Guia del propietario de una empresa sobre los horarios de trabajo
Introduccion a los horarios de trabajo
Las empresas necesitan el equilibrio adecuado de personal en todo momento. En el caso de que los gerentes de exceso de personal de un turno, los costos laborales aumentaran. Por otra parte, la falta de personal provocara la perdida de beneficios potenciales y un servicio al cliente deficiente. Para recorrer la linea fina de asignacion de turnos, los operadores empresariales necesitan tener un sistema de horarios de trabajo. Esto implica el uso de los metodos y herramientas correctos para agilizar el proceso de programacion.
Que son los horarios de trabajo?
Los horarios de trabajo son los dias y horas de una semana que se espera que un empleado de una empresa este en su trabajo. Un horario de trabajo variara de una empresa a otra. Algunas seran creadas y enviadas cada semana, mientras que otras pueden publicarse mensualmente. Otros tipos de programacion son los siguientes.
- Horario de trabajo a tiempo completo - Estos horarios son para los funcionarios que estan comprometidos a trabajar de 37 a 40 horas por semana. Aquellos que trabajan a tiempo completo generalmente recibiran beneficios para los empleados, como dias de vacaciones y planes de jubilacion.
- Programacion de trabajo a tiempo parcial- los programas a tiempo parcial se refieren a cualquier programa que tenga horas inferiores al empleo a tiempo completo. Los equipos que trabajan a tiempo parcial tienen mas flexibilidad con las horas y dias que quieren trabajar.
- Horario de Trabajo Fijo - Estos horarios suelen tener la forma de un horario que indica el mismo numero de horas de trabajo y dias en una semana. Los gerentes y empleados deberan acordar un numero determinado de dias y turnos.
- Programa de Trabajo Flexible- este tipo de programa de trabajo es menos coherente que los programas fijos. Despues de reunir las disponibilidades de los empleados, el gerente programara un numero minimo de turnos o asignara horas de trabajo en funcion de las necesidades.
- Horario de trabajo por turnos rotativos- los empleados que tengan este horario giraran a traves de los turnos de dia, mediodia y noche con los miembros del equipo. Al tener un ciclo, cada empleado no tendra que trabajar horas indeseables durante un periodo prolongado. Los turnos giratorios son mas comunes entre los trabajos de construccion, las centrales electricas, el cuidado de la salud y los trabajos militares.
Importancia de los horarios de trabajo
Los horarios de trabajo son importantes porque garantiza una productividad consistente y responsabiliza a los empleados. Los administradores pueden entonces confiar en que su personal llegue como se esperaba y reducir el ausentismo. Tambien garantizara que los clientes reciban un servicio de calidad. Otras razones clave por las que las empresas necesitan horarios de trabajo incluyen las siguientes.
- Tener estructura- un horario consistente de empleados proporciona a los equipos la estructura que necesitan para llevar a cabo la gestion del tiempo. Esto les ayuda a planificar con anticipacion y los impulsa a realizar el trabajo de manera eficiente y eficaz. Los horarios tambien recuerdan a los miembros del personal cuando necesitan tomar un descanso o una pausa para el almuerzo, lo cual es importante para su bienestar.
- Promover el equilibrio entre el trabajo y la vida personal- el envio de los horarios de los empleados permitira al personal planificar sus vidas personales en consecuencia. Tambien crea limites entre el trabajo y su tiempo personal, motivando efectivamente al personal a trabajar solo durante los tiempos asignados.
- Seguimiento de tiempo y asistencia- los gerentes pueden utilizar los horarios para realizar un seguimiento de las horas de trabajo y asistencia de los empleados. Esto agiliza los procesos de nomina y compensacion.
- Mas visibilidad- la administracion puede monitorear facilmente la productividad e identificar al personal de mejor rendimiento en cada turno. Por ejemplo, si las ventas fueron altas durante horas especificas, los propietarios pueden rastrearlo hasta un turno determinado que funcionaba en ese momento a traves de la programacion.
- Realice cambios oportunos en los horarios- los empleados que tienen horarios de trabajo sabran cuando necesitan entrar en el trabajo y cuando necesitan encontrar cobertura. A continuacion, pueden enviar solicitudes de tiempo libre o cambio de turno antes de tiempo, en lugar de hacerlo en el ultimo minuto.
