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7 Schritte zum Erstellen einer Vorlage fuer einen grossen Mitarbeiter Zeitplan

7 steps to creating a great employee schedule template
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Das Erstellen einer Mitarbeiterzeitplanvorlage scheint wie ein einfacher Job zu sein. Theoretisch sollten Sie jeder Schicht eine angemessene Anzahl von Personen zuweisen, um sicherzustellen, dass Sie nicht unterbesetzt oder ueberbesetzt sind. Aber in der Praxis ist es etwas komplizierter.

Es gibt viele Moeglichkeiten, einen Zeitplan zu erstellen. Beginnend mit Schichttypen wie rotierenden, festen oder Bereitschaftsdienst, und wenn man bedenkt, dass es unzaehlige Moeglichkeiten gibt, Ihre Mitarbeiter zu planen, kann die Erstellung eines Terminplans zu einer schwierigen Aufgabe werden.

Ein Zeitplan ist jedoch nicht festgelegt. Verwenden Sie diese Vorlage, um Ihnen bei der Erstellung eines praeziseren Zeitplans zu helfen.

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Eine grossartige Vorlage fuer Mitarbeiter bedeutet, dass Sie sich auf das konzentrieren muessen, was sowohl fuer das Restaurant als auch fuer das Personal am besten ist. Wenn Sie sich hauptsaechlich auf das Restaurant konzentrieren, wird das Personal ungluecklich sein und Leistung unter Erwartungen. Auf der anderen Seite, wenn Sie sich ausschliesslich auf Ihre Mitarbeiter konzentrieren, koennte Ihr Unternehmen moeglicherweise leiden. Hier sind die Prioritaeten zu beruecksichtigen, wenn Sie die Bedeutung sowohl Ihres Unternehmens als auch Ihrer Mitarbeiter beruecksichtigen

Business Needs
Business Terminplanungsanforderungen variieren je nach Art des Restaurants. Aber sie variieren auch, je nachdem, welche Abteilung in Ihrem Restaurant Sie planen.

  • Sie muessen in der Lage sein, die Mitarbeiterfluktuationsraten besser zu steuern, da diese in der Lebensmittelindustrie extrem hoch sind.
  • Sie muessen immer eine angemessene Menge an Personal arbeiten. Wenn Sie unterbesetzt sind, erhalten einige Kunden einen langsamen Service und wenn Sie ueberbesetzt sind, wird es nicht genug Arbeit fuer alle geben.
  • Beruecksichtigen Sie die richtigen Schichten, die fuer Ihr Unternehmen geeignet sind. Einige Unternehmen arbeiten besser mit festen Schichten, andere arbeiten besser mit rotierenden Schichten. Zum Beispiel koennten rotierende Schichten fuer ein Restaurant besser sein, da es hilft, die Arbeitslast und Tipps zu verteilen.
  • Arbeiten mit Online-Planungssoftware, um die Belastung der Manager zu erleichtern. Dadurch wird der Zeitaufwand fuer die Erstellung und Verwaltung von Schichtplaenen erheblich reduziert.

MitarbeiterbeduerfnisseDie
Beduerfnisse Ihrer Mitarbeiter variieren je nach Rolle, aber auch davon, wie dynamisch ihr Leben ist. Im Allgemeinen sollten diese wenigen Regeln fuer alle gelten.
  • Mitarbeiter wollen Schichten, die ihrem Lebensstil entsprechen. Ein Mitarbeiter mit einer Familie kann keine konstanten Nachtschichten aufrechterhalten, aber es waere perfekt fuer jemanden, der gerade die High School oder das College beendet hat.
  • Fruehzeitige Hinweise fuer Schichtwechsel und zusaetzliche Zeit. Jeder will die Kontrolle ueber sein Leben haben. Wiederholte Last-Minute-Schichtbenachrichtigungen fuehren dazu, dass sie ungluecklich sind und schlechter funktionieren.
  • Wissen, was von ihnen erwartet wird. Eine berufliche Rolle reicht moeglicherweise nicht aus, wenn sie manchmal ihren Mitarbeitern bei anderen Rollen helfen muessen. Vielleicht moechten Sie ihnen mehr Details geben.
  • Mitarbeiter moechten ihre Zeitabschaltung verwalten. Dies kann einfach mit der Mitarbeiterplanungssoftware erreicht werden.
  • In
  • der Lage, kurzfristig zu wechseln oder zusaetzliche Arbeit zu bekommen.

