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La guida completa alla scelta del programma di lavoro perfetto per la pianificazione del

the complete guide to choosing the perfect work schedule app
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

La tua giornata non sta andando molto bene. E' quasi il fine settimana, e il server principale l'ha lasciato fino all'ultimo minuto per richiedere un congedo di emergenza. Tutti sanno che i fine settimana sono i giorni piu redditizi nel settore della ristorazione, quindi non puoi permetterti di essere a corto di copertura. La domanda e- come risolverai questo problema?

La programmazione dei turni e probabilmente la rovina dell'esistenza di ogni manager di ristorante. E 'il piu importante, ma uno degli aspetti piu stressanti del lavoro a causa di fattori imprevedibili che possono sorgere.

Mentre la descrizione del lavoro potrebbe indicare di gestire delicatamente i membri del personale in un modo che migliora l'efficienza e riducendo i costi generali, aumentando anche il morale del personale, la realta e molto piu complicata, perche il lavoro comporta anche diversi fattori come- monitoraggio della presenza, approvazione/rifiuto del tempo-, gestione degli straordinari, assegnazione delle persone giuste per compiti specifici, formazione dei dipendenti, sostituzione dei turni, emergenze dell'ultimo minuto e comunicazione del team. Queste attivita essenziali richiedono un sacco di tempo ed energia investiti, con margine minimo per errori da parte del proprietario dell'azienda, con obiettivi che vanno dal miglioramento dell'efficienza alla riduzione dei costi aziendali per aumentare il morale del personale e la fidelizzazione, ecc

E 'ben stabilito che la pianificazione e uno degli aspetti fondamentali di gestione della forza lavoro. Tuttavia, la creazione di un programma di lavoro efficace puo essere difficile, soprattutto nella creazione, distribuzione e verifica che ogni membro del team abbia visualizzato la pianificazione piu recente. Un errore in questo processo puo comportare una carenza di

  • personale
  • inferiore a quelli ottimali
  • o un eccesso di personale
  • ridotto carenza di margini
  • di difficolta di servizio clienti nella
  • gestione e nel monitoraggio delle pianificazioni
  • abissali dipendenti di comunicazione del team
  • lamentarsi di i loro turni e confondersi sul loro programma


Puo anche portare a un equilibrio irregolare dei turni, ritardi nell'approvazione e nel rifiuto delle richieste e nella doppia programmazione, gli straordinari che sfuggono di mano, crescente assenteismo, frequenti assunzioni di lavoratori dell'ultimo minuto, difficolta a riempire posizioni aperte, riduzione dell'agilita operativa e della flessibilita grazie alle regolazioni manuali della pianificazione, difficolta nel tenere traccia e gestire i cambiamenti di pianificazione e rende le decisioni aziendali rapide basate sui dati, come i rapporti di lavoro, molto difficili da realizzare.

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the solution 1567105790 2411

La programmazione dei lavori puo diventare semplice, semplice, flessibile ed efficiente? Si. Un'applicazione di pianificazione del lavoro puo semplificare le procedure di pianificazione, ed e semplice da usare piuttosto che una penna e carta, un pannello di turni o fogli di pianificazione complessi che rastrellano il cervello.

Le applicazioni di pianificazione sono uno strumento online che consente alle aziende di programmare i dipendenti senza sforzo e presentare tale programma alla propria forza lavoro. Un'app di pianificazione del lavoro rende la pianificazione piu semplice e meno dispendiosa in termini di tempo, in modo che le energie possano essere impegnate per altre attivita sul posto di lavoro.

Un' app per la pianificazione del lavoro dei dipendenti consente di evitare la doppia programmazione dei dipendenti per lo stesso turno o di programmare erroneamente i dipendenti per le attivita che non sono nella descrizione della mansione o per il lavoro a cui non sono qualificati. L'applicazione garantisce inoltre che un numero appropriato di dipendenti sia programmato per ogni posizione e che le programmazioni non siano in conflitto con la disponibilita o le assenze dei dipendenti.

L' applicazione aumenta anche il coinvolgimento del personale, migliora la responsabilita, evita i turni mancati a causa di errori di comunicazione, riduce i costi di manodopera a causa dell'aumento dei programmi dei dipendenti e riduce la quantita di tempo che la pianificazione puo richiedere per fare, aumentando al contempo il morale del team dei dipendenti e migliora la produttivita. Un'app di pianificazione del lavoro e flessibile, facile da apportare modifiche e informa i dipendenti sugli aggiornamenti apportati alla pianificazione.

Ci sono una pletora di app per i dipendenti in giro con un elenco di risultati relativi a funzionalita ed efficienza. Questa guida ti aiutera a decidere quale sia piu adatto agli obiettivi aziendali del tuo ristorante in base a tutte le caratteristiche da considerare. Un'applicazione ideale dovrebbe includere la seguente

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Esplorare l'app dovrebbe essere facile senza la necessita di formazione fisica per i proprietari di aziende e i loro dipendenti a partecipare. L'app di pianificazione del lavoro ideale dovrebbe essere facile da configurare e utilizzare, esplicativo, possedere modi creativi per mantenere le persone coinvolte e offrire strumenti di miglioramento della produttivita. Il programma dovrebbe essere comodo e facile da usare per i dipendenti.

