Was ist Personalplanungssoftware?
Die Personalplanungssoftware ist ein Tool, das Unternehmen bei der Planung und Organisation von Mitarbeiterschichten unterstuetzt. Es kann verwendet werden, um Schichtmuster zu erstellen und zu verwalten, die Verfuegbarkeit von Mitarbeitern zu verfolgen und Schichtwechsel zu kommunizieren.
Die 5 besten Softwareloesungen fuer die Personalplanung fuer kleine Unternehmen
Was ist Personalplanungssoftware?
Personalplanungssoftware unterstuetzt Unternehmen, insbesondere Unternehmen, die in verschiedenen Schichten arbeiten, bei der Organisation und Optimierung der Personalplanung.
Es ist ein Tool, mit dem Sie die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter verfolgen, Schichten planen und den zukuenftigen Personalbedarf vorhersagen koennen. Diese Softwaresysteme koennen auch Funktionen zur Erfassung von Urlaubsantraegen, zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung und zur Ueberwachung der Einhaltung der Arbeitsgesetze enthalten. Es hilft Unternehmen auch dabei, die Arbeitszeiten, die Verfuegbarkeit und die Urlaubszeit ihrer Mitarbeiter zu verfolgen.
Eine effiziente Mitarbeiterplanung hilft Unternehmen dabei, die Zeit ihrer Mitarbeiter zu konsolidieren, Aufgaben im Schichtbetrieb zu verwalten und klar zwischen Branchen und Teams zu kommunizieren.
Im Grossen und Ganzen ist die Planung ein mehrstufiger Prozess. Es erfordert, die Nachfrage zu erkennen, Ressourcen zu identifizieren, Schichten aufzuteilen, mit Personalpraeferenzen umzugehen, vergangene Zeitplaene zu beruecksichtigen, einen Plan B zu haben, arbeitsrechtliche Richtlinien zu beruecksichtigen und die Planung zu planen.
Ein Unternehmen, das auf Tabellen angewiesen ist, muss jeden Schritt manuell erledigen. Auf der anderen Seite ermoeglicht es Personalplanungssoftware Unternehmen, die Erstellung von Zeitplaenen zu automatisieren und so die Manager zu entlasten. Die Software organisiert die Schichtinformationen der Mitarbeiter und hilft Managern dabei, muehelos Zeitplaene zu erstellen. Darueber hinaus verfuegen die meisten modernen Softwareprogramme ueber Drag-and-Drop-Funktionen, mit denen Mitarbeiter auf einfache Weise innerhalb von Zeitplaenen bewegt werden koennen, sowie Funktionen zur Prognose der Arbeitskosten und zur Nachverfolgung von Urlaubsantraegen.
Was sind die Vorteile der Personalplanung fuer kleine Unternehmen?
Unabhaengig vom Geschaeftsprofil spielt das Mitarbeitermanagement eine grosse Rolle fuer den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Wachsende Unternehmen benoetigen produktive Mitarbeiter. Und produktive Mitarbeiter sorgen fuer glueckliche und zufriedene Kunden. Die
Implementierung einer Personalplanungsloesung fuer kleine Unternehmen bietet mehrere Vorteile. Einer der offensichtlichsten Vorteile ist die Verbesserung der Kommunikation und Koordination zwischen den Mitarbeitern. Es hilft auch, den Prozess der Schichtplanung zu rationalisieren und stellt sicher, dass sich jeder seiner Verantwortung bewusst ist. Es macht es auch einfacher, Luecken zu identifizieren. Darueber hinaus ermoeglichen effektive Mitarbeiterplaene Unternehmen-
- Verbesserung der Effizienz- Die Planung optimiert die Arbeitslastverteilung und verringert das Risiko eines Burnouts der Mitarbeiter. Dies fuehrt zu einer produktiveren Umgebung.
- Senken Sie die Mitarbeiterkosten- Zu viele Mitarbeiter koennen die Finanzen erheblich belasten. Durch eine sorgfaeltige Planung Ihrer Mitarbeiter koennen Sie vermeiden, dass zu viele Mitarbeiter beschaeftigt sind, und jeden Monat Geld sparen.
- Weniger Fehlzeiten- Wenn Mitarbeiter richtig eingeplant sind, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie sich krank melden oder ungeplante freie Tage nehmen. Dies fuehrt zu einer hoeheren Produktivitaet und weniger Stoerungen am Arbeitsplatz. Ausserdem ermoeglicht eine cloudbasierte Planungssoftware jedem, den Zeitplan zu ueberpruefen und Aenderungen im Voraus vorzunehmen.