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Da wir nun die allgemeinen geschaeftlichen und Mitarbeiterbeduerfnisse abgedeckt haben, sollte es viel einfacher sein, eine Vorlage fuer den Mitarbeiterzeitplan zu erstellen. Hier sind 7 einfache Schritte, um eine grossartige Mitarbeiterzeitplanvorlage zu erstellen.

Dieser Prozess wird Ihnen helfen, zu klaeren, wie viel Arbeit von jedem Ihrer Mitarbeiter erwartet wird.

  • Geben Sie an, wie viel Arbeit ein Mitarbeiter innerhalb seiner Arbeitszeit oder einer Anzahl von Stunden erledigen muss. In einem Restaurant koennen Sie beispielsweise messen, wie viele Tische innerhalb einer Schicht oder eines bestimmten Zeitrahmens serviert werden.
  • Bestimmen Sie eindeutig die Aufgaben jedes Jobs. Dies wird es dem Mitarbeiter viel einfacher machen, seine Aufgaben zu erfuellen. Die Aufgaben variieren je nach Ihrem Unternehmen und der beruflichen Rolle eines Mitarbeiters.

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2 measure and predict activity levels 1566853638 2536

Sobald Sie Ihre Arbeitsstandards festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihre aktuellen Aktivitaetsniveaus zu analysieren. Diese werden fuer verschiedene Tage und verschiedene Tageszeiten unterschiedlich sein. Es mag schwierig erscheinen, aber dies ist extrem wichtig fuer die Erstellung einer Mitarbeiterzeitplanvorlage.

Dies wird Ihnen helfen, die richtige Menge an Personen zu bestimmen, die Sie an verschiedenen Tagen und verschiedenen Tageszeiten planen sollten.

Sie koennen auch Daten aus verschiedenen Berichten im Zusammenhang mit Umsatz und Arbeit analysieren. Verkaufsberichte koennen Ihnen genau sagen, wie viele Tabellen Sie an welchen Tagen hatten, und wenn Sie weiter analysieren, koennen Sie feststellen, welche Tageszeit ein belebter Zeitraum ist.

Verwenden Sie bei der Vorhersage von Aktivitaetsstufen die aktuelle Analyse, um zukuenftige Aktivitaetsstufen annaehernd vorherzusagen. Wenn Ihre aktuellen Daten besagen, dass Sie waehrend der Abendstunden mehr Arbeit haben, bedeutet das, dass es wahrscheinlich weiterhin so sein wird.

Konto fuer taegliche, monatliche und sogar laengere Zeitraeume wie vierteljaehrlich oder jaehrlich.

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Versuchen Sie, hier nicht durch Instinkt zu gehen. Sie werden wahrscheinlich die Arbeit abschneiden wollen, indem Sie diesen Schritt ueberspringen und instinkt gehen, aber das koennte Ihrem Unternehmen nachteilig sein.

Die allgemeine Formel dafuer ist die Division des Arbeitsstandards durch die Anzahl der Mitarbeiter. Wenn Sie 150 Tische Server benoetigen und Sie wissen, dass ein Kellner nur 50 Tische servieren kann das bedeutet, dass Sie 3 Kellner in dieser Schicht benoetigen.

Obwohl einige Mitarbeiter produktiver sind als andere, wollen Sie sie nicht bestrafen, indem Sie ihnen viel mehr Arbeit geben.

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Dieser Schritt konzentriert sich staerker auf die Mitarbeiter und ihre Beduerfnisse. Sie muessen eine optimierte Mitarbeiterzeitplanvorlage erstellen, die die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter beruecksichtigt.

Hier sind einige Dinge, die Sie beruecksichtigen muessen

  • Fruehzeitige Benachrichtigung von Schichtaenderungen
  • Zuweisen der richtigen Schichten zu den richtigen Mitarbeitern
  • Zuweisen einer gleichen Menge Arbeit und Tippmoeglichkeiten fuer jeden Mitarbeiter
  • Lassen Sie Mitarbeiter Schichten leicht wechseln
  • Lassen Sie Mitarbeiter ihre Zeit verwalten -Off-Anfragen
  • Bestimmen Sie klare Rollen

Sie sollten sich auch auf Last-Minute-Schicht-Swaps vorbereiten, Mitarbeiter nach dem Zufallsprinzip nicht zur Arbeit kommen und andere schlechte Situationen.

