Guide des proprietaires d'entreprise sur les horaires de travail
Introduction aux horaires de travail
Les entreprises ont besoin d'un juste equilibre en personnel en tout temps. Dans le cas ou les gestionnaires surpersonnel un quart de travail, les couts de main-d'oeuvre augmenteront. D'autre part, le manque de personnel entrainera une perte de profits potentiels et un mauvais service a la clientele. Pour atteindre la ligne fine de l'attribution des quarts de travail, les exploitants doivent disposer d'un systeme d'horaires de travail. Cela implique l'utilisation des bonnes methodes et outils pour rationaliser le processus de planification.
Que sont les horaires de travail?
Les horaires de travail sont les jours et les heures d'une semaine qu'un employe d'une entreprise est cense etre a son emploi. Un horaire de travail varie d'une entreprise a l'autre. Certains seront crees et envoyes chaque semaine, tandis que d'autres peuvent etre publies mensuellement. D'autres types d'horaires sont les suivants-
- Horaire de travail a temps plein - Ces horaires sont destines aux fonctionnaires qui s'engagent a travailler 37 a 40 heures par semaine. Ceux qui travaillent a temps plein recevront generalement des avantages sociaux, comme les jours de vacances et les regimes de retraite.
- Horaire de travail a temps partiel - Les horaires a temps partiel designent tout horaire dont le nombre d'heures est inferieur a celui d'emploi a temps plein. Les equipes qui travaillent a temps partiel ont plus de flexibilite quant aux heures et aux jours ou elles veulent travailler.
- Horaire de travail fixe - Ces horaires sont generalement sous la forme d'un horaire qui indique le meme nombre d'heures de travail et de jours par semaine. Les gestionnaires et les employes devront s'entendre sur un nombre determine de jours et de quarts de travail.
- Horaire de travail flexible - Ce type d'horaire de travail est moins coherent que les horaires fixes. Apres avoir recueilli les disponibilites des employes, le gestionnaire planifie un nombre minimum de quarts de travail ou attribue des heures de travail en fonction des besoins.
- Horaire de travail par quarts rotatifs - Les employes qui ont ce calendrier effectueront une rotation pendant les quarts de jour, de milieu de jour et de nuit avec les membres de l'equipe. En ayant un cycle, chaque employe n'aura pas a travailler des heures indesirables pendant une periode prolongee. Les quarts de travail rotatifs sont les plus courants dans les travaux de construction, les centrales electriques, les soins de sante et les emplois militaires.
Importance des horaires de travail
Les horaires de travail sont importants parce qu'ils assurent une productivite constante et tiennent les employes responsables. Les gestionnaires peuvent alors compter sur leur personnel pour venir comme prevu et reduire l'absenteisme. Elle veillera egalement a ce que les clients recoivent un service de qualite. Les autres raisons principales pour lesquelles les entreprises ont besoin d'horaires de travail sont les suivantes.
- Avoir une structure - Un horaire uniforme des employes fournit aux equipes la structure dont elles ont besoin pour gerer le temps. Cela les aide a planifier a l'avance et les pousse a accomplir leur travail de maniere efficiente et efficace. Les horaires rappellent egalement aux membres du personnel quand ils doivent prendre un repos ou une pause dejeuner, ce qui est important pour leur bien-etre.
- Promouvoir l'equilibre travail-vie personnelle - L'envoi d'horaires des employes permettra aux employes de planifier leur vie personnelle en consequence. Il cree egalement des limites entre le travail et son temps personnel, motivant efficacement le personnel a ne travailler que pendant les temps impartis.
- Suivi du temps et de la presence - Les gestionnaires peuvent utiliser des horaires pour suivre les heures de travail et les presences des employes. Cela simplifie les processus de paye et de remuneration.
- Plus de visibilite - La direction peut facilement surveiller la productivite et identifier le personnel le plus performant a chaque quart de travail. Par exemple, si les ventes etaient elevees pendant des heures precises, les proprietaires peuvent remonter a un certain quart de travail qui fonctionnait a l'epoque via l'horaire.
- Effectuer des changements a l'horaire en temps opportun - Les employes qui ont des horaires de travail sauront quand ils doivent se presenter au travail et quand ils doivent trouver une couverture. Ils peuvent alors envoyer des demandes de conge ou d'echange de decalage a l'avance, au lieu de le faire a la derniere minute.
