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5 Pasos sencillos para optimizar el plan de dotacion de personal de empleados

5 simple steps to optimize your employee staffing plan

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En el caso de una organizacion que esta experimentando un crecimiento sustancial, uno de los temas mas criticos a considerar es un buen plan de personal. El uso de un proceso sistematizado asegurara que el plan de dotacion de personal sea funcional y que la empresa asegure al personal adecuado con las habilidades adecuadas, lo que en ultima instancia dara lugar a una contratacion directa.

Ya sea que una organizacion se ocupe de crear nuevos puestos para los solicitantes o de escalar su fuerza de trabajo, el plan de dotacion de personal es imperativo. La creacion de un plan de dotacion de personal coherente no solo garantiza que todos los requisitos de talento sean atendidos dentro del departamento de recursos humanos, sino que tambien garantiza que los departamentos esten de acuerdo para que puedan contratar candidatos que mejor se adapten a la organizacion.

El plan de dotacion de personal deberia tener en cuenta algo mas que cambios en el numero de personal. Debe calificar las habilidades y los recursos intelectuales que la organizacion necesita sin dejar de tener en cuenta la interaccion entre los requisitos internos y externos. Se deben considerar cuestiones transitorias, como el reciente aumento de los costos laborales y demandas laborales, asi como oportunidades para aumentar la rentabilidad y reducir la rotacion que puede surgir durante el proceso de creacion del plan de personal.

Existen cinco pasos sencillos para generar un solido plan de dotacion de personal que ayude a identificar las brechas entre las necesidades y los recursos existentes, cumpliendo asi sus objetivos institucionales.

1. Determinar objetivos y metas

El plan de dotacion de personal debe funcionar en armonia con el plan de actividadesestablecido. Los aspectos a tener en cuenta son el plan de crecimiento de la organizacion, los requisitos reales de personal, los objetivos y previsiones de ventas, los requisitos de nuevas divisiones o puntos de venta y las obligaciones de servicio al cliente.

Estos requisitos suelen ser detallados en el plan estrategico del negocio de una manera general. Esto puede proporcionar una buena plantilla o guia de trabajo al alinear las necesidades de talento con las necesidades anticipadas de la organizacion.

El plan tambien deberia determinar si las empresas de dotacion de personal prestaran servicios de personal. Aunque pueden resultar muy utiles en el proceso de busqueda de talentos, utilizar una empresa de personal no es una garantia segura. Revise las revisiones de la agencia antes de firmar contratos.

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2. Evaluar la disponibilidad del talento y los factores influyentes

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El siguiente paso es identificar los factores que pueden influir en la accesibilidad del talento necesario. Las grandes organizaciones suelen consultar datos relevantes de la Oficina de Estadisticas Laborales de los Estados Unidos (BLS), mientras que las empresas mas pequenas, locales o regionales suelen revisar los datos disponibles de fuentes de noticias, bases de datos gubernamentales, camaras de comercio, publicaciones empresariales y asociaciones comerciales.

Algunas de estas entidades proporcionan datos comisariados que se adaptan especificamente a las empresas en diversos modos de investigacion y para proporcionar una evolucion actualizada del mercado. Dichos datos podrian abarcar nuevos negocios que se han mudado a un area, o grandes organizaciones que estan aumentando o disminuyendo sustancialmente su fuerza de trabajo. Todos estos son factores que influyen en la disponibilidad de talento.

3. Determinar las necesidades funcionales

No todos los requisitos de personal dictaran la contratacion inmediata de nuevos empleados legales. Sera necesario determinar cuales de las necesidades de personal de la organizacion podrian atenderse internamente (es decir, mediante ascensos o transferencias).

Podrian los programas de capacitacion o tutoria ayudar a los empleados actuales a trasladarse a puestos nuevos o desocupados? Se necesitan indefinidamente las habilidades y el personal necesarios, o son realmente requisitos a corto plazo?

Se puede contratar a consultores, autonomos o contratistas independientes para satisfacer ciertas necesidades, lo que tambien puede mitigar cierto grado de responsabilidad financiera de la organizacion.

Una evaluacion exhaustiva de las habilidades y habilidades especificas necesarias y de las que la organizacion ya puede tener entre el personal establecido contribuira en gran medida a la elaboracion de un plan de dotacion de personal que satisfaga las necesidades funcionales y complemente el plan de actividades.

4. Realizar un analisis de brecha

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El analisis de brecha pesa lo que la organizacion tiene actualmente en comparacion con lo que necesita. Esta brecha representa lo que la organizacion tiene que llenar en terminos de talento.

Aqui, es importante considerar como surgieron estas lagunas. Este proceso podria, por ejemplo, poner de manifiesto una deficiencia en las actuales politicas de capacitacion y desarrollo, lo que daria a los administradores la oportunidad de modernizar esas politicas. Si las lagunas se deben a cargas de trabajo estacionales pesadas, de nuevo, es posible que se contraten trabajadores temporales, autonomos o consultores durante esos periodos.

El analisis de las deficiencias difiere del analisis de las necesidades funcionales en que el primero es mas bien una instantanea que puede exponer deficiencias operacionales. Este analisis tambien podria incluir la encuesta de trabajadores y gerentes con el fin de revelar lagunas, asi como potencialmente descubrir soluciones para llenarlas.

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5. Elaborar el plan

Una vez que se hayan completado los pasos anteriores, se pueden destilar en el plan de dotacion de personal real para adquirir solicitantes de empleo. El plan deberia abarcar a todos los grupos de trabajo, departamentos y divisiones pertinentes, y resumir todas las evaluaciones y analisis realizados en las etapas 1 a 4. Las organizaciones mas grandes pueden optar por llevar a cabo estas evaluaciones por division y luego fusionarlas en un plan maestro de dotacion de personal.Una

comunicacion clara entre los administradores y entre los departamentos es fundamental para elaborar un plan de personal de alta calidad y requiere un solido liderazgo institucional. Los directores de contratacion y recursos humanos, asi como los administradores de presupuestos, seran parte integrante del proceso, a fin de asegurar que el plan de dotacion de personal respalde tanto el plan de actividades como los objetivos a corto y largo plazo de la organizacion.

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