Planification par quarts dans tous les secteurs d'activite

quarts Programmation October 12, 2020

Michelle Jaco

Scénariste

La planification des quarts de travail est un element essentiel du travail de tout gestionnaire. Rends-toi bien, et tu peux augmenter la satisfaction des employes, controler les couts de main-d'oeuvre et garder les clients heureux. Vous vous trompez, et toutes ces mesures pourraient en souffrir.

Cette situation a ete soulignee dans une etude de 2018 qui a revele que le fait de fournir aux travailleurs du commerce de detail de Gap des quarts de travail stables a donne lieu a des 7% d'augmentation des ventes et une augmentation de 5% de la productivite du travail. Les resultats ont ete obtenus apres que les gestionnaires aient pris des mesures, notamment en fournissant des horaires deux semaines a l'avance, en eliminant les quarts de garde et en laissant les employes organiser leurs propres echanges de postes.

Bien sur, ce qui a fonctionne pour Gap peut ne pas fonctionner pour vous et de nombreux facteurs peuvent influer sur la facon dont votre entreprise cree son horaire. Dans cet article, nous allons examiner en profondeur la planification des quarts de travail.

De nombreux facteurs peuvent influer sur la duree optimale des quarts de travail de votre entreprise. Cela inclut votre secteur d'activite, les heures d'ouverture et la preference des employes.Les

quarts desix heures et moinsde six heures conviennent aux entreprises qui ont de courtes periodes a couvrir. Ils permettent a une entreprise de disposer d'une main-d'oeuvre a temps plein qui couvre des quarts de travail plus longs, et d'une main-d'oeuvre secondaire qui complete le noyau en cas de besoin. Les travailleurs a temps partiel ayant d'autres engagements sont susceptibles de favoriser des quarts plus courts.

Les quarts de huit heures
Les huit heures sont une duree de travail courante. Beaucoup d'employes sont favorables a ces quarts car il est possible de travailler une semaine de quarante heures en cinq jours. L'avantage pour les entreprises est que les periodes de travail de huit heures couvrent generalement la totalite ou la majeure partie de la journee de travail. Pour les entreprises qui ouvrent 24 heures, huit heures sont une bonne duree puisqu'elles permettent de diviser la journee en trois periodes distinctes.

Les quarts de dix heures Les quarts
de dix heures permettent aux employes de travailler une semaine de travail de quarante heures en seulement quatre jours, ce qui peut donner lieu a plus de jours de conge pour la meme remuneration. Ils permettent egalement aux entreprises ayant des heures d'ouverture plus longues de couvrir toute la journee sans avoir besoin d'employes a temps partiel. Toutefois, pour les entreprises 24 heures sur 24, les quarts de 10 heures se traduiront par un chevauchement de six heures par jour.

Les quarts de douze heures
Les quarts de douze heures sont generalement la plus longue duree de travail commune. Ils permettent aux employes de toucher 40 heures par semaine en moins de jours, ce qui peut entrainer plus de temps libre. Cependant, les quarts de 12 heures peuvent etre epuisants et, selon le travail ou la tache, il peut ne pas convenir aux travailleurs de travailler si longtemps. Les entreprises de 24 heures peuvent utiliser des quarts de 12 heures, car elles n'ont besoin que de deux employes par poste et par jour.

Types les plus courants de quarts

de travail Les quarts
fixes Les quarts fixes sont ceux ou le personnel travaille les memes heures, au meme moment, les memes jours, chaque semaine. Ce type d'horaire previsible est souvent favorise par les employes qui savent qu'on leur garantit un certain nombre d'heures et, par consequent, recoivent une remuneration constante chaque semaine.Les

quarts
fractionnes Les quarts fractionnes sont ceux ou un employe travaille en deux periodes differentes en l'espace d'une journee. Dans un restaurant, les employes pouvaient travailler un quart de travail de 11 h a 14 h pour le dejeuner et un autre de 17 h a 22 h pour le diner.

Certaines administrations exigent que les employeurs respectent certaines regles concernant les quarts de travail fractionnes. En Californie, les entreprises doivent verser aux travailleurs au salaire minimum une prime d'une heure supplementaire.

Heures supplementaires Les quartsde travail Les
quarts de travail Les heures supplementaires sont lorsque les employeurs travaillent plus d'heures que d'habitude. Cela peut etre du a des periodes occupees, a des evenements speciaux ou a des moments ou l'entreprise doit accomplir une tache specifique, par exemple une prise de stock.
Les heures supplementaires sont souvent payees a un taux plus eleve que la remuneration normale. Les employes couverts par la loi sur les normes de travail equitables qui travaillent plus de 40 heures par semaine de travail doivent recevoir une fois et demie leur tarif normal pour le temps supplementaire.Les

quarts de garde Les quarts
de garde sont ceux ou un employe n'est pas au travail, mais ou il est disponible en cas d'urgence.

