Conseils rapides pour suivre le temps des employes dans Excel

employés Suivi du temps des employés Excel October 14, 2022

Scénariste

Utilisation d'Excel pour suivre le temps des employes

De nombreuses entreprises utilisent des fonctions gratuites de suivi du temps des employes Excel. En fait, une feuille de temps Excel peut meme transferer des informations directement vers des programmes de comptabilite d'entreprise tels que Intuit Quickbooks.

Un modele de feuille de temps Excel gratuit peut apparaitre comme une excellente option pour les entreprises qui ne sont pas encore pretes a investir ou a mettre en oeuvre des programmes logiciels de suivi du temps plus avances. Les etapes d'utilisation d'une feuille de temps Excel sont les suivantes-

1. Utilisez l'onglet Affichage Excel et selectionnez l'option Geler les volets. Dans le menu glisser-deposer, selectionnez Geler la ligne superieure afin de maintenir une ligne tout au long du defilement.

2. Designer les en-tetes de colonne avec les categories, y compris les pauses dejeuner et la remuneration des heures supplementaires, le cas echeant Conclure les en-tetes de colonne en indiquant les heures travaillees quotidiennement et les heures hebdomadaires travaillees en dernier.

3. Selectionnez le format de date preferable pour le suivi de l'heure en cliquant sur l'en-tete de la colonne A et en selectionnant toutes les cellules. Une fois toutes les cellules selectionnees, lancez la boite de dialogue en bas du groupe Nombre et cliquez sur l'element Date.

4. Selectionnez l'en-tete de la colonne B, puis Maj, cliquez sur l'en-tete de la colonne de suivi temporel precedente et selectionnez la boite de dialogue Temps dans le groupe Nombre. Appliquez ensuite le format indique a 13h30 afin d'afficher les heures de travail des employes avec des indicateurs de partie journaliere.

5. Cliquez sur la colonne Total des heures journalieres et Maj cliquez sur le nombre total d'heures hebdomadaires afin de selectionner toutes les cellules de colonne. Cliquez ensuite sur la boite de dialogue Nombre, choisissez l'element Personnalise et entrez dans le champ Type- [h] -mm. Cela permet aux employes de depasser 24 heures et d'obtenir un nombre exact d'heures travaillees par semaine.

6. Selectionnez la cellule de suivi des heures quotidiennes et entrez un signe egal pour entrer une formule, cliquez sur cellule d'horloge de fin de journee pour ajouter un emplacement a la formule avec un signe -. Ensuite, cliquez sur l'horloge dans la cellule, selectionnez Entree, puis completez la formule afin de soustraire automatiquement l'horloge et l'horloge en temps. Assurez-vous de noter que les pauses repas necessitent des calculs supplementaires effectues.

7. Cliquez sur Heures de feuille de temps travaillees par semaine, puis tapez =SUM. Cliquez sur le suivi du temps quotidien et faites glisser vers le bas jusqu'a atteindre la cellule de la ligne 6 et assurez-vous d'entrer une parenthese fermante pour terminer la formule.

8. Cliquez et faites glisser la premiere cellule de la ligne 2 sur le total de la feuille de temps hebdomadaire de la ligne 6 et placez le curseur sur le coin inferieur droit de la derniere cellule. Lorsque le curseur devient un symbole plus noir, faites glisser jusqu'a ce que la ligne 261 soit touchee afin d'etablir une annee de lignes.

9. Double-cliquez sur la table de titre de la feuille de temps Excel et etiquez-la. Entrez ensuite le nom du premier employe pour commencer a suivre les heures travaillees par l'employe.

10. Enfin, selectionnez l'intersection des lignes numerotees de feuille de temps des employes et des en-tetes de colonnes lettrees pour selectionner toutes les donnees. Ensuite, copiez dans le Presse-papiers et selectionnez le signe plus en regard de la feuille de temps actuelle afin d'inserer un nouveau modele de feuille de temps.

Bien que le processus demande beaucoup de temps, certains employeurs preferent suivre le nombre total d'heures travaillees par les employes a l'aide d'Excel. Cependant, les proprietaires d'entreprise les plus avises savent qu'il existe d'autres options de suivi du temps disponibles pour faciliter l'utilisation et s'assurer que le temps de suivi est aussi simple que possible.

L'importance du logiciel pour le suivi du temps

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Surtout apres avoir utilise Excel pendant une longue periode de temps, de nombreux employeurs sont enthousiastes a decouvrir du temps specialise logiciel de suivi. Au lieu d'avoir a traiter les colonnes et les lignes des feuilles de temps Excel gratuites, une option d'utilisation plus complete et plus facile est disponible via un logiciel de suivi du temps. Le

logiciel de suivi du temps des employes affiche facilement les heures travaillees en temps reel et peut enregistrer un large eventail de donnees sans effort. Des heures supplementaires aux heures de dejeuner enregistrees, les employeurs peuvent utiliser un logiciel de suivi du temps pour s'assurer qu'il n'y a aucun probleme de remuneration ou de facturation.

Par exemple, les taux horaires et les heures facturables sont faciles a distinguer avec un logiciel de suivi du temps, ce qui reduit les ecarts de facturation et de paie. Ces ecarts peuvent non seulement couter beaucoup d'argent a une entreprise au fil du temps, mais aussi entrainer des dommages incalculables a la reputation d'une entreprise.

Les employeurs peuvent etre tentes de telecharger gratuitement des programmes de modele de feuille de temps comme Excel pour economiser de l'argent. Cependant, le temps perdu par les employes et la remuneration des heures supplementaires encourues en raison des innombrables heures que les membres de l'equipe passent pour entrer le temps et calculer le salaire total peuvent en fait couter beaucoup plus d'argent aux entreprises a long terme.

Principaux plats a emporter

Il existe de nombreuses options de suivi du temps disponibles pour les employeurs, y compris le suivi des heures supplementaires des employes jusqu'aux heures normales sur l'horloge.
Bien que les modeles Excel gratuits puissent etre une option, le temps consacre a la maintenance de la feuille de temps peut couter plus cher que d'investir dans un logiciel de suivi du temps a long terme.