Work Shift Scheduler | 9 mins read

Gestion des quarts pour les entreprises en herbe La gestion des

shift management for budding businesses
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

quarts est une proposition intrinsequement complexe, mais avec un bon planificateur de quarts de travail, ce n'est pas necessairement le cauchemar que de nombreux proprietaires et gestionnaires d'entreprise vivent regulierement.

Il est de plus en plus vrai que lorsque les clients veulent quelque chose, ils le veulent maintenant. L'environnement de vente au detail en ligne a certainement contribue a ce phenomene, mais il existe d'autres facteurs, tels que des chaines d'approvisionnement de plus en plus efficaces. Quoi qu'il en soit, cela a donne lieu a des entreprises qui servent les consommateurs a faire respecter l'horaire des employes avec des jours de travail/semaines plus longs.


Cependant, lorsqu'il s'agit d'un quart de travail prevu, les employes ne peuvent pas travailler pendant 12 ou 18 heures a la fois, et la plupart ne voudraient pas le faire s'ils le pouvaient. C'est la que la gestion des quarts entre en jeu et pourquoi l'amelioration de l'environnement dans lequel les employes qui travaillent par quarts s'acquittent de leurs fonctions est devenue une partie integrante des objectifs de nombreuses entreprises.

Pourquoi le travail poste est crucial pour

la croissance La tendance a une application plus large du travail poste est en grande partie motivee par les employes, qui ont adopte l'idee que leur vie professionnelle devrait soutenir leur mode de vie plutot que l'inverse. Les preoccupations liees au stress excessif et au desir d'adopter des modes de vie plus sains ont beaucoup a voir avec cela, de meme que la necessite de tenir compte de choses comme les services de garde d'enfants et les horaires scolaires.

Lorsque les preferences personnelles des travailleurs ne correspondent pas necessairement aux obligations, au calendrier ou aux objectifs de croissance d'une organisation, cela peut etre problematique pour le gestionnaire des ressources humaines.

En adoptant le travail poste, une entreprise peut plus facilement repondre aux preferences des employes sans compromettre ses propres objectifs et son horaire de travail. Lorsque les employes travaillent par quarts, ils peuvent choisir leurs heures a partir de divers horaires. Cela permet de les rendre plus productifs et de se sentir plus valorises par l'organisation.

Lorsque les employes sont autorises a choisir quand ils travaillent, ils ont beaucoup plus de controle sur la facon dont ils ordonnent leur vie, et vous verrez un changement positif dans le temps et l'assiduite de chaque individu. Ils sont plus en mesure de maintenir leur equilibre travail-vie personnelle, ce qui reduit les niveaux de stress. Les membres du personnel ont egalement tendance a travailler plus efficacement et plus harmonieusement, car la communication d'equipe s'ameliore egalement.

Pour aider a gerer ce nouveau systeme de planification, l'utilisation d'un logiciel de planification des employes et d'applications de planification des horaires s'averera largement benefique. Les meilleurs types de programmes offrent un modele de calendrier deja fait et permettent egalement l'integration d'un modele Excel.

Lorsqu' un solide systeme de gestion des quarts est en place, il y a aussi plus de temps pour travailler individuellement avec les employes, pour appuyer leurs objectifs et evaluer leur travail. Certaines organisations signalent qu'avec un logiciel de planification et une communication amelioree, les equipes deviennent plus coherentes sur le plan professionnel et personnel.

Le travail poste peut egalement donner lieu a une experience client superieure. Dans les commerces de detail, le travail poste peut garantir que les clients interagissent avec des employes energiques et agreables qui sont vraiment heureux de les servir. Pour les entreprises en ligne, le travail poste permet a l'entreprise de servir ses clients 24 heures sur 24, partout dans le monde.

Les industries de la medecine et des services alimentaires emploient depuis longtemps le travail poste, mais meme ces dernieres annees ont considerablement affine leurs modeles. De telles organisations ont constate que les travailleurs par quarts reussissent generalement au mieux de leurs capacites lorsqu'ils travaillent, qu'ils servent efficacement leurs patients et leurs clients, et qu'ils ont beaucoup moins d'epuisement professionnel.

