Work Shift Scheduler | 10 mins read

Gestion de turnos para empresas en ciernes La gestion de

shift management for budding businesses
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

turnos es una propuesta intrinsecamente compleja, pero con un buen programador de turnos de trabajo, no tiene por que ser la pesadilla que muchos propietarios y gerentes de negocios experimentan regularmente. horario de trabajo de

Cada vez

es mas frecuente que cuando los clientes quieren algo, lo quieren ahora. El entorno minorista en linea ciertamente ha contribuido a este fenomeno, pero hay otros factores, como las cadenas de suministro cada vez mas eficientes. Cualquiera que sea el caso, ha dado lugar a empresas que sirven a los consumidores para hacer cumplir la programacion de los empleados con dias o semanas de trabajo mas largos.


Sin embargo, cuando se trata de un turno programado, los empleados no pueden trabajar durante 12 o 18 horas a la vez, ni la mayoria desearian hacerlo si pudieran. Aqui es donde entra en juego la gestion de turnos, y por que afinar el entorno en el que los empleados que trabajan por turnos desempenan sus funciones se ha convertido en parte integral de los objetivos de muchas empresas.

Por que el trabajo por turnos es crucial para

el crecimiento La tendencia hacia una aplicacion mas amplia del trabajo por turnos esta siendo impulsada en gran medida por los empleados, que han adoptado la nocion de que su vida laboral debe apoyar su estilo de vida, en lugar de lo contrario. Las preocupaciones sobre el estres excesivo y el deseo de abrazar estilos de vida mas saludables tienen mucho que ver con esto, asi como la necesidad de acomodar cosas como el cuidado de ninos y los horarios escolares.

Cuando las preferencias personales de los trabajadores no se alinean necesariamente con las obligaciones, el calendario o los objetivos de crecimiento de una organizacion, puede ser problematico para el gerente de recursos humanos.

Al adoptar el trabajo por turnos, una empresa puede adaptarse mas facilmente a las preferencias de los empleados sin comprometer sus propios objetivos y horarios de personal. Cuando los empleados trabajan por turnos, pueden elegir sus horas de una variedad de horarios. Esto sirve para hacerlos mas productivos, asi como sentirse mas valorados por la organizacion.

Cuando los empleados pueden elegir cuando trabajan, tienen mucho mas control sobre como ordenan sus vidas, y vera un cambio positivo en el tiempo y la asistencia de cada individuo. Son mas capaces de mantener su equilibrio entre el trabajo y la vida personal, lo que reduce los niveles de estres. Los funcionarios tambien tienden a trabajar de manera mas eficiente y armoniosa, ya que la comunicacion en equipo tambien mejora.

Para ayudar a administrar este nuevo sistema de programacion, el uso de software de programacion de empleados y aplicaciones de programacion resultara ser ampliamente beneficioso. Los mejores tipos de programas ofrecen una plantilla de programacion ya preparada y tambien permiten la integracion de una plantilla de Excel.

Cuando existe un solido sistema de gestion de turnos, tambien hay mas tiempo para trabajar con los empleados uno a uno, para apoyar sus objetivos y evaluar su trabajo. Algunas organizaciones informan que con el software de programacion y la comunicacion mejorada, los equipos se vuelven mas cohesivos profesional y personalmente.El

trabajo por turnos tambien puede dar lugar a una experiencia superior al cliente. En las empresas minoristas, el trabajo por turnos puede garantizar que los clientes interactuen con empleados energicos y agradables que esten realmente contentos de servirles. Para las empresas en linea, el trabajo por turnos permite al negocio atender a los clientes las 24 horas del dia, en cualquier parte del mundo.

Las industrias de servicios medicos y de alimentos han estado empleando trabajo por turnos durante mucho tiempo, pero incluso estos han perfeccionado significativamente sus modelos en los ultimos anos. Tales organizaciones han encontrado que los trabajadores por turnos generalmente funcionan lo mejor de sus capacidades cuando estan trabajando, sirviendo a sus pacientes y clientes de manera efectiva, y con mucho menos agotamiento de los empleados.

