Que es el software de programacion de personal?
El software de programacion de personal es una herramienta que ayuda a las empresas a planificar y organizar los turnos de los empleados. Se puede utilizar para crear y gestionar patrones de turnos, realizar un seguimiento de la disponibilidad de los empleados y comunicar los cambios de turno.
Las 5 mejores soluciones de software de programacion de personal para pequenas empresas
Que es el software de programacion de personal?
El software de programacion de personal ayuda a las empresas, especialmente a las que trabajan en diferentes turnos, a organizar y agilizar la programacion del personal.
Es una herramienta que ayuda a realizar un seguimiento de la disponibilidad de los empleados, programar los turnos y predecir las necesidades futuras de personal. Estos sistemas de software tambien pueden incluir funciones para rastrear las solicitudes de tiempo libre, administrar la nomina y monitorear el cumplimiento de las leyes laborales. Tambien ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las horas, la disponibilidad y el tiempo de vacaciones de los empleados.
La programacion eficiente de los empleados ayuda a las empresas a consolidar el tiempo de los empleados, gestionar las asignaciones por turnos y comunicarse con claridad en todos los sectores y equipos.
En terminos generales, la programacion es un proceso de varios pasos. Requiere reconocer la demanda, identificar los recursos, desglosar los turnos, gestionar las preferencias del personal, considerar los horarios anteriores, tener un plan B, tener en cuenta las pautas de la legislacion laboral y programar.
Una empresa que depende de las hojas de calculo tiene que gestionar cada paso de forma manual. Por otro lado, el software de programacion de personal permite a las empresas automatizar la creacion de horarios, lo que alivia la carga de los gerentes. El software organiza la informacion sobre los turnos de los empleados y ayuda a los gerentes a crear horarios con facilidad. Ademas, la mayoria de los programas modernos tienen funciones de arrastrar y soltar que facilitan la adaptacion de los empleados segun los horarios, asi como capacidades para pronosticar los costos de mano de obra y realizar un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre.
Cuales son los beneficios de la programacion del personal para las pequenas empresas?
Independientemente del perfil empresarial, la gestion de los empleados desempena un papel importante en el exito o el fracaso de una empresa. Las empresas en crecimiento necesitan empleados productivos. Y los empleados productivos hacen que los clientes esten contentos y satisfechos. La
implementacion de una solucion de programacion de personal para pequenas empresas conlleva varios beneficios. Uno de los beneficios mas obvios es que ayuda a mejorar la comunicacion y la coordinacion entre los empleados. Tambien ayuda a agilizar el proceso de programacion de turnos y garantiza que todos conozcan sus responsabilidades. Tambien facilita la identificacion de las brechas. Ademas, los horarios efectivos de los empleados permiten a las empresas-
- Mejorar la eficiencia- la programacion optimiza la distribucion de la carga de trabajo y reduce el riesgo de agotamiento de los empleados. El resultado es un entorno mas productivo.
- Reduzca los costos de los empleados- tener demasiados empleados puede suponer una enorme carga financiera. Al programar cuidadosamente a su personal, puede evitar tener demasiadas personas en nomina y ahorrar dinero cada mes.
- Disminuya el absentismo- si los empleados tienen un horario adecuado, es menos probable que llamen por enfermedad o se tomen dias libres no planificados. Esto conduce a un aumento de la productividad y a menos interrupciones en el lugar de trabajo. Ademas, el software de programacion basado en la nube permite a todos comprobar el horario y realizar cambios con antelacion.
- Planifica para periodos de baja actividad- la mayoria de las empresas experimentan altibajos a lo largo del ano, ya que el negocio es lento en ciertos momentos y extremadamente ocupado en otros (piense en las compras para el regreso a clases en comparacion con las compras navidenas de diciembre). Al adoptar una estrategia a la hora de programar a los empleados durante estos periodos mas lentos, puede mantener bajos los costos de mano de obra sin sacrificar la calidad del servicio cuando el negocio esta en auge.
- Actue segun la demanda de los clientes- una buena programacion del personal puede ayudarlo a responder de manera rapida y eficaz a los cambios en la demanda de los clientes y a otros desafios inesperados. Al tener un cronograma bien planificado, tendra la flexibilidad necesaria para hacer ajustes de ultima hora sin interrumpir su negocio.
- Cumpla con las leyes laborales- los organismos federales y estatales de los Estados Unidos imponen varias reglas y reglamentos para garantizar la equidad en el lugar de trabajo. Estos determinan las horas que un empleado trabaja cada dia y exigen que los empleadores notifiquen a su personal antes de cambiar los horarios. Ademas, las horas extraordinarias deben contabilizarse adecuadamente y pagarse con diligencia. Las aplicaciones de programacion de turnos ayudan a cumplir con estas estrictas reglas.
