Shift Scheduling in tutti i settori

turni Pianificazioni October 12, 2020

Michelle Jaco

Scrittore

La programmazione dei turni e una parte vitale del lavoro di qualsiasi manager. E possibile aumentare la soddisfazione dei dipendenti, controllare i costi della manodopera e garantire la soddisfazione dei clienti. Sbaglia, e tutte queste metriche potrebbero soffrire.

Cio e stato evidenziato in uno studio del 2018 in cui e emerso che fornire ai lavoratori al dettaglio di Gap turni stabili ha portato a 7% in piu delle vendite e un aumento del 5% della produttivita del lavoro. I risultati sono arrivati dopo che i manager hanno adottato misure tra cui fornire programmi con due settimane di anticipo, eliminare i turni di chiamata e lasciare che i dipendenti organizzino i propri swap turni.

Naturalmente, cio che ha funzionato per Gap potrebbe non funzionare per te e ci sono molti fattori che possono influenzare il modo in cui la tua azienda crea la sua pianificazione. In questo articolo, daremo uno sguardo approfondito alla pianificazione dei turni.

Molti fattori possono influire sulla lunghezza ottimale del turno della tua azienda. Questo include il tuo settore, gli orari di apertura e la preferenza dei dipendenti.

Sei ore e Under
Turni meno di sei ore sono adatti per le aziende che hanno brevi periodi di tempo da coprire. Consentono a un'azienda di avere una forza lavoro a tempo pieno che copre turni piu lunghi e una forza lavoro secondaria che completa il nucleo quando necessario. I lavoratori a tempo parziale con altri impegni possono favorire turni piu brevi.

Turnidi
otto ore Otto ore e un periodo di tempo comune per lavorare. Molti dipendenti favoriscono questi turni in quanto e possibile lavorare una settimana di quaranta ore in cinque giorni. Il vantaggio per le aziende e che i periodi di lavoro di otto ore in genere coprono la totalita o la maggior parte della giornata lavorativa. Per le aziende che aprono 24 ore, otto ore sono un buon periodo di tempo in quanto consentono di suddividere il giorno in tre periodi distinti.Turni di

dieci ore turnidi
dieci ore consentono ai dipendenti di lavorare una settimana lavorativa di quaranta ore in soli quattro giorni, il che puo comportare piu giorni di riposo per la stessa retribuzione. Consentono inoltre alle aziende con orari di apertura piu lunghi di coprire l'intera giornata senza richiedere dipendenti part-time. Tuttavia, per le aziende 24 ore su 24, i turni di 10 ore si tradurranno in sei ore di sovrapposizione al giorno.

Turni di dodici ore I
turni di dodici ore sono tipicamente la lunghezza di turno comune piu lunga. Consentono ai dipendenti di raggiungere 40 ore settimanali in meno giorni, il che puo portare a piu tempo libero. Tuttavia, i turni di 12 ore possono essere estenuanti e, a seconda del lavoro o del compito, potrebbe non essere adatto per i lavoratori lavorare per un periodo cosi lungo. Le aziende di 24 ore possono utilizzare turni di 12 ore, in quanto richiedono solo due dipendenti per posizione al giorno.

I tipi piu comuni di turni

di lavoro a turni
fissi turni fissi sono quelli in cui il personale lavora alle stesse ore, allo stesso tempo, negli stessi giorni, ogni settimana. Questo tipo di programma prevedibile e spesso favorito dai dipendenti che sanno di essere garantiti per un certo numero di ore e quindi ricevono una paga costante ogni settimana.

Turni divisi
I turni divisi sono quelli in cui un dipendente lavora in due periodi diversi nello spazio di un giorno. In un ristorante, i dipendenti potrebbero lavorare un turno dalle 11 alle 14 per coprire il pranzo e uno dalle 17 alle 22 per coprire la cena.

Alcune giurisdizioni richiedono che i datori di lavoro rispettino determinate regole relative ai turni divisi. In California, le imprese devono pagare ai lavoratori salariali minimi un premio di un'ora in piu.

Turni straordinari I turni
di lavoro straordinario sono quando i datori di lavoro lavorano piu ore del solito. Cio puo essere dovuto a periodi di attivita, eventi speciali o quando l'azienda deve completare un'attivita specifica, ad esempio una rimessa in magazzino.Gli
straordinari sono spesso pagati ad un tasso piu elevato rispetto alla retribuzione normale. I dipendenti coperti dal Fair Labor Standards Act che lavorano piu di 40 ore per settimana lavorativa devono ricevere una volta e mezza la loro tariffa regolare per il tempo supplementare.

Turni di chiamataI
turni di chiamata sono quelli in cui un dipendente non e al lavoro ma e disponibile se necessario in caso di emergenza.

