7 tips for developing a strong employee scheduling system

Last Updated On July 10, 2020 / Written By Michelle Jaco

7 Tipps fuer die Entwicklung eines starken Mitarbeiterplanungssystems

Als Manager ist es wahrscheinlich, dass ein grosser Teil des Arbeitstages darauf ausgerichtet ist, Ihren Mitarbeiterarbeitsplan fuer die kommende Woche oder Monat zu erstellen, um Sie von der Verkaufsflaeche wegzunehmen und Interaktionen aus erster Hand mit Kunden zu verhindern.

Mitarbeiterplanung ist der Prozess der Ueberwachung der Mitarbeiterverfuegbarkeit fuer Teilzeit-, Vollzeit- und Freiberufler und der Planung dieser Mitarbeiter entsprechend.

Als Manager ist es wahrscheinlich, dass ein grosser Teil des Arbeitstages der Mitarbeiterplanung gewidmet ist, waehrend gleichzeitig grosse Mengen an Zeit investiert werden, um regelmaessige Aktualisierungen oder Anpassungen durchzufuehren, um die sich staendig aendernden Anforderungen des Unternehmens zu erfuellen.

Um die Herausforderungen zu meistern, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert sein kann, indem Sie veraltete Tabellenkalkulationsvorlagen und herkoemmliche Planungspraktiken verwenden, koennen Sie stattdessen ein Mitarbeiterplanungsprogramm nutzen, um eine produktive Zusammenarbeit und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

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Ein Faktor, der die Mitarbeiterplanung herausfordernd machen kann, ist auf die unerwarteten Hindernisse zurueckzufuehren, die von Zeit zu Zeit entstehen koennen. Gelegentlich muessen einige Mitarbeiter einen persoenlichen Tag oder Krankheitsurlaub nehmen. Dies kann auf Krankheit, Familienangelegenheiten oder persoenliche Gruende zurueckzufuehren sein. Mitarbeiter koennen auch eine flexible Terminplanung und Anforderung, nur bestimmte Stunden zu arbeiten. Aufgrund dieser Umstaende kann es das Planen von Aufgaben unnachgiebig schwierig machen.

Ein einziger Fehler kann zu Ueberbesetzung oder Unterbesetzung fuehren. Ueberbesetzung kann unnoetig Geld verschwenden, indem ein Ueberschuss an Mitarbeitern in langsameren Arbeitsfenstern geplant wird. Unterbesetzung kann zu einem Umsatzverlust fuehren, da nicht genuegend Mitarbeiter arbeiten, um Kundenbeduerfnisse zu erfuellen, was zu einem schlechten Kundenservice fuehrt. Fehler in der Planung kann zunehmend laestiger wachsen, wie Ihre Belegschaft waechst weiter. Wenn es Konflikte bei der Erstellung eines Zeitplans gibt, kann es stark auf die Arbeitsqualitaet, aufgrund der Unzufriedenheit der Mitarbeiter. Darueber hinaus werden zahlreiche Stunden vergeudet, um diesen Konflikt zu korrigieren.

Um diese Herausforderungen zu meistern, werden die Unternehmen Personalpersonal und Fuehrungskraefte einstellen, wobei das Problem jedoch nicht vollstaendig geaendert wird. Mehr als acht Stunden koennen pro Woche fuer die Erstellung der Arbeitsliste der folgenden Woche reserviert werden. In groesseren Arbeitsorganisationen wird noch mehr Zeit protokolliert, um den Wochenplan zu erstellen.

Die richtige Planung ist sicherlich wichtig, weshalb die Implementierung eines Mitarbeiterplanungsprogramms in Ihren Prozess bei der Ueberwindung solcher Hindernisse helfen kann.

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Es mag einfach genug klingen, aber die Aufrechterhaltung eines Mitarbeiterzeitplans ist keine leichte Aufgabe. Manager haben oft eine schwierige Zeit bei der Planung und Vorbereitung auf die kommende Woche, was zu einer Planung von Missgeschicke fuehrt.

