Schichtarbeit Zeitplaene | 8 mins read

Schichtplanung in allen Branchen

shift scheduling across all industries
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Das Planen von Schichten ist ein wichtiger Bestandteil der Aufgabe eines Managers. Machen Sie es richtig, und Sie koennen die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, die Arbeitskosten kontrollieren und die Kunden zufriedenstellen. Verstehen Sie es falsch, und all diese Metriken koennten leiden.

Dies wurde in einer Studie aus dem Jahr 2018 hervorgehoben, die ergab, dass die Bereitstellung stabiler Schichten im Einzelhandel bei Gap zu 7% hoehere Umsaetze und eine 5% ige Steigerung der Arbeitsproduktivitaet. Die Ergebnisse kamen, nachdem Manager Schritte unternommen haben, einschliesslich der Bereitstellung von Zeitplaenen zwei Wochen im Voraus, der Beseitigung von Bereitschaftsschichten und den Mitarbeitern die Moeglichkeit gegeben haben, ihre eigenen Schicht-Swaps zu arrangieren.

Natuerlich funktioniert das, was fuer Gap funktioniert hat, moeglicherweise nicht fuer Sie, und es gibt viele Faktoren, die beeinflussen koennen, wie Ihr Unternehmen seinen Zeitplan erstellt. In diesem Artikel werden wir einen ausfuehrlichen Blick auf die Schichtplanung werfen.

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Viele Faktoren koennen sich auf die optimale Schichtlaenge Ihres Unternehmens auswirken. Dazu gehoeren Ihre Branche, Oeffnungszeiten und die Praeferenz der Mitarbeiter.

Sechs Stunden und Unterschichten
unter sechs Stunden eignen sich fuer Unternehmen, die kurze Zeitraeume haben, die sie abdecken muessen. Sie ermoeglichen es einem Unternehmen, eine Vollzeitbeschaeftigung zu haben, die laengere Schichten abdeckt, und eine sekundaere Belegschaft, die den Kern bei Bedarf ergaenzt. Teilzeitbeschaeftigte mit anderen Verpflichtungen duerften kuerzere Schichten beguenstigen.

Achtstuendige Schichten
Achtstunden sind eine uebliche Arbeitszeit. Viele Mitarbeiter bevorzugen diese Schichten, da es moeglich ist, eine vierzigstuendige Woche in fuenf Tagen zu arbeiten. Der Vorteil fuer Unternehmen besteht darin, dass achtstuendige Arbeitszeiten in der Regel den gesamten oder den groessten Teil des Arbeitstages abdecken. Fuer Unternehmen, die rund um die Uhr geoeffnet sind, sind acht Stunden eine gute Zeitdauer, da der Tag in drei verschiedene Zeitraeume aufgeteilt werden kann.

Zehnstuendige Schichten
Zehn-Stunden-Schichten ermoeglichen es Mitarbeitern, eine vierzig-Stunden-Arbeitswoche in nur vier Tagen zu arbeiten, was zu mehr freien Tagen fuer den gleichen Lohn fuehren kann. Darueber hinaus koennen Unternehmen mit laengeren Oeffnungszeiten den ganzen Tag abdecken, ohne dass Teilzeitbeschaeftigte erforderlich sind. Bei 24-Stunden-Unternehmen fuehren 10-Stunden-Schichten jedoch zu einer Ueberlappung von sechs Stunden pro Tag.

Zwoelf-Stunden-Schichten
Zwoelf-Stunden-Schichten sind in der Regel die laengste gemeinsame Schichtlaenge. Sie ermoeglichen es Mitarbeitern, 40 Stunden pro Woche in weniger Tagen zu treffen, was zu mehr Auszeit fuehren kann. Allerdings koennen 12-Stunden-Schichten anstrengend sein, und je nach Job oder Aufgabe kann es fuer Arbeitnehmer ungeeignet sein, fuer solch eine lange Zeit zu arbeiten. 24-Stunden-Unternehmen koennen 12-Stunden-Schichten verwenden, da sie nur zwei Mitarbeiter pro Position pro Tag benoetigen.

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Die haeufigsten Arten von Arbeitsschichten

Fixierte Schichten
Fixierte Schichten sind diejenigen, bei denen das Personal die gleichen Stunden zur gleichen Zeit, an denselben Tagen und jede Woche arbeitet. Diese Art des vorhersehbaren Zeitplans wird oft von Mitarbeitern bevorzugt, die wissen, dass sie jede Woche eine bestimmte Anzahl von Stunden garantiert werden und somit eine konstante Bezahlung erhalten .

