7 tips for developing a strong employee scheduling system

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

7 Suggerimenti per lo sviluppo di un forte sistema di pianificazione dei dipendenti In

qualita di manager, e probabile che una parte importante della giornata lavorativa sia dedicata alla creazione del programma di lavoro dei dipendenti per la prossima settimana o mese, allontanandoti dal reparto vendite e impedendo interazioni di prima mano con i clienti.

La programmazione dei dipendenti e il processo di monitoraggio della disponibilita del personale per i dipendenti a tempo parziale, a tempo pieno e freelance e di programmazione di tali dipendenti di conseguenza.

Come manager, e probabile che una parte importante della giornata lavorativa sia dedicata alla pianificazione dei dipendenti, mentre allo stesso tempo investe grandi quantita di tempo facendo aggiornamenti o aggiustamenti regolari per soddisfare le esigenze in continua evoluzione del business.

Per superare le sfide che la tua azienda potrebbe affrontare utilizzando modelli di fogli di calcolo datati e pratiche di pianificazione tradizionali, puoi invece utilizzare un programma di pianificazione dei dipendenti per garantire una collaborazione produttiva e operazioni senza interruzioni.

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Un fattore che puo rendere difficile la pianificazione dei dipendenti e dovuto agli ostacoli imprevisti che possono sorgere di volta in volta. Occasionalmente, alcuni dipendenti dovranno prendere un giorno personale o un congedo per malattia. Cio potrebbe essere dovuto a malattie, questioni familiari o motivi personali. I dipendenti possono anche richiedere una programmazione flessibile e richiedere di lavorare solo ore specificate. A causa di queste circostanze, puo certamente rendere le attivita di pianificazione inflessibilmente difficile.

Un singolo errore puo portare a un eccesso di personale o a una carenza di personale. L'eccesso di personale puo inutilmente sprecare denaro programmando un eccesso di dipendenti durante le finestre di lavoro piu lente e la mancanza di personale puo portare a una perdita di vendite a causa della mancanza di dipendenti che lavorano per tendere alle esigenze dei clienti, con conseguente scarsa assistenza clienti. Errori nella pianificazione possono crescere sempre piu fastidioso come la forza lavoro continua a crescere.Se ci sono conflitti nella creazione di un programma, puo influenzare gravemente la qualita del lavoro, a causa di insoddisfazione dei dipendenti. Inoltre, molte ore sono sprecate cercando di correggere questo conflitto.

Nel tentativo di superare queste sfide, le imprese assumeranno personale delle risorse umane e personale manageriale, ma in tal modo il problema non viene completamente modificato. E possibile dedicare piu di otto ore ogni settimana alla creazione della lista di lavoro della settimana successiva; nelle organizzazioni di forza lavoro piu grandi, viene registrato ancora piu tempo per creare la pianificazione della settimana.

Una corretta pianificazione e certamente importante, motivo per cui l'implementazione di un programma di pianificazione dipendente nel vostro processo puo aiutare a superare tali ostacoli.

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Puo sembrare abbastanza semplice, ma mantenere un programma del personale non e un compito facile. I manager spesso hanno un tempo difficile pianificazione e la preparazione per la settimana a venire, con conseguente pianificazione incidenti.

Mantenere un programma coerente dei dipendenti e mantenere un registro accurato della disponibilita dei dipendenti e essenziale per il benessere della vostra azienda. La soluzione per semplificare il processo dovrebbe consistere nel trovare inefficienze quando si verifica una programmazione superiore o inferiore, ridurre i tempi errati e migliorare la produttivita, soprattutto durante le ore di punta.

Con software avanzato, i manager possono facilmente migliorare la pianificazione dei dipendenti. Le applicazioni di facile utilizzo consentono ai responsabili e al personale HR di monitorare la disponibilita e le richieste di timeoff di ogni dipendente, come congedi a lungo termine, congedi per malattia e giorni di ferie retribuite (PTO). L'utilizzo di questa funzionalita consente di annullare qualsiasi errore durante la programmazione di un dipendente che non e disponibile a lavorare. I manager possono inoltre utilizzare queste informazioni per pianificare meglio le interruzioni, i compiti e le attivita dei dipendenti che lavorano in ogni turno in modo piu efficace.

Ecco 7 suggerimenti per lo sviluppo di un forte sistema di pianificazione dei dipendenti.