Otros beneficios incluyen reducir la cantidad de tiempo dedicado a las tareas administrativas relacionadas con la programacion; mejorar la moral al garantizar que los empleados tengan mas control sobre su equilibrio entre la vida laboral y personal; y reducir la rotacion al facilitar que los empleados cambien de turno o se tomen dias de vacaciones. En ultima instancia, invertir en una solucion de programacion de personal puede ahorrarles tiempo y dinero a las empresas y, al mismo tiempo, facilitar la vida de todos los involucrados.
La falta de un buen software de programación puede ser un gran quebradero de cabeza cuando se trata de gestionar a los empleados.
Zipschedules ha seleccionado una lista de los 6 mejores programas de programación de personal para pequeñas empresas y vuelva a administrar su negocio.
Como elegir el mejor software de programacion de personal?
Al elegir un software de programacion, tenga en cuenta estas caracteristicas-
- Facilidad de uso- el software debe ser facil de usar e intuitivo con una interfaz facil de usar. Si no lo es, los empleados perderan un tiempo valioso tratando de averiguarlo y es posible que nunca lo usen realmente.
- Compatibilidad- el software debe ser compatible con sus sistemas y dispositivos existentes, como el software de seguimiento del tiempo, las soluciones de contabilidad, los sistemas de puntos de venta, etc.
- Seguridad- el software debe ser seguro, con cifrado de datos y copias de seguridad para evitar la perdida de informacion importante.
- Actualizaciones- El proveedor de servicios debe actualizar periodicamente el software con nuevas funciones y parches de seguridad.
- Acceso movil- dado que hay mas personas trabajando de forma remota o fuera de casa, se debe poder acceder al software de programacion desde dispositivos moviles. Esto permite a los empleados consultar facilmente sus horarios (y hacer cambios si es necesario) sin importar donde se encuentren.
- Flexibilidad- el mejor software de programacion de empleados es lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades y horarios cambiantes. Elija una solucion de software que le permita crear horarios facilmente, editarlos y visualizarlos en varios formatos (por ejemplo, semanalmente o mensualmente).
- Colaboracion en equipo- los equipos necesitan acceder al software de programacion y colaborar facilmente dentro de la plataforma. Asegurese de que el software tenga herramientas de comunicacion integradas.
- Automatizacion- las funciones automatizadas pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear o actualizar los horarios. Busque funciones como la asignacion automatica de turnos segun las preferencias o la generacion de horarios basada en reglas segun las leyes laborales o las politicas de la empresa.
- Informes- poder realizar un seguimiento de la asistencia, las tardanzas, los datos de rendimiento, etc., puede ayudar a identificar los problemas desde el principio y a mejorar la toma de decisiones futuras. Elija un sistema con capacidades de generacion de informes completas para realizar un seguimiento de lo que sucede en tiempo real.
- Analisis- las funciones de analisis avanzadas van un paso mas alla al contextualizar los datos de los informes e identificar patrones a lo largo del tiempo. Puede ayudar a tomar decisiones estrategicas sobre los niveles de personal, los presupuestos, etc.
- Precios- por supuesto, el costo siempre es importante, pero no sacrifique las funciones o funciones clave para ahorrar unos cuantos dolares. En la mayoria de los casos, invertir en un sistema de programacion de calidad le permitira ahorrar dinero a largo plazo al automatizar los procesos manuales, reducir los errores y mejorar la eficiencia.
- Atencion al cliente- la empresa debe ofrecer un excelente servicio de atencion al cliente para ayudarlo a resolver preguntas o problemas sobre el software.
Veamos algunos de los mejores programas de programacion de personal y sus funciones.
1. Horarios Zip
Zip Schedules, una solucion integral de programacion para restaurantes y otros negocios relacionados con la comida, es simple y facil de usar. Algunas de sus caracteristicas destacadas incluyen-
- Una aplicacion facil de instalar permite a los gerentes crear, editar y ver horarios en tiempo real.
- El sistema de mensajeria interna permite una comunicacion clara entre los miembros del equipo.
- Es flexible, por lo que los gerentes pueden aprobar facilmente las solicitudes de licencia, revisar las solicitudes del personal, reprogramar y actualizar a los empleados. Tambien permite equilibrar facilmente los turnos.
- Permite a los usuarios guardar plantillas y modificarlas.
- Sus herramientas de seguimiento y prevision laboral tambien ayudan a los empleadores a reducir las multas relacionadas con el pago laboral y salarial.
Zip Schedules ofrece diferentes paquetes para grandes y pequenas empresas- su solucion para operaciones con 20 empleados o menos cuesta 19 dolares al mes por ubicacion; la solucion para empresas con entre 21 y 50 trabajadores cuesta 39 dolares al mes; y las grandes empresas con mas de 50 empleados pueden optar por la solucion con un precio personalizado.
2. Cuando trabajo
When I Work, una aplicacion movil de programacion de empleados es una excelente opcion para empresas pequenas y en crecimiento. Algunas de sus caracteristicas incluyen-
- Programacion automatica- esta funcion le permite crear turnos con un solo clic. Permite a los empleados intercambiar turnos facilmente y solicitar tiempo libre a traves de una aplicacion de telefono.