Comment mettre en oeuvre la gestion des quarts

Un aspect crucial de la mise en oeuvre d'une gestion efficace des quarts est la mise en place d'un bon logiciel de gestion des quarts. Ces utilitaires sont concus pour s'assurer que les employes peuvent facilement gerer leurs quarts de travail et que les responsables et les membres de l'equipe sont toujours au courant de la disponibilite des travailleurs et des changements de planification en temps reel.

Avec l'aide d'un bon planificateur de quarts de travail, les gestionnaires peuvent s'assurer que les employes sont satisfaits de leurs quarts de travail en suivant ces etapes simples.

1. Evaluer les details essentiels chaque mois, avant de planifier les quarts en

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Determiner quand les employes sont disponibles, quand ils ont besoin de conges et quels employes sont ouverts pour travailler la nuit ou la fin de semaine. De plus, assurez-vous que les employes donnent a l'avance un preavis concernant les heures et/ou jours specifies qu'ils aimeraient prendre conge (p. ex., conge familial, fetes religieuses, vacances). Cela aide les gestionnaires a mieux planifier les quarts de travail.

En outre, investissez dans l'horaire des employes qui sont ponctuels et qui ont un bon dossier de temps et de presence. En ce qui concerne le suivi du temps et l'horaire des employes, vous voulez vous assurer que vous ne vous mettez pas en place pour un sinistre en planifiant des personnes dont les antecedents sont mediocres.

2. Avoir les employes a entrer et a sortir

Integrer un planificateur de quarts de travail dans les outils de communication actuels, comme une horloge horaire, ce qui facilitera la connexion des travailleurs pendant leurs heures de travail et la deconnexion a l'heure indiquee. Cela permet aux gestionnaires de suivre facilement les retards, les departs anticipes et les absences imprevues. Vous remarquerez egalement une diminution du cout de la main-d'oeuvre, car les heures supplementaires commenceront a diminuer.

Grace au logiciel de gestionde quarts, les gestionnaires ont une reference rapide et facile a determiner quels postes ont recemment travaille les employes. De cette facon, ils sont en mesure de planifier de maniere fiable les employes pour les memes quarts, plutot que de changer de quarts toutes les quelques semaines. La coherence renforce la stabilite des travailleurs tant dans leur vie professionnelle que dans leur vie professionnelle.

4. Creer un plan de sauvegarde

Etant donne que l'inattendu se produira inevitablement, c'est une excellente idee d'avoir une solution de secours lorsqu'un employe est malade ou prend un jour de conge inattendu. A l'aide d'un planificateur de quarts de travail, les gestionnaires peuvent dresser une liste d'employes qui sont prets a travailler des heures supplementaires et qui peuvent effectuer des quarts de travail supplementaires selon leur disponibilite.

5. Creer des quarts de

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L'utilisation d'un logiciel de gestion de quarts offre aux gestionnaires une plus grande flexibilite dans la creation de quarts de travail et ameliore leur capacite a les suivre efficacement. Les travailleurs de nuit et de fin de semaine ont souvent de la difficulte a travailler de longues heures; la reduction de leur quart de travail en periodes plus courtes resout ce probleme, offre des possibilites aux autres travailleurs et reduit la fatigue.

6. Organiser des verifications periodiques Le fait de

ne pas avoir a modifier les feuilles de calcul et les notes laissees sur des morceaux de papier et de serviettes pendant des heures donne aux gestionnaires plus de temps aux employes. Le fait d'avoir un enregistrement de routine permet aux gestionnaires de s'assurer que leurs employes ne sont pas prives de sommeil, brules ou luttent autrement. Elle affirme egalement pour les travailleurs qu'ils sont valorises par l'organisation.

