Work Shift Scheduler | 7 mins read

Schichtmanagement fuer Budding Business

shift management for budding businesses
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Schichtmanagement ist ein von Natur aus komplexer Vorschlag, aber mit einem guten Arbeitsschichtplaner muss es nicht der Alptraum sein, den viele Unternehmer und Manager regelmaessig erleben.

Es ist zunehmend der Fall, dass Kunden, wenn sie etwas wollen, es jetzt wollen. Das Online-Einzelhandelsumfeld hat sicherlich zu diesem Phaenomen beigetragen, aber es gibt andere Faktoren, wie beispielsweise immer effizientere Lieferketten. Was auch immer der Fall ist, hat es zu Unternehmen gefuehrt, die Verbraucher dazu dienen, die Mitarbeiterplanung mit laengeren Arbeitstagen/Wochen durchzusetzen.


Wenn es um eine geplante Schicht geht, koennen Mitarbeiter jedoch nicht 12 oder 18 Stunden auf einmal arbeiten, und die meisten wollen dies tun, wenn sie koennten. Hier kommt das Schichtmanagement ins Spiel, und warum die Feinabstimmung des Umfelds, in dem Mitarbeiter, die Schichtarbeit arbeiten, ihre Aufgaben erfuellen, zu den Zielen vieler Unternehmen geworden ist.

Warum Schichtarbeit entscheidend fuer Wachstum ist

Der Trend zu einer breiteren Anwendung von Schichtarbeit wird weitgehend von Mitarbeitern getrieben, die die Vorstellung angenommen haben, dass ihr Arbeitsleben ihren Lebensstil unterstuetzen sollte, anstatt umgekehrt. Bedenken ueber uebermaessiges Stress und der Wunsch, gesuendere Lebensstile anzunehmen, haben viel damit zu tun, sowie die Notwendigkeit, Dinge wie Kinderbetreuung und Schulplaene unterzubringen.

Wenn die persoenlichen Praeferenzen der Mitarbeiter nicht unbedingt mit den Verpflichtungen, dem Zeitplan oder den Wachstumszielen einer Organisation uebereinstimmen, kann dies fuer den HR-Manager problematisch sein.

Durch die Uebernahme von Schichtarbeit kann ein Unternehmen den Vorlieben der Mitarbeiter leichter gerecht werden, ohne dabei die eigenen Ziele und den Zeitplan des Personals zu beeintraechtigen. Wenn Mitarbeiter in Schichten arbeiten, koennen sie ihre Stunden aus einer Vielzahl von Zeitplaenen auswaehlen. Dies dient dazu, sie produktiver zu machen und sich von der Organisation mehr geschaetzt zu fuehlen.

Wenn Mitarbeiter die Moeglichkeit haben, zu waehlen, wann sie arbeiten, haben sie viel mehr Kontrolle darueber, wie sie ihr Leben ordnen, und Sie werden eine positive Veraenderung in der Zeit und Anwesenheit jedes Einzelnen sehen. Sie sind besser in der Lage, ihre Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten, was den Stress reduziert. Auch Mitarbeiter arbeiten in der Regel effizienter und harmonischer, da sich auch die Teamkommunikation verbessert.

Um dieses neue System der Terminplanung zu verwalten, erweisen sich die Verwendung von Mitarbeiterplanungssoftware und Planungsapps als weit vorteilhaft. Die besten Arten von Programmen bieten eine bereits vorgefertigte Zeitplanvorlage und ermoeglichen auch die Integration einer Excel-Vorlage.

Wenn es ein starkes Schichtmanagementsystem gibt, gibt es auch mehr Zeit, um Einzelne mit Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um ihre Ziele zu unterstuetzen und ihre Arbeit zu beurteilen. Einige Organisationen berichten, dass Teams mit Planungssoftware und verbesserter Kommunikation professionell und persoenlich zusammenhaengender werden.

Schichtarbeit kann auch zu einem ueberlegenen Kundenerlebnis fuehren. Im Einzelhandel kann Schichtarbeit sicherstellen, dass Kunden mit energiegeladenen, angenehmen Mitarbeitern interagieren, die ihnen wirklich gerne dienen. Fuer Online-Unternehmen ermoeglicht die Schichtarbeit dem Unternehmen, Kunden rund um die Uhr an jedem Ort der Welt zu bedienen.

Die Medizin- und Lebensmittelindustrie beschaeftigt schon lange Schichtarbeit, aber selbst diese haben ihre Modelle in den letzten Jahren deutlich verfeinert. Solche Organisationen haben festgestellt, dass Schichtarbeiter im Allgemeinen nach besten Kraeften arbeiten, wenn sie arbeiten, ihren Patienten und Kunden effektiv und mit weit weniger Mitarbeiterausfall arbeiten.