Beneficios de utilizar un horario de trabajo en linea
Muchas empresas utilizaran una solucion de programacion de trabajo en linea para agilizar el proceso de dotacion de personal. Tanto si los equipos son pequenos como si los gerentes tienen personal de varias ubicaciones, un sistema de software hara que la programacion sea rapida y facil. Estas herramientas suelen estar equipadas con tecnologia de automatizacion y generaran sugerencias inteligentes y plantillas de programacion basadas en las necesidades de una empresa. Las siguientes son otras ventajas clave para adoptar programas de trabajo basados en la nube.
1. Acceso instantaneo a los cambios de programacion
A menudo se produciran emergencias y eventos de ultima hora, lo que resulta en que los gerentes tengan que actualizar los horarios de trabajo. Un sistema en linea permite a los gerentes realizar estos cambios y enviar la nueva programacion instantaneamente a los empleados. Los miembros del personal recibiran notificaciones sobre la actualizacion por mensaje de texto o correo electronico. Esto garantizara efectivamente que los empleados no perderan accidentalmente su turno o se refieran a un horario antiguo.
2. Compatibilidad perfecta
Los propietarios de empresas pueden tener herramientas existentes para la programacion, como relojes de tiempo y software de seguimiento de tiempo. Conectan estos sistemas dispares con una solucion de programacion del trabajo de los empleados para optimizar los procesos de gestion del trabajo. Esto ahorrara tiempo a los operadores en los procesos de registro de datos y nomina. La mayoria de las plataformas de programacion en linea tambien tienen compatibilidad con aplicaciones moviles, por lo que los gerentes pueden crear horarios de empleados directamente desde sus telefonos inteligentes.
3. Productividad mejorada
Los expertos dicen que crear horarios puede tardar al menos dos horas en hacerlo. Pero con el software de programacion basado en la web, la dotacion de personal sera facil e instantanea debido a la tecnologia de automatizacion. Como resultado, los ejecutivos de negocios pueden centrar su tiempo y energia en otros proyectos apremiantes, como el desarrollo de productos.
4. Reduzca los costos de mano de obra
Los programadores en linea tienen un diseno intuitivo y estan equipados con herramientas de prevision de mano de obra y seguimiento de costos. El sistema esta programado para calcular los salarios por hora y controlar las horas extraordinarias. A continuacion, alertara a los usuarios cuando un turno tiene exceso de personal, un horario esta fuera del presupuesto y si un empleado ha sido asignado mas de 40 horas. Esta eficiencia ayudara a las empresas a reducir el gasto de mano de obra y a proteger su resultado final general.
5. Realizar un seguimiento de los registros
Los horarios de los empleados son registros importantes que muestran informacion sobre cuando trabajo una persona y lo que hizo. Los empleadores pueden realizar un seguimiento de estos registros a traves de sus aplicaciones de programacion en linea. Con un clic de un boton, pueden obtener horarios historicos y utilizarlos segun sea necesario. Esto es clave para cuando los gerentes necesitan proporcionar registros de cumplimiento laboral o procesos de nomina.
6. Accesibilidad basada en nube
La tecnologia en la nube permite a los usuarios acceder a los sistemas desde cualquier lugar, siempre y cuando tengan un dispositivo habilitado para Internet. Los programadores principales tienen capacidades de base en la nube; por lo tanto, los gerentes empresariales pueden crear programaciones y los empleados pueden verlos de forma remota. El sistema tambien puede enviar recordatorios de turnos y alertas para mantener a los usuarios actualizados con la informacion mas reciente.
5 pasos sobre como desarrollar un horario de trabajo
Ya sea que los operadores de negocios utilicen un sistema en linea o un metodo manual para programar, deben tener un proceso exhaustivo. Al crear y seguir pasos probados sobre como desarrollar horarios de turnos, los gerentes pueden aumentar la eficacia y la moral de los empleados. Los siguientes son 5 pasos que las empresas de todos los tamanos pueden usar.
1. Delinear lo que necesita el negocio
Para empezar, la gerencia debe determinar sus necesidades empresariales y laborales. Esto implica definir que habilidades y recursos necesita cada turno para funcionar bien. Tambien implica identificar horas de operaciones, responsabilidades de turnos y tiempos de turno. Al delinear la duracion de los turnos, es importante incluir descansos y comidas.
2. Hacer un plan
Tambien es crucial que los propietarios de empresas establezcan politicas y procedimientos con respecto a la programacion. Los empleados necesitan saber como solicitar licencia por enfermedad y tiempo libre. Debe haber estandares escritos sobre como intercambiar turnos, encontrar cobertura y cambiar la disponibilidad de los empleados. Al establecer expectativas bien definidas y comunicandolas al personal, estaran informados y confiados en la administracion.