- Planen Sie langsame Phasen ein- Die meisten Unternehmen erleben das ganze Jahr ueber ein Auf und Ab, in dem das Geschaeft zu bestimmten Zeiten langsam und zu anderen extrem geschaeftig ist (denken Sie an den Schulanfang im Vergleich zu den Weihnachtseinkaeufen im Dezember). Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in diesen schwaecheren Zeiten strategisch einsetzen, koennen Sie die Arbeitskosten niedrig halten, ohne die Servicequalitaet zu beeintraechtigen, wenn das Geschaeft boomt.
- Auf Kundennachfrage reagieren- Eine gute Personalplanung kann Ihnen helfen, schnell und effektiv auf Aenderungen der Kundennachfrage und andere unerwartete Herausforderungen zu reagieren. Mit einem gut geplanten Zeitplan verfuegen Sie ueber die noetige Flexibilitaet, um Anpassungen in letzter Minute vorzunehmen, ohne Ihr Geschaeft zu unterbrechen.
- Halten Sie sich an die Arbeitsgesetze- Die Bundes- und Landesbehoerden der Vereinigten Staaten legen verschiedene Regeln und Vorschriften fest, um Fairness am Arbeitsplatz zu gewaehrleisten. Diese legen die Arbeitszeiten fest, die ein Arbeitnehmer taeglich arbeitet, und verlangen von den Arbeitgebern, ihre Mitarbeiter zu benachrichtigen, bevor sie die Zeitplaene aendern. Ausserdem sollten Ueberstunden gut abgerechnet und gewissenhaft bezahlt werden. Schichtplanungs-Apps helfen dabei, diese strengen Regeln einzuhalten.
Weitere Vorteile sind die Reduzierung des Zeitaufwands fuer administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Terminplanung, die Verbesserung der Arbeitsmoral, indem sichergestellt wird, dass die Mitarbeiter mehr Kontrolle ueber ihre Work-Life-Balance haben, und die Reduzierung der Fluktuation, indem es den Mitarbeitern erleichtert wird, Schichten zu wechseln oder Urlaubstage zu nehmen. Letztlich kann die Investition in eine Personalplanungsloesung Unternehmen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig allen Beteiligten das Leben erleichtern.
Das Fehlen einer guten Planungssoftware kann bei der Verwaltung von Mitarbeitern große Kopfschmerzen bereiten.
Zipschedules hat eine Liste der 6 besten Personalplanungssoftware für kleine Unternehmen zusammengestellt, damit Sie Ihr Unternehmen wieder führen können.
Wie waehlt man die beste Personalplanungssoftware aus?
Beachten Sie bei der Auswahl einer Planungssoftware die folgenden Funktionen-
- Benutzerfreundlichkeit- Die Software sollte einfach zu bedienen und intuitiv sein und eine benutzerfreundliche Oberflaeche haben. Ist dies nicht der Fall, werden die Mitarbeiter wertvolle Zeit damit verschwenden, es herauszufinden, und es kann sein, dass sie es nie wirklich verwenden.
- Kompatibilitaet- Die Software sollte mit Ihren vorhandenen Systemen und Geraeten kompatibel sein, z. B. mit Zeiterfassungssoftware, Buchhaltungsloesungen, Kassensystemen usw.
- Sicherheit- Die Software sollte sicher sein und Datenverschluesselung und Backups enthalten, um den Verlust wichtiger Informationen zu verhindern.
- Updates- Der Dienstanbieter sollte die Software regelmaessig mit neuen Funktionen und Sicherheitspatches aktualisieren.
- Mobiler Zugriff- Da immer mehr Menschen remote oder unterwegs arbeiten, muss die Planungssoftware von mobilen Geraeten aus zugaenglich sein. Auf diese Weise koennen Mitarbeiter ihre Zeitplaene einfach ueberpruefen (und bei Bedarf Aenderungen vornehmen), unabhaengig davon, wo sie sich befinden.
- Flexibilitaet- Die beste Personalplanungssoftware ist flexibel genug, um sich aendernden Beduerfnissen und Zeitplaenen gerecht zu werden. Waehlen Sie eine Softwareloesung, mit der Sie auf einfache Weise Zeitplaene erstellen und diese in verschiedenen Formaten bearbeiten und anzeigen koennen (z. B. woechentlich oder monatlich).
- Zusammenarbeit im Team- Teams muessen auf die Planungssoftware zugreifen und innerhalb der Plattform problemlos zusammenarbeiten koennen. Stellen Sie sicher, dass die Software ueber integrierte Kommunikationstools verfuegt.
- Automatisierung- Automatisierte Funktionen koennen beim Erstellen oder Aktualisieren von Zeitplaenen viel Zeit sparen. Achten Sie auf Funktionen wie die automatische Schichtzuweisung auf der Grundlage von Praeferenzen oder die regelbasierte Zeitplangenerierung auf der Grundlage von Arbeitsgesetzen oder Unternehmensrichtlinien.
