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So beheben Sie die haeufigsten Mitarbeiterplanungskonflikte

how to fix the most common employee scheduling conflicts
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Terminkonflikte treten in der Foodservice-Industrie regelmaessig auf. Wenn Sie ein Restaurant verwalten oder besitzen, das keinen Zeitplaner verwendet, sind die Chancen hoch, dass Sie einen Terminkonflikt gesehen oder erlebt haben.

Einige dieser Konflikte entstehen aus ehrlichen Fehlern, aber es gibt viele Konflikte, die durch Misskommunikation oder einfach nur von Managern verursacht werden, die viel zu viel Arbeit haben und ausgebrannt werden.

Die Behebung dieser Fehler sollte Ihr oberstes Anliegen als Restaurantbesitzer oder -manager sein. Ein konstanter Fluss von Terminkonflikten wie diese kann die Leistung der Mitarbeiter stark beeinflussen und sogar dazu fuehren, dass das Endergebnis Ihre Kunden aufgrund fehlender Servicequalitaet negativ beeinflusst.

Die Doppelplanung besteht darin, den gleichen Mitarbeiter waehrend der gleichen Schicht versehentlich zweimal zu planen. Meistens wird dieses Problem durch einen Fehler verursacht, den ein Manager beim Erstellen des Zeitplans gemacht hat.

Wie zu verbessern
Da dieses Problem hauptsaechlich aus einer Aufsicht stammt, die oft durch Erschoepfung und Ermuedung hervorgerufen wird, ist die Loesung leicht zu beheben. Um diesen Fehler zu beheben, muessen Sie lediglich die Arbeitslast des Managements erleichtern.

Der einfachste Weg, dies zu tun, ist die Implementierung eines Planungssystems mit Zeitplaner-Software. Die automatisierte Schichtplanung wird taeglich in mehr und mehr Restaurants umgesetzt.

Mit der richtigen Softwarewird der Job des Managers viel einfacher. Darueber hinaus macht die Software selbst es unmoeglich, Mitarbeiter fuer Schichten zu verdoppeln, indem Sie es Ihnen untersagen, einen Mitarbeiter zu planen, der bereits fuer diesen Tag geplant wurde.

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Es ist wichtig, einen Mitarbeiter nicht zu verdoppeln, aber es ist auch sehr wichtig, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter fuer die richtigen Rollen waehrend der richtigen Schichten planen.

Sie als Manager sollten die Persoenlichkeiten, Tendenzen und Verhaltensweisen Ihrer Mitarbeiter kennen zumindest bis zu einem gewissen Grad vertraut sein.

Sie sollten wissen, wie viel Arbeit ein Mitarbeiter uebernehmen kann und wofuer jedes Mitglied Ihres Teams qualifiziert ist.

Zum Beispiel wuerde die Planung eines Kellners fuer die Arbeit am Host-/Hostess Stand eine enorme Auswirkung auf das Geschaeft haben, denn jetzt haben Sie keinen Server, und der Mitarbeiter, den Sie geplant haben, an der Front zu arbeiten, ist hoechstwahrscheinlich nicht so vertraut mit den Sitzplaenen und dauert laenger, um Kunden zu setzen.

Dies hinterlaesst ein schlechtes Kundenerlebnis und bestimmt wahrscheinlich die zukuenftigen Entscheidungen der Kunden, nicht in Ihrem Restaurant zu essen, aufgrund der unnoetig langen Wartezeit.

Verbessern
Wenn Sie Ihren Zeitplan erstellen, beruecksichtigen Sie die Qualifikationen jedes Mitarbeiters. Planungssoftware wird Ihnen dabei helfen, ein Protokoll davon zu fuehren, indem Sie den Titel und die Faehigkeiten jedes Mitarbeiters unter ihrem Namen notieren.

Sie sollten jedoch immer den Zeitplan ueberpruefen und sicherstellen, dass die richtige Person jede Rolle ausfuellt.

