Shift Work Schedules | 10 mins read

La programacion de turnos en todas las industrias

shift scheduling across all industries
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Cuando se trata de la programacion de turnos, hay muchos factores a considerar. Aqui hay una guia para ayudar a entender las muchas facetas del trabajo por turnos.

La

programacion de turnos es una parte vital del trabajo de cualquier gerente. Si lo haces bien, puedes aumentar la satisfaccion de los empleados, controlar los costos de mano de obra y mantener contentos a los clientes. Se equivoca, y todas estas metricas podrian sufrir.

Esto se puso de relieve en un estudio de 2018 que encontro que proporcionar a los trabajadores minoristas de Gap cambios estables resulto en 7% mas ventas y 5% mas productividad laboral. Los resultados llegaron despues de que los gerentes tomaron medidas, incluyendo proporcionar horarios con dos semanas de anticipacion, eliminar los turnos de guardia y permitir a los empleados organizar sus propios intercambios de turnos.

Por supuesto, lo que funciono para Gap puede no funcionar para usted y hay muchos factores que pueden afectar como su negocio crea su horario. En este articulo, vamos a echar un vistazo en profundidad a la programacion de turnos.

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Muchos factores pueden afectar a la duracion optima de los turnos de su empresa. Esto incluye su industria, el horario de apertura y la preferencia de los empleados.

Seis horas y turnos menores
de seis horas son adecuados para empresas que tienen periodos cortos que necesitan cubrir. Permiten a una empresa tener una fuerza de trabajo a tiempo completo que cubre turnos mas largos, y una fuerza de trabajo secundaria que complementa el nucleo cuando es necesario. Es probable que los trabajadores a tiempo parcial con otros compromisos favorezcan los turnos mas cortos.

Turnosde
ocho horas Ocho horas es un periodo comun de tiempo para trabajar. Muchos empleados estan a favor de estos turnos, ya que es posible trabajar una semana de cuarenta horas en cinco dias. La ventaja para las empresas es que los periodos de trabajo de ocho horas cubren normalmente la totalidad o la mayor parte de la jornada laboral. Para las empresas que abren las 24 horas, ocho horas es un buen periodo de tiempo, ya que permite dividir el dia en tres periodos distintos.

Turnosde
diez horas Los turnos de diez horas permiten a los empleados trabajar una semana laboral de cuarenta horas en tan solo cuatro dias, lo que puede resultar en mas dias libres por el mismo salario. Tambien permiten a las empresas con horarios de apertura mas largos cubrir todo el dia sin necesidad de empleados a tiempo parcial. Sin embargo, para las empresas de 24 horas, los turnos de 10 horas daran como resultado seis horas de superposicion por dia.

Turnosde
doce horas Los turnos de doce horas suelen ser el turno comun mas largo. Permiten que los empleados alcancen 40 horas por semana en menos dias, lo que puede resultar en mas tiempo libre. Sin embargo, los turnos de 12 horas pueden ser agotadores, y dependiendo del trabajo o la tarea, puede ser inadecuado para los trabajadores trabajar durante tanto tiempo. Las empresas de 24 horas pueden usar turnos de 12 horas, ya que solo requieren dos empleados por puesto por dia.

Licencia

Tipos mas comunes de turnos de trabajo
Los turnos

fijosson aquellos en los que el personal trabaja las mismas horas, al mismo tiempo, en los mismos dias, cada semana. Este tipo de programacion predecible suele ser favorecida por los empleados que saben que tienen garantizado un cierto numero de horas y, por lo tanto, reciben un pago constante cada semana.

Dividir turnos
Los turnos divididos son aquellos en los que un empleado trabaja en dos periodos diferentes durante el espacio de un dia. En un restaurante, los empleados podian trabajar un turno de 11 AM a 2 PM para cubrir el almuerzo y uno de 5 PM a 10 PM para cubrir la cena.

Algunas jurisdicciones exigen que los empleadores se adhieran a ciertas normas relativas a los turnos divididos. En California, las empresas deben pagar a los trabajadores del salario minimo una prima de una hora extra de pago.Los

turnosde
horas extraordinarias son cuando los empleadores trabajan mas horas de lo habitual. Esto puede deberse a periodos de actividad, eventos especiales o cuando la empresa necesita completar una tarea especifica, por ejemplo, una toma de acciones.
Las horas extraordinarias se pagan a menudo a una tasa mas alta que la paga normal. Los empleados cubiertos por la Ley de Normas Laborales Justas que trabajan mas de 40 horas por semana laboral deben recibir una vez y media su tarifa regular por el tiempo extra.Los

turnos de guardia
son aquellos en los que un empleado no esta en el trabajo, pero esta disponible si es necesario en caso de emergencia.

