Horarios de Trabajo | 12 mins read

Guía del propietario de una empresa sobre los horarios de trabajo

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introducción a los horarios de trabajo

Las empresas necesitan el equilibrio adecuado de personal en todo momento. En el caso de que los gerentes de exceso de personal de un turno, los costos laborales aumentarán. Por otra parte, la falta de personal provocará la pérdida de beneficios potenciales y un servicio al cliente deficiente. Para recorrer la línea fina de asignación de turnos, los operadores empresariales necesitan tener un sistema de horarios de trabajo. Esto implica el uso de los métodos y herramientas correctos para agilizar el proceso de programación.

¿Qué son los horarios de trabajo?

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Los horarios de trabajo son los días y horas de una semana que se espera que un empleado de una empresa esté en su trabajo. Un horario de trabajo variará de una empresa a otra. Algunas serán creadas y enviadas cada semana, mientras que otras pueden publicarse mensualmente. Otros tipos de programación son los siguientes.

  • Horario de trabajo a tiempo completo - Estos horarios son para los funcionarios que están comprometidos a trabajar de 37 a 40 horas por semana. Aquellos que trabajan a tiempo completo generalmente recibirán beneficios para los empleados, como días de vacaciones y planes de jubilación.
  • Programación de trabajo a tiempo parcial: los programas a tiempo parcial se refieren a cualquier programa que tenga horas inferiores al empleo a tiempo completo. Los equipos que trabajan a tiempo parcial tienen más flexibilidad con las horas y días que quieren trabajar.
  • Horario de Trabajo Fijo - Estos horarios suelen tener la forma de un horario que indica el mismo número de horas de trabajo y días en una semana. Los gerentes y empleados deberán acordar un número determinado de días y turnos.
  • Programa de Trabajo Flexible: este tipo de programa de trabajo es menos coherente que los programas fijos. Después de reunir las disponibilidades de los empleados, el gerente programará un número mínimo de turnos o asignará horas de trabajo en función de las necesidades.
  • Horario de trabajo por turnos rotativos: los empleados que tengan este horario girarán a través de los turnos de día, mediodía y noche con los miembros del equipo. Al tener un ciclo, cada empleado no tendrá que trabajar horas indeseables durante un período prolongado. Los turnos giratorios son más comunes entre los trabajos de construcción, las centrales eléctricas, el cuidado de la salud y los trabajos militares.

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Importancia de los horarios de trabajo

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Los horarios de trabajo son importantes porque garantiza una productividad consistente y responsabiliza a los empleados. Los administradores pueden entonces confiar en que su personal llegue como se esperaba y reducir el ausentismo. También garantizará que los clientes reciban un servicio de calidad. Otras razones clave por las que las empresas necesitan horarios de trabajo incluyen las siguientes.

  • Tener estructura: un horario consistente de empleados proporciona a los equipos la estructura que necesitan para llevar a cabo la gestión del tiempo. Esto les ayuda a planificar con anticipación y los impulsa a realizar el trabajo de manera eficiente y eficaz. Los horarios también recuerdan a los miembros del personal cuando necesitan tomar un descanso o una pausa para el almuerzo, lo cual es importante para su bienestar.
  • Promover el equilibrio entre el trabajo y la vida personal: el envío de los horarios de los empleados permitirá al personal planificar sus vidas personales en consecuencia. También crea límites entre el trabajo y su tiempo personal, motivando efectivamente al personal a trabajar solo durante los tiempos asignados.
  • Seguimiento de tiempo y asistencia: los gerentes pueden utilizar los horarios para realizar un seguimiento de las horas de trabajo y asistencia de los empleados. Esto agiliza los procesos de nómina y compensación.
  • Más visibilidad: la administración puede monitorear fácilmente la productividad e identificar al personal de mejor rendimiento en cada turno. Por ejemplo, si las ventas fueron altas durante horas específicas, los propietarios pueden rastrearlo hasta un turno determinado que funcionaba en ese momento a través de la programación.
  • Realice cambios oportunos en los horarios: los empleados que tienen horarios de trabajo sabrán cuándo necesitan entrar en el trabajo y cuándo necesitan encontrar cobertura. A continuación, pueden enviar solicitudes de tiempo libre o cambio de turno antes de tiempo, en lugar de hacerlo en el último minuto.