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Se si utilizzano ancora fogli di calcolo, e importante tenere presente che una piccola modifica alla pianificazione puo avere un effetto di ripple importante sull'intera giornata lavorativa dipendente. Ad esempio, e necessario essere stazionati su un desktop, accedere nuovamente a quel documento, apportare modifiche, salvare il documento, ristampare e ridistribuire la pianificazione aggiornata a tutti i dipendenti. Risolvere tali modifiche dell'ultimo minuto puo essere un incubo assoluto, e non tutti i dipendenti possono anche essere consapevoli del fatto che sono state apportate modifiche.

Grazie alle applicazioni mobili facili da usare, e possibile approvare o negare comodamente le richieste di pianificazione dei dipendenti in pochi istanti. Con ogni aggiornamento, ogni dipendente sara immediatamente informato via SMS, e-mail o tramite l'app mobile non appena il programma sara pubblicato o aggiornato.

Inoltre, e possibile salvare i vostri programmi preferiti come modello di lavoro e applicare tale pianificazione alla settimana successiva. E inoltre possibile riutilizzare i modelli e riutilizzarli in una nuova pianificazione.

Quando si tratta di pianificazione dei dipendenti, l'obiettivo per i proprietari di imprese dovrebbe concentrarsi sul taglio del tempo speso a generare programmi. Cosi facendo, si risparmia tempo, denaro e risorse. L'utilizzo di un programma di pianificazione efficace e tecnologicamente avanzato fara sicuramente proprio questo.

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Notificare ai dipendenti i cambiamenti di programma per i prossimi turni o gli aggiornamenti generali puo essere un vero problema. Con il sistema di messaggistica interna, e possibile tenere tutti in loop. I dipendenti verranno automaticamente avvisati ogni volta che viene pubblicata una nuova pianificazione. I manager possono anche inviare nuovi messaggi all'intero team o a gruppi separati di dipendenti per informare istantaneamente sui cambiamenti di programma, le ultime notizie e gli eventi all'interno dell'azienda.

I dipendenti possono inoltre utilizzare queste piattaforme di messaggistica a loro vantaggio comunicando con i colleghi. Una comunicazione efficace aiuta i dipendenti a comprendere i loro ruoli e aiuta a capire cosa deve essere fatto. Inoltre, quando i membri del team sono in grado di comunicare tra loro in un'atmosfera positiva, saranno in grado di fidarsi l'uno dell'altro, aumentando in ultima analisi la produttivita del lavoro.

L' applicazione dispone di funzionalita che consentono ai dipendenti di rispondere a una richiesta di scambio di turni o coprire il turno di un altro dipendente, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina. I manager possono anche inviare avvisi e istruzioni importanti, in quanto riguarda il business. L'applicazione consente la comunicazione mobile tra i dipendenti senza condividere informazioni riservate, come i numeri di telefono. Poiche le informazioni sono tenute confidenziali, non vi e alcuna possibilita di perdita di informazioni personali o dati.

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Il programma consente ai manager di monitorare e monitorare le azioni dei dipendenti in tempo reale, ad esempio quando un dipendente offre un turno, quando un dipendente accetta il turno di un collega o quando cambia la disponibilita.

Quando si utilizza un sistema di pianificazione dei dipendenti, i dipendenti non avranno bisogno di accedere al sistema ogni volta per accedere alla loro pianificazione, perche le pianificazioni possono essere ricevute tramite notifiche push tramite dispositivi mobili intelligenti. Cio significa che i dipendenti possono accedere e rispondere alle modifiche delle loro pianificazioni piu rapidamente, eliminando eventuali ritardi nel processo di programmazione.

Un altro vantaggio di un'app che assiste nella pianificazione e che i dipendenti possono inviare richieste di timeoff. I manager saranno avvisati immediatamente e potranno approvare o rifiutare la richiesta. Aiuta a informare i manager di chi e disponibile e chi no. Con un programma di pianificazione dei dipendenti cosi efficace, tutte le attivita sono fatte in tempo. Questo assicura che il vostro staff sia felice e meno stressato. Staff felice significa maggiore produttivita.

I motori di previsione forniscono la possibilita di analizzare le attivita in base alle vendite e alle transazioni precedenti, consentendo una stima accurata del business plan e delle previsioni del giorno. Per rafforzare la struttura gestionale e operativa della vostra azienda, e necessario disporre di un piano per pianificare la giusta quantita di personale.