Durante estos turnos, los empleados necesitan ser contactables y es posible que no se les permita realizar ciertas actividades, como beber alcohol. En algunos lugares de trabajo, por ejemplo, hospitales, el empleado debe estar en las instalaciones durante el turno de guardia. Los empleadores pueden tener que compensar al personal cuando estan de guardia incluso si no terminan trabajando.

Cambios rotatorios
Los turnos rotatorios son aquellos que cambian segun un horario regular. Por ejemplo, un empleado puede trabajar de martes a sabado una semana y de miercoles a domingo el siguiente. O bien, pueden trabajar temprano por la manana una semana y horas regulares al siguiente. La ventaja de ello es que los turnos poco envidiables en momentos dificiles se distribuyen entre todos los funcionarios, de modo que nadie se limita a trabajar estas horas.

Los 3 principales problemas de programacion para evitar

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1. Cobertura insuficiente La
cobertura insuficiente para los turnos puede dejar a tu equipo corto de numeros. Esto puede afectar la productividad y, en ultima instancia, la experiencia del cliente.

Hay muchas razones por las que puede tener una cobertura insuficiente, como por ejemplo que los empleados no pueden trabajar repentinamente debido a una enfermedad o conflicto con los horarios personales. Reducir las posibilidades de cobertura inadecuada programando con anticipacion y manteniendo los turnos lo mas regulares posible.

2. Volumen de negocios constante
Las empresas con una alta rotacion de personal pueden verse incapaces de cubrir los turnos. Esto puede ser problematico si la empresa tiene que dedicar tiempo a capacitar a los empleados antes de que puedan trabajar por su cuenta, o si los empleados se van regularmente sin previo aviso.

Los procesos de contratacion efectivos pueden ayudar a las empresas a encontrar personas confiables. Mientras tanto, proporcionar un entorno de trabajo positivo y compensar de manera justa a los trabajadores puede reducir el volumen de negocios.

3. Negligencia
A veces los horarios son problematicos debido a negligencia dentro del negocio. Esto podria ser que los gerentes no programaran turnos o que no comunicaran las actualizaciones de programacion de manera efectiva. O bien, podrian ser empleados que no estan capacitados y que, por lo tanto, no pueden hacer su parte justa del trabajo. El hecho de no tener procesos efectivos en relacion con las vacaciones, los intercambios de turnos o la licencia por enfermedad tambien puede causar problemas.

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Programacion de politicas

Los administradores pueden programar de manera mas eficaz mediante la implementacion de procedimientos y politicas. Aqui hay algunas cosas que podrias considerar.

Utilizar una programacion basica
Una programacion basica es aquella en la que los empleados reciben un numero determinado de horas a una hora especifica cada semana.

Este tipo de horario da estabilidad a los empleados en terminos de tiempo trabajado e ingresos. A continuacion, las empresas pueden crear el resto de su programacion en torno a este modelo base.

Si su empresa puede crear un horario estable dependera de la consistencia del trabajo. Las empresas minoristas y hoteleras con horarios de apertura establecidos requieren pocos cambios de horario semana tras semana.

Por otro lado, las empresas que dependen de contratos para obtener ingresos (por ejemplo, construccion, seguridad o espacios) pueden requerir mas flexibilidad de los empleados.

Implementar un sistema justo para asignar turnos
Una vez que tenga un horario central, debe elegir una forma de asignar turnos adicionales. La forma en que lo haga dependera de su negocio e industria. Algunos metodos incluyen-

  • Un enfoque ascendente mediante el cual los empleados pueden optar por trabajar turnos abiertos para los que estan cualificados. Esto puede reducir el tiempo dedicado a la programacion, especialmente si tiene una gran fuerza de trabajo. Sin embargo, este sistema puede ser poco practico para muchas empresas y podria dejarte luchando para llenar turnos impopulares. Tambien necesita una manera de que los empleados se ofrezcan voluntarios para los turnos.
  • Puede utilizar un enfoque mediante el cual asigne turnos en funcion de criterios especificos, como el tiempo que un empleado ha estado en la empresa, su antigueedad o quien esta mas calificado.
  • Tambien puede considerar las preferencias de los empleados. Esto reducira la necesidad de cambiar los turnos una vez que haya publicado el horario. Saber si un empleado tiene clase el jueves por la noche o si necesita cuidar a un nino despues de las 5 pm de lunes a viernes puede reducir los conflictos de programacion.
  • Ademas, tenga en cuenta las preferencias sobre cuanto quiere trabajar un empleado. Algunos empleados pueden querer tantas horas como sea posible, mientras que otros pueden estar contentos con 20 horas a la semana.
  • Tenga en cuenta las horas extras. Si un empleado trabaja mas de 40 horas en una semana, es posible que deba pagarle mas por hora. Sera menos costoso para su negocio programar a un empleado que aun no ha alcanzado el limite de 40 horas. Usar una herramienta que rastrea las horas trabajadas puede ayudar con esto.
Tener procedimientos para programar conflictos
Hay muchas razones por las que los empleados pueden necesitar ajustar sus horarios. La aplicacion de procedimientos reduce las posibilidades de confusion, ya que garantiza que todos sepan lo que tienen que hacer en cada situacion. Considere el uso de procedimientos estandarizados para-
  • Solicitudes de intercambio por turnos
  • Solicitudes de vacaciones
  • Dias por enfermedad
  • Ausencias
  • Organizacion de portada de ultimo minuto
Programar Procedimientos de publicacion
Puede ayudar a tener procedimientos relacionados con la forma en que publica su programacion. Por ejemplo, lo publicara en el software de programacion de su empresa dos semanas antes del inicio de la semana laboral? O enviaras una hoja de calculo por correo electronico a los empleados? O poner una agenda de papel a la pared del personal? Sea cual sea el metodo que elija, ayuda a ser consistente para que los empleados sepan que comprobar.

