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Suggerimenti per semplificare i processi di programmazione

tips for streamlining your scheduling processes
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Con orari di lavoro dispari, schemi complessi di turni di lavoro e un elenco di dipendenti da gestire, la creazione di programmi nel settore della ristorazione puo essere un compito piuttosto complesso.

Potresti trovarti a spendere piu di otto ore in una settimana per preparare le pianificazioni dei dipendenti, specialmente quando usi pratiche vecchie, come il metodo carta e penna o un modello di pianificazione dei dipendenti di Excel.

C' e una crescente preoccupazione per un maggiore equilibrio tra vita professionale e vita privata. Pertanto, i manager devono assicurarsi che i loro dipendenti siano offerti orari flessibili e seguire la disponibilita preferita di ciascun dipendente.

Sebbene questa chiamata all'azione sia fatta con le intenzioni piu pure, molti manager di ristoranti vi diranno che questo compito non e facile e spesso si trovano a lottare per seguire tali richieste.

Data la complessita di questo problema, e consigliabile aggiornare le procedure di pianificazione e iniziare a utilizzare software di pianificazione dei dipendenti.

Questo processo di programmazione avanzato viene fornito con una serie di vantaggi, che andra a beneficio del vostro ristorante, dei vostri dipendenti e voi stessi.

Questi strumenti basati sul Web riducono la quantita di tempo che si spende nella preparazione delle pianificazioni dei dipendenti da una settimana all'altra. Cio che in genere si prende una settimana per completare sara ridotto drasticamente.

Con il software, scoprirete che la pianificazione e un compito facile, in quanto e dotato di funzioni user-friendly che consentono ai manager di ristoranti di creare turni giorni, settimane e persino mesi di anticipo.

Ecco i motivi principali per cui hai bisogno del software di pianificazione dei dipendenti nel tuo ristorante

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adapt to abrupt changes in employee shifts easily 1570661953 7242

Se si utilizzano fogli di calcolo, come un modello di pianificazione dei dipendenti di Excel, si sta rendendo il processo di pianificazione piu indossare su se stessi.

Con questo processo, la modifica e la revisione e piu difficile. Se un dipendente non puo fare un turno imminente, allora la direzione deve essere contattata e una modifica al programma deve essere richiesta, quindi implementata manualmente. Questo processo e soggetto a errori e richiede molto tempo e puo comportare errori costosi.

Con un sistema di pianificazione avanzato, non sara necessario apportare tutte queste modifiche e poi seguire con il tuo dipendenti inviando messaggi di testo o facendo telefonate.

Il miglior tipo di software offrira funzionalita che danno ai manager una notifica immediata da parte dei dipendenti per un cambiamento di pianificazione, e la gestione avra la capacita di approvare o negare una richiesta in tempo reale da un computer o app mobile.

Sarai anche in grado di ottenere un altro dipendente per completare il turno. Pertanto, ti adatterai ai cambiamenti improvvisi nei programmi di lavoro con facilita.

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Gestire le richieste di timeoff puo essere raccapricciante, soprattutto se stai monitorando queste richieste annotando una nota a te stesso su un post-it o rovistando tra le e-mail dei tuoi dipendenti che cercano di individuare quando hanno originariamente inviato la loro richiesta di timeoff.

Software di pianificazione consente ai dipendenti di inviare le loro richieste direttamente al manager, e consente alla gestione di approvare o rifiutare tali richieste.

Viene inoltre fornito un rapporto di dipendenti che non sono attualmente presenti o non saranno disponibili per i prossimi turni a causa di doveri di giuria, giorni di malattia, assenze o giorni di vacanza, in modo che non siano programmati erroneamente per turni che non possono lavorare.

Se gestisci un'attivita di ristorazione, devi supportare gli obiettivi aziendali, cosi come le esigenze dei tuoi clienti in ogni momento. E' vitale.

Un modo per raggiungere questo obiettivo e quello di mantenere un calendario, compreso un organico, dei dipendenti che lavoreranno ogni giorno.

Con questi rapporti di pianificazione, i dati possono essere utilizzati per tenere traccia degli orari piu trafficati della giornata, il che consentira gestione per prendere decisioni di personale migliori per il futuro.

Ad esempio, se si verifica un elevato volume di traffico il venerdi sera, a partire dalle 18-00, il software prendera nota di questo e vi consigliera di personale piu dipendenti per venerdi sera in quel momento. Lo stesso vale per i tempi piu lenti della giornata, in modo da evitare l'eccesso di programmazione e perdere i costi di manodopera.

Le informazioni li aiuteranno a regolare i turni in modo che possano soddisfare tutte le richieste dei clienti.

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give your employees more power and decrease turnover 1570661953 1065

E necessario disporre di una soluzione self-service per i dipendenti se si desidera spostare il ristorante nel 21 secolo di programmazione. Il sistema dovrebbe consentire ai dipendenti di richiedere facilmente modifiche e monitorare le ore lavorate.

La liberta di monitorare direttamente queste informazioni fa valere la responsabilita e l'autosufficienza dei dipendenti.

Il software di pianificazione basato sul Web consente inoltre ai dipendenti di connettersi tra loro, rendendo piu facile per i dipendenti di contattarsi tra loro per coprire o scambiare turni. Ancora una volta, questo promuove anche la responsabilita per i vostri dipendenti.

Il livello di autonomia da al tuo team un maggiore controllo sui loro programmi. I manager avranno una copertura sufficiente, la soddisfazione dei dipendenti aumentera, e i tassi di fatturato del ristorante ridurranno.

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Con opzioni di pianificazione e self-service semplificate, le app per dispositivi mobili sono il prossimo strumento di pianificazione del personale del ristorante basato sul web. Consente ai lavoratori di accedere alle informazioni di pianificazione in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

Ad esempio, un dipendente puo essere in vacanza e desidera controllare l'ora e la data del turno imminente. L'accesso mobile funziona con varie tecnologie smartphone.

Le app per dispositivi mobili fungono anche da portali di notifica automatici che i manager utilizzano per aggiornare i dipendenti del ristorante in merito alle modifiche apportate alle loro pianificazioni. Alcune delle caratteristiche migliori sono i promemoria giornalieri e settimanali di tutti i turni assegnati. Elimina qualsiasi domanda sui prossimi turni programmati.

Gestire o gestire un'attivita di ristorazione che impiega personale orario richiede un sistema per coordinare gli orari, ed e indispensabile trovare la soluzione migliore per creare e monitorare il proprio gli orari dei dipendenti.

E possibile assicurarsi che l'intero processo venga eseguito senza intoppi utilizzando un sistema di programmazione a cui tutti i dipendenti possono accedere.

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