Wie man Schichtmanagement implementiert

Ein entscheidender Aspekt bei der Implementierung eines effektiven Schichtmanagements ist die Sicherung guter Schichtmanagement-Software. Diese Dienstprogramme sollen sicherstellen, dass Mitarbeiter ihre Schichten problemlos verwalten koennen und dass Manager und Teammitglieder stets ueber die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter informiert sind und Aenderungen in Echtzeit planen.

Mit Hilfe eines guten Arbeitsschichtplaners koennen Manager sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit ihren Schichten zufrieden sind, indem sie diese einfachen Schritte befolgen.

1. Bewerten Sie wesentliche Details monatlich, vor der Schichtplanung

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Bestimmen Sie, wann Mitarbeiter verfuegbar sind, wann sie Freizeit benoetigen und welche Mitarbeiter fuer Werknaechte oder Wochenenden geoeffnet sind. Stellen Sie ausserdem sicher, dass Mitarbeiter im Voraus ueber bestimmte Stunden und/oder Tage informieren, die sie frei moechten (d. h. Familienurlaub, religioese Feiertage, Urlaub). Dies hilft Managern, Schichten besser zu planen.

Investieren Sie auch in die Planung von Mitarbeitern, die puenktlich sind und eine gute Zeit und Besucherrekord haben. Wenn es um die Zeiterfassung und den Mitarbeiterplan geht, moechten Sie sicherstellen, dass Sie sich nicht fuer eine Katastrophe einrichten, indem Sie Personen planen, die bekannt sind, dass sie eine schlechte Erfolgsbilanz haben.

2. Lassen Sie die Mitarbeiter ein- und

auszuloten Integrieren eines Schichtplaners in aktuelle Kommunikationstools, wie z. B. eine Zeituhr, die Arbeitnehmern erleichtert, sich waehrend ihrer Arbeitszeit anzumelden und sich zum festgelegten Zeitpunkt abzumelden. Dies macht es fuer Manager einfach, Verspaetungen, vorzeitige Abfahrten und ungeplante Abwesenheiten im Auge zu behalten . Sie werden auch eine Abnahme der Arbeitskosten bemerken, da Ueberstunden beginnen zu sinken.

3. Halten Sie Schichtstunden konsistent

Mit der Schichtmanagement-Softwarehaben Manager schnell und bereit, auf welche Schichtmitarbeiter vor kurzem gearbeitet haben. So sind sie in der Lage, Mitarbeiter zuverlaessig fuer die gleichen Schichten zu planen, anstatt alle paar Wochen Schichten zu wechseln. Die Konsistenz baut Stabilitaet fuer die Arbeitnehmer sowohl in ihrer Arbeit als auch im Berufsleben auf.

4. Erstellen Sie einen Backup-Plan

Da das Unerwartete unweigerlich auftreten wird, ist es eine gute Idee, einen Fallback zu haben, wenn ein Mitarbeiter krank ist oder einen unerwarteten Tag nimmt. Mit einem Arbeitsschichtplaner koennen Manager eine Liste von Mitarbeitern zusammenstellen, die bereit sind, zusaetzliche Stunden zu arbeiten und je nach Verfuegbarkeit zusaetzliche Schichten uebernehmen koennen.

5. Erstellen Sie kuerzere Schichten, die lange Schicht an einem anstrengenden Tag

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arbeiten. Die Schichtmanagement-Software bietet Managern mehr Flexibilitaet bei der Erstellung von Schichten und verbessert ihre Faehigkeit, sie effektiv im Auge zu behalten. Nacht- und Wochenendarbeiter haben oft Schwierigkeiten, lange Stunden zu arbeiten; ihre Schichten in kuerzere Zeitraeume zu brechen, loest dieses Problem, bietet Chancen fuer andere Arbeitnehmer und reduziert Muedigkeit.

6. Ordnen Sie regelmaessige Check-Ins

Nicht ueber die Planung von Tabellenkalkulationen und Notizen, die auf Papierfetzen und Servietten fuer Stunden verbleiben, gibt Managern mehr Zeit fuer die Mitarbeiter. Mit einem routinemaessigen Check-in koennen Manager sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter nicht schlafen, ausbrennen oder auf andere Weise kaempfen. Sie bekraeftigt auch fuer die Arbeitnehmer, dass sie von der Organisation geschaetzt werden.

7. Drehen von Schichten

Selbst bei solidem Schichtmanagement und grossartiger Software muessen Arbeiter gelegentlich Schichten wechseln, was schwierig sein kann. Wenn dies geschieht, ist es eine gute Idee, Schichten langsam anstatt alle auf einmal zu drehen, und zwar im Uhrzeigersinn, d.h. Tagesschichten in Nachmittagsschichten und Nachmittagsschichten in Nachtschichten zu wechseln, anstatt die Tagesarbeiter auf Grosshandelsweise in Nachtschichten zu bewegen.