Un'applicazione di pianificazione del lavoro non dovrebbe essere eccessivamente complessa e dovrebbe fornire un accesso rapido e semplice a funzioni o comandi comuni. Dovrebbe inoltre essere ben organizzato e consentire l'accesso senza soluzione di continuita per individuare gli strumenti, le configurazioni e l'accesso desideratiper assistenza, senza dover perdersi, confondere o incerti di come il dovrebbe essere eseguita.

L' app dovrebbe essere affidabile e avere senso per l'utente medio con una spiegazione minima. Ci dovrebbe anche essere un po 'di Intelligenza Artificiale (AI) per fornire indicazioni, suggerimenti e notifiche in caso di nuove modifiche o aggiornamenti al software.

Un' interfaccia user-friendly significa anche che l'impostazione degli orari dei dipendenti richiedera solo minuti con un assistente guidato se qualcuno ne avesse bisogno per aggiungere nuovi dipendenti, posizioni e/o posizioni al database, per esempio. L'interfaccia dovrebbe inoltre supportare diversi modi di visualizzare un programma, sia esso giornaliero, settimanale e mensile o individualmente e dipartimentale.

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3 flexibility across all business locations 1567105790 7663

L'app ideale per la pianificazione dei dipendenti dovrebbe permetterti di accedere al tuo programma di lavoro ovunque. Dovresti essere in grado di vedere quando i dipendenti sono disponibili, le loro richieste di tempo libero, gli swap di turni e quando un turno diventa disponibile di nuovo.

Cio ridurra i problemi relativi all'approvazione ritardata o alla negazione delle richieste, alle modifiche ai turni e ad altre forme di modifiche al programma, che potrebbero aver precedentemente richiesto una presenza fisica da risolvere di persona. Se il tuo ristorante ha piu sedi, l'app per dipendenti dovrebbe anche essere in grado di consentire di creare pianificazioni da una posizione remota senza problemi.

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Un'app per la pianificazione dei dipendenti dovrebbe offrire la possibilita di salvare un programma di lavoro preferito come modello, in modo da poter riutilizzare la pianificazione esistente per creare rapidamente una nuova pianificazione adatta alle esigenze del ristorante.

Inoltre, per ridurre il tempo di coinvolgimento durante la configurazione iniziale, l'app di pianificazione del lavoro ideale dovrebbe avere un modello personalizzabile integrato per funzionare come punto di partenza facile.

L'app ideale per il programma di lavoro dei dipendenti dovrebbe consentire di spostare facilmente i turni intorno alla pianificazione fino a raggiungere il risultato desiderato. La funzionalita dovrebbe consentire di spostare i contenuti nel database dell'app per creare un nuovo progetto da un modello in cui tutte le attivita o i comandi precedenti verranno automaticamente copiati nel progetto appena creato. Dovrebbe inoltre consentire un facile riarrangiamento al fine di produrre un programma per una settimana o un'attivita specifica.

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6 versatility on electronic devices 1567105790 8531

Un'applicazione ideale per il programma di lavoro dovrebbe essere facilmente adattabile, oltre che in grado di adattarsi a diverse piattaforme operative come desktop, smartphone e tablet. La distribuzione dei contenuti dovrebbe mostrare un display chiaro con poca o nessuna differenza rispetto ad altre piattaforme e dovrebbe offrire un'ottima esperienza utente sia al business manager che al dipendente.

Considera il tipo di dispositivo utilizzato dai dipendenti e seleziona l'app che sarebbe facile da navigare sulle loro piattaforme mobili o desktop.

La comunicazione all'interno del team dovrebbe essere senza problemi. Nell'ambiente tradizionale, comunicare con il personale puo essere dispendioso in termini di tempo e inaffidabile. Trovare sostituzioni, riempire un turno aperto, comunicare avvisi di riunioni del personale e notificare a ciascun membro eventi imminenti o cambiamenti nei protocolli e nelle politiche comporta un certo grado di disagio. Questo porta a uno spreco di tempo per i manager.

L' app ideale per la pianificazione dei dipendenti dovrebbe rafforzare la comunicazione all'interno del team. Ad esempio, le funzioni di messaggistica consentono notifiche push e varie categorie di messaggistica basate su un sistema di messaggistica interno, che annuncia una comunicazione di team apprezzata senza essere incollata a una scrivania dell'ufficio.

Con l'app giusta, file, foto, link, richieste, approvazioni e memo interni possono essere facilmente creati, distribuiti e ricevuti dai dipendenti. Alcune opzioni offrono anche la configurazione di gruppi, servizi di posta elettronica di gruppo, SMS personalizzati e SMS flessibili per una migliore comunicazione tra manager e dipendenti.

Quanto meglio puoi prevedere il tuo programma dei dipendenti, tanto piu redditizio sara il tuo ristorante. Un'app per la pianificazione del lavoro dovrebbe aiutarti a determinare il numero di dipendenti necessari per tutte le finestre dei turni. Cio contribuira a sradicare incidenti, come l'eccesso di personale o la carenza di personale. Inoltre, le funzionalita di previsione determinano anche il modello di business piu lento e piu affollato, in base ai giorni e all'ora dei giorni, il tutto basato sull'analisi predittiva.

