piu scalabile rispetto a una pianificazione scritta a mano.

Penna e carta sono probabilmente lo strumento piu utilizzato per creare pianificazioni, ed e per questo che si potrebbe ancora utilizzare. Ma non dovrebbe essere cosi.

Vediamo le nozioni di base per la creazione di una semplice pianificazione in Excel e cosa e possibile fare per migliorare il processo di pianificazione in futuro.

La creazione di programmi con penna e carta e uno strumento datato che e stato utilizzato prima dell'applicazione dei computer, ma l'utilizzo di questo metodo in questo giorno ed era ora dimostrato di essere uno svantaggio importante.

E inefficiente e per molti versi controproducente, in quanto non fa nulla per rendere piu facile la vita lavorativa. Al contrario, in realta aiuta a rendere la tua vita molto piu difficile.

Ad esempio, se si commette un errore durante la creazione del modello di pianificazione giornaliera, e molto piu difficile correggere e aggiornare tutti i dipendenti di qualsiasi modifica apportata alla pianificazione. Inoltre, non c'e un modo semplice per distribuire il programma a tutti i membri del tuo team.

Inoltre, ci sono tre modi per distribuire il tuo programma a tutti i tuoi dipendenti.

1. Il primo metodo di distribuzione e quello di chiamare individualmente i dipendenti e aggiornarli su quali sono le loro prossime ore di turno, quindi fiducia di aver preso atto con precisione di questo e sperare di presentarsi per il turno corretto al momento giusto.
2. Il secondo metodo prevede la pubblicazione del programma in un'area comune e la richiesta verbalmente che ogni membro del team dia un'occhiata al programma piu recente.
3. Il terzo metodo e la stampa di piu copie della pianificazione e la consegna di una a ciascun dipendente. Ottima opzione per l'ambiente e la conservazione...

Unsplash licenza

Bene, come primo vantaggio- e molto piu facile creare un modello di pianificazione giornaliera in Excel. Ci sono griglie preimpostate, formulate in tabelle costituite da colonne e righe lineari. Non c'e bisogno di disegnare nulla da soli, e non dovrete preoccuparvi di sbavature di inchiostro.

Anche la modifica e molto semplice in Excel. Non c'e bisogno di usare una gomma, lasciando tracce di errori iniziali commessi. Invece, basta semplicemente premere un pulsante e la revisione viene applicata. Quindi, inserisci le nuove informazioni e il gioco e fatto. Anche

la distribuzione di un foglio di calcolo e molto piu semplice. Al giorno d'oggi, tutti usano una sorta di applicazione di chat e controllano frequentemente le loro e-mail. Per distribuire un documento Excel, e sufficiente creare un gruppo e inviare il file attraverso il Web.

Ecco come creare un modello di pianificazione giornaliera in Excel.

Apri Excel e verrai accolto con un nuovo foglio di calcolo. Dovresti dargli un nome che lo renda facile da identificare.

Se si sta creando una pianificazione per il periodo dal 2 settembre al 15 settembre, sarebbe consigliabile denominare il file 2-15 settembre.

Il modo piu semplice per denominare le intestazioni consiste nel creare la prima colonna sui nomi dei dipendenti e tutte le colonne seguenti relative ai giorni della settimana o alle date se si sta eseguendo un periodo piu lungo.

Suggerimento utile - si consiglia di creare una pianificazione con almeno due settimane di anticipo in modo che ci sia piu spazio per risolvere i conflitti, ma anche per rendere piu facile il lavoro dei dipendenti.

Per aggiungere uno stile aggiuntivo per organizzare ulteriormente la pianificazione, e possibile eseguire il grassetto di tutte le intestazioni e codificare il colore delle righe.

Per grassare una colonna, fare clic su di essa e premere CTRL + B.

Per assegnare un colore a una colonna, selezionarla e trovare l'icona di riempimento.

Tutti i tuoi dipendenti dovrebbero andare sotto la prima colonna. E possibile utilizzare i loro nomi o i loro ID se si dispone di un sistema diverso.

E importante elencare tutti i dipendenti durante la creazione di un modello di pianificazione giornaliera Excel perche il numero di dipendenti cambiera il modo di gestire i turni.

Useremo le altre colonne per specificare l'ora di turno di ogni giorno per i lavoratori. Questo rendera piu facile per ogni dipendente organizzare la propria vita nel modo in cui desidera.

Tieni presente che devi tenere conto dei giorni liberi. Se possibile, dovresti dare ai tuoi dipendenti due giorni liberi ogni settimana.

Puoi anche utilizzare questo modello e copiarlo in un nuovo foglio di calcolo per le prossime due settimane. Potrebbe essere necessario apportare alcune modifiche, ma dovrebbe adattarsi bene.

Una volta completati tutti questi passaggi, e possibile distribuire la pianificazione.

I datori di lavoro di solito hanno l'abitudine di stampare il file e appenderlo nella sala relax o nella sala riunioni.

Questo va bene nella maggior parte dei casi, ma dovresti anche salvarlo e inviarlo a tutti i tuoi dipendenti elettronicamente. Non e difficile da fare in questi giorni e da ai tuoi dipendenti una maggiore responsabilita.

Passare da carta e penna e qualcosa che ogni ristorante dovrebbe cercare di fare. E un tale risparmio di tempo che non penserai mai di tornare a carta e carta.

Excel e certamente un aggiornamento dal percorso carta e penna, ma se si desidera veramente modernizzare le procedure di pianificazione, facciamo un passo avanti.

Per la migliore creazione di programmi, e necessario utilizzare software dedicato alla pianificazione dei dipendenti. Non solo queste applicazioni creano tutto cio che abbiamo appena coperto nel tutorial, ma ci sono anche una serie di funzionalita aggiuntive offerte che aiuteranno in aiutare la tua azienda a prosperare.

Solo per darvi un'idea di cosa ci si puo aspettare, ecco i vantaggi offerti da un'app di pianificazione del lavoro

• Crea rapidamente orari giornalieri, settimanali e mensili
• Si adatta facilmente alle variazioni della disponibilita dei dipendenti
• Migliora la comunicazione interna tra il team
• Ottimizza la pianificazione dei turni impedendo l'eccesso di programmazione e la sottoprogrammazione
• Riduce i costi di manodopera
• Impedisce errori di programmazione e no-show
• Ecologico nella programmazione senza carta