Como crear una plantilla de programacion de documentos de Google

Plantilla de programación de documentos de Google May 28, 2021

Priyanka Bhadani

Escritora

Introduccion a la plantilla de programacion de documentos de Google

Las herramientas basadas en la nube, como Google Docs, han hecho que la programacion de los empleados sea sencilla y sencilla. Con una plantilla de programacion de Google Docs, los propietarios de empresas pueden abandonar sus metodos manuales de programacion de escritura a mano en hojas de calculo. En su lugar, pueden publicar horarios de trabajo con un clic de boton y enviarlos instantaneamente a los empleados. Si bien esta plataforma no tiene todas las funciones de programacion de empleados , Google Docs es gratuito y facil de usar.

Crear una plantilla de programacion de documentos de Google

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Tradicionalmente, la creacion de un horario semanal implicaba repasar el papeleo fisico que estipulaba la disponibilidad de los empleados, las solicitudes de tiempo libre y los presupuestos laborales. Los gerentes entonces compilarian estos datos y organizarian los turnos a mano en un calendario en papel. Otras empresas pueden utilizar la hoja de calculo Excel de Microsoft. Sin embargo, este programa no es gratuito y accesible para todos los usuarios.

Google Docs resuelve estos desafios con su programa gratuito basado en la nube. Esta es una gran alternativa para pequenas empresas y restaurantes que pueden no tener los fondos para Excel o un sistema de programacion robusto. Para utilizar plantillas de programacion de Google, los empresarios solo necesitan un ordenador o dispositivo habilitado para Internet que funcione y una cuenta de Google. Para comenzar a crear programas de empleados, la administracion debe seguir los pasos siguientes.

1. Ir a Hojas de calculo de Google

Una vez que los administradores hayan creado una cuenta de Google, pueden acceder a Google Drive. Este es un sistema de almacenamiento basado en la nube donde los usuarios pueden crear y guardar documentos. En la parte izquierda de la pagina web de Drive, hay una opcion para acceder a Hojas de calculo de Google despues de hacer clic en el boton Nuevo. Los gerentes deben hacer clic en esta opcion y luego seleccionar De una plantilla.

2. Buscar una plantilla

Despues, se cargara una Galeria de plantillas generales para que los usuarios elijan la plantilla de su agrado. En la ficha Personal, hay una plantilla de programacion que los propietarios de empresas pueden utilizar para programaciones de trabajo. Al hacer clic en la miniatura de la plantilla, el nuevo documento de Hojas de calculo de Google se cargara en el escritorio.

3. Rellene las etiquetas

En la plantilla de programacion semanal, los administradores pueden personalizar las etiquetas segun sus necesidades y preferencias. Una de las primeras cosas que debe hacer es cambiar la celda de fecha, que se etiqueta C2. Esta celda debe indicar la fecha exacta a la que esta destinado el programa.

Para realizar una programacion diaria para turnos de 8 horas, los usuarios deben seleccionar la celda para turnos especificos y etiquetar el periodo de tiempo exacto. Por ejemplo, si el primer turno comienza de 8 a.m. a 5 p.m., la celda B5 podria etiquetarse de 8 a.m. a 5 p.m. Es importante seleccionar las celdas para el turno del lunes y copiarlas y pegarlas en las celdas horizontales correspondientes. Esto asegurara que el resto de la semana laboral tenga los mismos turnos.

4. Personalizar la plantilla

En esta etapa, la plantilla esta completa. Sin embargo, los administradores pueden seguir personalizando la plantilla de Hojas de calculo de Google para reflejar sus preferencias o el tono de su empresa. La plataforma Google permite diferentes funciones de personalizacion, como resaltado, celdas de codificacion de colores y fuentes. Los gerentes tambien pueden agregar logotipos o imagenes de la empresa para hacer que la plantilla sea esteticamente agradable.

5. Hacer una copia de la plantilla

Despues de que las fechas y horas de turno esten claramente indicadas en la plantilla, los gerentes deben hacer una copia de la misma. Pueden hacerlo haciendo clic en Archivo y, a continuacion, Hacer una copia. Habra una opcion para cambiar el nombre de la plantilla. Los gerentes deben usar un nombre de titulo que recuerden, como Plantilla de programacion de trabajo del empleado. En el caso de que los gerentes pierdan su programa actual o necesiten crear una nueva programacion, pueden hacer referencia a la plantilla. Esto les ahorrara tiempo de tener que volver a introducir fechas y horas.

6. Rellene la programacion y distribuya

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Ahora, los propietarios de negocios finalmente pueden rellenar sus plantillas de programacion con nombres de empleados. Se recomienda incluir los identificadores de empleados y puestos en el calendario para eliminar confusiones. Una vez finalizado el calendario, los gerentes pueden enviar el calendario directamente a las cuentas de Google de sus miembros del personal. Pueden hacerlo haciendo clic en Compartir e introduciendo su direccion de correo electronico.

Con la tecnologia basada en la nube de Google, los empleadores y los miembros del equipo pueden acceder a la programacion desde cualquier lugar de forma remota. Lo unico que necesitan es un dispositivo o computadora portatil que este conectada a Internet. Ademas, la capacidad en la nube permite a los empleados introducir cambios de disponibilidad directamente segun el calendario. Dependiendo de la politica de la empresa y las preferencias de gestion, esta accesibilidad se puede desactivar haciendo clic en el icono de lapiz cuando se comparte.

Plantilla de programacion de documentos clave para llevar a Google Docs

creacion de programaciones ya no tiene que requerir metodos manuales y hojas de calculo de Excel.
Las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero utilizando las plantillas gratuitas de Google Docs.
Estas plantillas de horario de trabajo de los empleados son faciles de usar y son personalizables.
Los administradores tambien pueden disfrutar de otras caracteristicas de la plantilla de Hojas de calculo de Google, como su tecnologia basada en la nube y el uso compartido facil.