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9 labor budget control 1567105790 8137

Il costo del lavoro e il piu grande del budget di spesa, e ottenere il controllo su questo puo essere un compito abbastanza difficile. Con esperti che suggeriscono il 45% del fatturato lordo come obiettivo ideale, la migliore applicazione dovrebbe aiutare a pianificare le persone giuste al momento giusto, riducendo al contempo la manodopera costi.

Con ulteriori informazioni sulle vendite storiche e le prevedibili esigenze del personale, avrai un maggiore controllo sul budget della manodopera durante la creazione delle pianificazioni. I dati consentiranno alla piattaforma di prevedere quando avrai bisogno di piu dipendenti che lavorano e durante i turni specificati. Sara inoltre possibile indicare dove si desidera lavorare i dipendenti, ad esempio in diversi reparti o sedi.

L'applicazione dovrebbe consentire ai responsabili del ristorante di intraprendere azioni istantanee quando un dipendente accetta turni futuri offerti dai colleghi o quando prendono tempo libero o quando la loro disponibilita cambia.

Una richiesta di turno che normalmente richiede ore per gestire dovrebbe essere piu facile da sanzionare o rifiutare. Inoltre, in caso di modifica dei turni, l'app ideale per il programma di lavoro dovrebbe facilitare l'assegnazione dei turni ai lavoratori.

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11 simplified shift swapping 1567105790 2747

Lo scambio di turni e un evento regolare tra i dipendenti del settore della ristorazione. Quando i dipendenti non sono in grado di lavorare un turno, questa funzione consente di ottenere il controllo totale e di offrire il turno disponibile ad altri membri del personale per assicurarsi che il turno venga effettivamente coperto.

Dovrebbe inoltre consentire alla direzione di confermare se i dipendenti specifici selezionati come sostituto possono o meno prendere un turno aperto. I dipendenti dovrebbero anche essere avvisati quando un collega offre un turno da prendere.

Inoltre, se i dipendenti non sono in grado di lavorare uno dei loro turni, possono consegnarlo a uno dei loro colleghi o scambiare per un turno alternativo con uno dei loro colleghi. Questo libera ulteriormente il tempo della gestione.

Un'app di pianificazione del lavoro dovrebbe offrire orologi orari virtuali, in modo che la direzione e i dipendenti possano facilmente monitorare i loro orari di clock e di uscita, nonche una traccia quante ore sono lavorate a settimana. Queste informazioni consentono inoltre di gestire in modo piu efficiente le attivita del ciclo paghe.

Questa funzione facilita la comunicazione in tempo reale tra i dipendenti attraverso la consegna di messaggi interni. Inoltre, questo strumento genera automaticamente avvisi di sistema che vengono inviati facilmente ai dipendenti. Questo strumento consente anche la personalizzazione per adattarsi meglio a ogni dipendente.

In un ambito piu ampio, l'app di pianificazione del lavoro ideale assicura che i messaggi interni vengano inviati direttamente al sistema di posta in arrivo del dipendente assegnato appropriato e conferma la ricezione una volta ricevuto. Anziche ricevere notifiche generalizzate, i dipendenti possono scegliere di ricevere notifiche personalizzate per riflettere le preferenze personali di ciascun dipendente.

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14 cloud based 1567105790 3665

Questa e una caratteristica vitale per un programma di lavoro app. Un'applicazione basata su cloud e molto facile da configurare e implementare nelle tue pratiche. I sistemi basati su cloud hanno anche la possibilita di accedere a un programma di lavoro da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e da quasi tutti i dispositivi (in assenza del dispositivo principale).

Essendo un sistema di pianificazione basato su cloud, i dipendenti possono accedere alla pianificazione da qualsiasi dispositivo abilitato a Internet assicurandosi di sapere sempre quali turni sono stati programmati. Inoltre, questa funzione consente un processo di pianificazione molto piu collaborativo con il tuo team anche quando non sono all'interno della sede.

Questi tipi di sistemi si rivelano anche un prezioso investimento aziendale poiche sono ospitati nel server del fornitore dove vengono regolarmente aggiornati e impediti l'infiltrazione del database. Un altro vantaggio significativo di questa funzione e l'automazione. Questa funzione secondaria puo mostrare un elenco di dipendenti disponibili per un determinato turno e puo assegnarli automaticamente a quello nel programma.

I vantaggi di un'app per la pianificazione dei dipendenti non possono essere sopravvalutati e l'adozione dell'app giusta aiutera a gestire il tuo team. L'utilizzo di questa guida ti aiutera a selezionare la migliore app di pianificazione dei dipendenti che ti garantira di spendere meno tempo di programmazione attraverso l'automazione, migliorare la comunicazione del team, aumentare il morale del personale, gestire timeoff, migliore disponibilita e gestione delle risorse in modo efficace, evitare errori e investimenti energetici eccessi, risparmiare sui costi e migliorare i margini di profitto, il che rendera il ristorante piu efficiente.

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