8 tips for improving your scheduling practices

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Terminplanungspraktiken

Es waere grossartig, Ihren Planungsprozess zu verbessern, was keine Stunden fuer die Erstellung enthielt und auch alle Regeln befolgt. Ein solches System existiert. Hier sind 8 Tipps, mit denen Sie Mitarbeiter besser planen koennen.

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Wenn Sie ein Restaurant betreiben, ist es eine Tatsache, dass unter Ihren vielen Aufgaben in den kommenden Wochen Planung Mitarbeiter Arbeitsplan auf Sie fallen. Wenn Sie einen Wochenplaner erstellen, muessen Sie ueber das Geschaeft und die Mitarbeiter nachdenken und den Mittelweg finden, um beides zusammenhaengend zu machen.

Einige Mitarbeiter haben vielleicht eine Schule oder sogar einen zweiten Job, wodurch Ihre Planungsaufgaben viel schwieriger werden. Der Versuch, der begrenzten Verfuegbarkeit Ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden, ist sicherlich einfacher gesagt als getan.

Ein weiterer Faktor ist die Einhaltung der sich staendig aendernden Arbeitsgesetze. Die Grundidee hinter diesen Gesetzen besteht darin, Mitarbeiter vor einem unfairen Terminplanungsprozess zu schuetzen. Alles tolle Dinge, aber die Erstellung eines Mitarbeiterzeitplans wird viel schwieriger.

Es gibt in der Regel zwei Personen, die Planungsmissbrauch durchfuehren koennen Ihre Mitarbeiter oder wer auch immer fuer die Erstellung des Terminplans zustaendig ist (also moeglicherweise Sie).

Nun, die meisten Ihrer Mitarbeiter sind wahrscheinlich Modellbuerger. Sie machen ihren fairen Anteil an der Arbeit und verursachen keine Probleme. Manche fragen vielleicht sogar selten nach einem Schichtwechsel, und wenn sie es tun, dann liegt es daran, dass sie ihn wirklich brauchen.

Zeitplan Missbrauch ist das Gegenteil davon. Hier sind ein paar Beispiele dafuer, wie Zeitplanmissbrauch aussehen kann fuer Mitarbeiter

  • konsequent bitten, frueh zu verlassen
  • Constant Wechsel von Zeitplaenen mit anderen fuer geschaeftigere Spitzenzeitschichten, um mehr Tipps zu erhalten
  • Geschichte des Rufens aus Schichten
  • Mehrere No-Shows
  • Konsistenter Notfall Einige dieser Beobachtungen sind ziemlich offensichtlich, wenn mehrere Manager verantwortlich sind, kann es jedoch schwierig sein, den Ueberblick ueber wiederholte Taeter zu behalten.
Die Verwendung von Planungssoftware wird definitiv helfen, diese Ereignisse deutlicher zu machen, sowie zur Kenntnis nehmen sie.

Wenn die Planung Missbrauch von der Verwaltung kommt, koennen Sie es erkennen, indem Sie nach aehnlichen Mustern suchen. Hier sind einige Beispiele

On-Call-Planung Dies ist im Grunde die Planung einer Schicht fuer einen Mitarbeiter, die benoetigt werden koennte, und wenn sie nicht benoetigt werden, werden sie nicht aufgerufen, in Arbeit zu kommen. Dies verhindert, dass der Mitarbeiter einen anderen Job bekommt, aber moeglicherweise auch keine Arbeit oder Einkommen.

Last-Minute-Schichtabbruch Genau wie Last-Minute-Mitarbeiterschicht-Swaps ein Albtraum sind, werden die meisten Mitarbeiter keinen Last-Minute-Schichtabbruch geniessen. Es gibt keine Zeit, andere Plaene zu machen oder etwas anderes zu arbeiten.

Kurzsichtige Zeitplaene erstellen Viele Unternehmen erstellen Termine mindestens eine Woche im Voraus, und das ist akzeptabel. Aber es gibt Unternehmen, die nur Tage oder Stunden einen Zeitplan erstellen, bevor ein Mitarbeiter zur Arbeit kommen muss. Das macht es den Mitarbeitern fast unmoeglich, ihr Leben richtig zu organisieren.