Das Erstellen eines Zeitplans ist mehr als nur das Zuweisen eines Textkoerpers zu einem bestimmten Zeitfenster. Sie muessen auch das persoenliche Leben Ihrer Mitarbeiter beruecksichtigen und wenn sie waehrend der Arbeitszeiten zur Verfuegung stehen, die Sie moechten, dass sie arbeiten.

Sie erstellen beispielsweise den Zeitplan fuer die kommende Woche, ueberpruefen ihn, und veroeffentlichen ihn dann in Ihren Mitarbeitern. Ihre Mitarbeiter erhalten den neuesten Zeitplan, und Sie erhalten sofort zwei Telefonanrufe in Bezug auf ihn.

Tom sagt, dass er eine Familie hat, die unerwartet in die Stadt fliegt und dass er gerne Zeit mit seiner Familie verbringen wuerde, die er nie sieht.

Jane erklaert, dass ihr zweiter Job sie am selben Tag und zur gleichen Zeit geplant hat.

In beiden Szenarien koennen sich Ihre Mitarbeiter nicht auf die zugewiesenen Schichten verpflichten. Wie haben Sie sich in dieser Lage gefunden?

Sie haben wahrscheinlich nie Ihre Mitarbeiter aufgefordert, ihre Arbeitsverfuegbarkeitszeiten einzureichen. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie planen, riskieren Sie einen Mitarbeiter, der sagt, dass er aus irgendeinem Grund nicht zur Arbeit kommen kann.

Verbessern
Wenn Sie den richtigen Zeitplan Maker gewaehlt haben, sollte es mit Funktionen kommen, die es Ihren Mitarbeitern ermoeglichen die Verfuegbarkeit elektronisch uebermitteln, damit Ihr System diese Informationen automatisch in der Datenbank speichert. Dabei wissen Sie, welche Mitarbeiter fuer eine bestimmte Schicht zur Arbeit kommen koennen, und Sie werden nie wieder nicht verfuegbare Mitarbeiter planen, da das System dies nicht zulaesst.

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Schichtwechsel kann zu einer grossen Frustration fuer Management und Mitarbeiter werden. Ein Mitarbeiter, der eine andere Schicht will, muss ein paar Reifen durchlaufen, bevor er in der Lage sein kann, angemessen aus einer Schicht zu rufen, einschliesslich

  1. Mitarbeiter anrufen, um nach einem Schichtaustauschanruf zu fragen
  2. und mit der Verwaltung zu bestaetigen, dass der Schichtwechsel genehmigt ist
  3. Rufen Sie den Kollegen zurueck und bestaetigen Sie, dass Management hat oder hat den Schichtwechsel nicht genehmigt
Dieser Vorgang kann einige Male wiederholt werden, bis ein ausreichender Mitarbeiter fuer den Schichtwechsel gefunden wurde. Dies kann zu unnoetigen Frustrationen zwischen Fuehrungskraeften und Mitarbeitern fuehren und es den Mitarbeitern erschweren, sogar einen Schichtwechsel zu verlangen.

Verbessern Durch die Verwendung
einer Zeitplaner-Software und unter der Annahme, dass Sie die richtige Software gewaehlt haben, haben Sie die Moeglichkeit, Mitarbeitern zu erlauben, Schichten durch die Anwendung von ihren Mobiltelefonen oder Computern zu tauschen.

Der anfaengliche Prozess der Suche nach einem Ersatz kann ohne Genehmigung des Managers durchgefuehrt werden, und das einzige Mal, dass ein Manager sich auf dem Swap abmelden muesste, ist, wenn ein Ersatz gefunden wird wiederum etwas, das einfach in der App abgeschlossen werden kann.

Dadurch erleichtern Sie den Arbeitsaufwand des Managements und machen den Prozess nahtlos fuer die Mitarbeiter was zu weniger Frustration und hoeherer Leistung fuehrt.

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