Comment creer un modele de planification Google Docs

Modèle de calendrier Google Docs May 28, 2021

Priyanka Bhadani

Scénariste

Presentation du modele de calendrier Google Docs

Les outils bases sur le cloud, tels que Google Docs, ont simplifie la planification des employes. Avec un modele de planification Google Docs, les proprietaires d'entreprise peuvent abandonner leurs methodes manuelles de planification de l'ecriture manuscrite sur les feuilles de calcul. Au lieu de cela, ils peuvent publier des horaires de travail en un clic et les envoyer instantanement aux employes. Bien que cette plateforme n'ait pas toutes les fonctions de planification des employes , Google Docs est gratuit et facile a utiliser.

Creer un modele de planification Google Docs

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Traditionnellement, la creation d'un calendrier hebdomadaire impliquait de passer en revue la paperasse physique qui stipulait la disponibilite des employes, les demandes de conges et les budgets de main-d'oeuvre. Les gestionnaires compileraient ensuite ces donnees et organisaient les quarts de travail a la main sur un calendrier papier. D'autres entreprises peuvent utiliser la feuille de calcul Excel de Microsoft. Cependant, ce programme n'est pas gratuit et accessible a tous les utilisateurs.

Google Docs resout ces defis avec son programme gratuit base sur le cloud. C'est une excellente alternative pour les petites entreprises et les restaurants qui n'ont peut-etre pas les fonds pour Excel ou un systeme de planification robuste. Pour utiliser les modeles de planification de Google, les entrepreneurs n'ont besoin que d'un ordinateur ou d'un appareil compatible Internet et d'un compte Google. Pour commencer a creer des horaires d'employes, la direction doit suivre les etapes suivantes.

1. Acceder a Google Sheets

Une fois que les gestionnaires ont cree un compte Google, ils peuvent acceder a Google Drive. Il s'agit d'un systeme de stockage base sur le cloud ou les utilisateurs peuvent creer et enregistrer des documents. Sur le cote gauche de la page Web Drive, vous pouvez acceder a Google Sheets apres avoir clique sur le bouton Nouveau. Les gestionnaires doivent cliquer sur cette option, puis selectionner A partir d'un modele.

2. Trouver un modele

Ensuite, une galerie de modeles generaux sera chargee pour permettre aux utilisateurs de choisir le modele qui leur convient. Sous l'onglet Personnel, il existe un modele de planification que les proprietaires d'entreprise peuvent utiliser pour les horaires de travail. En cliquant sur la vignette du modele, le nouveau document Google Sheets se charge sur le bureau.

3. Remplir les etiquettes

Dans le modele de planification hebdomadaire, les gestionnaires peuvent personnaliser les etiquettes en fonction de leurs besoins et preferences. L'une des premieres choses a faire est de changer la cellule de date, qui est etiquetee C2. Cette cellule doit indiquer la date exacte a laquelle le calendrier est prevu.

Pour etablir un calendrier quotidien pour les quarts de travail de 8 heures, les utilisateurs doivent selectionner la cellule correspondant a des quarts specifiques et etiqueter la periode exacte. Par exemple, si le premier quart commence de 8 h a 17 h, la cellule B5 peut etre etiquetee de 8 h a 17 heures. Il est important de selectionner les cellules du quart de travail de lundi et de les copier-coller dans les cellules horizontales correspondantes. Cela garantira que le reste de la semaine de travail a les memes quarts de travail.

4. Personnaliser le modele

A ce stade, le modele est complet. Toutefois, les responsables peuvent continuer a personnaliser le modele Google Sheets pour refleter leurs preferences ou le ton de l'entreprise. La plateforme Google permet differentes fonctionnalites de personnalisation, telles que la mise en surbrillance, les cellules de codage couleur et les polices. Les gestionnaires peuvent egalement ajouter des logos d'entreprise ou des images pour rendre le modele esthetiquement agreable.

5. Effectuer une copie du modele

Une fois que les dates et les heures de travail sont clairement indiquees sur le modele, les gestionnaires doivent en faire une copie. Ils peuvent le faire en cliquant sur Fichier, puis Effectuer une copie. Il y aura une option pour renommer le modele. Les gestionnaires doivent utiliser un nom de titre dont ils se souviendront, comme Modele d'horaire de travail des employes. Dans le cas ou les gestionnaires perdent leur horaire actuel ou doivent creer un nouveau calendrier, ils peuvent se referer au modele. Cela leur permettra de gagner du temps d'avoir a reentrer les dates et les heures.

6. Remplissez le calendrier et distribuez

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Maintenant, les proprietaires d'entreprise peuvent enfin remplir leurs modeles de calendrier avec les noms d'employes. Il est recommande d'inclure les identifiants et les postes des employes dans l'annexe afin d'eliminer la confusion. Une fois le planning termine, les gestionnaires peuvent envoyer le calendrier directement sur les comptes Google de leur personnel. Ils peuvent le faire en cliquant sur Partager et en saisissant leur adresse e-mail.

Grace a la technologie cloud de Google, les employeurs et les membres de l'equipe peuvent acceder a l'horaire depuis n'importe ou et a distance. La seule chose dont ils ont besoin est un appareil ou un ordinateur portable connecte a Internet. De plus, la fonctionnalite cloud permet aux employes de saisir les changements de disponibilite directement sur le calendrier. En fonction de la politique de l'entreprise et des preferences de gestion, cette accessibilite peut etre desactivee en cliquant sur l'icone crayon lors du partage.

Modele de calendrier des principaux points a retenir pour Google Docs

La creation de calendriers n'a plus besoin de methodes manuelles et de feuilles de calcul Excel.
Les entreprises peuvent gagner du temps et de l'argent en utilisant les modeles gratuits de Google Docs.
Ces modeles d'horaire de travail des employes sont faciles a utiliser et personnalisables.
Les gestionnaires peuvent egalement profiter d'autres fonctionnalites du modele Google Sheets, telles que sa technologie basee sur le cloud et son partage facile.