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Perche si dovrebbe smettere di utilizzare un modello di pianificazione settimanale Excel

why you should stop using an excel weekly schedule template
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Microsoft Excel e forse il software piu utilizzato in ogni azienda in tutto il mondo, e ha senso perche i manager preferiscono il modello di pianificazione settimanale fornito da Excel rispetto agli altri software foglio di calcolo. Si puo fare tonnellate di cose interessanti come il calcolo della paga, totale del numero di giorni lavorativi in un intervallo di tempo specifico, ordinamento e filtraggio dei dati, ecc Queste funzioni sono solo la punta di iceberg. Excel puo eseguire migliaia di funzioni logiche, finanziarie, statistiche e ingegneristiche.

La maggior parte delle aziende istruisce il proprio team di gestione a utilizzare modelli Excel specializzati per scopi di pianificazione e monitoraggio del tempo. Lo fanno perche quasi tutti conoscono la loro strada nell'interfaccia utente del programma. I responsabili utilizzano il modello di pianificazione settimanale fornito da Excel per pianificare appuntamenti e turni, registrare le ore fatturabili e tenere traccia del loro elenco di dipendenti. Il software e senza dubbio facile da usare, ma c'e un problema fondamentale con l'utilizzo di questa piattaforma software come fonte principale nella pianificazione dei dipendenti. In poche parole, e un programma di fogli di calcolo e le sue capacita sono limitate. Non e stato originariamente progettato per la pianificazione automatica, registrare automaticamente i tempi di turni lavorati o addirittura compatibile su un dispositivo mobile.

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1. Nessun inserimento automatico
Supponiamo di avere circa 100 dipendenti a tempo pieno. Se si utilizza Excel, e necessario inserire e classificare manualmente il nome, la posizione/ruolo, il turno di ogni dipendente, ecc. per scopi di reporting e per soddisfare la disponibilita di ogni dipendente. Questo e un compito che richiede tempo che richiedera almeno un'ora dal tuo tempo prezioso ogni giorno. Poiche Excel non e un'applicazione di pianificazione, non e possibile automatizzare il processo di categorizzazione. Un'app di pianificazione ti consente di automatizzare l'intero processo per semplificare la creazione di report.

2. Mancanza di comunicazione
Affinche qualsiasi azienda funzioni, una comunicazione efficace tra i dipendenti di livello superiore e quelli di livello inferiore e una chiave. Centinaia di studi hanno dimostrato quanto siano importanti i sistemi di comunicazione in ogni attivita di successo. Quando si utilizza il modello di pianificazione settimanale offerte da Excel come pianificatore, sara necessario aggiornare le pianificazioni su base giornaliera, quindi salvarlo sul computer, caricare il file in un messaggio di posta elettronica e quindi inoltrare l'e-mail a ogni dipendente. Una volta che questo compito e completato, allora si puo finalmente andare avanti con il resto dei vostri compiti di gestione quotidiana. In una corretta applicazione di pianificazione, tutto quello che dovete fare e pianificare le attivita di conseguenza e l'applicazione informera automaticamente ogni dipendente delle loro attivita per il giorno. Questo sistema di comunicazione funziona in entrambi i modi. I dipendenti possono anche inviare richieste di turni di lavoro e l'app avvisera automaticamente il responsabile della richiesta. Excel non dispone di questo sistema di comunicazione.

3. Contribuisce alla pianificazione dei conflitti
In Excel, non e possibile visualizzare la disponibilita in tempo reale e le richieste fatte dai dipendenti. Non e possibile aggiornare i dipendenti delle modifiche in tempo reale. Invece, ci vorranno ore per elaborare le informazioni. Tutto cio contribuisce alla pianificazione dei conflitti, che a sua volta riduce la produttivita del personale. Provoca anche spaccature e puo danneggiare il morale generale del posto di lavoro.

4. Non fornisce monitoraggio manodopera o previsione
Come manager, e importante vedere il quadro generale. Devi essere in grado di anticipare scenari futuri e imparare da passi falsi fatti in passato. Durante la pianificazione, e necessario assicurarsi di disporre di un supporto sufficiente per il personale durante i periodi di punta, evitando al contempo l'eccesso di personale durante le ore lavorative piu lente. Questo e particolarmente vero per i gestori di ristoranti. Questa tecnica consente di risparmiare un sacco di soldi, ma il modello di pianificazione settimanale offre Excel non ha la capacita tecnica di monitoraggio del lavoro strumenti o funzionalita di previsione.

5. Non protegge contro le violazioni del diritto del lavoro
E sempre necessario essere consapevoli delle leggi sul lavoro piu recenti in base al proprio stato o posizione geografica, sia per i minori che per gli adulti. Le leggi sul lavoro proteggono i dipendenti dal lavorare un eccesso di ore che non sono legalmente autorizzati a lavorare. Il modello di pianificazione settimanale offerte da Excel non ha la possibilita di tenere traccia del numero di ore di lavoro di un dipendente. Se non sei in conformita con le tue leggi sul lavoro, allora il tuo business sara in violazione di non rispettare la legge, quindi sottoponendo la tua attivita a multe costose.

6. Complicazione
dei record ora di lavoro L'immissione dei dati in Excel porta spesso a discrepanze tra le ore effettive e quelle registrate. Questo a sua volta da luogo a controversie d'ufficio circa le ore effettive lavorate. Il risultato? Il libro paga e la produttivita ottengono un enorme successo.

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E il momento di sostituire il modello di pianificazione settimanale fornito da Excel come metodo principale di creazione della pianificazione con un'app di pianificazione che semplificano le attivita di pianificazione quotidiana per te. Ora la domanda e Quale app dovrei scegliere?

La risposta e abbastanza semplice Zip Schedule. Con questo software, si puo dire addio a tutto lo stress e mal di testa causati da conflitti di pianificazione, immissione di dati che richiede tempo, e le molte altre attivita noiose che si accumulano, a causa di obsoleti dati di Excel. Questa applicazione e una soluzione one-stop per tutte le vostre esigenze di pianificazione. Con le Pianificazioni Zip, hai accesso a previsioni, comunicazioni in tempo reale, tracciamento della manodopera, conservazione dei record di tempo e molto altro.

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