Como elegir el metodo adecuado para su empresa

Al elegir que politicas utilizar, tendra que tener en cuenta las necesidades de su empresa. Aqui hay algunas cosas que afectaran su decision-

Tamano de su plantilla
Un pequeno restaurante con pocos empleados se enfrenta a diferentes desafios para un gran supermercado con cientos de empleados en varios departamentos. Las empresas mas pequenas pueden salir adelante con un proceso manual, mientras que las empresas mas grandes se beneficiaran de la tecnologia que ayuda a automatizar partes de la tarea.

Regularidad de su trabajo
Un negocio con horario regular puede tener un horario que es basicamente el mismo cada semana. Una empresa de eventos con un horario irregular tendra desafios completamente diferentes.

Habilidad de Sus Trabajadores
Aunque puede ser facil encontrar cobertura para puestos de menor cualificacion, encontrar cobertura para puestos que requieren calificaciones especificas es mucho mas dificil. Tendra que reflexionar sobre esto en sus politicas de programacion. Aunque un restaurante puede permitir que los servidores o lavavajillas intercambien turnos a voluntad, tendra que ser menos flexible con el chef.

Ancho de banda del administrador
Considere cuanto tiempo dedican los administradores a realizar programaciones. Algunas politicas crean trabajo adicional que, si no tiene una solucion efectiva en su lugar, provocara una perdida de tiempo. Herramientas como la programacion de aplicaciones pueden ayudar al automatizar gran parte del proceso de creacion de horarios o permitir que los empleados tomen el control, por ejemplo, al organizar intercambios de turnos sin la entrada de un administrador.

Los beneficios de la programacion efectiva

Reduccion de los costos laboralesLa
programacion ineficaz puede llevar a que su empresa tenga exceso de personal, lo que significa gastar mas en mano de obra de lo necesario. El refinamiento de los procesos de programacion reducira las posibilidades de que esto ocurra.

Mejor experiencia del cliente
Del mismo modo, la programacion efectiva hace que sea menos probable que no tenga personal suficiente, lo que significa que siempre puede proporcionar una experiencia optima al cliente.

Menos No Shows
Tener buenas politicas de programacion reduce la posibilidad de que el personal no se presente, ya que los empleados saben exactamente cuando deben estar en el trabajo por adelantado. Por ejemplo, las politicas para los swaps por turnos garantizan que no haya confusion acerca de quien deberia estar trabajando, mientras que las politicas de licencia por enfermedad ofrecen a los gerentes la mejor oportunidad de encontrar cobertura.

Ahorrar tiempo
La programacion efectiva hace que sea mas facil y mas rapido crear programaciones. Tambien significa que los gerentes tienen menos probabilidades de tener que dedicar tiempo a fijar los horarios una vez que se publican.Empleados

mas felices Los empleados
con horarios estables son mas felices que aquellos que se preocupan por la falta de trabajo o por ser llamados en el ultimo minuto. Tambien garantiza que los empleados sepan lo que tienen que hacer si necesitan tiempo libre en un dia determinado o si reciben una solicitud para intercambiar turnos con otro empleado.

Un buen sistema de programacion de turnos satisfara las necesidades tanto de la empresa como de los empleados. Las cosas de las que hablamos en este articulo son solo algunos de los factores que debe tener en cuenta al programar turnos.

Tal vez lo mejor es comunicarse con sus empleados y gerentes para descubrir si hay cosas que hacen o no les gustan de sus practicas actuales. Si hay problemas, considere implementar soluciones a estos problemas.