Die Aufrechterhaltung eines konsistenten Mitarbeiterzeitplans und die Aufrechterhaltung eines genauen Protokolls der Mitarbeiterverfuegbarkeit ist fuer das Wohlergehen Ihres Unternehmens unerlaesslich. Die Loesung zur Optimierung des Prozesses sollte darin bestehen, Ineffizienzen bei Ueber- oder Unterterminierung zu ermitteln, fehlerhafte Zeit zu reduzieren und die Produktivitaet zu verbessern, insbesondere waehrend der Spitzenzeiten.

Mit fortschrittlicher Software koennen Manager die Mitarbeiterplanung leicht verbessern. Benutzerfreundliche Anwendungen ermoeglichen es Managern und Personalpersonal, die Verfuegbarkeits- und Zeitabweichanfragen jedes einzelnen Mitarbeiters zu verfolgen, wie z.B. Langzeiturlaub, Krankheitsurlaub und bezahlte Freizeiten (PTO) Tage. Wenn Sie diese Funktion verwenden, werden Fehler bei der Planung eines Mitarbeiters, der nicht zur Arbeit verfuegbar ist, negiert. Manager koennen diese Informationen auch verwenden, um die Pausen, Aufgaben und Aufgaben der aktuellen Mitarbeiter in jeder Schicht effektiver zu planen.

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Wenn Sie weiterhin Tabellenkalkulationen verwenden, ist es wichtig zu beachten, dass eine kleine Aenderung des Zeitplans einen grossen Einfluss auf den gesamten Arbeitstag der Mitarbeiter haben kann. Sie muessen beispielsweise auf einem Desktop stationiert sein, sich wieder bei diesem Dokument anmelden, Ihre Aenderungen vornehmen, das Dokument speichern, neu drucken und dann den aktualisierten Zeitplan an alle Ihre Mitarbeiter verteilen. Die Behebung solcher Aenderungen in letzter Minute kann ein absoluter Alptraum sein, und nicht alle Mitarbeiter wissen vielleicht sogar, dass Aenderungen vorgenommen wurden.

Mit einfach zu bedienenden mobilen Anwendungen koennen Sie bequem Mitarbeiterplananfragen in wenigen Augenblicken genehmigen oder verweigern. Mit jedem Update wird jeder Mitarbeiter sofort per SMS, E-Mail oder ueber die mobile App benachrichtigt, sobald der Zeitplan veroeffentlicht oder aktualisiert wird.

Darueber hinaus koennen Sie Ihre bevorzugten Zeitplaene als Arbeitsvorlage speichern und diesen Zeitplan auf die folgende Woche anwenden. Sie koennen Vorlagen auch wiederverwenden und sie in einen neuen Zeitplan verwenden.

Wenn es um die Mitarbeiterplanung geht, sollte sich das Ziel fuer Unternehmer darauf konzentrieren, die Zeit fuer die Erstellung von Zeitplaenen zu kuerzen. Dadurch sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen. Die Nutzung eines effektiven und technologisch fortschrittlichen Planungsprogramms wird sicherlich genau das tun.

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Die Benachrichtigung von Mitarbeitern ueber Terminaenderungen fuer bevorstehende Schichten oder allgemeine Aktualisierungen kann ein echter Aerger sein. Mit dem internen Messaging-System koennen Sie alle auf dem Laufenden halten. Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, sobald ein neuer Zeitplan veroeffentlicht wird. Manager koennen auch neue Nachrichten an das gesamte Team oder separate Gruppen von Mitarbeitern senden, um sofort ueber Terminaenderungen, aktuelle Nachrichten und Ereignisse innerhalb des Unternehmens zu informieren.

Mitarbeiter koennen diese Messaging-Plattformen auch zu ihrem Vorteil nutzen, indem sie mit Kollegen kommunizieren. Effektive Kommunikation hilft Mitarbeitern, ihre Rollen zu verstehen und zu verstehen, was getan werden muss. Wenn Teammitglieder in positiver Atmosphaere miteinander kommunizieren koennen, koennen sie sich gegenseitig vertrauen und letztlich die Arbeitsproduktivitaet steigern.