Avantages de l'utilisation d'un horaire de travail en ligne
De nombreuses entreprises utiliseront une solution d'horaire de travail en ligne pour simplifier le processus de dotation. Que les equipes soient petites ou si les gestionnaires ont du personnel de plusieurs sites, un systeme logiciel rendra la planification rapide et facile. Ces outils sont generalement equipes d'une technologie d'automatisation et generent des suggestions intelligentes et des modeles de calendrier bases sur les besoins d'une entreprise. Voici d'autres avantages cles a l'adoption de calendriers de travail bases sur le cloud.
1. Acces instantane aux modifications de planification
Les urgences et les evenements de derniere minute surviennent souvent, ce qui obligera les gestionnaires a mettre a jour les horaires de travail. Un systeme en ligne permet aux gestionnaires d'apporter ces changements et d'envoyer le nouveau calendrier instantanement aux employes. Les membres du personnel recevront des notifications au sujet de la mise a jour par SMS ou par courriel. Cela garantira effectivement que les employes ne manqueront pas accidentellement leur quart de travail ou ne se referent pas a un ancien horaire.
2. Compatibilite transparente
Les proprietaires d'entreprise peuvent disposer d'outils existants pour la planification, tels que des horloges de temps et un logiciel de suivi de l'heure. Ils connectent ces systemes disparates a une solution de planification du travail des employes afin de rationaliser les processus de gestion du travail. Cela permettra aux operateurs de gagner du temps sur la saisie des donnees et les processus de paie. La plupart des plateformes de planification en ligne sont egalement compatibles avec les applications mobiles, de sorte que les gestionnaires peuvent creer des horaires d'employes directement a partir de leur smartphone.
3. Productivite amelioree
Les experts disent que la creation d'horaires peut prendre au moins deux heures. Mais avec un logiciel de planification base sur le Web, la dotation sera sans effort et instantanee grace a la technologie d'automatisation. Par consequent, les dirigeants d'entreprise peuvent consacrer leur temps et leur energie a d'autres projets urgents, tels que le developpement de produits.
4. Reduction des couts de main-d'oeuvre
Les planificateurs en ligne ont une conception intuitive et sont equipes d'outils de prevision de la main-d'oeuvre et de suivi des couts. Le systeme est programme pour calculer le salaire horaire et controler les heures supplementaires. Il avertira ensuite les utilisateurs lorsqu'un quart de travail est sureffectif, qu'un horaire est hors budget et si un employe a recu plus de 40 heures. Cette efficacite aidera les entreprises a reduire leurs depenses de main-d'oeuvre et a proteger leurs resultats globaux.
5. Garder une trace des dossiers
Les horaires des employes sont des documents importants qui indiquent quand une personne a travaille et ce qu'elle a fait. Les employeurs peuvent suivre ces enregistrements grace a leurs applications de planification en ligne. En un clic d'un bouton, ils peuvent afficher les horaires historiques et les utiliser au besoin. Ceci est essentiel lorsque les gestionnaires doivent fournir des enregistrements de conformite de la main-d'oeuvre ou pour les processus de paie.
6. Accessibilite en nuage
La technologie Cloud permet aux utilisateurs d'acceder aux systemes de n'importe ou, a condition qu'ils disposent d'un appareil compatible Internet. Les planificateurs les plus importants disposent de fonctionnalites de base cloud; par consequent, les responsables d'entreprise peuvent creer des horaires et les employes peuvent les consulter a distance. Le systeme peut egalement envoyer des rappels de quart et des alertes pour tenir les utilisateurs au courant des dernieres informations.
5 etapes sur la facon d'elaborer un horaire de travail
Que les operateurs commerciaux utilisent un systeme en ligne ou une methode manuelle de planification, ils devraient avoir un processus approfondi. En creant et en suivant des etapes eprouvees sur la facon d'elaborer des horaires de quarts de travail, les gestionnaires peuvent accroitre l'efficacite et le moral des employes. Voici 5 etapes les entreprises de toutes tailles peuvent utiliser.
1. Delimiter les besoins de l'entreprise
Pour commencer, la direction doit determiner ses besoins en matiere d'affaires et de main-d'oeuvre. Il s'agit de definir les competences et les ressources dont chaque quart de travail a besoin pour fonctionner correctement. Il s'agit egalement de determiner les heures d'exploitation, les responsabilites des quarts de travail et les heures de travail. Lorsque l'on decrit la duree des quarts de travail, il est important d'inclure les pauses de repos et de repas.
2. Faire un plan
Il est egalement essentiel que les proprietaires d'entreprises etablissent des politiques et des procedures concernant l'etablissement des horaires. Les employes doivent savoir comment demander des conges de maladie et des conges. Il devrait y avoir des normes ecrites sur la facon d'echanger des quarts de travail, de trouver une couverture et de modifier la disponibilite des employes. En etablissant des attentes bien definies et en les communiquant au personnel, ils seront informes et confiants dans la direction.