Geteilte Schichten
Split-Schichten sind diejenigen, in denen ein Mitarbeiter in zwei verschiedenen Perioden ueber den Raum eines Tages arbeitet. In einem Restaurant konnten Mitarbeiter eine Schicht von 11 Uhr bis 14 Uhr fuer das Mittagessen und eine von 17 Uhr bis 22 Uhr fuer das Abendessen arbeiten.

Einige Gerichtsbarkeiten verlangen von Arbeitgebern, bestimmte Regeln in Bezug auf Split-Shifts einzuhalten. In Kalifornienmuessen Unternehmen den Mindestlohnarbeitern eine Praemie von einer zusaetzlichen Stunde zahlen.

Ueberstundenschichten
Ueberstundenschichten sind, wenn Arbeitgeber mehr Stunden als ueblich arbeiten. Dies kann auf ausgelastete Perioden, besondere Ereignisse oder wenn das Unternehmen eine bestimmte Aufgabe ausfuehren muss, z. B. eine Bestandsaufnahme.
Ueberstunden werden oft zu einem hoeheren Satz als der regulaere Lohn bezahlt. Mitarbeiter, die unter das Fair Labor Standards Act fallen, die mehr als 40 Stunden pro Arbeitswoche arbeiten, muessen das Eineinhalbfache des regulaeren Tarifpreises fuer die zusaetzliche Zeit erhalten.

Bereitschaftsschichten
Bereitschaftsschichten sind solche, bei denen ein Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz ist, aber bei Bedarf im Notfall verfuegbar ist.

Waehrend dieser Schichten muessen die Mitarbeiter kontaktierbar sein und duerfen bestimmte Aktivitaeten wie Alkohol nicht ausueben. An einigen Arbeitsplaetzen, z. B. Krankenhaeusern, muss der Mitarbeiter waehrend der Bereitschaftsschicht vor Ort sein. Arbeitgeber muessen moeglicherweise Personal entschaedigen, wenn sie auf Abruf sind, auch wenn sie nicht am Ende arbeiten.

Drehen Shifts Drehende
Verschiebungen sind solche, die sich in einer regulaeren Bauteilliste aendern. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter Dienstag bis Samstag eine Woche und Mittwoch bis Sonntag den naechsten arbeiten. Oder sie koennen am fruehen Morgen eine Woche und in den naechsten regulaeren Stunden arbeiten. Der Vorteil davon ist, dass unbeneidenswerte Schichten zu unangenehmen Zeiten auf alle Mitarbeiter verteilt sind, so dass niemand darauf beschraenkt ist, diese Stunden zu arbeiten.

Top 3 Probleme bei der Planung, um

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1.
Unzureichende Abdeckung Eine unzureichende Abdeckung fuer Schichten kann Ihrem Team eine kurze Anzahl von Zahlen hinterlassen. Dies kann sich auf die Produktivitaet und letztendlich auf das Kundenerlebnis auswirken.

Es gibt viele Gruende, warum Sie moeglicherweise unzureichende Deckung haben, z. B. Mitarbeiter, die aufgrund von Krankheit oder Konflikten mit persoenlichen Zeitplaenen ploetzlich nicht arbeiten koennen. Reduzieren Sie die Chancen auf unzureichende Abdeckung, indem Sie im Voraus planen und Schichten so regelmaessig wie moeglich halten.

2. Constant Fluktuation
Unternehmen mit hohem Personalfluktuation koennen sich moeglicherweise nicht in der Lage sein, Schichten abzudecken. Dies kann problematisch sein, wenn das Unternehmen Zeit damit verbringen muss, Mitarbeiter zu schulen, bevor sie alleine arbeiten koennen, oder wenn Mitarbeiter regelmaessig ohne vorherige Ankuendigung verlassen.

Effektive Einstellungsprozesse koennen Unternehmen dabei helfen, zuverlaessige Mitarbeiter zu finden. Mittlerweile kann die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds und eine recht kompensierende ArbeitnehmerInnen den Umsatz senken.

3. Fahrlaessigkeit
Manchmal sind Zeitplaene aufgrund von Fahrlaessigkeit innerhalb des Unternehmens problematisch. Dies koennte Manager sein, die Schichten unterplanen oder Zeitplanaktualisierungen nicht effektiv kommunizieren. Oder es koennten Mitarbeiter sein, die unterausgebildet sind und somit nicht in der Lage sind, ihren fairen Anteil an der Arbeit zu erledigen. Wenn Sie keine effektiven Prozesse in Bezug auf Urlaub, Schichtwechsel oder Krankheitsurlaub haben, koennen auch Probleme verursachen.