A causa della mancanza di assistenza quando necessario, i clienti in genere lasciano uno stabilimento e ti perdi di fare affari. La ricerca mostra che il 6% delle vendite e perso a causa della mancanza di servizio.

Una buona applicazione dovrebbe essere integrata con uno strumento di previsione innovativo, in grado di prevedere con precisione le esigenze di pianificazione e se piu o meno dipendenti debbano essere programmati in determinati giorni in determinati momenti, in base alle richieste dei clienti. Pianificare il personale giusto al momento giusto migliorera il servizio clienti e aumentera la fidelizzazione dei clienti, e piu soddisfatto il cliente, piu la tua attivita prosperera.

Questa funzione offre anche stime giornaliere, aiutando ad ottenere il controllo del budget di lavoro al giorno. Cio e particolarmente utile quando si creano programmi dipendenti, in quanto e possibile impostare come guida una percentuale di manodopera preferita delle vendite.

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Eccellente software di pianificazione dovrebbe garantire che i dipendenti sono programmati per lavorare solo quando sono disponibili. Questo ti aiuta a evitare di programmare eccessivamente i dipendenti, il che puo comportare una spesa piu elevata rispetto alle entrate che porterai per la giornata. Questa funzione evita anche la conversazione imbarazzante con i tuoi dipendenti, informando che devi ridurre il loro turno. Quando si evita la programmazione eccessiva, i dipendenti saranno piu felici e il tempo di tutti viene utilizzato in modo appropriato e al massimo.

I dipendenti che potrebbero sentirsi sottovalutati o disimpegnati sul lavoro, che attualmente rappresenta il 53% della forza lavoro, di solito si presenteranno al lavoro, facendo il minimo richiesto. Sono anche piu propensi a lasciare la loro azienda solo per un'offerta leggermente migliore.

Sul lato positivo, la percentuale di lavoratori impegnati, coloro che sono entusiasti e impegnati nel loro lavoro, rappresenta ora il 34% della forza lavoro, che e un aumento da quando lo studio e stato condotto per la prima volta nel 2000.

Anche i dipendenti soddisfatti sono tenuti a rimanere in organizzazioni a lungo termine, il che significa che non devi preoccuparti del fatturato e del noioso ciclo di innumerevoli interviste per sostituire una posizione. Ricorda che un aumento del tasso di fidelizzazione dei dipendenti contribuisce al successo e alla crescita della tua azienda, dato che i dipendenti piu felici lavorano di piu, hanno prestazioni migliori nei team e sono generalmente piu produttivi.

L'utilizzo di fogli di calcolo per tenere traccia delle ore lavorate puo spesso portare a una discrepanza tra le ore effettive lavorate rispetto alle ore registrate. Con un forte sistema di pianificazione dei dipendenti, i manager possono facilmente monitorare i pugni dei dipendenti, vale a dire, il tempo di clock-in e di uscita di un dipendente. Questo aiuta a evitare controversie riguardanti retribuzioni e orari di lavoro. Tracciando ogni turno fino al minuto, sarete in grado di calcolare le spese salariali totali, e queste informazioni in tempo reale si attribuiscono a ridurre le spese inutili.

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Dovrebbe essere semplice per i dipendenti accedere alle loro pianificazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo tramite un laptop, uno smartphone o un tablet. La

comoda accessibilita all'applicazione consente anche un facile accesso alla comunicazione. La messaggistica puo essere fatta da dipendente a dipendente, cosi come tra dipendenti e manager. Questa funzione e particolarmente utile se un dipendente scopre che non puo fare un turno all'ultimo minuto e deve informare immediatamente la direzione.

Un grande takeaway dall'integrazione delle soluzioni software di pianificazione dei dipendenti nelle operazioni quotidiane e la quantita di tempo che verra risparmiata e utilizzata in altre aree per promuovere il miglioramento del business.

Con Zip Schedule, e possibile ottimizzare tutte le operazioni e il personale di conseguenza per mantenere la vostra attivita senza problemi. Operazioni senza interruzioni portano a prestazioni migliori, consentendoti di concentrare il tuo impegno e il tuo tempo sui profitti.

Per possedere processi efficaci di pianificazione dei dipendenti, e necessario lasciare andare le pratiche datate a cui siamo stati abituati e aggiornare a un sistema di soluzioni software avanzato. Ti aiutera a produrre programmi privi di errori, ti dara la flessibilita di cui la tua azienda ha bisogno e portera ad un aumento dei ricavi.



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