3. Accueillir les employes
Les employes ont leur vie personnelle et les gestionnaires doivent le respecter. Lors de la creation d'un calendrier, il doit refleter autant que possible la disponibilite du personnel. En faisant un horaire de travail qui correspond aux besoins de chacun, le moral sera eleve. Non seulement cela favorisera un environnement de travail positif, mais aussi stimulera la motivation et la motivation.
4. Faire des calendriers plus tot
Les employes ont besoin de leurs horaires tot pour pouvoir planifier a l'avance et eviter d'avoir a faire des echanges de postes. Les gestionnaires doivent recueillir les disponibilites au moins un mois a l'avance et attribuer les quarts de travail en consequence. Dans le cas ou les employes demandent des conges ou ont besoin d'une protection, les cadres superieurs devraient l'approuver et proceder rapidement a des ajustements.
5. Envoyer des horaires des que possible
Une fois les horaires de travail crees, la direction doit les envoyer. Lorsque vous utilisez des methodes traditionnelles de feuille de calcul, il est preferable d'envoyer les calendriers par e-mail ou par SMS. Certaines entreprises imprimeront et afficheront un horaire physique dans la salle de reunion. Cependant, les entreprises modernes utilisent souvent des logiciels de planification et envoient des horaires numeriques via l'application. Cela permet au personnel de gagner du temps et d'avoir acces a la version la plus mise a jour de l'horaire en tout temps.
Logiciel de planification des meilleurs restaurants 2021
Les entreprises qui souhaitent adopter une nouvelle technologie logicielle d'ordonnancement ont un choix de solutions. Beaucoup de planificateurs en ligne d'aujourd'hui disposent de fonctionnalites avancees qui facilitent la planification et amelioreront les operations de l'entreprise. Certains des meilleurs gestionnaires de logiciels devraient envisager d'inclure les plates-formes suivantes.
1. Horaires Zip
Zip Schedulings est l'un des meilleurs systemes de planification dont les petites entreprises, les restaurants et les franchises peuvent beneficier. Son logiciel intuitif de planification automatisera les affectations de postes afin de garantir des horaires sans conflit. Il dispose egalement d'outils precieux, tels que la prevision de la main-d'oeuvre et le suivi des couts de main-d'oeuvre, qui aident les marques a economiser de l'argent. Zip Schedules est egalement accessible a plusieurs plateformes, ce qui permet aux gestionnaires de travailler en deplacement via leur ordinateur portable ou smartphone.
2. Tacher MyMaj
FindMyShift est une plateforme logicielle de programmation de restaurants mieux connue pour ses fonctionnalites d'integration. Les proprietaires d'entreprise peuvent synchroniser le systeme FindMyShift avec leurs applications existantes, telles que le point de vente ou la paie. Il dispose egalement de fonctions de suivi et de communication, telles que la messagerie electronique et les rappels de quart.
3. Hotplannings
Similaire aux applications de planification precedentes, HotSchedules est compatible avec les applications mobiles. Cela signifie que les gestionnaires et les utilisateurs peuvent telecharger l'interface sur leurs appareils Android ou iOS. Cette capacite leur permet de travailler selon les horaires et d'envoyer des demandes de conge ou de ramasser des quarts de travail directement depuis le confort de leur telephone. Il dispose toutefois d'un plan de paiement unique, selon lequel les clients doivent payer 2$ par employe et par mois.
4. 7quarts
7Shifts est connu pour son interface glisser-deposer et ses modeles de planification de decalage personnalisables. Ces modules rendent la planification facile et sans effort. Il dispose egalement de fonctions de suivi du temps, de surveillance conforme au travail et d'une technologie basee sur le cloud.
5. Planday
PlanDay est un outil de planification qui simplifie egalement la planification des equipes et la gestion des effectifs. Il fournit aux utilisateurs une vue calendrier de la semaine et du mois. Il fournit egalement une visibilite sur les depenses d'un restaurant en main-d'oeuvre pendant une periode donnee.
Conclusion des horaires de travail
- Les horaires de travail des employes sont un element cle de la gestion de la main-d'oeuvre et des couts. Ces horaires indiquent les jours et heures specifiques que les employes doivent entrer au travail.
- est important d'avoir des horaires de travail car il fournit une structure pour le travail des employes et aide au suivi du temps.
- Les entreprises et les restaurants peuvent gagner du temps avec la planification en utilisant un outil de planification en ligne.
- Ces solutions, telles que les horaires Zip, aideront les entreprises a economiser sur leurs couts de main-d'oeuvre et a ameliorer leur productivite.
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