Planen von Richtlinien

Manager koennen effektiver planen, indem Verfahren und Richtlinien eingefuehrt werden. Hier sind einige Dinge, die Sie in Betracht ziehen koennten.Kernplan

verwenden Ein Kernplan
ist ein Kernzeitplan, in dem Mitarbeiter pro Woche eine bestimmte Anzahl von Stunden zu einem bestimmten Zeitpunkt erhalten.

Diese Art von Zeitplan gibt den Mitarbeitern Stabilitaet in Bezug auf Arbeitszeit und Einkommen. Unternehmen koennen dann den Rest ihres Zeitplans um dieses Basismodell herum erstellen.

Ob Ihr Unternehmen einen stabilen Zeitplan erstellen kann, haengt von der Konsistenz der Arbeit ab. Einzelhandels- und Gastgewerbe mit festgelegten Oeffnungszeiten erfordern woechentlich wenige Terminaenderungen.

Auf der anderen Seite koennen Unternehmen, die auf Umnahmebeschaefte angewiesen sind, z. B. Bau-, Sicherheits- oder Verkaufsstellen, mehr Flexibilitaet von den Mitarbeitern erfordern.

Implementieren eines fairen Systems fuer die Zuweisung von Schichten
Sobald Sie einen Kernplan haben, muessen Sie eine Moeglichkeit waehlen, zusaetzliche Schichten zuzuweisen. Wie Sie dies tun, haengt von Ihrem Unternehmen und Ihrer Branche ab. Einige Methoden umfassen-

  • Ein Bottom-up-Ansatz, bei dem Mitarbeiter entscheiden koennen, offene Schichten zu arbeiten, fuer die sie qualifiziert sind. Dies kann den Zeitaufwand fuer die Planung reduzieren, insbesondere wenn Sie ueber eine grosse Belegschaft verfuegen. Allerdings kann dieses System fuer viele Unternehmen unpraktisch sein und koennte Sie kaempfen, um unpopulaere Verschiebungen zu fuellen. Sie brauchen auch eine Moeglichkeit fuer Mitarbeiter, sich freiwillig fuer Schichten zu engagieren.
  • Sie koennen einen Ansatz verwenden, bei dem Sie Schichten basierend auf bestimmten Kriterien zuweisen, z. B. wie lange ein Mitarbeiter im Unternehmen war, deren Dienstalter oder wer am besten qualifiziert ist.
  • Sie koennen auch Mitarbeiterpraeferenzen beruecksichtigen. Dies verringert die Notwendigkeit, Schichten zu aendern, nachdem Sie den Zeitplan veroeffentlicht haben. Zu wissen, ob ein Mitarbeiter am Donnerstagabend Unterricht hat oder sich um ein Kind nach 17 Uhr an Wochentagen kuemmern muss, kann Terminkonflikte reduzieren.
  • Achten Sie auch auf Praeferenzen, wie viel ein Mitarbeiter arbeiten moechte. Einige Mitarbeiter moechten vielleicht so viele Stunden wie moeglich, waehrend andere mit 20 Stunden pro Woche zufrieden sind.
  • Seien Sie sich der Ueberstunden bewusst. Wenn ein Mitarbeiter mehr als 40 Stunden pro Woche arbeitet, muessen Sie ihn moeglicherweise mehr pro Stunde bezahlen. Es wird weniger kostspielig fuer Ihr Unternehmen sein, einen Mitarbeiter zu planen, der das 40-Stunden-Limit noch nicht erreicht hat. Die Verwendung eines Werkzeugs, das die geleisteten Stunden verfolgt, kann dabei helfen.
Verfahren zum Planen von Konflikten
Es gibt viele Gruende, warum Mitarbeiter ihre Zeitplaene moeglicherweise anpassen muessen. Durch die Durchfuehrung von Verfahren wird das Risiko von Verwirrung verringert, da jeder weiss, was er in jeder Situation zu tun hat. Verwenden Sie standardisierte Verfahren fuer-
  • Shift-Swap Anfragen
  • Urlaubsanfragen
  • Krankheitstage
  • Abwesenheiten
  • Last-Minute-Deckung
Planen Sie Veroeffentlichungsverfahren
Es kann Ihnen helfen, Verfahren zur Veroeffentlichung Ihres Zeitplans zu erstellen. Zum Beispiel, werden Sie es auf der Planungssoftware Ihres Unternehmens zwei Wochen vor Beginn der Workweek posten? Oder werden Sie eine Tabelle per E-Mail an Mitarbeiter senden? Oder einen Papierplan an die Wand des Staffroom befestigen? Egal welche Methode Sie waehlen, es hilft, konsistent zu sein, damit die Mitarbeiter wissen, was sie ueberpruefen muessen.