Die Anwendung verfuegt ueber Funktionen, die es Mitarbeitern ermoeglichen, auf eine Schichtaustauschanforderung zu reagieren oder die Schicht eines anderen Mitarbeiters abzudecken, wodurch sichergestellt wird, dass sich alle auf derselben Seite befinden. Manager koennen auch wichtige Warnungen und Anweisungen senden, wie es sich um das Unternehmen handelt. Die Anwendung ermoeglicht die mobile Kommunikation zwischen Mitarbeitern, ohne vertrauliche Informationen wie Telefonnummern zu teilen. Da die Informationen vertraulich behandelt werden, besteht keine Chance auf eine Leckage von persoenlichen Informationen oder Daten.

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Das Programm ermoeglicht es Managern, Mitarbeiteraktionen in Echtzeit zu verfolgen und zu ueberwachen, z. B. wenn ein Mitarbeiter eine Schicht anbietet, wenn ein Mitarbeiter die Schicht eines Mitarbeiters akzeptiert oder wenn sich die Verfuegbarkeit aendert.

Wenn Sie ein Mitarbeiterplanungssystem verwenden, muessen sich Ihre Mitarbeiter nicht jedes Mal beim System anmelden, um auf ihren Zeitplan zuzugreifen, da die Zeitplaene ueber Push-Benachrichtigungen ueber intelligente mobile Geraete empfangen werden koennen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter schneller auf Aenderungen in ihren Zeitplaenen zugreifen und darauf reagieren koennen, was Verzoegerungen im Planungsprozess entfaellt.

Ein weiterer Vorteil einer App, die bei der Planung unterstuetzt, ist, dass Mitarbeiter Time-Off-Anfragen einreichen koennen. Die Manager werden sofort benachrichtigt und koennen die Anfrage genehmigen oder ablehnen. Es hilft Managern darueber zu informieren, wer verfuegbar ist und wer nicht. Mit solch einem effektiven Mitarbeiterplanungsprogramm werden alle Aufgaben puenktlich erledigt. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter gluecklich und weniger gestresst sind. Glueckliche Mitarbeiter bedeuten mehr Produktivitaet.

Prognosemodule bieten die Moeglichkeit, das Geschaeft basierend auf frueheren Verkaeufen und Transaktionen zu analysieren und so eine genaue Einschaetzung des Geschaeftsplans und der Prognosen des Tages zu ermoeglichen. Um die Management- und Betriebsstruktur Ihres Unternehmens zu staerken, muessen Sie einen Plan vorlegen, mit dem Sie die richtige Anzahl an Mitarbeitern planen koennen.

Aufgrund mangelnder Unterstuetzung, wenn noetig, verlassen Kunden in der Regel ein Haus, und Sie verpassen das Geschaeft. Untersuchungen zeigen, dass 6% des Umsatzes wegen mangelnder Serviceleistungen verloren gehen.

Eine gute Anwendung sollte in ein innovatives Prognose-Tool integriert werden, das genau Ihre Terminplanungsanforderungen vorhersagt und ob mehr oder weniger Mitarbeiter an bestimmten Tagen zu bestimmten Zeiten geplant werden sollten, je nach Kundenanforderungen. Die Planung der richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit verbessert den Kundenservice und erhoeht die Kundenbindung. Je zufriedener der Kunde ist, desto mehr wird Ihr Unternehmen gedeihen.

Diese Funktion bietet auch taegliche Schaetzungen und hilft, die Kontrolle ueber das Arbeitsbudget pro Tag zu gewinnen. Dies ist besonders nuetzlich, wenn Sie Mitarbeiterplaene erstellen, da Sie als Leitfaden einen bevorzugten Prozentsatz des Umsatzes einrichten koennen.

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Exzellente Planungssoftware sollte sicherstellen, dass Mitarbeiter nur dann arbeiten, wenn sie verfuegbar sind. Dies hilft Ihnen, Ueberterminierung von Mitarbeitern zu vermeiden, was zu hoeheren Ausgaben fuehren kann als die Einnahmen, die Sie fuer den Tag bringen werden. Diese Funktion vermeidet auch das peinliche Gespraech mit Ihren Mitarbeitern und informiert, dass Sie ihre Schicht kurz kuerzen muessen. Wenn Sie Ueberterminierung vermeiden, werden Ihre Mitarbeiter gluecklicher sein und die Zeit aller wird angemessen und in vollen Zuegen genutzt.