Durante questi turni, i dipendenti devono essere contattabili e potrebbero non essere autorizzati a svolgere determinate attivita come bere alcolici. In alcuni luoghi di lavoro, ad esempio negli ospedali, il dipendente deve trovarsi in loco durante il turno di guardia. I datori di lavoro possono dover compensare il personale quando sono di guardia anche se non finiscono per lavorare.

Turni di
rotazione I turni di rotazione sono quelli che cambiano in base a un programma regolare. Ad esempio, un dipendente puo lavorare da martedi a sabato una settimana e da mercoledi a domenica il successivo. Oppure, possono lavorare mattina presto una settimana e ore regolari il prossimo. Il vantaggio di cio e che i turni non invidiabili in tempi difficili sono distribuiti tra tutti i membri del personale, quindi nessuno e limitato a lavorare questi orari.

Top 3 Problemi di programmazione per evitare

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1. Copertura
insufficiente Copertura insufficiente per i turni puo lasciare la tua squadra a corto di numeri. Cio puo influire sulla produttivita e, in ultima analisi, sull'esperienza del cliente.

Ci sono molte ragioni per cui potresti avere una copertura insufficiente, ad esempio i dipendenti non sono improvvisamente in grado di lavorare a causa di malattie o conflitti con gli orari personali. Ridurre le possibilita di copertura inadeguata pianificando in anticipo e mantenendo i turni il piu regolare possibile.

2. Fatturato costante
Le imprese con un elevato fatturato del personale potrebbero non essere in grado di coprire i turni. Questo puo essere problematico se l'azienda deve dedicare tempo alla formazione dei dipendenti prima di poter lavorare da soli, o se i dipendenti lasciano regolarmente senza preavviso.

Processi di assunzione efficaci possono aiutare le aziende a trovare persone affidabili. Nel frattempo, fornire un ambiente di lavoro positivo e compensare i lavoratori in modo equo puo ridurre il fatturato.

3. Negligenza
A volte gli orari sono problematici a causa della negligenza all'interno del business. Questo potrebbe trattarsi di responsabili che non pianificano turni o non comunicano in modo efficace gli aggiornamenti della pianificazione. Oppure, potrebbero essere dipendenti che sono sottoformati e quindi incapaci di svolgere la loro giusta parte del lavoro. Non avere processi efficaci in materia di ferie, scambi di turni o congedi per malattia puo anche causare problemi.

I responsabili dei criteri di pianificazione possono pianificare in modo piu efficace mettendo in atto procedure e criteri. Ecco alcune cose che potresti prendere in considerazione.

Usa una programmazione principale
Una programmazione principale e quella in cui i dipendenti ricevono un determinato numero di ore a un orario specifico ogni settimana.

Questo tipo di programma da ai dipendenti stabilita in termini di tempo di lavoro e reddito. Le aziende possono quindi creare il resto della loro pianificazione attorno a questo modello di base.

Se la tua azienda puo creare un programma stabile dipendera dalla coerenza del lavoro. Le aziende del settore retail e alberghiero con orari di apertura prestabiliti richiedono pochi cambi di orario settimanali.

D' altra parte, le aziende che si affidano a contratti per entrate, ad esempio costruzioni, sicurezza o sedi, possono richiedere maggiore flessibilita da parte dei dipendenti.

Implementare un sistema equo per l'assegnazione dei turni
Una volta che si dispone di un programma di base, e necessario scegliere un modo per assegnare turni extra. Il modo in cui lo fai dipendera dalla tua attivita e dal tuo settore. Alcuni metodi includono-

un approccio dal basso verso l'alto in base al quale i dipendenti possono scegliere di lavorare turni aperti per cui sono qualificati. Cio puo ridurre il tempo dedicato alla pianificazione, soprattutto se si dispone di una forza lavoro di grandi dimensioni. Tuttavia, questo sistema puo essere poco pratico per molte aziende e potrebbe lasciarti lottare per riempire turni impopolari. Hai anche bisogno di un modo per i dipendenti di fare volontariato per i turni.
E possibile utilizzare un approccio che consente di assegnare turni in base a criteri specifici, ad esempio per quanto tempo un dipendente e in azienda, per la sua anzianita o per chi e piu qualificato.
inoltre possibile prendere in considerazione le preferenze dei dipendenti. Cio ridurra la necessita di modificare i turni una volta pubblicato il programma. Sapere se un dipendente ha lezione il giovedi sera o ha bisogno di prendersi cura di un bambino dopo le 17.00 nei giorni feriali puo ridurre i conflitti di programmazione.
Inoltre, essere consapevoli delle preferenze per quanto riguarda quanto un dipendente vuole lavorare. Alcuni dipendenti possono volere quante piu ore possibile, mentre altri possono essere soddisfatti con 20 ore a settimana.
Essere consapevoli degli straordinari. Se un dipendente lavora piu di 40 ore in una settimana, potrebbe essere richiesto di pagarlo di piu all'ora. Sara meno costoso per la tua azienda programmare un dipendente che non ha ancora raggiunto il limite di 40 ore. L'utilizzo di uno strumento che tiene traccia delle ore lavorate puo aiutare con questo.