Pendant ces quarts de travail, les employes doivent etre contactes et peuvent ne pas etre autorises a pratiquer certaines activites comme la consommation d'alcool. Dans certains lieux de travail, par exemple dans les hopitaux, l'employe doit etre sur place pendant le quart de garde. Les employeurs peuvent devoir remunerer le personnel lorsqu'ils sont de garde, meme s'ils ne finissent pas par travailler.

Rotation des quartsde travail
Les quarts de travail de rotation sont ceux qui changent selon un horaire regulier. Par exemple, un employe peut travailler du mardi au samedi une semaine et du mercredi au dimanche la prochaine. Ou bien, ils peuvent travailler tot le matin une semaine et les heures regulieres la suivante. L'avantage de cela est que les equipes peu enviables a des moments difficiles sont reparties entre tous les fonctionnaires, de sorte que personne ne se limite a travailler ces heures.

Les 3 principaux problemes de planification a eviter

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1. Couverture insuffisante Une
couverture insuffisante pour les quarts de travail peut laisser votre equipe a court de chiffres. Cela peut avoir un impact sur la productivite et, en fin de compte, sur l'experience client.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez avoir une couverture insuffisante, comme les employes qui sont soudainement incapables de travailler en raison d'une maladie ou d'un conflit avec les horaires personnels. Reduisez les risques d'une couverture insuffisante en planifiant a l'avance et en gardant les quarts de travail aussi reguliers que possible.

2. Chiffre d'affaires constant
Les entreprises dont le taux de roulement du personnel est eleve peuvent ne pas etre en mesure de couvrir les quarts de travail. Cela peut poser probleme si l'entreprise doit consacrer du temps a la formation des employes avant de pouvoir travailler seuls ou si les employes quittent regulierement sans preavis.Des

processus d'embauche efficaces peuvent aider les entreprises a trouver des personnes fiables. Entre-temps, fournir un environnement de travail positif et remunerer equitablement les travailleurs peuvent reduire le roulement.

3. Negligence
Parfois, les horaires posent probleme en raison de la negligence au sein de l'entreprise. Il pourrait s'agir de gestionnaires qui ne planifie pas les quarts de travail ou qui ne communiquent pas efficacement les mises a jour du calendrier. Ou bien, il pourrait s'agir d'employes sous-formes et donc incapables de faire leur juste part du travail. Le fait de ne pas avoir de processus efficaces concernant les vacances, les echanges de postes ou les conges de maladie peut egalement causer des problemes.

Planification des strategies

Les gestionnaires peuvent planifier plus efficacement en mettant en place des procedures et des politiques. Voici quelques choses que vous pourriez considerer.

Utiliser un horaire de base
Un horaire de base est un horaire au cours duquel les employes recoivent chaque semaine un nombre determine d'heures a une heure precise.

Ce type d'horaire donne aux employes la stabilite en termes de temps de travail et de revenu. Les entreprises peuvent ensuite creer le reste de leur horaire autour de ce modele de base.La

possibilite pour votre entreprise de creer un calendrier stable dependra de la coherence du travail. Les entreprises de vente au detail et d'hotellerie dont les heures d'ouverture sont fixees necessitent peu de changements d'horaire semaine sur semaine.

D' autre part, les entreprises qui comptent sur des contrats pour obtenir des revenus par exemple, la construction, la securite ou les locaux peuvent avoir besoin d'une plus grande souplesse de la part des employes.

Mettre en oeuvre un systeme equitable d'affectation des quarts
Une fois que vous avez un horaire de base, vous devez choisir un moyen d'attribuer des quarts de travail supplementaires. La facon dont vous le faites dependra de votre entreprise et de votre secteur d'activite. Certaines methodes comprennent-

une approche ascendante par laquelle les employes peuvent choisir de travailler des quarts ouverts pour lesquels ils sont qualifies. Cela peut reduire le temps consacre a la planification, surtout si vous avez une main-d'oeuvre importante. Cependant, ce systeme peut etre peu pratique pour de nombreuses entreprises et pourrait vous laisser du mal a combler des quarts impopulaires. Vous avez egalement besoin d'un moyen pour les employes de faire du benevolat pour les quarts de travail.
Vous pouvez utiliser une approche selon laquelle vous attribuez des quarts de travail en fonction de criteres specifiques tels que la duree de vie d'un employe dans l'entreprise, son anciennete ou celui qui est le plus qualifie.
Vous pouvez egalement tenir compte des preferences des employes. Cela reduira le besoin de modifier les quarts de travail une fois que vous avez publie le calendrier. Le fait de savoir si un employe a des cours le jeudi soir ou a besoin de s'occuper d'un enfant apres 17 h en semaine peut reduire les conflits d'horaire.
Aussi, soyez conscient des preferences concernant la quantite de travail d'un employe. Certains employes peuvent vouloir autant d'heures que possible, tandis que d'autres peuvent etre heureux avec 20 heures par semaine.
Soyez conscient des heures supplementaires. Si un employe travaille plus de 40 heures par semaine, il se peut que vous deviez payer plus de l'heure. Il sera moins couteux pour votre entreprise de prevoir un employe qui n'a pas encore atteint la limite de 40 heures. L'utilisation d'un outil qui suit les heures travaillees peut aider a cela.