Bei der Erstellung Ihrer Mitarbeiterzeitplanvorlage ist es wichtig, die Vor- und Nachteile der verschiedenen Erstellungsmethoden zu beruecksichtigen, die Ihnen zur Verfuegung stehen.

Stift und Papier

  • Der Vorteil, dies auf diese Weise zu tun, ist, dass es keine Lernkurve gibt. Sie wissen bereits, wie man mit Stift und Papier arbeitet. Aber das ist, wo die Vorteile enden. Es ist die zeitaufwendigste Methode aller drei.

Tabellenkalkulationen
  • Excel oder Google Tabellen werden eine viel bessere Arbeit leisten als Stift und Papier, aber es gibt eine Lernkurve. Es erfordert immer noch eine grosse Zeitinvestition, wird es aber einfacher auf der Strasse.

Mitarbeiterplanungssoftware
  • Je nachdem, welche Software Sie waehlen, gibt es eine monetaere Investition, aber aus diesem Grund koennen Sie Ihre Zeitinvestition durch eine riesiger Faktor. Der groesste Vorteil von Software ist, dass sie rund um die Uhr verfuegbar ist und Mitarbeiter ueber eine mobile App Ruhetage oder Schichtabdeckung anfordern koennen. Ausserdem erhalten sie automatische Benachrichtigungen ueber eventuelle Zeitplanaenderungen.

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6 create the employee schedule template and obtain approval 1566853639 5219

Sie haben Ihre Arbeitsstandardsermittelt, die Aktivitaetsniveaus gemessen und prognostiziert, die Anzahl der Mitarbeiter bestimmt, die Sie benoetigen. beruecksichtigt, und waehlte die Scheduling-Methode.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeiterzeitplanvorlage zu erstellen und sie von der Fuehrungskraft genehmigt zu lassen. In einigen Faellen benoetigen Sie keine Genehmigung von jemandem, der hoeher ist als Sie und in einigen Faellen sind Sie der hoechste Manager.

Aber achten Sie darauf, die Arbeitsvorschriften und die geschaeftlichen Anforderungen zu beruecksichtigen. Wenden Sie sich bei Bedarf mit dem Eigentuemer oder hoeheren Fuehrungskraeften an.

Ihre Mitarbeiterzeitplanvorlage wird jetzt erstellt. Zunaechst koennen Sie die Vorlage als praezisen Zeitplan verwenden, aber mit der Zeit und dem Bedarf der Mitarbeiter muessen Sie Aenderungen vornehmen, um einen genauen Zeitplan zu erstellen.

Wenn Sie einen Stift und ein Papier als Planungsmethode gewaehlt haben, ist es schwierig, Ihre Mitarbeiter zu benachrichtigen. Ihre beste Wahl ist es, ein Meeting anzurufen und den Zeitplan auf einer Pinnwand oder aehnlichem zu haben. Andererseits koennen Sie jedem Mitarbeiter die Schichtstunden manuell mitteilen.

Wenn Sie Excel- oder Google-Tabellen als Planungsmethode gewaehlt haben, ist die Benachrichtigung Ihrer Mitarbeiter etwas einfacher. Sie koennen einen Gruppen-Chat in einer Messaging-Anwendung erstellen und dann die Datei senden. Aber auch mit dieser Methode, wenn ein Update an den Zeitplan durchgefuehrt wird, muessen Sie es erneut senden. Die

Mitarbeiterplanungssoftware ist Ihre beste Wette hier, da Sie keine Mitarbeiter manuell ueber Aenderungen an der Zeitplan. Die Software benachrichtigt Ihre Mitarbeiter automatisch ueber eine mobile App. Durch diese Verwendung koennen sie auch freie Tage anfordern oder ihre Schicht freigeben und jemand anderes uebernehmen lassen.

Das Erstellen einer grossartigen Vorlage fuer die Mitarbeiterplanung ist nicht der einfachste Job, und Sie werden es wahrscheinlich staendig anpassen muessen, aber es zahlt sich auf lange Sicht aus. Durch Intuition, entweder Ihre Mitarbeiter oder Ihr Geschaeft leiden, manchmal kann es beides sein.

Von allen Methoden fuer die Erstellung von Zeitplaenen ist es am besten, Software zu verwenden. Der Hauptvorteil ist, dass Sie keine Mitarbeiter manuell ueber Terminaenderungen benachrichtigen muessen, sie werden automatisch benachrichtigt.

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