Suggerimenti rapidi per tenere traccia del tempo dei dipendenti in Excel

dei dipendenti Tempo di monitoraggio Excel October 14, 2022

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Utilizzo di Excel per tenere traccia del tempo dei dipendenti

Molte aziende utilizzano funzioni gratuite di monitoraggio del tempo dei dipendenti Excel. Infatti, una scheda attivita di Excel puo anche trasferire informazioni direttamente a programmi di contabilita aziendale come Intuit Quickbooks.

Un modello gratuito di foglio presenze Excel puo apparire come una grande opzione per le aziende che non sono ancora pronti a investire o implementare programmi software di monitoraggio del tempo piu avanzati. I passaggi per utilizzare una scheda attivita di Excel includono-

1. Utilizzare la scheda Visualizzazione Excel e selezionare l'opzione Blocca riquadri. Dal menu a discesa di trascinamento, selezionare Congela riga superiore per mantenere una riga durante lo scorrimento.

2. Designare le intestazioni di colonna con categorie, incluse le pause pranzo e la retribuzione per gli straordinari, se applicabile. Concludere le intestazioni di colonna elencando le ore lavorate giornaliere e le ore lavorate settimanali ultime

3. Selezionare il formato di data preferibile per la registrazione dell'ora facendo clic su Intestazione colonna A e selezionando tutte le celle. Una volta selezionate tutte le celle, avviare la finestra di dialogo nella parte inferiore del gruppo Numero e fare clic sull'elemento Data.

4. Selezionare l'intestazione per la colonna B, quindi fare clic sull'intestazione della colonna Tracker tempo precedente e selezionare la finestra di dialogo Ora dal gruppo Numero. Quindi applicare il formato elencato come 13-30 PM per visualizzare le ore dei dipendenti con indicatori diurni.

5. Fare clic sulla colonna Totale tempo giornaliero e fare clic su Sposta su ore totali settimanali per selezionare tutte le celle delle colonne. Quindi, fare clic sulla finestra di dialogo Numero, scegliere l'elemento personalizzato e immettere nel campo Tipo- [h] -mm. In questo modo, le ore dei dipendenti superano oltre le 24 ore e produce un accurato totale settimanale ore lavorate.

6. Selezionare la cella del tracker ore giornaliere e immettere un segno di uguale per immettere una formula, fare clic sulla cella di uscita dell'orologio di fine giorno per aggiungere la posizione alla formula con un segno -. Quindi, fare clic sull'orologio nella cella, selezionare Invio e completare la formula per sottrarre automaticamente l'orologio in uscita e l'orologio in orari. Assicurarsi di notare che le pause pranzo richiedono ulteriori calcoli eseguiti.

7. Fare clic su Riga settimanale ore lavorate e digitare =SOMMA. Fare clic sull'indicatore orario giornaliero e trascinare verso il basso fino a colpire la cella nella riga 6 e assicurarsi di inserire una parentesi chiusa per completare la formula.

8. Fare clic e trascinare la prima cella riga 2 attraverso il totale settimanale della scheda attivita nella riga 6 e posizionare il cursore sull'angolo inferiore destro dell'ultima cella. Quando il cursore diventa un simbolo piu nero, trascinare fino a raggiungere la riga 261 per stabilire un anno di righe.

9. Fare doppio clic sulla tabella titolo della scheda attivita di Excel e etichettarla. Immettere quindi il nome del primo dipendente per iniziare a tenere traccia delle ore lavorate dei dipendenti.

10. Infine, selezionare l'intersezione delle righe numerate della scheda attivita dei dipendenti e delle intestazioni di colonna con caratteri per selezionare tutti i dati. Quindi, Copia negli Appunti e seleziona il segno piu accanto al foglio presenze corrente per inserire un nuovo modello di foglio presenze.

Anche se il processo richiede molto tempo, alcuni datori di lavoro preferiscono tenere traccia delle ore totali dei dipendenti lavorate utilizzando Excel. Tuttavia, gli imprenditori piu savvisi sono consapevoli del fatto che esiste un tempo alternativo opzioni di monitoraggio disponibili che forniscono un facile utilizzo e assicurarsi che il tempo di tracciamento sia il piu semplice possibile.

L'importanza del software per il monitoraggio del tempo

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Soprattutto dopo che utilizzano Excel per un lungo periodo di tempo, molti datori di lavoro sono entusiasti di scoprire tempo specializzato software di tracciamento. Invece di avere a che fare con le colonne e le righe di fogli di tempo libero Excel, un'opzione piu completa e facile da usare e disponibile attraverso il software di monitoraggio del tempo.

Il software per il monitoraggio del tempo dei dipendenti visualizza facilmente le ore lavorate in tempo reale e puo registrare una vasta gamma di dati senza sforzo. Dalle ore straordinari alle ore di pranzo registrate, i datori di lavoro possono utilizzare il software di monitoraggio del tempo per assicurarsi che non vi siano problemi di compensazione o fatturazione.

Ad esempio, le tariffe orarie e le ore fatturabili sono facili da distinguere tra il software di monitoraggio del tempo, il che comporta un minor numero di discrepanze di fatturazione e retribuzione. Queste discrepanze non solo possono costare a un'azienda un sacco di soldi nel tempo, ma anche causare danni incalcolabili alla reputazione di un'azienda.

I datori di lavoro possono essere tentati di scaricare gratuitamente programmi modello scheda attivita come Excel per risparmiare denaro. Tuttavia, il tempo sprecato e la retribuzione degli straordinari sostenuti a causa delle innumerevoli ore che i membri del team impiegano per inserire il tempo e calcolare la retribuzione totale possono effettivamente finire per costare alle aziende molto piu soldi nel lungo periodo.

Key Takeaways

Ci sono molte opzioni di monitoraggio del tempo disponibili per i datori di lavoro, tra cui il monitoraggio di eventuali ore di lavoro straordinario dei dipendenti alle ore regolari sull'orologio.
Anche se i modelli Excel gratuiti possono essere un'opzione, il tempo impiegato per mantenere la scheda attivita puo costare piu denaro rispetto all'investimento nel software di monitoraggio del tempo a lungo termine.