Avoir des procedures pour les conflits d'horaire
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les employes peuvent avoir besoin d'ajuster leurs horaires. La mise en place de procedures reduit les risques de confusion, car elle permet a chacun de savoir ce qu'il doit faire dans toutes les situations. Envisagez d'utiliser des procedures normalisees pour-

Demandes d'echange de postes
Demandes de vacances
Jours de maladie
Absences
Organisation de couverture de derniere minute

Calendrier Procedures de publication
Il peut vous aider a avoir des procedures relatives a la facon dont vous publiez votre horaire. Par exemple, le publierez-vous sur le logiciel de planification de votre entreprise deux semaines avant le debut de la semaine de travail? Ou voulez-vous envoyer une feuille de calcul aux employes par courriel? Ou taper un calendrier papier sur le mur de la salle de personnel? Quelle que soit la methode que vous choisissez, cela aide a etre coherent afin que les employes sachent quoi verifier.

Comment choisir la bonne methode pour votre entreprise

Lorsque vous choisissez les strategies a utiliser, vous devez tenir compte des besoins de votre entreprise. Voici quelques elements qui influeront sur votre decision-

Taille de votre effectif
Un petit restaurant avec seulement quelques employes fait face a differents defis dans un grand supermarche comptant des centaines d'employes repartis dans divers departements. Les petites entreprises peuvent s'en sortir avec un processus manuel, tandis que les grandes entreprises beneficieront d'une technologie qui aide a automatiser certaines parties de la tache.

Regularite de votre travail
Une entreprise ayant des heures regulieres peut avoir un horaire qui est fondamentalement le meme chaque semaine. Une entreprise d'evenements avec un horaire irregulier aura des defis completement differents.

Competence de vos travailleurs
Bien qu'il soit facile de trouver une couverture pour les postes moins qualifies, il est beaucoup plus difficile de trouver une couverture pour les postes necessitant des qualifications particulieres. Vous devrez y reflechir dans vos strategies de planification. Bien qu'un restaurant puisse permettre aux serveurs ou aux lave-vaisselle d'echanger des quarts de travail a volonte, il devra etre moins flexible avec le chef.

Bande passante du gestionnaire
Considerez combien de temps les gestionnaires passent a faire des calendriers. Certaines strategies creent un travail supplementaire qui, si vous n'avez pas de solution efficace en place, entrainera une perte de temps. Des outils tels que les applications de planification peuvent vous aider en automatisant une grande partie du processus de creation de planification ou en permettant aux employes de prendre le controle, par exemple en organisant des echanges de postes sans intervention d'un responsable.

Avantages d'une planification efficace Couts de main-d'oeuvre

reduits
Une planification inefficace peut entrainer un surpersonnel de votre entreprise, ce qui signifie depenser plus de main-d'oeuvre que necessaire. Le raffinement des processus de planification reduira les risques que cela se produise.

Meilleure experience client
De meme, une planification efficace rend moins probable que vous souffrez d'un manque de personnel, ce qui signifie que vous etes toujours en mesure de fournir une experience client optimale.

Moins d'absence de spectaclesLe fait
d'avoir de bonnes politiques d'horaire reduit le risque que le personnel ne se presente pas, car les employes savent exactement quand ils doivent etre au travail a l'avance. Par exemple, les politiques relatives aux echanges de postes garantissent qu'il n'y a pas de confusion quant a la personne qui devrait etre au travail, tandis que les politiques relatives aux conges de maladie offrent aux gestionnaires les meilleures chances de trouver une couverture.

Gagner du temps
La planification efficace permet de creer des calendriers plus rapidement et plus facilement. Cela signifie egalement que les gestionnaires sont moins susceptibles d'avoir besoin de consacrer du temps a fixer des calendriers une fois qu'ils sont publies.

Employes plus heureuxLes
employes dont les horaires sont stables sont plus heureux que ceux qui s'inquietent d'un manque de travail ou d'etre appeles a la derniere minute. Cela permet egalement aux employes de savoir ce qu'ils doivent faire s'ils ont besoin de conges un jour donne ou s'ils recoivent une demande d'echange de quarts de travail avec un autre employe.

Un bon systeme de planification des quarts de travail satisfera les besoins de l'entreprise et des employes. Les choses dont nous avons parle dans cet article ne sont que quelques-uns des facteurs dont vous devriez tenir compte lors de la planification des quarts de travail.

La meilleure chose a faire est peut-etre de communiquer avec vos employes et gestionnaires pour decouvrir s'il y a des choses qu'ils aiment ou non dans vos pratiques actuelles. S'il y a des problemes, envisagez de mettre en oeuvre des solutions a ces problemes.