Beneficios de utilizar un horario de trabajo en línea

Muchas empresas utilizarán una solución de programación de trabajo en línea para agilizar el proceso de dotación de personal. Tanto si los equipos son pequeños como si los gerentes tienen personal de varias ubicaciones, un sistema de software hará que la programación sea rápida y fácil. Estas herramientas suelen estar equipadas con tecnología de automatización y generarán sugerencias inteligentes y plantillas de programación basadas en las necesidades de una empresa. Las siguientes son otras ventajas clave para adoptar programas de trabajo basados en la nube.

1. Acceso instantáneo a los cambios de programación

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A menudo se producirán emergencias y eventos de última hora, lo que resulta en que los gerentes tengan que actualizar los horarios de trabajo. Un sistema en línea permite a los gerentes realizar estos cambios y enviar la nueva programación instantáneamente a los empleados. Los miembros del personal recibirán notificaciones sobre la actualización por mensaje de texto o correo electrónico. Esto garantizará efectivamente que los empleados no perderán accidentalmente su turno o se refieran a un horario antiguo.

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2. Compatibilidad perfecta

Los propietarios de empresas pueden tener herramientas existentes para la programación, como relojes de tiempo y software de seguimiento de tiempo. Conectan estos sistemas dispares con una solución de programación del trabajo de los empleados para optimizar los procesos de gestión del trabajo. Esto ahorrará tiempo a los operadores en los procesos de registro de datos y nómina. La mayoría de las plataformas de programación en línea también tienen compatibilidad con aplicaciones móviles, por lo que los gerentes pueden crear horarios de empleados directamente desde sus teléfonos inteligentes.

3. Productividad mejorada

Los expertos dicen que crear horarios puede tardar al menos dos horas en hacerlo. Pero con el software de programación basado en la web, la dotación de personal será fácil e instantánea debido a la tecnología de automatización. Como resultado, los ejecutivos de negocios pueden centrar su tiempo y energía en otros proyectos apremiantes, como el desarrollo de productos.

4. Reduzca los costos de mano de obra

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Los programadores en línea tienen un diseño intuitivo y están equipados con herramientas de previsión de mano de obra y seguimiento de costos. El sistema está programado para calcular los salarios por hora y controlar las horas extraordinarias. A continuación, alertará a los usuarios cuando un turno tiene exceso de personal, un horario está fuera del presupuesto y si un empleado ha sido asignado más de 40 horas. Esta eficiencia ayudará a las empresas a reducir el gasto de mano de obra y a proteger su resultado final general.

5. Realizar un seguimiento de los registros

Los horarios de los empleados son registros importantes que muestran información sobre cuándo trabajó una persona y lo que hizo. Los empleadores pueden realizar un seguimiento de estos registros a través de sus aplicaciones de programación en línea. Con un clic de un botón, pueden obtener horarios históricos y utilizarlos según sea necesario. Esto es clave para cuando los gerentes necesitan proporcionar registros de cumplimiento laboral o procesos de nómina.

6. Accesibilidad basada en nube

La tecnología en la nube permite a los usuarios acceder a los sistemas desde cualquier lugar, siempre y cuando tengan un dispositivo habilitado para Internet. Los programadores principales tienen capacidades de base en la nube; por lo tanto, los gerentes empresariales pueden crear programaciones y los empleados pueden verlos de forma remota. El sistema también puede enviar recordatorios de turnos y alertas para mantener a los usuarios actualizados con la información más reciente.

5 pasos sobre cómo desarrollar un horario de trabajo

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Ya sea que los operadores de negocios utilicen un sistema en línea o un método manual para programar, deben tener un proceso exhaustivo. Al crear y seguir pasos probados sobre cómo desarrollar horarios de turnos, los gerentes pueden aumentar la eficacia y la moral de los empleados. Los siguientes son 5 pasos que las empresas de todos los tamaños pueden usar.

1. Delinear lo que necesita el negocio

Para empezar, la gerencia debe determinar sus necesidades empresariales y laborales. Esto implica definir qué habilidades y recursos necesita cada turno para funcionar bien. También implica identificar horas de operaciones, responsabilidades de turnos y tiempos de turno. Al delinear la duración de los turnos, es importante incluir descansos y comidas.

2. Hacer un plan

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También es crucial que los propietarios de empresas establezcan políticas y procedimientos con respecto a la programación. Los empleados necesitan saber cómo solicitar licencia por enfermedad y tiempo libre. Debe haber estándares escritos sobre cómo intercambiar turnos, encontrar cobertura y cambiar la disponibilidad de los empleados. Al establecer expectativas bien definidas y comunicándolas al personal, estarán informados y confiados en la administración.