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So waehlen Sie die richtige Methode fuer Ihr Unternehmen

Bei der Auswahl der zu verwendenden Richtlinien muessen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens beruecksichtigen. Hier sind einige Dinge, die Ihre Entscheidung beeinflussen-

Groesse Ihrer Belegschaft
Ein kleines Restaurant mit nur wenigen Mitarbeitern steht vor verschiedenen Herausforderungen fuer einen grossen Supermarkt mit Hunderten von Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen. Das kleinere Unternehmen kann mit einem manuellen Prozess auskommen, waehrend das groessere Unternehmen von einer Technologie profitiert, die dazu beitraegt, Teile der Aufgabe zu automatisieren.

Regelmaessigkeit Ihrer Arbeit
Ein Unternehmen mit regulaeren Arbeitszeiten kann einen Zeitplan haben, der im Grunde jede Woche gleich ist. Ein Event-Unternehmen mit einem unregelmaessigen Zeitplan wird voellig andere Herausforderungen haben.

Faehigkeiten Ihrer Mitarbeiter
Obwohl es leicht sein kann, Deckung fuer weniger qualifizierte Stellen zu finden, ist es viel schwieriger, Deckung fuer Positionen zu finden, die bestimmte Qualifikationen erfordern. Sie muessen dies in Ihren Planungsrichtlinien beruecksichtigen. Waehrend ein Restaurant es Servern oder Geschirrspuelern ermoeglichen kann, Schichten nach Belieben zu wechseln, muss es weniger flexibel mit dem Koch sein.

Managerbandbreite
Ueberlegen Sie, wie viel Zeit Manager fuer die Erstellung von Zeitplaenen aufwenden. Einige Richtlinien schaffen zusaetzliche Arbeit, die, wenn Sie keine effektive Loesung haben, zu verschwendeten Zeit fuehren wird. Tools wie das Planen von Apps koennen helfen, indem sie einen Grossteil des Planerstellungsprozesses automatisieren oder Mitarbeitern die Kontrolle uebernehmen zum Beispiel, indem sie Schicht-Swaps ohne Eingabe eines Managers anordnen.

Die Vorteile der effektiven Planung

Reduzierte Arbeitskosten
Eine unwirksame Planung kann dazu fuehren, dass Ihr Unternehmen ueberbesetzt wird, was bedeutet, dass mehr fuer Arbeit ausgegeben wird, als erforderlich ist. Die Verfeinerung von Planungsprozessen verringert die Wahrscheinlichkeit, dass dies geschieht.

Besseres Kundenerlebnis
Gleichermassen macht eine effektive Planung weniger wahrscheinlich, dass Sie unterbesetzt sind, was bedeutet, dass Sie immer in der Lage sind, ein optimales Kundenerlebnis zu bieten.

Weniger Keine Shows
Mit guten Planungsrichtlinien verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter keine Shows ankommen, da Mitarbeiter genau wissen, wann sie im Voraus bei der Arbeit sein sollten. So stellt beispielsweise Richtlinien fuer Schicht-Swaps sicher, dass es keine Verwirrung darueber gibt, wer in Arbeit sein sollte, waehrend Krankenversicherungen Managern die beste Chance bieten, Deckung zu finden.

Zeitersparnis
Effektive Planung macht das Erstellen von Zeitplaenen schneller und einfacher. Es bedeutet auch, dass Manager weniger Zeit damit verbringen muessen, Zeitplaene zu fixieren, sobald sie veroeffentlicht werden.

Gluecklichere Mitarbeiter
Mitarbeiter mit stabilen Zeitplaenen sind gluecklicher als diejenigen, die sich um einen Mangel an Arbeit kuemmern oder in letzter Minute eingerufen werden. Ausserdem wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter wissen, was sie tun muessen, wenn sie an einem bestimmten Tag eine freie Zeit benoetigen oder wenn sie eine Anfrage erhalten, Schichten mit einem anderen Mitarbeiter zu wechseln.

Ein gutes Schichtplansystem wird sowohl die Beduerfnisse des Unternehmens als auch der Mitarbeiter befriedigen. Die Dinge, ueber die wir in diesem Artikel gesprochen haben, sind nur einige der Faktoren, die Sie bei der Planung von Schichten beruecksichtigen sollten.

Vielleicht ist das Beste, was zu tun ist, mit Ihren Mitarbeitern und Managern zu kommunizieren, um herauszufinden, ob es Dinge gibt, die sie tun oder nicht moegen ueber Ihre aktuellen Praktiken. Wenn es Probleme gibt, sollten Sie Loesungen fuer diese Probleme in Erwaegung ziehen.

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