Mitarbeiter nach Ende ihrer Schicht halten Sicher, einige Mitarbeiter arbeiten gerne Ueberstunden, um mehr Einkommen zu erzielen. Aber nicht alle Mitarbeiter mit dafuer. Sie muessen im Voraus mit ihnen darueber sein und sie fragen, ob sie bleiben wollen, anstatt sie zum Bleiben zu zwingen.

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Viele Restaurants haben eine unterschiedliche Anzahl von Kunden, so dass sie Bereitschaftsmitarbeiter haben muessen. Anstatt Ihre regulaeren Mitarbeiter zu planen, ist es viel besser, speziell fuer Bereitschaftsarbeit einzustellen. Mit dieser Methode wissen Ihre Bereitschaftsmitarbeiter, dass sie moeglicherweise in einem bestimmten Anruffenster arbeiten muessen oder nicht.

Hier erfahren Sie, was Sie tun muessen, um eine faire Bereitschaftsplanung zu erstellen.

Sie muessen zuerst ein paar Regeln entscheiden. Notieren Sie, was von Ihnen erwartet wird und was von dem Mitarbeiter bei Bereitschaftsarbeit erwartet wird.

Dann muessen Sie nach Personen suchen, die an Bereitschaftsarbeit interessiert sind. Dies sind Personen, die normalerweise zusaetzliches Geld auf der Seite verdienen moechten, aber keine bestimmte Anzahl von Stunden benoetigen, um jede Woche zu arbeiten.

Um den bestmoeglichen Wochenplaner zu erstellen, muessen Sie zuerst Ihr Unternehmen kennen. Dies bedeutet, zu analysieren, welche Tage und Stunden des Tages am meisten sind. Auf diese Weise koennen Sie bestimmen,

wann mehr Mitarbeiter geplant werden sollen Wenn die erste Schicht 10 Tabellen enthaelt, die zweite Schicht jedoch 30 Tabellen enthaelt, muessen Sie dreimal so viele Mitarbeiter fuer die zweite Schicht planen.

Welche Mitarbeiter geplant werden sollen Sie moechten die richtige Menge fuer jede Mitarbeiterebene planen gewuerzt und zwischengeschaltete. An geschaeftigsten Tagen brauchen Sie so viel Hilfe wie Sie bekommen koennen. Finden Sie heraus, wie viele Kellner, Koeche und andere Mitarbeiter Sie brauchen, um Ihr Restaurant mit einem Butter-Glatt zu halten.

Es ist wichtig, die richtige Anzahl an Personen zu planen Underscheduling kann zu einem Verlust von Kunden fuehren, und Ueberplanungen koennen dazu fuehren, dass Sie Geld verlieren, waehrend Ihre Mitarbeiter nichts tun.

Die Kenntnis Ihrer Mitarbeiter ist entscheidend fuer den Terminplanungsprozess. Haben einige Ihrer Mitarbeiter kleine Kinder? Gehen einige von ihnen zur Schule? Es waere viel einfacher, wenn Sie den Zeitplan an die Beduerfnisse Ihrer Mitarbeiter anpassen wuerden.

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern. Stellen Sie ihnen einige Fragen, die Ihnen bei der Planung helfen koennten.

  • Welche Tageszeit muessen sie frei sein?
  • Wollen sie Vollzeit oder Teilzeit arbeiten?
  • Wie ist ihr Klassenplan?
  • An welchen Feiertagen moechten sie frei sein?

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Die meisten Unternehmen arbeiten wie Tyrannen mit ihrem Wochenplaner. So sollte es nicht sein.

Ihre Mitarbeiter muessen verstehen, warum sie so geplant wurden. Andernfalls koennen Konflikte und Groll entstehen.

Dies gilt insbesondere, wenn Sie einen Mitarbeiter ueberterminieren. Zum Beispiel koennen Sie etwas in der Richtung sagen-

Es tut mir leid, Jane, aber wegen einer erwarteten erhoehten Belastung waehrend der zweiten Schicht wurden Sie geplant, zwei Stunden nach Ende der ersten Schicht zu bleiben Ist das in Ordnung mit Ihnen?

Das klingt viel besser, als nur einem Mitarbeiter zu sagen, dass er noch zwei Stunden arbeiten soll und erwartet, dass er einfach damit laeuft.