3. Acomodar empleados

Los empleados tienen su vida personal y los gerentes deben respetar eso. Al crear un calendario, debe reflejar la disponibilidad del personal en la medida de lo posible. Haciendo un horario de trabajo que se alinea con las necesidades de todos, la moral será alta. No sólo fomentará un ambiente de trabajo positivo, sino que también impulsará el impulso y la motivación.

4. Hacer programaciones anticipadas

Los empleados necesitan sus horarios anticipados para poder planificar con anticipación y evitar tener que hacer cambios de turnos. Los gerentes deben recoger las disponibilidades con al menos un mes de antelación y asignar los turnos en consecuencia. En el caso de que los empleados soliciten tiempo libre o necesiten cobertura, los ejecutivos deben aprobarlo y hacer ajustes rápidamente.

5. Enviar programaciones tan pronto como sea posible

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Una vez creados los horarios de trabajo, la dirección debe enviarlos. Cuando se utilizan métodos tradicionales de hoja de cálculo, las programaciones se envían mejor a través de correo electrónico o mensaje de texto. Algunas empresas también imprimirán y publicarán un horario físico en la sala de interrupciones. Sin embargo, las empresas modernas a menudo utilizan software de programación y enviarán horarios digitales a través de la aplicación. Esto ahorra tiempo al personal y permite al equipo tener acceso a la versión más actualizada del horario en todo momento.

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Las empresas que buscan adoptar una nueva tecnología de software de programación tienen un conjunto de soluciones entre las que elegir. Muchos de los fabricantes de horarios en línea de hoy en día tienen funciones avanzadas que facilitarán la programación, así como mejorarán las operaciones empresariales. Algunos de los mejores gestores de software deben considerar incluir las siguientes plataformas.

1. Horarios Zip

Zip Schedules es uno de los mejores sistemas de programación de los que se pueden beneficiar las pequeñas empresas, restaurantes y franquiciados. Su software de programación intuitivo automatizará las asignaciones de turnos para garantizar programaciones libres de conflictos. También cuenta con herramientas valiosas, como la previsión laboral y el seguimiento de costes laborales, que ayudan a las marcas a ahorrar dinero. Zip Schedules también cuenta con accesibilidad multiplataforma, lo que permite a los administradores trabajar en cualquier lugar a través de su portátil o smartphone.

2. BuscMyShift

FindMyShift es una plataforma de software de programación de restaurantes mejor conocida por sus características de integración. Los propietarios de empresas pueden sincronizar el sistema FindMyShift con sus aplicaciones existentes, como punto de venta o nómina. También tiene funciones de seguimiento y comunicación, como mensajes de correo electrónico y recordatorios de turnos.

3. HotHorarios

Al igual que las aplicaciones de programación anteriores, HotSchedules tiene compatibilidad con aplicaciones móviles. Esto significa que los administradores y usuarios pueden descargar la interfaz en sus dispositivos Android o iOS. Esta capacidad les permite trabajar según los horarios y enviar solicitudes de tiempo libre o recoger turnos directamente desde la comodidad de su teléfono. Sin embargo, tiene un plan de pago único, en el que los clientes deben pagar $2 por empleado por mes.

4. 7Turnos

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7Shifts es conocido por su interfaz de arrastrar y soltar y plantillas de programación de turnos personalizables. Estos módulos hacen que la programación sea fácil y sin esfuerzo. También cuenta con funciones de seguimiento de tiempo, así como monitoreo compatible con la mano de obra y tecnología basada en la nube.

5. Planday

Planday es una herramienta de programación que también simplifica la planificación de turnos y la gestión de la fuerza de trabajo. Proporciona a los usuarios una vista de calendario de la semana y el mes. También proporciona visibilidad sobre cuánto gasta un restaurante en mano de obra durante un período de tiempo determinado.

Conclusión de los horarios de trabajo

  • Los horarios de trabajo de los empleados son un componente clave de la gestión de la mano de obra y los costos Estos horarios indican los días y horas que se espera que los empleados específicos entren en el trabajo.
  • Tener horarios de trabajo es importante porque proporciona una estructura para los trabajos de los empleados y ayuda con el seguimiento del tiempo.
  • Las empresas y los restaurantes pueden ahorrar tiempo con la programación utilizando una herramienta de programación en línea.
  • Estas soluciones, como Zip Schedules, ayudarán a las empresas a ahorrar en costos de mano de obra y mejorar la productividad.

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