8. Pflegen Sie einen schichtfreundlichen Arbeitsplatz

Stellen Sie sicher, dass die von der Organisation bereitgestellten Ressourcen und Annehmlichkeiten (wie Kaffee, Limonaden und Snacks) immer gut bestueckt sind, auch in spaeteren Schichten. Die Arbeitsumgebung kuehl und hell beleuchtet zu halten, ist ein langer Weg, um Mitarbeiter wachsam zu halten, was auch Fehler und Unfaelle reduziert.

9. Belohnung Leistung

Schichtarbeit ist von Natur aus besteuert fuer Mitarbeiter. Im Allgemeinen bedeutet es, sich an einen ganz anderen Lebensstil anzupassen. Manager koennen Leistung belohnen, indem sie Anreize anbieten, die Mitarbeiter dazu motivieren, bessere Leistungen zu erzielen und Teams effizienter zu werden. Vorteile wie Reiserstattungen, Verpflegung oder andere Verguenstigungen zeigen, dass die Organisation ihr Wohlergehen priorisiert.

Wie man die Sicherheit

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Gute Schichtmanagement-Software wurde entwickelt, um das Schichtmanagement fuer Arbeitnehmer und Manager gleichermassen zu vereinfachen. Ein Aspekt davon hat mit der Reduzierung von Lebensunterbrechungen und der Ermuedung der Mitarbeiter zu tun. Dies ist wichtig, weil die Ermuedung der Arbeitnehmer ein ernstes Problem am Arbeitsplatz ist. Laut dem Nationalen Sicherheitsrat erhalten 62% der Nachtschichtarbeiter unzureichende Schlaf, weil sie Schwierigkeiten haben, nach Arbeitstagen einzuschlafen oder einzuschlafen.

Hier sind einige Empfehlungen zur Verringerung der Ermuedung der Arbeitnehmer und zur Foerderung eines sichereren Arbeitsplatzes.

  • Halten Sie lange Schichten, aufeinanderfolgende Nachtschichten und Ueberstunden auf ein Minimum.
  • Vermeiden Sie Schichtwechsel zu schnell und lassen Sie Mitarbeitern zwischen den Schichten mindestens 48 Stunden frei.
  • Drehen Sie Verschiebungen im Uhrzeigersinn, um Mitarbeitern Zeit zu geben, sich an neue Zeitplaene zu gewoehnen.
  • Geben Sie Schichtarbeitern Wochenenden frei, damit sie Zeit mit Freunden und Familie verbringen koennen.
  • Stellen Sie sicher, dass Schichtplaene vorhersehbar sind, damit Mitarbeiter Plaene ausserhalb der Arbeit erstellen koennen.
  • Erstellen Sie Schichten mit einem Verstand in Richtung der Arbeitslast. Zum Beispiel koennen Aufgaben, die eine intensive Fokussierung oder schwere Handarbeit erfordern, von mehr Arbeitern in kuerzeren Schichten erledigt werden, wodurch die Chance fuer Ermuedung ueberfluessig wird.
  • Wenn moeglich, geben Sie lebendige Musik an, um die Arbeiter wachsam zu halten.
  • Geben Sie eine ausreichende Anzahl von Pausen an. Fuer Arbeiter, die sich wiederholende oder schwere koerperliche Arbeit leisten oder lange sitzen muessen, koennen kurze stuendliche Pausen helfen, die Muskeln zu erholen, oder einfach nur eine Chance fuer Arbeiter geben, etwas Luft zu bekommen und ihre Beine zu strecken.
  • Wenn ueberhaupt moeglich, machen Sie die Schichtarbeit zu einer freiwilligen Verpflichtung. Lohnanreize koennen verwendet werden, um Freiwillige fuer Nachtschichten zu bekommen, aber seien Sie sich bewusst, dass sich viele Schichtarbeiter nie ganz an Nachtschichten gewoehnen, weil sie an ihren freien Tagen wieder in einen regelmaessigen Zeitplan schluepfen.
  • Achten Sie auf die Anzeichen von Arbeitermuedung. Dazu gehoeren beispielsweise Fehler am Arbeitsplatz, mangelnde Fokussierung, Reizbarkeit, Abdosen und ein Abfall der persoenlichen Hygiene.
Schichtmanagement ist von Natur aus komplex, aber mit einem guten Arbeitsschichtplaner muss es nicht der Alptraum sein, den viele Unternehmer und Manager regelmaessig erleben. Das richtige System ermoeglicht nicht nur das einfache und unkomplizierte Management der Mitarbeiter, sondern macht das Management frei und foerdert die Gesamteffizienz des Unternehmens.