Beschaeftigte, die sich bei der Arbeit unterschaetzt oder entlobt fuehlen koennen, was derzeit 53% der Belegschaft ausmacht, werden in der Regel zur Arbeit auftauchen, waehrend sie das erforderliche Minimum tun. Sie werden auch eher ihr Unternehmen verlassen, um nur ein etwas besseres Angebot zu erhalten.

Auf der hellen Seite macht der Prozentsatz der engagierten Arbeiter, diejenigen, die sich fuer ihre Arbeit engagieren und sich fuer ihre Arbeit engagieren, jetzt 34% der Arbeitskraefte aus, was ein Anstieg seit dem Zeitpunkt, als die Studie zum ersten Mal im Jahr 2000 durchgefuehrt wurde.

Zufriedene Mitarbeiter werden auch langfristig in Organisationen bleiben, was bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen um den Umsatz und den langwierigen Zyklus unzaehliger Interviews machen muessen, um eine Position zu ersetzen. Denken Sie daran, dass eine verbesserte Mitarbeiterbindung zum Erfolg und Wachstum Ihres Unternehmens beitraegt, da gluecklichere Mitarbeiter haerter arbeiten, in Teams besser arbeiten und in der Regel produktiver sind.

Die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Nachverfolgung der geleisteten Arbeitsstunden kann oft zu einer Diskrepanz zwischen den tatsaechlich geleisteten Arbeitsstunden und den registrierten Arbeitsstunden fuehren. Mit einem starken Mitarbeiterplanungssystem koennen Manager einfach Mitarbeiterpunches verfolgen, d. h. die Ein- und Auslaufzeit eines Mitarbeiters. Dies traegt dazu bei, Streitigkeiten in Bezug auf Bezahlung und Arbeitszeit zu vermeiden. Indem Sie jede Schicht auf die Minute verfolgen, werden Sie in der Lage sein, die Gesamtlohnausgaben zu berechnen, und diese Echtzeitinformationen werden dazu fuehren, unnoetige Ausgaben zu reduzieren.

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Fuer Mitarbeiter sollte es einfach sein, jederzeit und von praktisch ueberall ueber einen Laptop, ein Smartphone oder ein Tablet auf ihre Zeitplaene zuzugreifen.

Bequeme Zugaenglichkeit zur Anwendung ermoeglicht auch einen einfachen Kommunikationszugriff. Messaging kann sowohl von Mitarbeiter zu Mitarbeiter als auch zwischen Mitarbeitern und Managern erfolgen. Diese Funktion ist besonders dann vorteilhaft, wenn ein Mitarbeiter entdeckt, dass er keine Schicht in letzter Minute durchfuehren kann und die Geschaeftsleitung sofort informieren muss.

Ein grosser Takeaway von der Integration von Mitarbeiterplanungs-Softwareloesungen in Ihren taeglichen Betrieb ist die Zeitspanne, die in anderen Bereichen gespart und genutzt wird, um die Verbesserung des Geschaefts zu foerdern.

Mit Zip Zeitplaenekoennen Sie alle Ablaeufe und Mitarbeiter entsprechend optimieren, damit Ihr Geschaeft reibungslos laeuft. Nahtlose Ablaeufe fuehren zu einer besseren Leistung, so dass Sie Ihre Muehe und Zeit auf Ihr Ergebnis konzentrieren koennen.

Um effektive Mitarbeiterplanungsprozesse zu besitzen, muessen Sie die veralteten Praktiken loslassen, die wir gewohnt sind, und ein Upgrade auf ein fortschrittliches Softwareloesungssystem durchfuehren. Es hilft Ihnen, fehlerfreie Zeitplaene zu erstellen, Ihnen die Flexibilitaet zu geben, die Ihr Unternehmen benoetigt, und fuehrt zu einer Umsatzsteigerung.



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