- Berichterstattung- Die Moeglichkeit, Anwesenheiten, Verspaetungen, Leistungsdaten usw. nachzuverfolgen, kann dazu beitragen, Probleme fruehzeitig zu erkennen und zukuenftige Entscheidungen zu verbessern. Waehlen Sie ein System mit umfassenden Berichtsfunktionen, um in Echtzeit zu verfolgen, was passiert.
- Analytik- Erweiterte Analysefunktionen gehen noch einen Schritt weiter, indem sie die Berichtsdaten in einen Kontext stellen und Muster im Laufe der Zeit identifizieren. Es kann helfen, strategische Entscheidungen ueber Personalbestand, Budgetierung usw. zu treffen.
- Preisgestaltung- Natuerlich sind die Kosten immer wichtig, aber opfern Sie nicht die wichtigsten Funktionen oder Funktionen, um ein paar Dollar zu sparen. In den meisten Szenarien sparen Sie durch die Investition in ein Qualitaetsplanungssystem auf lange Sicht Geld, indem Sie manuelle Prozesse automatisieren, Fehler reduzieren und die Effizienz verbessern.
- Kundensupport- Das Unternehmen sollte einen exzellenten Kundensupport bieten, der Ihnen bei der Loesung von Fragen oder Problemen zur Software hilft.
Schauen wir uns einige der besten Personalplanungssoftware und ihre Funktionen an.
1. Zip-Zeitplaene
Zip Schedules ist eine umfassende Planungsloesung fuer Restaurants und andere Lebensmittelunternehmen und ist einfach und benutzerfreundlich. Zu den wichtigsten Funktionen gehoeren-
- Eine einfach zu installierende App ermoeglicht es Managern, Zeitplaene in Echtzeit zu erstellen, zu bearbeiten und anzuzeigen.
- Das interne Nachrichtensystem ermoeglicht eine klare Kommunikation zwischen den Teammitgliedern.
- Es ist flexibel, sodass Manager Urlaubsantraege einfach genehmigen, Personalanfragen ueberpruefen, Mitarbeiter umplanen und aktualisieren koennen. Es ermoeglicht auch einfache Kompromisse im Schichtbetrieb.
- Es ermoeglicht Benutzern, Vorlagen zu speichern und zu aendern.
- Die Tools zur Arbeitsverfolgung und -prognose helfen Arbeitgebern auch dabei, die Bussgelder im Zusammenhang mit Arbeit und Lohnzahlung zu reduzieren.
Zip Schedules bietet verschiedene Pakete fuer grosse und kleine Unternehmen an- Die Loesung fuer Betriebe mit 20 oder weniger Mitarbeitern kostet 19 USD pro Monat und Standort; die Loesung fuer Unternehmen mit 21 bis 50 Mitarbeitern kostet 39 USD pro Monat; und grosse Unternehmen mit ueber 50 Mitarbeitern koennen sich fuer die massgeschneiderte Loesung entscheiden.
2. Wenn ich arbeite
When I Work, eine mobile App zur Mitarbeiterplanung, ist eine hervorragende Wahl fuer kleine und wachsende Unternehmen. Zu den Funktionen gehoeren-
- Automatische Planung- Mit dieser Funktion koennen Sie Schichten mit nur einem Klick erstellen. Damit koennen Mitarbeiter ganz einfach Schichten austauschen und Urlaubsantraege ueber eine Telefon-App stellen.
- Puenktlichkeit durchsetzen- Mit der App koennen Manager die Uhrzeiten auf bestimmte Schichten und Standorte beschraenken. Dies sorgt fuer Puenktlichkeit am Arbeitsplatz.
- Einfache Integration- Durch die Integration von Urlaubsantraegen in eine Uhr traegt die App dazu bei, die Arbeitskosten zu senken. Es laesst sich auch problemlos in eine Registrierkasse integrieren.
- Aktualisierungen in Echtzeit- Mehrere Mitarbeiter werden gleichzeitig benachrichtigt, wenn ihre Zeitplaene veroeffentlicht werden.
- Import- Manager koennen Arbeitszeittabellen einfach importieren, um die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten.
Das Essentials-Paket von When I Work kostet 4 USD pro Benutzer und Monat, das Advanced-Paket 6 USD pro Benutzer und das Complete-Paket 8 USD pro Benutzer.
Die Planung Ihrer Mitarbeiter bereitet große Kopfschmerzen.
Zipschedule schlägt vor, die beste Personalplanungssoftware zu sein, mit der Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter verfolgen und sie so planen können, wie es für Ihr Unternehmen funktioniert.
