Horaires de travail | 12 mins read

Guide des propriétaires d'entreprise sur les horaires de travail

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduction aux horaires de travail

Les entreprises ont besoin d'un juste équilibre en personnel en tout temps. Dans le cas où les gestionnaires surpersonnel un quart de travail, les coûts de main-d'œuvre augmenteront. D'autre part, le manque de personnel entraînera une perte de profits potentiels et un mauvais service à la clientèle. Pour atteindre la ligne fine de l'attribution des quarts de travail, les exploitants doivent disposer d'un système d'horaires de travail. Cela implique l'utilisation des bonnes méthodes et outils pour rationaliser le processus de planification.

Que sont les horaires de travail ?

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Les horaires de travail sont les jours et les heures d'une semaine qu'un employé d'une entreprise est censé être à son emploi. Un horaire de travail varie d'une entreprise à l'autre. Certains seront créés et envoyés chaque semaine, tandis que d'autres peuvent être publiés mensuellement. D'autres types d'horaires sont les suivants :

  • Horaire de travail à temps plein - Ces horaires sont destinés aux fonctionnaires qui s'engagent à travailler 37 à 40 heures par semaine. Ceux qui travaillent à temps plein recevront généralement des avantages sociaux, comme les jours de vacances et les régimes de retraite.
  • Horaire de travail à temps partiel - Les horaires à temps partiel désignent tout horaire dont le nombre d'heures est inférieur à celui d'emploi à temps plein. Les équipes qui travaillent à temps partiel ont plus de flexibilité quant aux heures et aux jours où elles veulent travailler.
  • Horaire de travail fixe - Ces horaires sont généralement sous la forme d'un horaire qui indique le même nombre d'heures de travail et de jours par semaine. Les gestionnaires et les employés devront s'entendre sur un nombre déterminé de jours et de quarts de travail.
  • Horaire de travail flexible - Ce type d'horaire de travail est moins cohérent que les horaires fixes. Après avoir recueilli les disponibilités des employés, le gestionnaire planifie un nombre minimum de quarts de travail ou attribue des heures de travail en fonction des besoins.
  • Horaire de travail par quarts rotatifs - Les employés qui ont ce calendrier effectueront une rotation pendant les quarts de jour, de milieu de jour et de nuit avec les membres de l'équipe. En ayant un cycle, chaque employé n'aura pas à travailler des heures indésirables pendant une période prolongée. Les quarts de travail rotatifs sont les plus courants dans les travaux de construction, les centrales électriques, les soins de santé et les emplois militaires.

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Importance des horaires de travail

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Les horaires de travail sont importants parce qu'ils assurent une productivité constante et tiennent les employés responsables. Les gestionnaires peuvent alors compter sur leur personnel pour venir comme prévu et réduire l'absentéisme. Elle veillera également à ce que les clients reçoivent un service de qualité. Les autres raisons principales pour lesquelles les entreprises ont besoin d'horaires de travail sont les suivantes.

  • Avoir une structure - Un horaire uniforme des employés fournit aux équipes la structure dont elles ont besoin pour gérer le temps. Cela les aide à planifier à l'avance et les pousse à accomplir leur travail de manière efficiente et efficace. Les horaires rappellent également aux membres du personnel quand ils doivent prendre un repos ou une pause déjeuner, ce qui est important pour leur bien-être.
  • Promouvoir l'équilibre travail-vie personnelle - L'envoi d'horaires des employés permettra aux employés de planifier leur vie personnelle en conséquence. Il crée également des limites entre le travail et son temps personnel, motivant efficacement le personnel à ne travailler que pendant les temps impartis.
  • Suivi du temps et de la présence - Les gestionnaires peuvent utiliser des horaires pour suivre les heures de travail et les présences des employés. Cela simplifie les processus de paye et de rémunération.
  • Plus de visibilité - La direction peut facilement surveiller la productivité et identifier le personnel le plus performant à chaque quart de travail. Par exemple, si les ventes étaient élevées pendant des heures précises, les propriétaires peuvent remonter à un certain quart de travail qui fonctionnait à l'époque via l'horaire.
  • Effectuer des changements à l'horaire en temps opportun - Les employés qui ont des horaires de travail sauront quand ils doivent se présenter au travail et quand ils doivent trouver une couverture. Ils peuvent alors envoyer des demandes de congé ou d'échange de décalage à l'avance, au lieu de le faire à la dernière minute.