7. Rotation des quarts

Meme avec une gestion solide des quarts de travail et un excellent logiciel, les travailleurs devront parfois changer de quarts de travail, ce qui peut etre difficile. Lorsque cela se produit, il est judicieux de faire tourner les quarts lentement plutot que tous a la fois, et dans le sens des aiguilles d'une montre, c'est-a-dire de changer les quarts de jour en quarts d'apres-midi et les quarts d'apres-midi en quarts de nuit, plutot que de deplacer les travailleurs de jour en quarts de nuit de facon globale.

8. Maintenir un milieu de travail propice aux quarts de travail

Assurez-vous que les ressources et les equipements fournis par l'organisation (comme le cafe, les sodas et les collations) sont toujours bien approvisionnes, meme pendant les quarts de travail ulterieurs. Garder l'environnement de travail frais et lumineux contribue grandement a maintenir les employes en alerte, ce qui reduit egalement les erreurs et les accidents.

9. Performance de recompense Le travail de

quart est intrinsequement imposant pour les employes. En general, cela signifie s'adapter a un mode de vie entierement different. Les managers peuvent recompenser la performance en offrant des incitatifs, ce qui motive les travailleurs a ameliorer leur rendement et aide les equipes a devenir plus efficaces. Des avantages tels que les remboursements de voyage, les allocations alimentaires ou d'autres avantages demontrent que l'organisation accorde la priorite a son bien-etre.

Comment gerer la securite

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bon logiciel de gestion des quarts de travail est concu pour simplifier la gestion des quarts tant pour les travailleurs que pour les gestionnaires. Un aspect de cette situation est lie a la reduction des perturbations de la vie et de la fatigue des employes. Cela est important parce que la fatigue des travailleurs est un probleme serieux en milieu de travail. Selon le Conseil national de la securite, 62% des travailleurs de nuit ont un sommeil inadequat parce qu'ils ont de la difficulte a s'endormir ou a s'endormir apres avoir travaille la nuit.

Voici quelques recommandations pour reduire la fatigue des travailleurs et favoriser un milieu de travail plus securitaire

  • Gardez les longs quarts de travail, les quarts de nuit consecutifs et les heures supplementaires au minimum.
  • Evitez de changer les quarts trop rapidement et laissez les employes un minimum de 48 heures entre les quarts de travail.
  • Faites pivoter les equipes dans le sens des aiguilles d'une montre pour donner aux employes le temps de s'habituer aux nouveaux horaires.
  • Offrez aux travailleurs de quarts des fins de semaine de conge pour qu'ils puissent passer du temps avec leurs amis et leur famille.
  • Veiller a ce que les horaires des postes soient previsibles afin que les employes puissent faire des plans en dehors du travail.
  • Creez des changements avec un esprit vers la charge de travail. Par exemple, les taches qui exigent une attention intense ou un travail manuel lourd peuvent etre effectuees par un plus grand nombre de travailleurs pendant des quarts de travail plus courts, eliminant ainsi les risques de fatigue.
  • Si possible, offrez de la musique vive pour aider les travailleurs a rester en alerte.
  • Fournir un nombre suffisant de pauses. Pour les travailleurs qui font un travail physique repetitif ou lourd, ou qui doivent rester assis pendant de longues periodes, de breves pauses horaires peuvent aider les muscles a recuperer, ou tout simplement donner une chance aux travailleurs de prendre de l'air et d'etirer leurs jambes.
  • Si possible, faire du travail poste un engagement volontaire. Les incitatifs salariaux peuvent etre utilises pour recruter des benevoles pour les quarts de nuit, mais sachez que de nombreux travailleurs par quarts ne s'habituent jamais aux quarts de nuit parce qu'ils reprennent un horaire regulier pendant leurs jours de conge.
  • Surveillez les signes de fatigue des travailleurs. Il peut s'agir d'erreurs au travail, d'un manque de concentration, d'irritabilite, de somnolence et d'une chute de l'hygiene personnelle.
La gestion des quarts est intrinsequement complexe, mais avec un bon planificateur de quarts de travail, ce n'est pas necessairement le cauchemar que de nombreux proprietaires et gestionnaires d'entreprise connaissent regulierement. Le bon systeme permet non seulement la gestion simple et directe des employes, mais libere la gestion et favorise l'efficacite globale de l'organisation.