Sie koennen Ihren Mitarbeitern auch erlauben, Aenderungen am Zeitplan vorzuschlagen. Dies sorgt fuer viel weniger Konflikte zwischen Mitarbeitern und Unternehmen.

Wenn ein Mitarbeiter den Zeitplan missbraucht, sollten Sie Ihr Unternehmen an seine Beduerfnisse anpassen. Das macht den Mitarbeiter viel gluecklicher und steigert seine Leistung.

Das bedeutet nicht, dass Sie Ihren Zeitplan fuer einen Mitarbeiter immer aendern sollten, sondern vielmehr darueber kommunizieren, warum Sie ihm im Moment helfen koennen oder nicht.

Versuchen Sie, ein System zum Vorschlagen von Terminaenderungen zu implementieren. Das ist ziemlich einfach mit Wochenplaner Software. Wenn Sie jedoch keine solche Software besitzen, koennen Sie dafuer ein anderes System erstellen, z. B. einen Manager anrufen. Dies sollte Teil Ihres Regelbuchs sein, zusammen mit Details, wie viel Hinweis der Mitarbeiter geben sollte.

Damit sollten andere Dinge wie eine Schichtwechselrichtlinie und eine Erklaerung dazu kommen, was Sie planen Missbrauch.

Zum Beispiel sind einige Mitarbeiter leicht in der Lage, Ersatz zu finden, aber diese Ersetzungen koennen anfangen, Wut zu empfinden (weil sie ihrem Freund nicht nein sagen wollen), auch wenn sie die Schicht immer noch akzeptieren. Sie muessen sich davor stellen und aufhoeren, solche Arten von Shift-Swaps zu akzeptieren.

Waehrend einige Mitarbeiter moeglicherweise komplexe Leben haben, die keine Schicht-Swaps zulassen oder zusaetzliche Schichten arbeiten. Es gibt jene Mitarbeiter, die etwas mehr Freiheit haben, mit ihnen zu arbeiten und Schicht-Swaps oder zusaetzliche Arbeit durchfuehren koennen.

Sie muessen Leute finden, die bereit sind, zusaetzliche Stunden zu nehmen. Es ist nie eine gute Idee, jemanden zu haben, der nicht da sein will. Es wird die Stimmung Ihrer anderen Mitarbeiter und moeglicherweise der Kunden beeinflussen.

Damit kann man nicht einfach jemanden fuer eine zusaetzliche Schicht nehmen. Man muss wissen, wer in diese Schicht passt und dann nach Leuten suchen, die dort sind.

Eine separate Tabellenkalkulation kann dafuer funktionieren, aber die Wochenplaner-Software verfuegt ueber integrierte Funktionen, die dieses Problem mit viel einfacher loesen als Tabellenkalkulationen.

Wenn Sie Bauteillisten auf einem Blatt Papier erstellt haben, haben Sie den Prozess kompliziert. Zumindest beginnen Sie mit der Verwendung von Tabellenkalkulationen, aber wenn Sie wirklich ein Upgrade durchfuehren moechten, dann konvertieren Sie in einen digitalen Planungssoftware-Ansatz.

Sobald Sie dies tun, wird es einfacher, den Zeitplan zu erstellen und zu verteilen.

Wenn Sie es derzeit im Pausenraum gepostet haben, haben die Leute ein oder zwei Chancen, es zu sehen und sich den ganzen Tag daran zu erinnern. Es ist sehr wahrscheinlich, dass sie andere Mitarbeiter anrufen, um den Zeitplan erneut zu ueberpruefen. Anders als Zeit zu verschwenden, verursacht dies Frustration zwischen den Mitarbeitern und kann schnell Groll schaffen.

Gluecklicherweise gibt es eine schnelle Loesung dafuer. Die Loesung besteht darin, Ihren Zeitplan online zur Verfuegung zu stellen indem Sie Google Drive oder ein anderes Tool fuer seine.

Planungssoftware ist bei weitem der beste Weg, dies zu tun. Es wird automatisch Ihren Zeitplan fuer Sie erstellen und es wird die Mitarbeiter ueber alle Aenderungen informieren, die sie betreffen. Es bietet auch eine einfache Moeglichkeit fuer Menschen, Schicht-Swaps zu finden und ihr Leben viel besser zu organisieren.



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