Warum Sie aufhoeren sollten, eine Excel Wochenplanvorlage zu verwenden

Microsoft Excel ist vielleicht die am haeufigsten verwendete Software in jedem Unternehmen auf der ganzen Welt, und es macht Sinn, warum Manager bevorzugen die woechentliche Zeitplanvorlage Excel bietet gegenueber der anderen Tabellenkalkulationssoftware. Es kann Tonnen coole Dinge tun, wie die Berechnung der Bezahlung, die Summe der Arbeitstage in einem bestimmten Zeitrahmen, Sortieren und Filtern von Daten, etc. Diese Funktionen sind nur die Spitze des Eisbergs. Excel kann Tausende von logischen, finanziellen, statistischen und technischen Funktionen ausfuehren.

Die meisten Unternehmen weisen ihr Management-Team an, spezielle Excel-Vorlagen fuer Zeitplanung und Zeiterfassung zu verwenden. Sie tun dies, weil fast jeder sich in der Benutzeroberflaeche des Programms zurechtkennt. Manager verwenden die von Excel bereitgestellte woechentliche Zeitplanvorlage, um Termine und Schichten zu planen, abrechenbare Stunden zu erfassen und ihre Mitarbeiterliste zu verfolgen. Die Software ist zweifellos einfach zu bedienen, aber es gibt ein grundlegendes Problem mit der Verwendung dieser Software-Plattform als Hauptquelle fuer die Mitarbeiterplanung. Einfach ausgedrueckt, es ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, und seine Faehigkeiten sind begrenzt. Urspruenglich wurde es nicht fuer die automatisierte Planung, die automatische Protokollierung von gearbeiteten Schichtzeiten oder sogar kompatibel auf einem mobilen Geraet.

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1. Keine automatisierten Eintraege
Nehmen wir an, dass Sie etwa 100 Vollzeitmitarbeiter haben. Wenn Sie Excel verwenden, muessen Sie den Namen, die Position, die Rolle, die Schicht usw. jedes Mitarbeiters manuell eingeben und kategorisieren, um die Verfuegbarkeit jedes Mitarbeiters zu erfuellen. Dies ist eine zeitraubende Aufgabe, die jeden Tag mindestens eine Stunde aus Ihrer kostbaren Zeit in Anspruch nehmen wird. Da Excel keine Planungsanwendung ist, koennen Sie den Kategorisierungsprozess nicht automatisieren. Mit einer Planungs-App koennen Sie den gesamten Prozess automatisieren, um die Berichterstellung zu erleichtern.

2. Mangelnde Kommunikation
Damit jedes Unternehmen funktioniert, ist eine effektive Kommunikation zwischen den obersten Messing- und untergeordneten Mitarbeitern ein Schluessel. Hunderte von Studien haben gezeigt, wie wichtig Kommunikationssysteme in jedem erfolgreichen Unternehmensind. Wenn Sie die woechentliche Zeitplanvorlage von Excel als Planer verwenden, muessen Sie die Zeitplaene taeglich aktualisieren, dann auf Ihrem Computer speichern, die Datei in eine E-Mail hochladen und dann die E-Mail an jeden Mitarbeiter weiterleiten. Sobald diese Aufgabe abgeschlossen ist, koennen Sie endlich mit dem Rest Ihrer taeglichen Managementaufgaben fortfahren. In einer ordnungsgemaessen Planungsanwendung muessen Sie lediglich die Aufgaben entsprechend planen und die App informiert jeden Mitarbeiter automatisch ueber seine Aufgaben fuer den Tag. Dieses Kommunikationssystem funktioniert in beide Richtungen. Mitarbeiter koennen auch Arbeitsschichtanfragen einreichen, und die App benachrichtigt den Manager automatisch ueber die Anfrage. Excel fehlt dieses Kommunikationssystem.

3. Traegt zur Planung von Konfliktenbei
In Excel koennen Sie die Echtzeitverfuegbarkeit und die Anforderungen von Mitarbeitern nicht sehen. Sie koennen Ihre Mitarbeiter nicht ueber Aenderungen in Echtzeit aktualisieren. Stattdessen dauert es Stunden, um die Informationen zu verarbeiten. Dies alles traegt zur Planung von Konflikten bei, was wiederum die Produktivitaet Ihrer Mitarbeiter reduziert. Es verursacht auch Risse und kann die allgemeine Moral des Arbeitsplatzes verletzen.

4. Bietet keine Arbeitsverfolgung oder -prognose
Als Manager ist es wichtig, das grosse Ganze zu sehen. Sie muessen in der Lage sein, zukuenftige Szenarien zu antizipieren und aus Fehlschritten in der Vergangenheit zu lernen. Bei der Planung muessen Sie sicherstellen, dass Sie waehrend der Spitzenzeit genuegend Personal Support haben und waehrend langsamerer Geschaeftszeiten Ueberbesetzung vermeiden. Dies gilt insbesondere fuer Restaurantmanager. Diese Technik spart eine Menge Geld, aber die woechentliche Zeitplanvorlage Excel bietet nicht die technische Kapazitaet in die Arbeitsverfolgung -Werkzeuge oder Prognosefunktionen.

5. Schuetzt nicht vor Arbeitsrechtsverletzungen
Sie muessen immer die aktuellsten Arbeitsgesetze nach Ihrem Staat oder geographischen Standort bewusst sein, sowohl fuer Minderjaehrige als auch fuer Erwachsene. Arbeitsgesetze schuetzen Arbeitnehmer davor, eine Ueberschreitung von Stunden zu arbeiten, die ihnen gesetzlich nicht erlaubt sind, zu arbeiten. Die woechentliche Zeitplanvorlage Excel bietet nicht die Moeglichkeit zu verfolgen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat. Wenn Sie nicht in Uebereinstimmung mit Ihren Arbeitsgesetzen sind, dann wird Ihr Geschaeft in Verletzung der Nichteinhaltung des Gesetzes, daher unterwerfen Sie Ihr Geschaeft kostspielige Geldstrafen.

6. Verkompliziert Arbeitsstundendatensaetze
Dateneingabe in Excel fuehrt haeufig zu Diskrepanzen zwischen tatsaechlichen und registrierten Stunden. Dies wiederum fuehrt zu Buerostreitigkeiten ueber die tatsaechlich geleisteten Arbeitsstunden. Das Ergebnis? Lohn- und Gehaltsabrechnung und Produktivitaet haben beide einen grossen Erfolg.

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Es ist an der Zeit, die woechentliche Zeitplanvorlage zu ersetzen, die Excel als Hauptmethode fuer die Erstellung von Zeitplaenen durch eine Planungs-App bietet, die vereinfachen Sie die taeglichen Planungsaufgaben fuer Sie. Jetzt ist die Frage Welche App soll ich waehlen?

Die Antwort ist ganz einfach Zip Zeitplaene. Mit dieser Software koennen Sie sich von all den Stress und Kopfschmerzen verabschieden, die durch Planungskonflikte, zeitraubende Dateneingabe und die vielen anderen muehsamen Aufgaben verursacht werden, die sich aufgrund veralteter Excel-Dateneingabe ansammeln. Diese Anwendung ist eine One-Stop-Loesung fuer alle Ihre Terminplanungsanforderungen. Mit Zip Zeitplaenenhaben Sie Zugriff auf Prognosen, Echtzeitkommunikation, Arbeitsverfolgung, Zeiterfassung und vieles mehr

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