3. Acomodar empleados
Los empleados tienen su vida personal y los gerentes deben respetar eso. Al crear un calendario, debe reflejar la disponibilidad del personal en la medida de lo posible. Haciendo un horario de trabajo que se alinea con las necesidades de todos, la moral sera alta. No solo fomentara un ambiente de trabajo positivo, sino que tambien impulsara el impulso y la motivacion.
4. Hacer programaciones anticipadas
Los empleados necesitan sus horarios anticipados para poder planificar con anticipacion y evitar tener que hacer cambios de turnos. Los gerentes deben recoger las disponibilidades con al menos un mes de antelacion y asignar los turnos en consecuencia. En el caso de que los empleados soliciten tiempo libre o necesiten cobertura, los ejecutivos deben aprobarlo y hacer ajustes rapidamente.
5. Enviar programaciones tan pronto como sea posible
Una vez creados los horarios de trabajo, la direccion debe enviarlos. Cuando se utilizan metodos tradicionales de hoja de calculo, las programaciones se envian mejor a traves de correo electronico o mensaje de texto. Algunas empresas tambien imprimiran y publicaran un horario fisico en la sala de interrupciones. Sin embargo, las empresas modernas a menudo utilizan software de programacion y enviaran horarios digitales a traves de la aplicacion. Esto ahorra tiempo al personal y permite al equipo tener acceso a la version mas actualizada del horario en todo momento.
Top Software de Programacion de Restaurantes 2021
Las empresas que buscan adoptar una nueva tecnologia de software de programacion tienen un conjunto de soluciones entre las que elegir. Muchos de los fabricantes de horarios en linea de hoy en dia tienen funciones avanzadas que facilitaran la programacion, asi como mejoraran las operaciones empresariales. Algunos de los mejores gestores de software deben considerar incluir las siguientes plataformas.
1. Horarios Zip
Zip Schedules es uno de los mejores sistemas de programacion de los que se pueden beneficiar las pequenas empresas, restaurantes y franquiciados. Su software de programacion intuitivo automatizara las asignaciones de turnos para garantizar programaciones libres de conflictos. Tambien cuenta con herramientas valiosas, como la prevision laboral y el seguimiento de costes laborales, que ayudan a las marcas a ahorrar dinero. Zip Schedules tambien cuenta con accesibilidad multiplataforma, lo que permite a los administradores trabajar en cualquier lugar a traves de su portatil o smartphone.
2. BuscMyShift
FindMyShift es una plataforma de software de programacion de restaurantes mejor conocida por sus caracteristicas de integracion. Los propietarios de empresas pueden sincronizar el sistema FindMyShift con sus aplicaciones existentes, como punto de venta o nomina. Tambien tiene funciones de seguimiento y comunicacion, como mensajes de correo electronico y recordatorios de turnos.
3. HotHorarios
Al igual que las aplicaciones de programacion anteriores, HotSchedules tiene compatibilidad con aplicaciones moviles. Esto significa que los administradores y usuarios pueden descargar la interfaz en sus dispositivos Android o iOS. Esta capacidad les permite trabajar segun los horarios y enviar solicitudes de tiempo libre o recoger turnos directamente desde la comodidad de su telefono. Sin embargo, tiene un plan de pago unico, en el que los clientes deben pagar $2 por empleado por mes.
4. 7Turnos
7Shifts es conocido por su interfaz de arrastrar y soltar y plantillas de programacion de turnos personalizables. Estos modulos hacen que la programacion sea facil y sin esfuerzo. Tambien cuenta con funciones de seguimiento de tiempo, asi como monitoreo compatible con la mano de obra y tecnologia basada en la nube.
5. Planday
Planday es una herramienta de programacion que tambien simplifica la planificacion de turnos y la gestion de la fuerza de trabajo. Proporciona a los usuarios una vista de calendario de la semana y el mes. Tambien proporciona visibilidad sobre cuanto gasta un restaurante en mano de obra durante un periodo de tiempo determinado.
Conclusion de los horarios de trabajo
- Los horarios de trabajo de los empleados son un componente clave de la gestion de la mano de obra y los costos Estos horarios indican los dias y horas que se espera que los empleados especificos entren en el trabajo.
- Tener horarios de trabajo es importante porque proporciona una estructura para los trabajos de los empleados y ayuda con el seguimiento del tiempo.
- Las empresas y los restaurantes pueden ahorrar tiempo con la programacion utilizando una herramienta de programacion en linea.
- Estas soluciones, como Zip Schedules, ayudaran a las empresas a ahorrar en costos de mano de obra y mejorar la productividad.
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