Avantages de l'utilisation d'un horaire de travail en ligne

De nombreuses entreprises utiliseront une solution d'horaire de travail en ligne pour simplifier le processus de dotation. Que les équipes soient petites ou si les gestionnaires ont du personnel de plusieurs sites, un système logiciel rendra la planification rapide et facile. Ces outils sont généralement équipés d'une technologie d'automatisation et génèrent des suggestions intelligentes et des modèles de calendrier basés sur les besoins d'une entreprise. Voici d'autres avantages clés à l'adoption de calendriers de travail basés sur le cloud.

1. Accès instantané aux modifications de planification

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Les urgences et les événements de dernière minute surviennent souvent, ce qui obligera les gestionnaires à mettre à jour les horaires de travail. Un système en ligne permet aux gestionnaires d'apporter ces changements et d'envoyer le nouveau calendrier instantanément aux employés. Les membres du personnel recevront des notifications au sujet de la mise à jour par SMS ou par courriel. Cela garantira effectivement que les employés ne manqueront pas accidentellement leur quart de travail ou ne se réfèrent pas à un ancien horaire.

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2. Compatibilité transparente

Les propriétaires d'entreprise peuvent disposer d'outils existants pour la planification, tels que des horloges de temps et un logiciel de suivi de l'heure. Ils connectent ces systèmes disparates à une solution de planification du travail des employés afin de rationaliser les processus de gestion du travail. Cela permettra aux opérateurs de gagner du temps sur la saisie des données et les processus de paie. La plupart des plateformes de planification en ligne sont également compatibles avec les applications mobiles, de sorte que les gestionnaires peuvent créer des horaires d'employés directement à partir de leur smartphone.

3. Productivité améliorée

Les experts disent que la création d'horaires peut prendre au moins deux heures. Mais avec un logiciel de planification basé sur le Web, la dotation sera sans effort et instantanée grâce à la technologie d'automatisation. Par conséquent, les dirigeants d'entreprise peuvent consacrer leur temps et leur énergie à d'autres projets urgents, tels que le développement de produits.

4. Réduction des coûts de main-d'œuvre

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Les planificateurs en ligne ont une conception intuitive et sont équipés d'outils de prévision de la main-d'œuvre et de suivi des coûts. Le système est programmé pour calculer le salaire horaire et contrôler les heures supplémentaires. Il avertira ensuite les utilisateurs lorsqu'un quart de travail est sureffectif, qu'un horaire est hors budget et si un employé a reçu plus de 40 heures. Cette efficacité aidera les entreprises à réduire leurs dépenses de main-d'œuvre et à protéger leurs résultats globaux.

5. Garder une trace des dossiers

Les horaires des employés sont des documents importants qui indiquent quand une personne a travaillé et ce qu'elle a fait. Les employeurs peuvent suivre ces enregistrements grâce à leurs applications de planification en ligne. En un clic d'un bouton, ils peuvent afficher les horaires historiques et les utiliser au besoin. Ceci est essentiel lorsque les gestionnaires doivent fournir des enregistrements de conformité de la main-d'œuvre ou pour les processus de paie.

6. Accessibilité en nuage

La technologie Cloud permet aux utilisateurs d'accéder aux systèmes de n'importe où, à condition qu'ils disposent d'un appareil compatible Internet. Les planificateurs les plus importants disposent de fonctionnalités de base cloud ; par conséquent, les responsables d'entreprise peuvent créer des horaires et les employés peuvent les consulter à distance. Le système peut également envoyer des rappels de quart et des alertes pour tenir les utilisateurs au courant des dernières informations.

5 étapes sur la façon d'élaborer un horaire de travail

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Que les opérateurs commerciaux utilisent un système en ligne ou une méthode manuelle de planification, ils devraient avoir un processus approfondi. En créant et en suivant des étapes éprouvées sur la façon d'élaborer des horaires de quarts de travail, les gestionnaires peuvent accroître l'efficacité et le moral des employés. Voici 5 étapes les entreprises de toutes tailles peuvent utiliser.

1. Délimiter les besoins de l'entreprise

Pour commencer, la direction doit déterminer ses besoins en matière d'affaires et de main-d'œuvre. Il s'agit de définir les compétences et les ressources dont chaque quart de travail a besoin pour fonctionner correctement. Il s'agit également de déterminer les heures d'exploitation, les responsabilités des quarts de travail et les heures de travail. Lorsque l'on décrit la durée des quarts de travail, il est important d'inclure les pauses de repos et de repas.

2. Faire un plan

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Il est également essentiel que les propriétaires d'entreprises établissent des politiques et des procédures concernant l'établissement des horaires. Les employés doivent savoir comment demander des congés de maladie et des congés. Il devrait y avoir des normes écrites sur la façon d'échanger des quarts de travail, de trouver une couverture et de modifier la disponibilité des employés. En établissant des attentes bien définies et en les communiquant au personnel, ils seront informés et confiants dans la direction.