3. Schaltbrett
Shiftboard erleichtert die Komplexitaet der Terminplanung mit Datenintelligenz und Automatisierung, die auf Ihre Beduerfnisse zugeschnitten sind. Es hilft Unternehmen dabei, anpassungsfaehige, personalfreundliche Zeitplaene zu erstellen, die die Schichtabdeckung optimieren, auch wenn sich die Betriebsplaene aendern. Schauen wir uns einige seiner Funktionen an, mit denen effiziente Zeitplaene erstellt werden koennen.
- Die hochgradig konfigurierbare Automatisierung unterstuetzt branchenspezifische Szenarien und passt die Planungsschritte an interne Verfahren und Gewerkschaftsvereinbarungen an.
- Es generiert Zeitplaene, die Betriebsbereiche, Schichtstrukturen und die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter beruecksichtigen.
- Es verfuegt ueber eine automatische Blockierungsfunktion, die Manager vor Verstoessen gegen Gewerkschaftsvertraege, Arbeitsgesetze, Ermuedungsregeln und interne Richtlinien warnt.
- Es bietet Mitarbeitern sicheren Mobil- und Internetzugriff und ueberprueft gleichzeitig Zeitplaene, Kompromissschichten, Abholschichten und Urlaubsantraege.
- Eine agile Change-Management-Funktion ermoeglicht es Managern, Luecken in letzter Minute mithilfe einer On-Demand-Liste verfuegbarer und qualifizierter Mitarbeiter nahtlos zu schliessen. Es informiert die Mitarbeiter auch ueber Aenderungen des Zeitplans mit E-Mails, automatisierten Anrufen, SMS und mobilen Benachrichtigungen.
Shiftboard bietet zwei Angebote an- Enterprise und Enterprise Plus.
4. 7 Schichten
Mit dieser Planungssoftware koennen Unternehmen Zeitplaene verwalten, ihre Arbeitszeittabellen ueberwachen, kommunizieren, Tipps geben, Aufgaben erstellen und vieles mehr.
- Die Loesung laesst sich problemlos in die meisten Softwareloesungen von Drittanbietern integrieren, die bereits in einem Unternehmen implementiert sind, z. B. Kassensysteme und Plattformen fuer das Kundenbeziehungsmanagement.
- Es bietet mehrere Moeglichkeiten, mit Teammitgliedern zu kommunizieren von Direktnachrichten und Gruppenchats bis hin zu Rundfunkankuendigungen. Darueber hinaus erhalten Mitarbeiter Zeitplaene an ihre E-Mail-Adressen oder Telefone.
- Es ermoeglicht Managern in Echtzeit Zugriff auf die Schichten der Mitarbeiter, wodurch Konflikte in letzter Minute vermieden werden. Es hilft ihnen auch, die Verfuegbarkeit von Arbeitskraeften, Arbeitsgesetze und Ueberstunden zu beruecksichtigen.
- Das Berichtstool hilft bei der woechentlichen Arbeitsbudgetierung.
- Es hat auch eine kostenlose Smartphone-App.
- Es enthaelt Drag-and-Drop-Vorlagen zum Erstellen einfacher Zeitplaene.
5. Heimatbasis
Diese Planungssoftware ist ideal fuer kleine Unternehmen.
- Es verfuegt ueber eine einfache Drag-and-Drop-Oberflaeche, eine Produktivitaetsplattform und eine GPS-Integration mit jedem Geraet.
- Die Software laesst sich in mehrere Verkaufs- und Buchhaltungsloesungen integrieren und hilft Unternehmen dabei, Prozesse zu rationalisieren und zu optimieren.
- Als vollstaendig cloudbasierte Loesung hilft sie dabei, die taeglichen Stunden, Ueberstunden, Pausen und Checklisten der Mitarbeiter im Auge zu behalten.
- Es ermoeglicht Mitarbeitern, Projekte, Aufgaben und Kundenbeziehungen in einer sicheren Online-Umgebung zu verwalten.
- Es verfuegt ueber eine leistungsstarke Zeiterfassungsfunktion, die sicherstellt, dass die Mitarbeiter zu 100% fuer ihre Stunden verantwortlich sind.
Homebase bietet einen kostenlosen Grundplan, der Terminplanung, Zeit- und Anwesenheitsverwaltung beinhaltet.
Das Basispaket beginnt bei 16 USD pro Monat und Standort, waehrend die erweiterten Plaene mit zusaetzlichen Funktionen bis zu 80 USD pro Monat und Standort kosten koennen.
Die Verwaltung eines Büros ist schwierig genug, aber wenn Sie die Personalplanung hinzufügen, wird es noch schwieriger.
Zipschedules hat alle Nachforschungen für Sie durchgeführt und die 6 besten Personalplanungssoftware für kleine Unternehmen gefunden.