Procedure per la programmazione dei conflitti
Esistono molti motivi per cui i dipendenti potrebbero dover modificare le loro pianificazioni. Avere procedure in atto ridurre la possibilita di confusione in quanto assicura che tutti sanno cosa devono fare in ogni situazione. Prendere in considerazione l'utilizzo di procedure standardizzate per-

Richieste di swap a turni
Richieste ferie
Giorni di malattia
Assenze
Organizzare la copertura dell'ultimo minuto

Procedimenti di pubblicazione Programmazione
Puo aiutare ad avere procedure relative alla modalita di pubblicazione della programmazione. Ad esempio, lo pubblicherai sul software di pianificazione della tua azienda due settimane prima dell'inizio della settimana lavorativa? Oppure invierai un foglio di calcolo per e-mail ai dipendenti? O infilare un programma di carta al muro dello staff? Qualunque sia il metodo scelto, aiuta a essere coerente in modo che i dipendenti sappiano cosa controllare.

Come scegliere il metodo giusto per la tua azienda

Quando scegli le politiche da utilizzare, dovrai considerare le esigenze della tua azienda. Ecco alcune cose che influenzeranno la tua decisione-

Dimensione della tua forza lavoro
Un piccolo ristorante con pochi dipendenti deve affrontare diverse sfide per un grande supermercato con centinaia di dipendenti in vari reparti. L'azienda piu piccola puo ottenere da un processo manuale, mentre l'azienda piu grande trarra vantaggio dalla tecnologia che consente di automatizzare parti dell'attivita.

Regolarita del vostro lavoro
Un'azienda con orari regolari puo avere un programma che e fondamentalmente lo stesso ogni settimana. Un'azienda di eventi con un programma irregolare avra sfide completamente diverse.

Abilita dei tuoi lavoratori
Mentre puo essere facile trovare copertura per posizioni meno qualificate, trovare copertura per posizioni che richiedono qualifiche specifiche e molto piu difficile. Dovrai riflettere su questo nei criteri di pianificazione. Mentre un ristorante puo consentire ai server o alle lavastoviglie di scambiare turni a volonta, dovra essere meno flessibile con lo chef.

Larghezza di banda manager
Considerare quanto tempo i manager dedicano a programmare. Alcune politiche creano un lavoro extra che, se non si dispone di una soluzione efficace, si tradurra in uno spreco di tempo. Strumenti come la pianificazione delle app possono aiutare automatizzando gran parte del processo di creazione della pianificazione o consentendo ai dipendenti di assumere il controllo, ad esempio organizzando gli swap a turni senza l'input di un manager.

I vantaggi della programmazione efficace

Riduzione dei costi di manodoperaLa
programmazione inefficace puo portare all'eccesso di personale aziendale, il che significa spendere piu in manodopera del necessario. La raffinazione dei processi di pianificazione ridurra le possibilita che cio accada.

Migliore Customer Experience
Allo stesso modo, una pianificazione efficace rende meno probabile che si sara a corto di personale, il che significa che si e sempre in grado di fornire un'esperienza cliente ottimale.

Meno spettacoli
Avere buone politiche di pianificazione riduce la possibilita di no show del personale in quanto i dipendenti sanno esattamente quando dovrebbero essere al lavoro in anticipo. Ad esempio, le politiche per gli swap a turni assicurano che non vi sia confusione su chi dovrebbe lavorare, mentre le politiche di congedo per malattia offrono ai manager le migliori possibilita di trovare copertura.

Risparmia tempoLa
programmazione efficace rende piu semplice e veloce la creazione di pianificazioni. Cio significa anche che i manager hanno meno probabilita di dover spendere tempo a fissare gli orari una volta pubblicati.

Dipendenti piu felici
I dipendenti con orari stabili sono piu felici di coloro che si preoccupano di una mancanza di lavoro o di essere chiamati all'ultimo minuto. Garantisce inoltre che i dipendenti sappiano cosa devono fare se hanno bisogno di tempo libero in un determinato giorno o se ricevono una richiesta di scambio di turni con un altro dipendente.

Un buon sistema di programmazione dei turni soddisfera le esigenze sia del business che dei dipendenti. Le cose di cui abbiamo parlato in questo articolo sono solo alcuni dei fattori da considerare quando si pianificano i turni.

Forse la cosa migliore da fare e comunicare con i tuoi dipendenti e manager per scoprire se ci sono cose che fanno o non amano delle tue pratiche attuali. Se ci sono problemi, prendere in considerazione l'implementazione di soluzioni a questi problemi.