Como implementar la gestion de turnos

Un aspecto crucial de la implementacion eficaz de la gestion de turnos es asegurar un buen software de gestion de turnos. Estas utilidades estan disenadas para garantizar que los empleados puedan administrar facilmente sus turnos, y que los gerentes y los miembros del equipo esten siempre al tanto de la disponibilidad de los trabajadores y de los cambios de programacion en tiempo real.

Con la ayuda de un buen programador de turnos de trabajo, los gerentes pueden asegurarse de que los empleados estan satisfechos con sus turnos siguiendo estos sencillos pasos.

1. Evaluar los detalles esenciales mensualmente, antes de la planificacion de turnos,

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Determinar cuando los empleados estan disponibles, cuando necesitan tiempo libre, y que empleados estan abiertos a trabajar noches o fines de semana. Ademas, asegurese de que los empleados notifiquen con anticipacion las horas y/o dias especificados que deseen (por ejemplo, vacaciones familiares, fiestas religiosas, vacaciones). Esto ayuda a los gerentes a planificar mejor los cambios.

Ademas, invierta en programar empleados que sean puntuales y tengan un buen tiempo y registro de asistencia. Cuando se trata del seguimiento del tiempo y el horario de los empleados, desea asegurarse de que no se esta preparando para un desastre mediante la programacion de personas que se sabe que tienen un historial deficiente.
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2. Pido a los empleados que entren y salgan

Integrando un programador de turnos de trabajo en las herramientas de comunicacion actuales, como un reloj de hora, lo que facilitara a los trabajadores iniciar sesion durante sus horas de trabajo, asi como cerrar la sesion a la hora designada. Esto hace que sea facil para los gerentes llevar un registro de retraso, salidas anticipadas y ausencias no programadas. Tambien notara una disminucion en el costo de mano de obra, ya que las horas extras comenzaran a disminuir.

3. Mantenga las horas de trabajo consistentes

Con el software de gestion de turnos, los gerentes tienen una referencia rapida y lista a la que los empleados de turnos han trabajado recientemente. De esta manera, pueden programar de manera confiable a los empleados para los mismos turnos, en lugar de cambiar turnos cada pocas semanas. La consistencia aumenta la estabilidad de los trabajadores tanto en su vida laboral como profesional.

4. Crear un plan de copia de seguridad

Dado que inevitablemente ocurrira lo inesperado, es una gran idea tener una alternativa para cuando un empleado esta enfermo o se toma un dia libre inesperado. Usando un programador de turnos de trabajo, los gerentes pueden ensamblar una lista de empleados que estan dispuestos a trabajar horas extra y pueden tomar turnos adicionales dependiendo de su disponibilidad.

5. Crear turnos mas cortos

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uso del software de gestion de turnos proporciona a los administradores mas flexibilidad en la creacion de turnos y mejora su capacidad para realizar un seguimiento de ellos de manera efectiva. Los trabajadores nocturnos y de fin de semana suelen tener problemas para trabajar largas horas; dividir sus turnos en periodos mas cortos resuelve este problema, brinda oportunidades a otros trabajadores y reduce la fatiga.

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6. Organizar controles periodicos

No tener que reflexionar sobre la programacion de hojas de calculo y notas dejadas en trozos de papel y servilletas durante horas da a los gerentes mas tiempo para los empleados. Tener un check-in rutinario permite a los gerentes asegurarse de que sus empleados no se vean privados de sueno, quemados o luchando de otras maneras. Tambien afirma para los trabajadores que son valorados por la organizacion.

7. Rotacion de turnos

Incluso con una gestion de turnos solida y un software excelente, ocasionalmente, los trabajadores tendran que cambiar turnos, lo que puede ser dificil. Cuando esto sucede, es una buena idea girar los turnos lentamente en lugar de todos a la vez, y en el sentido de las agujas del reloj, es decir, cambiar los turnos de dia a turnos de tarde y los turnos de tarde a turnos de noche, en lugar de mover a los trabajadores diurnos a turnos nocturnos de manera mayorista.