- Reforzar la puntualidad- la aplicacion permite a los gerentes limitar las entradas a turnos y ubicaciones especificos. Esto refuerza la puntualidad en el lugar de trabajo.
- Integracion sencilla- al permitir que las solicitudes de tiempo libre se integren con un reloj horario, la aplicacion ayuda a reducir los costos de mano de obra. Tambien se integra facilmente con una caja registradora.
- Actualizaciones en tiempo real- se notifica a varios empleados simultaneamente cuando se publican sus horarios.
- Importacion- los gerentes pueden importar facilmente las hojas de tiempo para procesar la nomina.
paquete Essentials de When I Work cuesta 4 dolares por usuario al mes; el paquete avanzado cuesta 6 dolares por usuario y el paquete completo cuesta 8 dolares por usuario.
Programar a tus empleados es un gran quebradero de cabeza.
Zipschedules sugiere que, con el mejor software de programación de personal, puede realizar un seguimiento del tiempo de sus empleados y programarlos de la manera que mejor se adapte a su empresa.
3. Tabla de cambios
Shiftboard facilita la complejidad de la programacion con inteligencia de datos y automatizacion adaptadas a sus necesidades. Ayuda a las empresas a crear horarios adaptables y faciles de usar para el personal que optimicen la cobertura de turnos incluso si cambian los planes operativos. Veamos algunas de sus caracteristicas que ayudan a crear horarios eficientes.
- Su automatizacion altamente configurable admite escenarios especificos de la industria y hace coincidir los pasos de la programacion con los procedimientos internos y los acuerdos sindicales.
- Genera cronogramas teniendo en cuenta las areas de operacion, las estructuras de los patrones de turnos y la disponibilidad de la tripulacion.
- Cuenta con una funcion de bloqueo automatico que alerta a los gerentes sobre la violacion de los contratos sindicales, las leyes laborales, las normas de fatiga y las politicas internas.
- Ofrece a los empleados un acceso seguro a traves de dispositivos moviles y a la web, a la vez que consultan los horarios, los turnos de compensacion, los turnos de recogida y las solicitudes de licencia.
- Una funcion agil de gestion del cambio permite a los gerentes cubrir las brechas de ultima hora sin problemas con una lista bajo demanda de trabajadores cualificados y disponibles. Tambien notifica al personal sobre los cambios en el horario mediante correos electronicos, llamadas automatizadas, SMS y notificaciones moviles.
Shiftboard tiene dos planes basados en cotizaciones- Enterprise y Enterprise Plus.
4. 7 turnos
Este software de programacion permite a las empresas gestionar los horarios, supervisar sus hojas de tiempo, comunicarse, ofrecer consejos, crear tareas y hacer mucho mas.
- La solucion se integra facilmente con la mayoria de las soluciones de software de terceros ya implementadas en una empresa, como los sistemas de puntos de venta y las plataformas de gestion de relaciones con los clientes.
- Ofrece multiples formas de comunicarse con los miembros del equipo, desde mensajes directos y chats grupales hasta anuncios emitidos. Ademas, los empleados reciben los horarios en sus direcciones de correo electronico o telefonos.
- Brinda a los gerentes acceso en tiempo real a los turnos de los empleados, lo que ayuda a evitar conflictos de ultima hora. Tambien les ayuda a considerar la disponibilidad laboral, las leyes laborales y las horas extras.
- Su herramienta de informes ayuda a presupuestar mano de obra semanal.
- Tambien tiene una aplicacion gratuita para telefonos inteligentes.
- Viene con plantillas de arrastrar y soltar para crear horarios sencillos.
5. Base de operaciones
Este software de programacion es ideal para pequenas empresas.
- Cuenta con una interfaz sencilla de arrastrar y soltar, una plataforma de productividad e integracion GPS con cualquier dispositivo.
- El software se integra con multiples soluciones de punto de venta y contabilidad y ayuda a las empresas a agilizar y optimizar los procesos.
- Es una solucion completamente basada en la nube que ayuda a llevar un registro de las horas diarias, las horas extras, los descansos y las listas de verificacion de los empleados.
- Permite a los empleados gestionar proyectos, tareas y relaciones con los clientes dentro de un entorno en linea seguro.
- Cuenta con una potente funcion de seguimiento del tiempo que garantiza que los empleados sean responsables al 100% de sus horas.
Homebase cuenta con un plan basico gratuito que incluye la gestion de la programacion, el tiempo y la asistencia.
Su paquete esencial comienza en 16 dolares al mes por ubicacion, mientras que sus planes avanzados con funciones adicionales pueden costar hasta 80 dolares al mes por ubicacion.
Administrar una oficina ya es bastante difícil, pero cuando agregas la programación del personal a la mezcla, se hace aún más difícil.
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