3. Accueillir les employés

Les employés ont leur vie personnelle et les gestionnaires doivent le respecter. Lors de la création d'un calendrier, il doit refléter autant que possible la disponibilité du personnel. En faisant un horaire de travail qui correspond aux besoins de chacun, le moral sera élevé. Non seulement cela favorisera un environnement de travail positif, mais aussi stimulera la motivation et la motivation.

4. Faire des calendriers plus tôt

Les employés ont besoin de leurs horaires tôt pour pouvoir planifier à l'avance et éviter d'avoir à faire des échanges de postes. Les gestionnaires doivent recueillir les disponibilités au moins un mois à l'avance et attribuer les quarts de travail en conséquence. Dans le cas où les employés demandent des congés ou ont besoin d'une protection, les cadres supérieurs devraient l'approuver et procéder rapidement à des ajustements.

5. Envoyer des horaires dès que possible

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Une fois les horaires de travail créés, la direction doit les envoyer. Lorsque vous utilisez des méthodes traditionnelles de feuille de calcul, il est préférable d'envoyer les calendriers par e-mail ou par SMS. Certaines entreprises imprimeront et afficheront un horaire physique dans la salle de réunion. Cependant, les entreprises modernes utilisent souvent des logiciels de planification et envoient des horaires numériques via l'application. Cela permet au personnel de gagner du temps et d'avoir accès à la version la plus mise à jour de l'horaire en tout temps.

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Les entreprises qui souhaitent adopter une nouvelle technologie logicielle d'ordonnancement ont un choix de solutions. Beaucoup de planificateurs en ligne d'aujourd'hui disposent de fonctionnalités avancées qui facilitent la planification et amélioreront les opérations de l'entreprise. Certains des meilleurs gestionnaires de logiciels devraient envisager d'inclure les plates-formes suivantes.

1. Horaires Zip

Zip Schedulings est l'un des meilleurs systèmes de planification dont les petites entreprises, les restaurants et les franchisés peuvent bénéficier. Son logiciel intuitif de planification automatisera les affectations de postes afin de garantir des horaires sans conflit. Il dispose également d'outils précieux, tels que la prévision de la main-d'œuvre et le suivi des coûts de main-d'œuvre, qui aident les marques à économiser de l'argent. Zip Schedules est également accessible à plusieurs plateformes, ce qui permet aux gestionnaires de travailler en déplacement via leur ordinateur portable ou smartphone.

2. Tacher MyMaj

FindMyShift est une plateforme logicielle de programmation de restaurants mieux connue pour ses fonctionnalités d'intégration. Les propriétaires d'entreprise peuvent synchroniser le système FindMyShift avec leurs applications existantes, telles que le point de vente ou la paie. Il dispose également de fonctions de suivi et de communication, telles que la messagerie électronique et les rappels de quart.

3. Hotplannings

Similaire aux applications de planification précédentes, HotSchedules est compatible avec les applications mobiles. Cela signifie que les gestionnaires et les utilisateurs peuvent télécharger l'interface sur leurs appareils Android ou iOS. Cette capacité leur permet de travailler selon les horaires et d'envoyer des demandes de congé ou de ramasser des quarts de travail directement depuis le confort de leur téléphone. Il dispose toutefois d'un plan de paiement unique, selon lequel les clients doivent payer 2$ par employé et par mois.

4. 7quarts

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7Shifts est connu pour son interface glisser-déposer et ses modèles de planification de décalage personnalisables. Ces modules rendent la planification facile et sans effort. Il dispose également de fonctions de suivi du temps, de surveillance conforme au travail et d'une technologie basée sur le cloud.

5. Planday

PlanDay est un outil de planification qui simplifie également la planification des équipes et la gestion des effectifs. Il fournit aux utilisateurs une vue calendrier de la semaine et du mois. Il fournit également une visibilité sur les dépenses d'un restaurant en main-d'œuvre pendant une période donnée.

Conclusion des horaires de travail

  • Les horaires de travail des employés sont un élément clé de la gestion de la main-d'œuvre et des coûts. Ces horaires indiquent les jours et heures spécifiques que les employés doivent entrer au travail.
Il
  • est important d'avoir des horaires de travail car il fournit une structure pour le travail des employés et aide au suivi du temps.
  • Les entreprises et les restaurants peuvent gagner du temps avec la planification en utilisant un outil de planification en ligne.
  • Ces solutions, telles que les horaires Zip, aideront les entreprises à économiser sur leurs coûts de main-d'œuvre et à améliorer leur productivité.

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