8. Mantenga un lugar de trabajo adecuado para los turnos

Asegurese de que los recursos y amenidades proporcionados por la organizacion (como cafe, refrescos y refrigerios) esten siempre bien abastecidos, incluso durante los turnos posteriores. Mantener el ambiente de trabajo fresco y con una iluminacion brillante es muy importante para mantener a los empleados alerta, lo que tambien reduce los errores y accidentes.

9. Rendimiento de recompensa El trabajo por

turnos es inherentemente gravoso para los empleados. Generalmente, significa adaptarse a un estilo de vida completamente diferente. Los gerentes pueden recompensar el rendimiento ofreciendo incentivos, lo que motiva a los trabajadores a rendir mejor y ayuda a los equipos a ser mas eficientes. Prestaciones tales como reembolsos de viajes, subsidios de alimentos u otras ventajas demuestran que la organizacion da prioridad a su bienestar.

Como administrar la seguridad de los empleados plato

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de trabajo El software de gestion de turnos esta disenado para simplificar la gestion de turnos tanto para los trabajadores como para los gerentes. Un aspecto de esto tiene que ver con la reduccion de las interrupciones de la vida y la fatiga de los empleados. Esto es importante porque la fatiga de los trabajadores es un problema serio en el lugar de trabajo. Segun el Consejo Nacional de Seguridad, el 62% de los trabajadores del turno nocturno duermen inadecuadamente porque tienen problemas para conciliar el sueno o quedarse dormido despues de trabajar las noches.

Aqui hay algunas recomendaciones para reducir la fatiga de los trabajadores y fomentar un lugar de trabajo mas seguro

  • Mantenga al minimo los turnos largos, los turnos nocturnos consecutivos y las horas extraordinarias.
  • Evite cambiar de turno demasiado rapido y permita a los empleados un minimo de 48 horas de descanso entre turnos.
  • Gire los turnos en el sentido de las agujas del reloj para dar a los empleados tiempo para acostumbrarse a los nuevos horarios.
  • De a los trabajadores por turnos los fines de semana libres para que puedan pasar tiempo con amigos y familiares.
  • Asegurese de que los horarios de turnos sean predecibles para que los empleados puedan hacer planes fuera del trabajo.
  • Cree cambios con una mente hacia la carga de trabajo. Por ejemplo, las tareas que requieren un enfoque intenso o trabajo manual pesado pueden ser realizadas por mas trabajadores en turnos mas cortos, eliminando asi la posibilidad de que la fatiga se establezca.
  • Si es posible, proporcione musica animada para ayudar a mantener alerta a los trabajadores.
  • Proporcione un numero adecuado de descansos. Para los trabajadores que realizan trabajos fisicos repetitivos o pesados, o que deben sentarse durante largos periodos, breves descansos por hora pueden ayudar a los musculos a recuperarse, o simplemente dar la oportunidad a los trabajadores de tomar un poco de aire y estirar las piernas.
  • Si es posible, haga del trabajo por turnos un compromiso voluntario. Los incentivos de pago se pueden usar para conseguir voluntarios para los turnos nocturnos, pero tenga en cuenta que muchos trabajadores de turno nunca se acostumbran a los turnos nocturnos porque vuelven a tener un horario regular en sus dias libres.
  • Este atento a los signos de fatiga de los trabajadores. Estos pueden incluir cosas tales como errores en el trabajo, falta de enfoque, irritabilidad, dormitacion y una caida de la higiene personal.La gestion de turnos es intrinsecamente compleja, pero con un buen programador de turnos de trabajo, no tiene por que ser la pesadilla que muchos propietarios y gerentes de negocios experimentan regularmente .
El sistema adecuado no solo permite la gestion simple y directa de los empleados, sino que libera la gestion y promueve la eficiencia general de la organizacion. Licencia